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Começar uma nova posição numa nova empresa pode muitas vezes parecer avassalador, com muitas caras novas, informação, e políticas a aprender.
Mas fornecer às suas novas contratações um manual do empregado no início do seu emprego (pense: primeiro dia) é uma óptima maneira de garantir que o empregado tem toda a informação necessária e também tem um recurso para consultar constantemente se tiver alguma dúvida.
Um manual do empregado é o Santo Graal da sua empresa. Contém tudo sobre tudo o que qualquer pessoa possa precisar de saber sobre o trabalho dentro da sua organização. É basicamente o “Hitchhiker’s Guide to the Galaxy” da sua empresa.
Embora possa não incluir uma secção inteira sobre toalhas, o seu manual de funcionário é cem por cento o seu documento “Don’t Panic”.
Se estiver a criar o seu primeiro manual de funcionário, ou a actualizar o seu existente, continue a ler. Explicarei o que deve incluir no seu manual, juntamente com algumas melhores práticas e dicas de design do manual do funcionário. Incluí também modelos pré-fabricados de manuais de empregados e muitos exemplos de manuais de empregados.
Tudo o que precisa de saber sobre manuais de empregados (clique para saltar para cada secção):
- O que é um manual de empregados
- Qual é a diferença entre um manual de empregados e um manual de políticas?
- Preciso de um manual de empregados?
- O que está incluído num manual do funcionário?
- Como escrever um manual do funcionário?
- Quantas vezes deve actualizar o seu manual do funcionário?
- Exemplos de manuais do funcionário
Um manual do funcionário é um documento criado por um empregador (muitas vezes a equipa de Recursos Humanos) para comunicar informações sobre emprego e informações relacionadas com o trabalho que os funcionários devem conhecer. Por vezes conhecido como “manual do empregado”, “manual de pessoal”, “manual de política da empresa” ou mesmo um “código de cultura”, os manuais do empregado são dados a novas contratações após a sua aceitação de uma carta de oferta.
Manuais do empregado são um recurso humano essencial, juntamente com relatórios de RH, análises de desempenho e relatórios de incidentes, por isso é importante acertar.
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Qual é a diferença entre um manual do empregado e um manual de políticas?
Manuais do empregado e manuais de políticas podem parecer semelhantes, mas são duas coisas muito diferentes. Um manual do empregado diz aos seus empregados o que devem esperar, e deve ser escrito numa linguagem fácil de compreender. Um manual de políticas, por outro lado, é um documento que diz aos seus empregados como fazer as coisas, e pode incluir mais informação técnica.
Por exemplo, no seu manual do empregado dirá aos seus empregados que podem trabalhar remotamente durante um mês cada um (uma das regalias em Venngage!), mas não precisa de delinear os detalhes de areia no seu manual. Deverá guardar as informações práticas, tais como como solicitar o seu mês remoto, e quais são as expectativas de trabalho remoto, no manual de políticas.
As informações do seu manual de políticas devem corresponder às informações do seu manual de políticas, mas deve ser um provador e não a política completa. Pense no seu manual de políticas como o seu documento de termos e condições.
Preciso de um manual do funcionário?
Se ainda não dedicou tempo a escrever e conceber um manual do funcionário – provavelmente não é o único. As novas e pequenas empresas, em particular, negligenciam frequentemente a produção de um manual do funcionário. Mas à medida que a sua empresa cresce, é útil criar um espaço central para todos os seus processos e políticas viverem cedo.
Os manuais do empregado são incrivelmente eficazes na manutenção de uma cultura positiva no local de trabalho e na integração dos recém-chegados na equipa. Um manual do empregado estabelece expectativas claras para todos os empregados, para assegurar que todos dentro da organização possam permanecer na mesma página. Ao fazê-lo, os manuais do empregado ajudam a estabelecer uma cultura onde as questões podem ser tratadas de forma justa e consistente.
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Um manual de funcionário não serve apenas o seu novo pessoal, mas também o seu antigo pessoal. Em todos os níveis e fases da sua empresa, os manuais do empregado podem ser benéficos. Como mencionado, os manuais podem proporcionar aos recém-chegados uma introdução à sua empresa e à sua estrutura interna.
Manuais do empregado podem pintar um claro entendimento do que os seus supervisores esperam deles. Podem assegurar que as políticas, procedimentos e práticas de trabalho são aplicados de forma justa e rigorosa, eliminando assim a confusão e o desalinhamento dentro da sua equipa.
Os manuais podem ser uma ferramenta útil para a sua empresa mostrar o quão importantes são para si os seus empregados – isto é mostrado através da informação que considera importante no seu manual (pense em iniciativas de apoio e esforços de inclusão).
Por último, os manuais funcionam como um veículo de comunicação de informação para facilitar a integração dos empregados dentro da empresa, ao mesmo tempo que se comprometem a fomentar um sentimento de pertença entre as equipas.
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O que está incluído num manual do funcionário?
Os manuais do empregado incluem tipicamente três categorias de conteúdo:.
- Informação geral incluindo itens como a declaração de missão da sua empresa, valores nucleares, sumários de políticas e muito mais.
- Informação cultural incluindo itens tais como o tempo de férias, regalias da empresa, código de vestuário dos horários de férias, etc.
- Informação específica de casos, incluindo itens tais como políticas da empresa, procedimentos disciplinares e de queixas, etc.
Todas as empresas terão necessidades diferentes, mas aqui está uma visão geral do que deve incluir num manual padrão do funcionário:
- Mensagem de boas-vindas da empresa
- História da empresa
- Visão e missão da empresa
- Políticas da empresa
- Informações de escritório e contactos do escritório principal
- Informações sobre os benefícios dos empregados
br>USE ESTE TEMPLATO DE EMPREGO O que deve ser incluído num manual do empregado variará por empresa, dependendo da dimensão da empresa e da indústria. Se for uma grande organização com centenas de empregados, o seu manual do empregado será provavelmente muito maior e minucioso do que o manual do empregado distribuído em empresas mais pequenas e/ou menos burocráticas.
Dito isto, escrever um grande manual do empregado depende de um conhecimento profundo da empresa e da sua cultura.
Não importa a organização, a maioria dos manuais do funcionário deve cobrir estes tópicos:
- Cultura da empresa
- Valores e a declaração de missão
- Recursos humanos e informação legal
- Processos e procedimentos
- Políticas da empresa incluindo tempo de férias, dias de doença, intimidação e assédio, etc.
Um manual do empregado é principalmente um documento com que o empregado se depara, pelo que este é o local ideal para delinear os direitos e obrigações dos seus empregados relacionados com o emprego, mas em inglês simples, em vez do jargão jurídico nativo dos contratos.
Como escrever um manual do empregado?
Clique para saltar para cada secção:
Passo 1: Escreva o esboço do seu manual do funcionário
Passo 2: Desenhe o seu manual do funcionário usando um modelo
Passo 3: Compile toda a informação que reuniu no seu manual do funcionário
Passo 4: Partilhe o seu manual do funcionário acabado
Se estiver a criar um manual do funcionário pela primeira vez, pode ser benéfico falar com membros da direcção. Pergunte-lhes qual seria, na sua opinião, o mais importante para comunicar aos novos contratados. Assegurar que todos estão na mesma página sobre expectativas, políticas e cultura desde o início é uma óptima forma de dar o pontapé de saída ao processo de recrutamento.
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Passo 1: Escreva o esboço do seu manual de empregado
Muito bom manual de empregado começa com um grande esboço. Certifique-se de que dedica tempo a pré-planear o conteúdo do seu manual de instruções antes de mergulhar. Isto irá garantir que inclui todos os materiais necessários para tornar o seu manual eficaz.
Os manuais do funcionário são verdadeiramente uma escolha da sua própria aventura – nenhum tamanho se adapta a todos os cenários. Embora a informação incluída em cada manual do empregado se encaixe num conjunto de categorias comuns, a profundidade que as empresas irão ter dentro de cada categoria depende de vários factores tais como tamanho da empresa, indústria da empresa, localização(ões) da empresa, cultura da empresa, etc.
Ver abaixo para exemplos sobre o que incluir no seu manual do empregado. Sinta-se à vontade para escolher quais os tópicos mais relevantes para o seu negócio, ou vá até ao fim e inclua todo o pacote.
- Introdução e Objectivo do Manual
- Mensagem de boas-vindas da empresa
- História da empresa
- Visão da empresa
- Código de conduta
- Não-Política de solicitação
- Signoff do Empregado Significa Recepção e Reconhecimento de que compreende e respeitará os conteúdos incluídos
Missão da empresa Valores da empresa Percessos da empresa Percessos da empresa Compromisso da empresa para com os empregados
Acordo de confidencialidadeli>Não-Contrato de ConcursoManual do Empregado Aviso de Isenção de Responsabilidade
- Dress Code
- Horas de Trabalho e Horas Extras
- Períodos de Interrupção e Almoço
- Expectativas e Política de Assiduidade
- Fumar-Local de Trabalho Gratuito
- Estacionamento
- Visitas ao local de trabalho
- Informação sobre o pagamento
- Seguro de saúde
- Programa de Assistência ao Empregado (EAP)
- Educação Assistência
- Opções de stock
- Descontos para funcionários
- Política dos animais de estimação no local de trabalho
- Política do tempo de trabalho
- Dias de doença
- Dias pessoais
- Política do trabalho a partir de casa
- Política das horas de trabalho flexíveis
- Utilização de Equipamento e Electrónica da Empresa
- Expectativas e Avaliação de Desempenho
- Planos de Reforma
- Bónus
Reembolso de despesas
li>Discontos para funcionáriosDiscontos para férias pagasli>Eventos sociais da empresa
- Política de Igualdade de Oportunidades de Emprego
- Alojamento para Pessoas com Deficiência
- Processo de Candidatura Interna de Empregados
- Política de Investigação de Assédio e Discriminação
- Procedimento de Comunicação de Assédio e Discriminação
- Processo de Investigação de Assédio
- Política de Saúde e Segurança
- Informação Conjunta do Comité de Saúde e Segurança
- Romances de escritório: Política de Fraternização
- Sick Leave
- Monitorização no Local de Trabalho
- Processo Disciplinar de Conduta e Desempenho do Empregado
- Processo de Reclamação
- Cessação de Emprego
- Procedimentos de Emergência
- Kit de Primeiros Socorros
PromoçõesPolítica de Abertura de PortasAcesso aos Registos de Pessoal
Li>Emprego e Encerramentos de EmergênciaLi>Política de Trabalho e de Trabalho de EmergênciaLi>Drogas e Política de ÁlcoolLi> Violência no Local de TrabalhoLi>Armas no TrabalhoLi>Conflitos de InteressesLi>Aceitação e Dar Entretenimento de PresentesLi>Política de Viagem para NegóciosLi>Reembolso de QuilometragemLi>Política de Licença-Maternidade/ParentalLi>Li>La Licença de LutoLi>Deveres do JúriLi>Li>La Licença Familiar e Médica
Após ter seleccionado o que incluir, pode apresentar um índice. Isto ajudará a orientar o resto do seu manual do empregado, e a garantir que não perde nada. Uma tabela de conteúdos é também uma óptima maneira de os seus empregados saltarem rapidamente para uma secção.
Passo 2: Desenhe o seu manual do empregado usando um modelo
Próximo, precisa de escolher um estilo de design para o seu manual do empregado. Algumas organizações maiores terão uma equipa de design interno, mas se for confrontado com a concepção do manual do funcionário da empresa por si próprio, um modelo pré-fabricado pode ser um óptimo local para começar.
Venngage oferece uma variedade de modelos de manual do funcionário totalmente personalizáveis para utilizar.
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Aqui estão algumas dicas de topo para o design do manual do funcionário:
1. Apresente informação visual sempre que puder
Utilize ícones, imagens, tabelas, ilustrações, gráficos e gráficos no seu manual de instruções para quebrar o seu conteúdo de modo a torná-lo cativante e interessante de ver. Estes elementos manterão os seus leitores envolvidos e seduzidos pelos materiais incluídos.
Pode utilizar isto para enfatizar informações importantes às quais deseja que o seu público preste especial atenção. Neste manual de funcionários foram usados ícones de exemplo para ajudar a mostrar aos novos funcionários o que podem esperar no seu primeiro dia na empresa.
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Utilizar visuais também ajuda a reter a atenção dos seus leitores. Um manual do empregado contém tanta informação que pode ser bastante esmagador, por isso evite grandes blocos de texto sempre que possível.
Novo para o design gráfico e não sabe como utilizar eficazmente os ícones? Veja: Tudo o que precisa de saber sobre ícones (em menos de 3 minutos)
h4>2. Use uma marca consistente no seu manual do funcionário
Desenho consistente é fundamental para criar documentos de comunicação interna de marca profissional. Ao criar um manual do funcionário está a fornecer aos novos funcionários um gosto da empresa e da sua cultura – por isso é especialmente importante que use as directrizes de marca da sua empresa.
Com a ferramenta Venngage My Brand Kit, os utilizadores empresariais podem carregar as fontes, paletas de cores e logótipos da sua empresa e vê-los imediatamente aplicados no seu modelo de manual do funcionário.
3. Escolha uma paleta de cores que represente o seu negócio
Psicologia da cor é algo de que talvez não tenha ouvido falar, mas que certamente terá experimentado. Tal como algumas cores como o vermelho e o laranja nos parecem quentes, elas também se sentem amigáveis e acolhedoras. Os azuis e verdes podem sentir-se frescos ou serenos.
É importante que as cores que usa no seu manual do funcionário reflictam a sua organização e a cultura da sua empresa. Neste exemplo, a paleta de cores é muito simples, apenas brancos, cinzentos, e um estalo de verde, que parece moderno e limpo.
br>UTILIZAR ESTE TEMPLO DE HANDBOOK EMPRESARIAL 4. Faça uso dos cabeçalhos em negrito no seu manual de empregado
O seu manual de empregado deve ser um recurso sempre verde dentro da sua empresa, com os empregados a referirem-se a ele regularmente. Mas quando os seus empregados voltam a consultar o seu manual de instruções, é provável que estejam à procura de uma informação específica.
Ajude os seus empregados a localizar a informação de que necessitam mais rapidamente, fazendo uso de cabeçalhos e subtítulos dentro do seu manual de instruções.
algumas dicas de melhores práticas para a utilização de cabeçalhos:
- Faça os cabeçalhos tão descritivos quanto possível
- Faça o cabeçalho com uma cor diferente para o ajudar a sobressair
- Utilize um claro, fonte legível para o cabeçalho – esta não precisa necessariamente de ser a mesma fonte que se usa para o corpo do texto
Pode até usar subtítulos dentro de uma página, como nesta Diversidade & Inclusão infográfica:
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5. Utilize listas, colunas e caixas de quebra para comunicar claramente informações importantes
Evite criar a temida ‘parede de texto’ no seu manual de funcionário, dividindo o texto em listas, colunas ou caixas. As colunas são uma óptima forma de manter os leitores envolvidos na sua escrita. O nosso cérebro adora listas por muitas razões diferentes (este artigo da New Yorker é um bom arredondamento!), por isso certifique-se de que divide a informação complicada em pedaços fáceis de gerir.
Uma caixa de quebra é uma excelente forma de destacar a informação mais importante numa página. Em muitos exemplos do manual do empregado, como este, as datas-chave da política ou o que quer que seja, são destacadas numa caixa de cor diferente. Isto diz aos seus empregados que esta informação é importante, mas também torna mais fácil para os empregados encontrá-la.
Step 3: Compile toda a informação que reuniu no seu manual de funcionário
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Após ter escolhido um estilo de desenho e ter o seu esboço e informação bloqueados, pode começar a reunir o seu manual do funcionário. Utilizando o seu índice, crie uma página em branco no seu documento para cada secção e adicione o cabeçalho da secção (verifique o exemplo do manual do funcionário abaixo). Isto irá ajudá-lo a visualizar a estrutura do manual do funcionário que está a fazer.
As informações devem ser comunicadas e apresentadas num formato claro e fácil de seguir. A terminologia deve ser familiar ao seu público e de fácil compreensão. Se houver informação complexa, considere a possibilidade de acrescentar um glossário para definir conceitos ou termos. Certifique-se de que o seu índice também está claramente exposto.
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p>Venngage handbook of employee handbook filling out information and adding sections. Algumas pessoas preferem trabalhar metodicamente escrevendo páginas do princípio ao fim, enquanto outras preferem saltar sobre a adição de informação à medida que esta entra no seu cérebro.
Uma boa maneira de se certificar de que não perde nada é usar cores para indicar quando uma secção ainda precisa de trabalho, como neste exemplo de manual do funcionário:
Uma vez que tenha um primeiro esboço de manual do funcionário, poderá querer partilhá-lo com outras pessoas dentro da sua empresa para feedback. Se for um utilizador de Venngage Business, outras pessoas da sua equipa podem deixar comentários directamente no documento usando a ligação privada de partilha – tornando a colaboração da equipa muito mais fácil.
No final do dia, criar um manual aprofundado e actualizado é um processo de colaboração. Porque não convidar a sua equipa para o ajudar a criar consigo o manual da sua empresa? A nossa funcionalidade de colaboração em tempo real (apenas planos de negócios) irá ajudá-lo a colaborar com a sua equipa em qualquer altura, em qualquer lugar, em tempo real:
Colaboração em tempo real
Step 4: Partilhe o seu manual do funcionário acabado
Pós o manual em vários locais. É importante assegurar que o manual do funcionário é fácil de encontrar para todos. O nosso está incluído em todas as cartas de ofertas de emprego, no processo de embarque e fixado em Slack.
P>Pode também enviar uma cópia por correio electrónico ao seu pessoal e ter cópias impressas por todo o escritório, certifique-se apenas de manter todos actualizados quando actualizar o manual. Para manter um registo da maioria das cópias actuais, poderia usar um código de versão para os seus manuais.
Poderia até criar o seu manual do funcionário como um PDF interactivo e interligar entre documentos e websites, para facilitar aos seus funcionários a procura de todos os documentos e websites específicos que refere no manual. Então, publique o seu manual do funcionário online.
Como deve actualizar frequentemente o seu manual do funcionário?
Os empregadores não devem subestimar o valor da manutenção do manual do funcionário. Manter que o manual do funcionário é preciso e actualizado é essencial para assegurar que os seus funcionários estão bem informados das políticas e procedimentos e que a sua empresa está a obter os benefícios culturais de ter um manual do funcionário em primeiro lugar.
Se a sua empresa não conseguir manter o manual do funcionário actualizado para reflectir as mudanças necessárias, pode colocar a sua empresa em risco de ruptura cultural e, pior ainda, de litígio.
P>Digite simplesmente, deve actualizar o seu manual de instruções sempre que algo dentro do seu local de trabalho mudar. As empresas devem rever o seu manual do funcionário anualmente, no mínimo, para garantir que reflecte as mudanças inevitáveis da sociedade.
Cada ano, as empresas devem agendar um horário para se sentarem e considerarem como a sua jurisdição e indústria mudaram no ano passado para determinar se as suas políticas ainda estão em vigor, como podem ser actualizadas e que políticas precisam de ser adicionadas.
Ostems podem mudar por uma quantidade esmagadora de razões.
Algumas instâncias comuns que poderiam levar a uma actualização necessária no seu manual de funcionários incluem:
- Mudanças nas leis
- Avanços tecnológicos
- Expansão do seu negócio
- Mudanças na empresa
- Mudanças pessoais
Além da importância de proteger a sua empresa de litígios, o seu manual diz muito sobre a cultura e as expectativas do seu negócio, tanto para novos como para antigos empregados. Manter o seu manual do funcionário actualizado é fundamental para o bem-estar da sua empresa.
P>Navegue em todos os nossos modelos de manuais do funcionário.
Exemplos de manuais do funcionário
Pronto para começar a criar o seu manual do funcionário? Veja estes exemplos de manuais para inspiração:
Pick one design accent when creating an employee handbook
Less é sempre mais em design, e o seu manual de empregado não deve ser diferente. Escolha um ou dois elementos de desenho para incorporar ao longo das suas páginas. Neste manual do funcionário foram utilizados exemplos de triângulos cinzentos escuros e elementos de acento verde, criando um design moderno mas apelativo.
Utilize o seu manual do funcionário para introduzir novas entradas na cultura da sua empresa
Source
Houston fez uma abordagem cómica ao seu manual do funcionário com um texto espirituoso dizendo aos seus novos funcionários “vai correr tudo bem”. Esta abordagem pode não funcionar para todos, mas se a sua empresa se orgulha da sua sagacidade, sarcasmo e língua na bochecha das comunicações, então isto pode funcionar para si.
Criar facilmente ilustrações personalizadas com ícones (perfeito para manuais de empregados sem fins lucrativos, e manuais de empregados para pequenas empresas!)
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Se a sua empresa gostaria de criar uma ilustração personalizada mas não tem orçamento, uma forma realmente simples de o fazer é colocar ícones uns em cima dos outros para criar uma cena. Neste exemplo, vários ícones foram usados para criar uma cena na sala de estar, como uma cadeira de braços e uma mesa de café.
Utilizar ícones desta forma é óptimo para empresas sem fins lucrativos e pequenas empresas, pois pode personalizar a cena da forma que quiser!
Utilize uma variedade de fontes dentro do seu manual de funcionário
Source
Misturar e combinar fontes dentro do seu manual de funcionário para criar um design interessante, como neste exemplo do manual de funcionário da Starbucks. Utilizando uma fonte para os títulos, outra para os subtítulos, e uma terceira para o corpo (principal) do texto, o design do manual é interessante sem ser esmagador.
Utilizar fontes como um profissional pode parecer esmagador, mas lembre-se apenas: A maior parte decorativa a menos decorativa = cabeçalhos para o corpo.
Se tiver fontes de marca, é importante utilizá-las. Utilizar fontes consistentes em toda a sua marca é uma das formas mais fáceis de criar designs com aspecto profissional.
Saiba mais sobre a escolha e utilização de fontes de marca
Seja conciso ao criar um manual do funcionário
modernos modelos de manual do funcionário técnico
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O seu manual de empregado é provavelmente um dos documentos mais longos que irá criar e embora seja importante incluir muita informação, é também importante assegurar-se de que não se faz waffle. Mantenha os seus parágrafos curtos e concisos, use linguagem simples, e escreva em inglês simples.
Neste exemplo de manual do funcionário, os parágrafos são breves e escritos de forma simples, para que todos possam compreender a informação que está a ser partilhada.
Cutem os vossos empregados em mente enquanto escrevem o vosso manual de empregado
Source
Há muita informação que os empregados precisam de saber quando iniciam uma nova empresa. Onde se sentar, o que acontece ao almoço, doenças e políticas de férias. Mas todos nós já lá estivemos no primeiro dia de um novo emprego, esmagados por novas informações.
Cutem os vossos empregados em mente, destacando a informação mais importante. Pergunte a si mesmo, o que é que o meu novo funcionário acharia mais útil neste momento?
Neste exemplo de manual do funcionário foi dedicada uma página inteira ao que esperar no primeiro dia de trabalho dos funcionários. Isto permite ao novo funcionário saber exactamente o que esperar imediatamente sem ficar sobrecarregado com informações.
