Venngage

Démarrer un nouveau poste dans une nouvelle entreprise peut souvent sembler écrasant, avec beaucoup de nouveaux visages, d’informations et de politiques à apprendre.

Mais fournir à vos nouveaux employés un manuel de l’employé dès le début de leur emploi (pensez : le premier jour) est un excellent moyen de s’assurer que l’employé a toutes les informations nécessaires et a également une ressource à laquelle se référer constamment s’il a des questions.

Un manuel de l’employé est le Saint Graal de votre entreprise. Il contient tout sur tout ce que n’importe qui pourrait avoir besoin de savoir sur le travail au sein de votre organisation. C’est essentiellement le  » Guide du routard de la galaxie  » de votre entreprise.

Si vous n’incluez peut-être pas une section entière sur les serviettes, votre manuel de l’employé est à cent pour cent votre document  » Ne paniquez pas « .

Si vous créez votre tout premier manuel de l’employé, ou si vous mettez à jour votre manuel existant, lisez la suite. Je vous expliquerai ce que vous devez inclure dans votre manuel, ainsi que quelques bonnes pratiques et conseils de conception pour le manuel des employés. J’ai également inclus des modèles de manuel des employés prémâchés et de nombreux exemples de manuels des employés.

Tout ce que vous devez savoir sur les manuels des employés (cliquez pour passer à chaque section):

• Qu’est-ce qu’un manuel des employés
• Quelle est la différence entre un manuel des employés et un manuel de politiques ?
• Ai-je besoin d’un manuel des employés ?
• Qu’est-ce qui est inclus dans un manuel des employés ?
• Comment rédiger un manuel des employés ?
• À quelle fréquence devez-vous mettre à jour votre manuel des employés ?
• Exemples de manuel des employés

Un manuel des employés est un document créé par un employeur (souvent l’équipe des ressources humaines) pour communiquer les informations relatives à l’emploi et au travail que les employés doivent connaître. Parfois appelés  » manuel de l’employé « ,  » manuel du personnel « ,  » manuel des politiques de l’entreprise  » ou même  » code de culture « , les manuels de l’employé sont remis aux nouveaux embauchés après leur acceptation d’une lettre d’offre.

Les manuels de l’employé sont un élément essentiel des ressources humaines, au même titre que les rapports RH, les évaluations de performance et les rapports d’incidents, il est donc important de bien faire les choses.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Quelle est la différence entre un manuel de l’employé et un manuel de politiques ?

Les manuels des employés et les manuels de politique peuvent sembler similaires, mais ce sont deux choses très différentes. Un manuel de l’employé indique à vos employés ce à quoi ils doivent s’attendre, et doit être rédigé dans un langage facile à comprendre. Un manuel de politique, en revanche, est un document qui indique à vos employés comment faire les choses, et peut inclure des informations plus techniques.

Par exemple, dans votre manuel de l’employé, vous indiquerez à vos employés qu’ils peuvent travailler à distance pendant un mois chacun (l’un des avantages de Venngage !), mais vous n’avez pas besoin de décrire les détails minutieux dans votre manuel. Vous devriez garder les informations pratiques telles que la façon de demander votre mois à distance, et quelles sont les attentes en matière de travail à distance, dans le manuel de politique.

L’information dans votre manuel de l’employé devrait correspondre à l’information dans votre manuel de politique, mais il devrait être un avant-goût plutôt que la politique complète. Considérez votre manuel des politiques comme votre document de conditions générales.

Ai-je besoin d’un manuel des employés ?

Si vous n’avez pas encore consacré du temps à la rédaction et à la conception d’un manuel des employés – vous n’êtes probablement pas le seul. Les nouvelles et petites entreprises en particulier négligent souvent de produire un manuel des employés. Mais à mesure que votre entreprise se développe, il est utile de créer un espace central pour que tous vos processus et politiques vivent dès le début.

Les manuels des employés sont incroyablement efficaces pour maintenir une culture de travail positive et intégrer les nouveaux arrivants dans l’équipe. Un manuel de l’employé définit des attentes claires pour tous les employés afin de s’assurer que tout le monde au sein de l’organisation peut rester sur la même page. Ce faisant, les manuels des employés aident à établir une culture où les problèmes peuvent être traités de manière équitable et cohérente.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Un manuel de l’employé ne sert pas seulement à votre nouveau personnel, mais aussi à votre ancien personnel. À tous les niveaux et étapes de votre entreprise, les manuels des employés peuvent être bénéfiques. Comme mentionné, les manuels peuvent fournir aux nouveaux arrivants une introduction à votre entreprise et à sa structure interne.

Les manuels des employés peuvent peindre une compréhension claire de ce que leurs superviseurs attendent d’eux. Ils peuvent garantir que les politiques, les procédures et les pratiques de travail sont appliquées de manière équitable et rigoureuse, éliminant ainsi la confusion et le désalignement au sein de votre équipe.

Les manuels peuvent être un outil pratique pour votre entreprise afin de montrer à quel point vos employés sont importants pour vous – ceci est affiché à travers les informations que vous jugez importantes dans votre manuel (pensez aux initiatives de soutien et aux efforts d’inclusion).

Enfin, les manuels fonctionnent comme un véhicule de communication d’informations pour faciliter l’intégration des employés au sein de l’entreprise tout en s’engageant à favoriser un sentiment d’appartenance au sein des équipes.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Qu’est-ce qui est inclus dans un manuel de l’employé ?

Les manuels des employés comprennent généralement trois catégories de contenu :.

1. Des informations générales comprenant des éléments tels que l’énoncé de mission de votre entreprise, les valeurs fondamentales, les résumés des politiques et plus encore.
2. Informations culturelles comprenant des éléments tels que le temps de vacances, les avantages de l’entreprise, les horaires de vacances le code vestimentaire, etc.
3. Informations spécifiques à un cas comprenant des éléments tels que les politiques de l’entreprise, les procédures disciplinaires et de griefs, etc.

Chaque entreprise aura des besoins différents, mais voici un aperçu de ce que vous devriez inclure dans un manuel standard pour les employés :

• Message de bienvenue de l’entreprise
• Historique de l’entreprise
• Vision et mission de l’entreprise
• Politiques de l’entreprise
• Informations sur le bureau et coordonnées du bureau principal
• Informations sur les avantages sociaux des employés

UTILISER CE MODÈLE DE MANUEL DE L’EMPLOYÉ

Ce qui doit être inclus dans un manuel de l’employé variera selon l’entreprise en fonction de sa taille et de son secteur d’activité. Si vous êtes une grande organisation comptant des centaines d’employés, votre manuel des employés sera probablement beaucoup plus volumineux et complet que le manuel des employés distribué au sein d’entreprises plus petites et/ou moins bureaucratiques.

Cela étant dit, la rédaction d’un excellent manuel des employés repose sur une compréhension approfondie de l’entreprise et de sa culture.

Quel que soit l’organisme, la plupart des manuels des employés devraient couvrir ces sujets :

1. Culture de l’entreprise
2. Valeurs et énoncé de mission
3. Ressources humaines et informations juridiques
4. Processus et procédures
5. Politiques de l’entreprise, notamment les vacances, les jours de maladie, l’intimidation et le harcèlement, etc.

Un manuel de l’employé est principalement un document destiné aux employés, c’est donc l’endroit idéal pour exposer les droits et obligations de vos employés liés à l’emploi, mais en anglais simple au lieu du jargon juridique natif des contrats.

Comment rédiger un manuel de l’employé ?

Cliquez pour passer à chaque section :
Étape 1 : Rédiger le plan de votre manuel des employés
Étape 2 : Concevoir votre manuel des employés à l’aide d’un modèle
Étape 3 : Compiler toutes les informations que vous avez recueillies dans votre manuel des employés
Étape 4 : Partager votre manuel des employés terminé

Si vous créez un manuel des employés pour la première fois, il peut être bénéfique de parler aux membres de la haute direction. Demandez-leur ce qu’ils pensent être la chose la plus importante à communiquer aux nouvelles recrues. S’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les attentes, les politiques et la culture dès le début est un excellent moyen de donner le coup d’envoi du processus d’intégration.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Étape 1 : Rédigez le plan de votre manuel des employés

Tout bon manuel des employés commence par un bon plan. Assurez-vous de prendre le temps de planifier à l’avance le contenu de votre manuel de l’employé avant de vous plonger dedans. Cela vous permettra de vous assurer que vous incluez tous les matériaux nécessaires pour rendre votre manuel efficace.

Les manuels de l’employé sont vraiment un choix de votre propre aventure – aucun scénario de taille unique. Bien que les informations incluses dans chaque manuel de l’employé s’inscrivent dans un ensemble de catégories communes, la profondeur que les entreprises vont approfondir dans chaque catégorie dépend de divers facteurs tels que la taille de l’entreprise, l’industrie de l’entreprise, le(s) lieu(x) de l’entreprise, la culture de l’entreprise, etc.

Voir ci-dessous des exemples sur ce qu’il faut inclure dans votre manuel de l’employé. N’hésitez pas à choisir les sujets les plus pertinents pour votre entreprise, ou à aller jusqu’au bout et à inclure l’ensemble des éléments.

Une fois que vous avez sélectionné ce qu’il faut inclure, vous pouvez établir une table des matières. Cela vous aidera à guider le reste de votre manuel de l’employé, et à vous assurer que vous n’oubliez rien. Une table des matières est également un excellent moyen pour vos employés de passer rapidement à une section.

Etape 2 : Concevoir votre manuel des employés en utilisant un modèle

Puis vous devez choisir un style de conception pour votre manuel des employés. Certaines grandes organisations auront une équipe de conception interne, mais si vous devez concevoir le manuel des employés de l’entreprise par vous-même, un modèle préfabriqué peut être un excellent point de départ.

Venngage offre une variété de modèles de manuel des employés entièrement personnalisables que vous pouvez utiliser.

Utiliser ce modèle de manuel des employés

Voici quelques conseils de premier ordre pour la conception du manuel des employés :

1. Présentez les informations visuellement chaque fois que vous le pouvez

Utilisez des icônes, des images, des tableaux, des illustrations, des graphiques et des diagrammes dans votre manuel de l’employé pour briser votre contenu afin de le rendre engageant et intéressant à regarder. Ces éléments maintiendront vos lecteurs engagés et attirés par les documents inclus.

Vous pouvez utiliser cela pour souligner les informations importantes auxquelles vous voulez que votre public prête une attention particulière. Dans cet exemple de manuel des employés, des icônes ont été utilisées pour aider à montrer aux nouveaux employés ce à quoi ils peuvent s’attendre lors de leur premier jour dans l’entreprise.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Utiliser des éléments visuels permet également de retenir l’attention de vos lecteurs. Un manuel de l’employé contient tellement d’informations qu’il peut être assez écrasant, alors évitez autant que possible les grands blocs de texte.

Nouveau dans la conception graphique et ne sachant pas comment utiliser efficacement les icônes ? Regardez : Tout ce que vous devez savoir sur les icônes (en moins de 3 minutes)

2. Utilisez une image de marque cohérente dans votre manuel des employés

Une conception cohérente est essentielle pour créer des documents de communication interne de marque professionnelle. Lorsque vous créez un manuel de l’employé, vous donnez aux nouveaux employés un avant-goût de l’entreprise et de sa culture – il est donc particulièrement important d’utiliser les lignes directrices de la marque de votre entreprise.

Avec l’outil My Brand Kit de Venngage, les utilisateurs professionnels peuvent télécharger les polices, les palettes de couleurs et les logos de leur entreprise et les voir instantanément appliqués à leur modèle de manuel de l’employé.

3. Choisissez une palette de couleurs qui représente votre entreprise

La psychologie des couleurs est quelque chose dont vous n’avez peut-être pas entendu parler, mais que vous aurez certainement expérimenté. Tout comme certaines couleurs telles que le rouge et l’orange nous semblent chaudes, elles sont également amicales et accueillantes. Les bleus et les verts peuvent donner une impression de fraîcheur ou de sérénité.

Il est important que les couleurs que vous utilisez dans votre manuel de l’employé reflètent votre organisation et votre culture d’entreprise. Dans cet exemple, la palette de couleurs est très simple, juste des blancs, des gris et un pop de vert, ce qui semble moderne et propre.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

4. Utilisez les en-têtes en gras dans votre manuel des employés

Votre manuel des employés devrait être une ressource à jour au sein de votre entreprise, les employés s’y référant régulièrement. Mais lorsque vos employés consultent à nouveau votre manuel des employés, ils sont susceptibles de rechercher un élément d’information spécifique.

Aidez vos employés à localiser plus rapidement les informations dont ils ont besoin en faisant usage d’en-têtes et de sous-titres dans votre manuel des employés.

Quelques conseils de bonnes pratiques pour utiliser les en-têtes :

• Faites des en-têtes aussi descriptifs que possible
• Faites de l’en-tête une couleur différente pour l’aider à se démarquer
• Utilisez une police claire, lisible pour l’en-tête – il ne s’agit pas nécessairement de la même police que celle que vous utilisez pour le corps du texte

Vous pouvez même utiliser des sous-titres au sein d’une page, comme dans cette infographie Diversity & Inclusion :

Utiliser ce modèle RH

5. Utilisez des listes, des colonnes et des encadrés de rupture pour communiquer clairement les informations importantes

Évitez de créer le redoutable  » mur de texte  » dans votre manuel des employés en divisant le texte en listes, colonnes ou encadrés. Les colonnes sont un excellent moyen de garder les lecteurs engagés dans votre écriture. Notre cerveau aime les listes pour de nombreuses raisons différentes (cet article du New Yorker est un bon tour d’horizon !), alors assurez-vous de décomposer les informations compliquées en morceaux faciles à gérer.

Une boîte de rupture est un excellent moyen de mettre en évidence les informations les plus importantes d’une page. Dans de nombreux exemples de manuel des employés, comme celui-ci, les dates clés de la politique ou autre sont mises en évidence dans une boîte de couleur différente. Cela indique à vos employés que cette information est importante, mais aussi qu’elle est plus facile à trouver pour les employés.

Étape 3 : Compilez toutes les informations que vous avez recueillies dans votre manuel de l’employé

Utiliser ce… TEMPLE DE MANUEL DE L’EMPLOYÉ

Une fois que vous avez choisi un style de conception et que vous avez verrouillé votre plan et vos informations, vous pouvez commencer à rassembler votre manuel de l’employé. À l’aide de votre table des matières, créez une page blanche dans votre document pour chaque section et ajoutez l’en-tête de section (consultez l’exemple de manuel de l’employé ci-dessous). Cela vous aidera à visualiser la structure du manuel des employés que vous réalisez.

Les informations doivent être communiquées et affichées dans un format clair et facile à suivre. La terminologie doit être familière à votre public et facile à comprendre. Si les informations sont complexes, pensez à ajouter un glossaire pour définir les concepts ou les termes. Assurez-vous que votre table des matières est également clairement présentée.

Voyez votre manuel de l’employé vierge en remplissant les informations et en ajoutant des sections. Certaines personnes préfèrent travailler méthodiquement en écrivant des pages du début à la fin, tandis que d’autres préfèrent sauter sur place en ajoutant des informations au fur et à mesure qu’elles entrent dans leur cerveau.

Un bon moyen de vous assurer que vous ne manquez rien est d’utiliser des couleurs pour indiquer quand une section doit encore être travaillée, comme dans cet exemple de manuel des employés :

Une fois que vous avez une première ébauche de manuel de l’employé, vous voudrez peut-être la partager avec d’autres personnes de votre entreprise pour obtenir des commentaires. Si vous êtes un utilisateur de Venngage Business, les autres personnes de votre équipe peuvent laisser des commentaires directement sur le document en utilisant le lien de partage privé – ce qui rend la collaboration d’équipe tellement plus facile.

En fin de compte, la création d’un manuel approfondi et mis à jour est un processus collaboratif. Pourquoi ne pas inviter votre équipe à vous aider à créer le manuel de votre entreprise avec vous ? Notre fonctionnalité de collaboration en temps réel (plans Business uniquement) vous aidera à collaborer avec votre équipe à tout moment, où que vous soyez, en temps réel :

Étape 4 : partagez votre manuel des employés terminé

Posez le manuel à divers endroits. Il est important de s’assurer que le manuel de l’employé est facile à trouver pour tout le monde. Le nôtre est inclus dans toutes les lettres d’offre d’emploi, dans le processus d’onboarding et épinglé sur Slack.

Vous pourriez également envoyer une copie par courriel à votre personnel et avoir des copies papier autour du bureau, assurez-vous simplement de tenir tout le monde au courant lorsque vous mettez à jour le manuel. Pour faire le suivi des copies les plus récentes, vous pourriez utiliser un code de version pour vos manuels.

Vous pourriez même créer votre manuel de l’employé en tant que PDF interactif et établir des liens entre les documents et les sites Web, afin de permettre à vos employés de trouver facilement tous les documents et sites spécifiques que vous référencez dans le manuel. Ensuite, publiez votre manuel des employés en ligne.

À quelle fréquence devez-vous mettre à jour votre manuel des employés ?

Les employeurs ne doivent pas sous-estimer la valeur de la mise à jour du manuel des employés. Maintenir que le manuel de l’employé est précis et à jour est essentiel pour s’assurer que vos employés sont bien informés des politiques et procédures et que votre entreprise réalise les avantages culturels d’avoir un manuel de l’employé en premier lieu.

Si votre entreprise ne parvient pas à maintenir votre manuel de l’employé à jour pour refléter les changements nécessaires, elle peut placer votre entreprise à risque de perturbation culturelle et pire, de litige.

Pour faire simple, vous devriez mettre à jour votre manuel des employés chaque fois que quelque chose au sein de votre lieu de travail change. Les entreprises devraient revoir leur manuel des employés au moins une fois par an pour s’assurer qu’il reflète les changements inévitables de la société.

Chaque année, les entreprises devraient prévoir un moment pour s’asseoir et examiner comment votre juridiction et votre industrie ont changé au cours de l’année écoulée afin de déterminer si vos politiques sont toujours d’actualité, comment elles peuvent être mises à jour et quelles politiques doivent être ajoutées.

Les éléments peuvent changer pour une quantité écrasante de raisons.

Certains cas courants qui pourraient conduire à une mise à jour nécessaire de votre manuel de l’employé comprennent :

• Les lois changent
• Les avancées technologiques
• L’expansion de votre entreprise
• Les changements dans l’entreprise
• Les changements dans le personnel

Au delà de l’importance de protéger votre entreprise contre les litiges, votre manuel en dit long sur la culture et les attentes de votre entreprise, pour les nouveaux et les anciens employés. Garder votre manuel des employés à jour est essentiel pour le bien-être de votre entreprise.

Promouvez tous nos modèles de manuel des employés.

Exemples de manuel des employés

Vous êtes prêt à commencer à créer votre manuel des employés ? Consultez ces exemples de manuel pour vous inspirer :

Prenez un accent de design lors de la création d’un manuel des employés

UTILISER CE TEMPLE DE MANUEL DE L’EMPLOYÉ

Le moins est toujours plus dans le design, et votre manuel de l’employé ne devrait pas être différent. Choisissez un ou deux éléments de design à intégrer tout au long de vos pages. Dans cet exemple de manuel de l’employé, des triangles gris foncé et des éléments d’accentuation verts ont été utilisés tout au long, créant un design moderne mais accrocheur.

Utilisez votre manuel de l’employé pour présenter aux nouveaux arrivants la culture de votre entreprise

Source

Houston a adopté une approche comique pour son manuel de l’employé avec un texte plein d’esprit disant à ses nouveaux employés  » tout ira bien « . Cette approche pourrait ne pas fonctionner pour tout le monde, mais si votre entreprise est fière de son esprit, de son sarcasme et de son approche pince-sans-rire de la communication, alors cela pourrait fonctionner pour vous.

Créer des illustrations personnalisées facilement avec des icônes (parfait pour les manuels des employés à but non lucratif, et les manuels des employés pour les petites entreprises !)

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Utiliser ce modèle de manuel de l’employé

Si votre entreprise souhaite créer une illustration personnalisée mais que vous n’avez pas de budget, une façon très simple de le faire est de superposer des icônes les unes sur les autres pour créer une scène. Dans cet exemple de manuel de l’employé, diverses icônes ont été utilisées pour créer une scène de salon, comme un fauteuil et une table basse.

Utiliser des icônes de cette manière est formidable pour les organisations à but non lucratif et les petites entreprises, car vous pouvez personnaliser la scène comme bon vous semble !

Utiliser une variété de polices au sein de votre manuel des employés

Source

Mélanger les polices au sein de votre manuel des employés pour créer un design intéressant, comme dans cet exemple de manuel des employés de Starbucks. En utilisant une police pour les titres, une autre pour les sous-titres et une troisième pour le corps du texte (principal), le design du manuel est intéressant sans être écrasant.

Utiliser les polices comme un pro peut sembler écrasant mais rappelez-vous simplement : De la plus décorative à la moins décorative = des en-têtes au corps.

Bien sûr, si vous avez des polices de marque, il est important de les utiliser. L’utilisation de polices cohérentes à travers votre marque est l’une des façons les plus simples de créer des designs d’aspect professionnel.

En savoir plus sur le choix et l’utilisation des polices de marque

Soyez concis lors de la création d’un manuel des employés

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Utilisez ce modèle de manuel de l’employé

Votre manuel de l’employé est probablement l’un des documents les plus longs que vous créerez et bien qu’il soit important d’inclure beaucoup d’informations, il est également important de s’assurer que vous ne gaffez pas. Gardez vos paragraphes courts et concis, utilisez un langage simple et écrivez en anglais simple.

Dans cet exemple de manuel de l’employé, les paragraphes sont brefs et écrits simplement, afin que tout le monde puisse comprendre les informations partagées.

Gardez vos employés à l’esprit pendant la rédaction de votre manuel des employés

Source

Il y a beaucoup d’informations que les employés doivent connaître lorsqu’ils démarrent une nouvelle entreprise. Où s’asseoir, ce qui se passe au déjeuner, les politiques de maladie et de vacances. Mais nous sommes tous passés par là le premier jour d’un nouvel emploi, submergés par de nouvelles informations.

Gardez vos employés à l’esprit en mettant en avant les informations les plus importantes avant tout. Demandez-vous, qu’est-ce que mon nouveau débutant trouverait le plus utile en ce moment ?

Dans cet exemple de manuel de l’employé, une page entière a été consacrée à ce à quoi s’attendre le premier jour des employés. Cela permet au nouveau starter de savoir exactement à quoi s’attendre immédiatement sans être submergé d’informations.

Utiliser ce modèle de manuel de l’employé.