Sua vida inteira está no Gmail. Está na hora de limpar isso.

Quarta-feira, 14 horas, hora de Leste: Estou na hora 9.000 de apagar e-mails da minha conta sobrecarregada do Gmail. Os meus globos oculares estão a escorrer da minha cabeça e a fazer uma piscina numa poça pegajosa no tapete do rato do meu portátil.

Or que parece, de qualquer forma.

Nas últimas semanas, o Google enviou-me repetidos avisos de que me estou a aproximar do limite de armazenamento do meu Google Drive. Raramente tinha considerado que o Google limitaria a minha capacidade de armazenamento; o potencial da empresa para a recolha de dados parece infinito, incapaz de ser incapacitado ou sobrecarregado. No entanto, a minha conta de e-mail, que tenho desde 2014, está finalmente cansada de manter o meu fluxo interminável de newsletters e comunicados de imprensa; os 15 gigabytes que o Google atribui aos utilizadores livres está quase cheio.

Esperava escrever esta história com um título segundo as linhas de “One Simple Trick To Clearing Out Your Google Drive Storage”. Eliminar todos os últimos e-mails na sua caixa de entrada e começar de novo seria o ideal, mas há uma mistura tão selvagem de correspondência armazenada ali – e-mails em cadeia do seu primo em segundo grau, newsletters de empresas a quem comprou uma camisola uma vez, cartas de amor dos primeiros dias de uma relação actual – que o método da bomba nuclear não é recomendado nem possível para ninguém, a não ser para aqueles que não têm sequer uma gota de sentimentalismo.

Para todos os outros, não há nenhum truque para limpar o seu Google Suite. Há estratégias, que vou abordar abaixo, mas a melhor coisa que podem fazer, infelizmente descobri, é manterem-se arrumados à medida que avançam. E isso significa apagar todos os e-mails de que não precisam ao recebê-los para não serem apanhados na confusão que passei os últimos dias a limpar.

Durante os últimos dias, tenho experimentado vários métodos de apagar os meus e-mails e documentos. Foi uma experiência dolorosa: Ler e-mails antigos que detalhavam situações difíceis e traziam memórias amargas não era como preferia passar o meu dia de trabalho (ou o meu tempo livre), e não era fácil perceber o que podia justificar a eliminação (e-mails com ex-chefes sobre temas banais) e o que devia ficar (contratos, e-mails antigos de amigos). Os meus anos de resistência à eliminação de qualquer um destes e-mails – por uma sensação de nostalgia ou preocupação de que um dia possa precisar deles por qualquer razão – como cair no balde do que os investigadores consideram “açambarcamento digital”

A açambarcamento digital, sobre o qual já escrevi anteriormente, pode soar um pouco hiperbólico – afinal de contas, não é como se alguém que se esbanja compulsivamente em vendas a vapor tivesse de percorrer literalmente pilhas de jogos a caminho da casa de banho. No entanto, estudos mostram que o açambarcamento digital pode ser estressante e até perturbador para aqueles que o experimentam. Em 2018, os investigadores entrevistaram 45 destes chamados açambarcadores digitais e descobriram que a impressão de que o espaço digital é interminável contribuiu significativamente para a tendência das pessoas para o açambarcamento. Ficaram surpreendidos com o volume de coisas digitais que tinham acumulado, mas ainda assim tiveram dificuldade em aceitar a eliminação de grande parte delas.

Muitas pessoas simplesmente não se importaram com a acumulação de documentos, e-mails, fotos e música. “Não posso ser incomodado a passar por tudo isto, são demasiados”, disse um participante de 30 anos. “Deixei-o tanto tempo agora que voltar atrás e classificar não é algo com que me possa incomodar”, disse outro, de 25.

Para muitos participantes, a perspectiva de passar e apagar a sua porcaria digital era ansiosa – indutora de ansiedade e stressante. Isto alinha-se certamente com a minha própria experiência: Quando enfrentei pela primeira vez a confusão que foi o meu Google Drive no dia em que aceitei esta tarefa, senti-me em pânico e sobrecarregado pela magnitude da tarefa à minha frente.

Similiar ao terror que poderia preceder sentar-me para esfregar os rodapés com uma pilha de esponjas, eu estava resistente e zangado antes de começar a limpar o meu Google Suite. Mas assim que comecei, não consegui parar. Ver aquela pequena percentagem a descer enquanto passava os meus e-mails era imensamente satisfatório, como criar linhas de vácuo num tapete. Portanto, sim, não há nenhum truque real nisto, e o meu palpite é que isto é intencional: se é uma chatice organizar e apagar os seus e-mails e ficheiros, as suas únicas opções são a) obter um novo endereço de e-mail (considerei legitimamente isto) ou b) pagar ao Google por mais armazenamento, que começa em $1,99 por mês por 100 gigabytes e vai até $10 por mês por 2 terabytes. E quanto mais e-mails guardar e acumular, mais deliciosos e suculentos dados estão disponíveis para o Google recolher.

O que precisa de fazer primeiro é descobrir onde está a armazenar a maior parte do lixo que ocupa os preciosos 15 gigabytes que o Google lhe atribui. Para o fazer, vá a One.Google.com e, na barra lateral esquerda, clique em “Armazenamento”. Lá, encontrará uma repartição de quanto espaço Google Drive, Gmail, e Google Photos estão a ocupar, respectivamente.

A menos que seja um fotógrafo ou um grande fã de enormes PDFs e folhas de cálculo pesadas, a maior parte da acção está provavelmente a acontecer no seu e-mail. A melhor maneira de apagar e-mails em massa sem arrependimento – ou tristeza, como descobri ao folhear aquelas mensagens deprimentes de há cinco anos – é inscrever-se temporariamente no Mailstrom.co.

Mailstrom analisa o seu e-mail e, teoricamente, permite opções rápidas e fáceis de cancelar e apagar. (Para aqueles preocupados – com boas razões – com a sua privacidade, Mailstrom diz que não partilhará ou venderá os seus dados para fins publicitários, e apaga os seus dados três meses depois de ter cancelado a sua conta). Mas depois de ter apagado 2.500 e-mails através do Mailstrom, o seu teste gratuito termina, e precisa de pagar entre $9 e $30 por mês para continuar a utilizar o serviço. Se eu fosse pagar, provavelmente apenas compraria o armazenamento do Google, que é mais barato, do que um método racionalizado de eliminação. Em vez disso, recomendo a utilização do Mailstrom para lhe mostrar quais são os remetentes que o estão a esmagar com mais lixo:

>/div>

Após ter determinado o pior infractor remetente, pode ir ao Gmail, pesquisar from:[email protected] (ou quem quer que lhe esteja a enviar toneladas de correio electrónico), e apagar em massa a partir daí. Quando estiver a ver os resultados da sua pesquisa, clique na caixa “Select All” no lado esquerdo da sua caixa de entrada, e depois não se esqueça de clicar assim em “Select all conversations that match this search,”:

div>

dessa forma, eliminará todas as mensagens enviadas por aquele remetente em particular, e não apenas as 50 mais recentes.

Isso deverá livrar-se de uma boa parte da sua confusão de e-mails num espaço de tempo mínimo, mas se quiser continuar, recomendo mais alguns cursos de acção:

1. Delete tudo nas suas Promoções e pastas Sociais. Basta ir ao nuclear nessas pastas. Verifique as últimas páginas para assegurar-se de que nada de importante aterra ali, e depois seleccione tudo e apague. Provavelmente serão milhares, se não mais, dos restantes estrategistas de marketing e newsletter que não apanhou quando usou o método Mailstrom.
2. Se apenas quiser apagar Promoções ou e-mails Sociais mais antigos do que uma data específica, use o seguinte termo de pesquisa: category:promotions , older_than:2y. (Esse espaço entre “promoções” e a vírgula é intencional – a pesquisa não funcionará sem ela). Fiz isto primeiro e depois decidi, o que quer que seja, que não preciso de nenhuma dessas porcarias. Adeus!

li>Pode fazer o mesmo com newsletters com categoria:updates , older_than:2y.li>Procure todos os seus emails maiores do que um tamanho especificado, depois passe e apague manualmente (ou seja a negrito e “seleccione tudo” – “apagar”). Introduza maior:10mb para esta opção. Isto leva mais tempo, por isso só recomendo isto se já tiver bombardeado os seus e-mails de marketing e ainda tiver um bom pedaço de espaço para libertar.

3. Faz mais sentido classificar e apagar e-mails maiores do que um tamanho específico do que anexos maiores do que um tamanho específico, porque muitos e-mails são gigantescos sem a ajuda adicional de um anexo. Mas se quiser concentrar-se em anexos, escreva has:attachments maiores:10MB (ou por muito grandes que sejam) na barra de pesquisa e fique selvagem.

/ol>

Pode encontrar aqui termos de pesquisa de Gmail mais úteis, embora os termos acima sejam os termos que encontrei mais eficazes para apagar faixas de e-mails de uma só vez.

Porque o Google considera que o seu Lixo Electrónico faz parte dos 15 gigabytes que lhe foram atribuídos, precisa de o esvaziar antes de saber o quanto conseguiu realmente apagar. Uma vez esvaziado o seu lixo, esses e-mails desaparecem para sempre, mas não recomendo realmente que clique e olhe para o que está lá dentro, porque três horas mais tarde vai encontrar-se com os olhos vermelhos e extremamente aborrecido. Basta clicar em apagar – e admirar os seus rodapés limpos/ armário organizado/ telha espumante ou qualquer analogia de limpeza doméstica que lhe daria mais satisfação.

Agora, esperemos que esteja ao ponto de começar a acumular emails novamente sem se preocupar em ficar sem espaço para os próximos anos. Eis a minha posição actual:

Demorei vários dias a chegar aqui, mas apenas porque levei tempo a experimentar todos os métodos concebíveis para lhe entregar, caro leitor, aqueles que achei mais eficazes. Ainda assim, provavelmente terá de dedicar pelo menos uma ou duas horas de trabalho a isto, lamento dizer.

Mas nunca mais terá de fazer isto se seguir duas regras muito simples daqui em diante:

1. Marcar todo e qualquer comunicado de imprensa, e-mails de marketing, etc., que não queira ver como spam. Se quiser ser simpático, pode enviar um e-mail à empresa de marketing ou aos representantes de relações públicas e pedir respeitosamente para serem retirados da sua lista de correio, mas se for preguiçoso ou simplesmente receber demasiados para o fazer, basta arquivá-los para enviar spam. O Gmail limpa automaticamente a sua pasta de spam após 30 dias, de modo a que eles estejam tão bem como se tivessem desaparecido ao fim de um mês.

li>Faça isto consistentemente, assim que os vir.li>Delete quaisquer outros emails que não lhe interessam imediatamente. Não os deixe aí porque talvez os leia mais tarde. Não os deixe apanhar pó. Elimine. Seja impiedoso, a sério. Não há tempo como o presente para se livrar da sua natureza indecisa e sentimental quando se trata de mensagens da sua associação de ex-alunos ou do salvamento onde conseguiu o seu cão. Adeus!

Com isto, deve manter-se à frente do jogo, com um esforço mínimo, pelo menos durante os próximos anos. Uma vez que tenha eliminado o seu Gmail, não precisa de se complicar com pastas e etiquetas e tal, que se tornam incómodas se tiver muitas. (Só tenho dois: um para pensamentos aleatórios que me envio a meio da noite sobre o meu romance, e outro para comunicados de imprensa de publicitários de livros, uma vez que frequentemente respondo em massa a esses em data posterior).

Ao fazer dos botões de spam e de apagar os seus melhores amigos, evitará o desastre que causou a si próprio durante muito, muito tempo.