Ihr ganzes Leben ist auf Gmail. Es ist Zeit, das aufzuräumen.

Mittwoch, 14 Uhr Eastern Time: Ich bin bei Stunde 9.000 des Löschens von E-Mails aus meinem überladenen Gmail-Konto. Meine Augäpfel quellen aus meinem Kopf und sammeln sich in einer klebrigen Pfütze auf dem Mauspad meines Laptops.

Oder es fühlt sich zumindest so an.

In den letzten Wochen hat Google mir wiederholt Warnungen geschickt, dass ich mich meinem Google Drive-Speicherlimit nähere. Ich hatte selten darüber nachgedacht, dass Google meine Speicherkapazität begrenzen würde; das Potenzial des Unternehmens zur Datensammlung scheint unendlich zu sein, unfähig, entmündigt oder überlastet zu werden. Und doch ist mein E-Mail-Konto, das ich seit 2014 besitze, endlich müde, meinen endlosen Strom von Newslettern und Pressemitteilungen aufzunehmen; die 15 Gigabyte, die Google kostenlosen Nutzern zugesteht, sind fast voll.

Ich hatte gehofft, diese Geschichte mit einem Titel zu schreiben, der in etwa lautet: „Ein einfacher Trick, um Ihren Google Drive-Speicher zu entrümpeln.“ Jede einzelne E-Mail in Ihrem Posteingang zu löschen und neu anzufangen wäre ideal, aber dort ist ein so wilder Mix an Korrespondenz gespeichert – Ketten-E-Mails von Ihrem Cousin zweiten Grades, Newsletter von Firmen, von denen Sie einmal einen Pullover gekauft haben, Liebesbriefe aus den Anfängen einer aktuellen Beziehung -, dass die „Nuke-and-Run“-Methode für niemanden empfehlenswert oder möglich ist, außer für diejenigen, denen auch nur ein Tropfen Sentimentalität fehlt.

Für alle anderen gibt es nicht den einen Trick, um Ihre Google Suite zu entrümpeln. Es gibt Strategien, auf die ich weiter unten eingehe, aber das Beste, was Sie tun können, habe ich leider festgestellt, ist, nach und nach aufzuräumen. Und das bedeutet, dass Sie alle E-Mails, die Sie nicht brauchen, sofort löschen, wenn Sie sie erhalten, damit Sie nicht in das Chaos geraten, das ich in den letzten Tagen aufgeräumt habe.

Im Laufe der letzten Tage habe ich mit verschiedenen Methoden zum Löschen meiner E-Mails und Dokumente experimentiert. Es war eine schmerzhafte Erfahrung: Alte E-Mails zu lesen, die schwierige Situationen schildern und bittere Erinnerungen wachrufen, war nicht die Art und Weise, wie ich meinen Arbeitstag (oder meine Freizeit) am liebsten verbringen würde, und es war nicht einfach, herauszufinden, was ich rechtfertigen konnte zu löschen (E-Mails mit ehemaligen Chefs über banale Themen) und was bleiben sollte (Verträge, alte E-Mails von Freunden). Mein jahrelanger Widerstand gegen das Löschen dieser E-Mails – aus einem Gefühl der Nostalgie heraus oder aus der Sorge heraus, dass ich sie eines Tages aus welchem Grund auch immer brauchen könnte – fällt in den Bereich dessen, was Forscher als „digitales Horten“ bezeichnen.

Digitales Horten, über das ich schon früher geschrieben habe, mag etwas übertrieben klingen – schließlich ist es nicht so, dass jemand, der zwanghaft auf Steam-Verkaufsseiten einkauft, dann buchstäblich durch Stapel von Spielen auf dem Weg zur Toilette waten muss. Dennoch zeigen Studien, dass digitales Horten stressig und sogar verstörend für diejenigen sein kann, die es erleben. Im Jahr 2018 befragten Forscher 45 dieser sogenannten digitalen Hortner und fanden heraus, dass der Eindruck, dass der digitale Raum endlos ist, wesentlich zur Neigung zum Horten beiträgt. Sie waren überrascht über die Menge an digitalem Zeug, die sie angesammelt hatten, konnten sich aber dennoch nur schwer damit abfinden, vieles davon zu löschen.

Viele Menschen kümmerten sich einfach nicht um die Anhäufung von Dokumenten, E-Mails, Fotos und Musik. „Ich kann mir nicht die Mühe machen, das alles durchzugehen, es sind zu viele“, sagte ein 30-jähriger Teilnehmer. „Ich habe es schon so lange liegen lassen, dass ich keine Lust mehr habe, zurück zu gehen und alles zu sortieren“, sagte ein anderer, 25 Jahre alt.

Für viele Teilnehmer war die Aussicht, ihren digitalen Müll durchzugehen und zu löschen, angstauslösend und stressig. Das deckt sich durchaus mit meinen eigenen Erfahrungen: Als ich an dem Tag, an dem ich an dieser Aufgabe teilnahm, zum ersten Mal mit dem Durcheinander in meinem Google Drive konfrontiert wurde, fühlte ich mich panisch und überwältigt von der schieren Größe der Aufgabe, die vor mir lag.

Ähnlich dem Schrecken, der dem Schrubben der Fußbodenleisten mit einem Stapel Schwämme vorausgehen könnte, war ich resistent und wütend, bevor ich mit der Reinigung meiner Google Suite begann. Aber als ich einmal angefangen hatte, konnte ich irgendwie nicht mehr aufhören. Zu sehen, wie der kleine Prozentsatz nach unten tickte, während ich meine E-Mails durchging, war ungemein befriedigend, als würde ich Vakuumlinien auf einem Teppich erzeugen. Also, ja, es gibt keinen wirklichen Trick, und ich vermute, dass das Absicht ist: Wenn es Sie nervt, Ihre E-Mails und Dateien zu organisieren und zu löschen, sind Ihre einzigen Optionen entweder a) eine neue E-Mail-Adresse zu bekommen (ich habe das ernsthaft in Erwägung gezogen) oder b) Google für mehr Speicherplatz zu bezahlen, der bei 1,99 Dollar pro Monat für 100 Gigabyte beginnt und bis zu 10 Dollar pro Monat für 2 Terabyte geht. Und je mehr E-Mails Sie aufbewahren und ansammeln, desto mehr leckere, saftige Daten stehen Google zum Sammeln zur Verfügung.

Was Sie zuerst tun müssen, ist herauszufinden, wo Sie den meisten Müll speichern, der die wenigen kostbaren 15 Gigabyte belegt, die Google Ihnen zuweist. Gehen Sie dazu auf One.Google.com und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Speicher“. Dort finden Sie eine Aufschlüsselung, wie viel Speicherplatz Google Drive, Google Mail und Google Fotos jeweils beanspruchen.

Sofern Sie kein Fotograf oder ein großer Fan von riesigen PDFs und gewichtigen Tabellenkalkulationen sind, findet die meiste Action wahrscheinlich in Ihren E-Mails statt. Der beste Weg, um Massen-E-Mails ohne Bedauern zu löschen – oder Traurigkeit, wie ich fand, als ich diese deprimierenden Nachrichten von vor fünf Jahren durchblätterte – ist, sich vorübergehend bei Mailstrom.co anzumelden.

Mailstrom analysiert Ihre E-Mails und ermöglicht theoretisch schnelle und einfache Abmelde- und Löschoptionen. (Für diejenigen, die sich – aus gutem Grund – Sorgen um ihre Privatsphäre machen: Mailstrom sagt, dass es Ihre Daten nicht für Werbezwecke weitergibt oder verkauft, und es löscht Ihre Daten drei Monate, nachdem Sie Ihr Konto gekündigt haben). Aber nachdem Sie 2.500 E-Mails über Mailstrom gelöscht haben, endet die kostenlose Testphase und Sie müssen zwischen $9 und $30 pro Monat zahlen, um den Dienst weiter zu nutzen. Wenn ich bezahlen würde, würde ich wahrscheinlich einfach den Google-Speicher kaufen, der billiger ist, als eine rationalisierte Methode zum Löschen. Stattdessen empfehle ich Ihnen, Mailstrom zu verwenden, um zu sehen, welche Absender Sie mit dem meisten Müll bombardieren:

Wenn Sie den schlimmsten Absender-Täter ermittelt haben, können Sie in Gmail nach from:[email protected] (oder wer auch immer Ihnen tonnenweise E-Mails schickt) suchen und von dort aus Massenlöschungen durchführen. Sobald Sie Ihre Suchergebnisse sehen, klicken Sie auf das Feld „Alle auswählen“ auf der linken Seite Ihres Posteingangs und klicken Sie dann unbedingt auf „Alle Konversationen auswählen, die dieser Suche entsprechen“, etwa so:

Auf diese Weise, löschen Sie alle Nachrichten, die von diesem bestimmten Absender gesendet wurden, nicht nur die letzten 50.

Damit sollten Sie in kürzester Zeit einen ziemlich großen Teil Ihres E-Mail-Wirrwarrs loswerden, aber wenn Sie weitermachen wollen, empfehle ich Ihnen noch ein paar weitere Vorgehensweisen:

1. Löschen Sie alles in Ihren Ordnern „Promotions“ und „Social“. Gehen Sie in diesen Ordnern einfach in die Vollen. Überprüfen Sie die letzten paar Seiten, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges darin landet, und wählen Sie dann alles aus und löschen Sie es. Das werden wahrscheinlich Tausende, wenn nicht mehr, der verbleibenden Marketing- und Newsletter-Nachzügler sein, die Sie mit der Mailstrom-Methode nicht erwischt haben.
2. Wenn Sie nur Promotions- oder Social-E-Mails löschen möchten, die älter als ein bestimmtes Datum sind, verwenden Sie den folgenden Suchbegriff: category:promotions , older_than:2y. (Das Leerzeichen zwischen „Promotions“ und dem Komma ist beabsichtigt – die Suche funktioniert ohne es nicht). Ich habe das zuerst gemacht und dann entschieden, was soll’s, ich brauche diesen Schrott nicht. Bye!
3. Sie können dasselbe mit Newslettern machen mit category:updates , older_than:2y.
4. Suchen Sie nach allen Ihren E-Mails, die größer als eine bestimmte Größe sind, gehen Sie dann durch und löschen Sie manuell (oder seien Sie mutig und „select all“ – „delete“). Geben Sie für diese Option größer:10mb ein. Dies nimmt mehr Zeit in Anspruch, daher empfehle ich dies nur, wenn Sie Ihre Marketing-E-Mails bereits gelöscht haben und noch ein gutes Stück Speicherplatz frei haben.
5. Es ist sinnvoller, E-Mails, die größer als eine bestimmte Größe sind, auszusortieren und zu löschen als Anhänge, die größer als eine bestimmte Größe sind, da viele E-Mails ohne die zusätzliche Hilfe eines Anhangs riesig sind. Aber wenn Sie sich auf Anhänge konzentrieren wollen, geben Sie has:attachments larger:10MB (oder wie groß auch immer) in die Suchleiste ein und legen Sie los.

Sie können hier weitere hilfreiche Gmail-Suchbegriffe finden, obwohl die oben genannten Begriffe meiner Meinung nach am effektivsten sind, um große Mengen an E-Mails auf einmal zu löschen.

Da Google Ihren Papierkorb als Teil Ihrer zugeteilten 15 Gigabyte betrachtet, müssen Sie ihn leeren, bevor Sie wissen, wie viel Sie wirklich gelöscht haben. Sobald Sie Ihren Papierkorb geleert haben, sind diese E-Mails für immer verschwunden, aber ich empfehle nicht wirklich, sich durchzuklicken und zu schauen, was da drin ist, denn Sie werden sich drei Stunden später mit roten Augen und extrem gelangweilt wiederfinden. Drücken Sie einfach auf „Löschen“ – und bewundern Sie Ihre sauberen Fußleisten/ Ihren aufgeräumten Kleiderschrank/ Ihre blitzblanken Fliesen oder welche Haushaltsreinigungs-Analogie Ihnen auch immer die größte Befriedigung verschafft.

Nun sind Sie hoffentlich an einem Punkt angelangt, an dem Sie wieder anfangen können, E-Mails zu sammeln, ohne sich Sorgen zu machen, dass Ihnen der Platz für die nächsten Jahre ausgeht. Hier ist, wo ich jetzt stehe:

Ich habe mehrere Tage gebraucht, um hierher zu kommen, aber nur, weil ich mir die Zeit genommen habe, alle erdenklichen Methoden auszuprobieren, um Ihnen, lieber Leser, die zu liefern, die ich am effektivsten gefunden habe. Trotzdem müssen Sie wahrscheinlich mindestens eine oder zwei Stunden Arbeit hineinstecken, so leid es mir tut.

Aber Sie müssen das nie wieder tun, wenn Sie von jetzt an zwei sehr einfache Regeln befolgen:

1. Markieren Sie alle Pressemitteilungen, Marketing-E-Mails und so weiter, die Sie nicht als Spam sehen wollen. Wenn Sie nett sein wollen, können Sie eine E-Mail an die Marketingfirma oder den PR-Vertreter schicken und höflich darum bitten, von deren Verteilerliste entfernt zu werden, aber wenn Sie zu faul sind oder einfach zu viele davon erhalten, um das zu tun, ordnen Sie sie einfach als Spam ein. Gmail löscht Ihren Spam-Ordner automatisch nach 30 Tagen, so dass sie nach einem Monat so gut wie weg sind.
2. Tun Sie dies konsequent, sobald Sie sie sehen.
3. Löschen Sie alle anderen E-Mails, die Sie nicht interessieren, sofort. Lassen Sie sie nicht dort liegen, weil Sie sie vielleicht später lesen werden. Lassen Sie sie nicht verstauben. Löschen Sie. Seien Sie rücksichtslos, ernsthaft. Keine Zeit wie die Gegenwart, um Ihre unentschlossene, sentimentale Natur abzulegen, wenn es um Nachrichten von Ihrem Ehemaligenverein oder der Rettungsstation geht, wo Sie Ihren Hund bekommen haben. Bye!

Damit sollten Sie zumindest für die nächsten Jahre mit minimalem Aufwand die Nase vorn haben. Wenn Sie Ihr Gmail einmal entrümpelt haben, brauchen Sie sich nicht mit Ordnern und Etiketten und dergleichen herumzuschlagen, die unhandlich werden, wenn Sie zu viele haben. (Ich habe nur zwei: einen für zufällige Gedanken, die ich mir mitten in der Nacht über meinen Roman schicke, und einen für Pressemitteilungen von Buchverlagen, da ich auf diese später oft massenhaft reagiere).

Indem Sie die Spam- und Löschknöpfe zu Ihren besten Freunden machen, vermeiden Sie das Desaster, das Sie sich für eine sehr, sehr lange Zeit selbst eingebrockt haben.