7 passi per costruire un processo di richiesta di borsa di studio coinvolgente

La competizione per le borse di studio può essere feroce. I candidati spesso sentono un’intensa pressione per mettere il loro piede migliore in avanti e distinguersi dagli altri studenti. Allo stesso modo, le organizzazioni sono bloccate in una battaglia per i migliori talenti, sperando di attirare le menti migliori per mostrare il loro programma al massimo potenziale.

Molte applicazioni per programmi di borse di studio sono costruite pensando agli amministratori e ai revisori, e questo ha senso perché vuoi che il tuo processo sia semplice ed efficiente. Ma è fondamentale non dimenticare che il processo è importante anche per i candidati. Dopo tutto, si tratta di loro – la loro istruzione, i loro obiettivi e i loro sogni.

Dovrete creare un’esperienza di candidatura che consideri la prospettiva del candidato e lo coinvolga in ogni fase – per rimanere competitivi con altri programmi e per rimanere competitivi con i candidati.

Prima di passare ai passi specifici per costruire un processo di candidatura coinvolgente, diamo un’occhiata a ciò che rende un programma di fellowship d’impatto.

Cosa rende un programma di borse di studio d’impatto?

Ogni borsa di studio è un’opportunità: per la scuola di assicurarsi una mente brillante e per lo studente di assicurarsi un futuro brillante.

Ci sono diversi fattori che dovrai considerare quando costruisci il tuo premio o i tuoi premi:

• La borsa di studio coprirà solo il costo delle tasse scolastiche, o finanzierà attività accademiche al di fuori della classe?
• La borsa coprirà dissertazioni o progetti di tesi?
• Viaggio a conferenze?
• Costo della vita?

A prescindere dalle dimensioni e dalla portata del programma, ci sono alcune variabili che dovrebbero risuonare in tutte le borse di studio, ed è ciò che i candidati misurano quando prendono la loro decisione.

I programmi di fellowship di maggior successo si concentrano sull’impatto in 5 aree chiave:

1. Impegno
2. Interazione
3. Esposizione
4. Flessibilità
5. Opportunità

Per ogni faccetta, hai l’opportunità di evidenziare la forza relativa del tuo programma rispetto a quelli che competono per gli stessi candidati.

Quando è il momento di pubblicare il bando di concorso, anche la qualità del vostro processo di candidatura avrà un impatto. E comunicare come il vostro programma si posiziona su queste dimensioni è la chiave per attrarre gli studenti più talentuosi.

Fare domanda per un programma di borse di studio non è un compito facile, e richiede un investimento significativo di tempo ed energia da parte dei candidati. Se il processo di applicazione è complicato e disimpegnato, diventa facilmente un compito ingombrante da portare a termine. Alcuni potrebbero anche non iniziare. Quando si trovano di fronte a più programmi, gli studenti possono scegliere solo alcuni processi per impegnarsi nell’interesse del tempo.

Passiamo attraverso sei passi fattibili per costruire un processo di domanda di borsa di studio che sia efficiente e coinvolgente.

7 passi da compiere per costruire un processo di candidatura coinvolgente

Sfrutta i punti di forza della tua borsa di studio

Sulla base dei 5 fattori precedenti, dovresti evidenziare gli elementi che rendono unico il tuo programma. La tua borsa di studio potrebbe non essere superiore ai programmi concorrenti in ogni aspetto. Ma va bene così.

La chiave per la differenziazione è far leva sui tuoi punti di forza.

Piuttosto che cercare di competere con altri programmi sugli aspetti che li rendono di successo, differenzia la tua borsa di studio puntando molto sui tuoi punti di forza. Questo potrebbe significare enfatizzare la flessibilità del programma, la sua natura pratica o la pletora di mentori disponibili.

Qualunque siano i punti di forza del tuo programma, usali.

Assicurati che la tua domanda e le tue comunicazioni siano allineate su un messaggio chiaro su ciò che rende la tua borsa di studio la migliore opzione e per chi.

Siate trasparenti sulle realtà del programma

Nel tentativo di promuovere qualcosa a cui teniamo, è facile esagerare.

Vogliamo esaltare le parti migliori del programma (e dovreste). Ma puoi anche usare un pizzico di realtà per mettere a terra le aspettative e assicurarti che siano allineate con la visione e le aspettative dei candidati.

Non svendere il tuo programma, ma sii trasparente sulla realtà funzionale.

La chiave qui è che vuoi fornire una visione autentica di ciò che un borsista può sentire e sperimentare nel programma.

Sì, puoi esporre le visioni più alte e l’ethos dietro la fellowship. Ma dovresti anche dipingere un quadro accurato di come potrebbe essere il giorno per giorno per coloro che vengono accettati.

Quali sono le aspettative? Com’è l’ambiente? Come si inserisce il programma nel più ampio carico di lavoro accademico?

Comunicare questi elementi in modo trasparente per fissare la barra per i candidati.

Creare un dialogo con i potenziali candidati

I candidati al tuo programma di borse di studio avranno probabilmente molte domande. Vogliono avere un quadro completo di ciò che il programma comporterà e dell’impatto che avrà sul loro futuro e sulle loro carriere.

Ma non tutti i candidati avranno le stesse esigenze o aspettative. È meglio adottare un approccio globale che apra un dialogo.

Istituisci diverse pratiche per creare opportunità per una vasta gamma di candidati:

• Invitate alumni e borsisti attuali a condividere le loro esperienze
• Create contenuti, blog post, e video che rispondano alle domande più comuni
• Fissare il tempo per le domande&A attraverso conference call, webinar, e orari d’ufficio
• Utilizza email, chat dal vivo, e social media per impegnarti a tu per tu con gli studenti interessati

Assicurati anche che la tua domanda e altri materiali siano accessibili ai disabili. Non solo è la cosa giusta da fare, ma è anche il modo migliore per ottenere i migliori candidati possibili. Per saperne di più sulla costruzione di moduli accessibili, clicca qui.

Allinea la tua domanda al risultato desiderato

Molte organizzazioni usano domande standardizzate e un linguaggio standard nelle loro domande per le borse di studio.

Ma questi requisiti sono veramente allineati con gli obiettivi dichiarati del programma?

È probabile che tu possa attirare candidati più adatti e arricchire il tuo processo di selezione ripensando la domanda stessa. Siate creativi con i materiali, i media e le informazioni che raccogliete dai candidati. Create uno spazio per ogni studente per mostrare tutta la sua gamma di talenti e risultati.

Considerate cosa viene catturato nella vostra domanda attuale e cosa manca:

• I requisiti della domanda favoriscono alcuni candidati rispetto ad altri?
• C’è spazio per ogni studente per evidenziare le proprie capacità?
• Quale contesto aggiuntivo potrebbe portare ad un processo di selezione più equo?
• In che modo i vostri requisiti di candidatura rafforzano (o limitano) le domande degli studenti più adatti?
• I cambiamenti nella tecnologia o nelle circostanze sono stati presi in considerazione nella domanda attuale?

Creare un processo di domanda accessibile

Compilare una domanda forte per un programma di borse di studio richiede tempo e sforzi significativi, e per molti l’invio finale può lasciare sentimenti di nervosismo e ansiosa attesa.

Fai sapere loro cosa sta succedendo alla loro domanda, fornendo un modo per tenerne traccia e, cosa più importante, rendendo facile farlo. Puoi farlo utilizzando una piattaforma di gestione delle borse di studio che guidi i candidati attraverso l’intero processo di candidatura, senza il bisogno di email, lettere o telefonate all’amministrazione.

Questo è anche un vantaggio per lo staff e gli amministratori, che avranno un sistema unificato per ricevere e rivedere le domande e per comunicare con i candidati.

Sviluppa un flusso di comunicazione coerente

Una delle fasi più ansiogene del processo delle borse di studio è la scatola nera che esiste tra la presentazione e l’accettazione o il rifiuto.

La tua organizzazione può sviluppare un flusso di comunicazione standard che invia automaticamente aggiornamenti ai candidati mentre si muovono attraverso il processo di presentazione e revisione.

Considera lo sviluppo di messaggi per ogni fase, come ad esempio:

1. Conferma dell’invio della domanda
2. La domanda entra nella revisione iniziale
3. Rassegna da parte del peer o del panel
4. Selezione colloquio
5. Comitato di selezione finale
6. Rifiuto
7. Accettazione

In ogni messaggio, hai l’opportunità di coinvolgere ulteriormente il candidato, fornire un feedback e stabilire un contesto.

Idealmente, i candidati avranno già una forte percezione di come si svolgerà il processo. Quindi, ogni comunicazione permette loro di seguire i progressi della loro domanda.

Creare una domanda di borsa di studio coinvolgente con una piattaforma di presentazione

L’utilizzo del giusto sistema di gestione delle borse di studio può accelerare le lunghe fasi del processo, semplificare i percorsi di comunicazione e mantenere i candidati informati e impegnati durante tutto il ciclo. Puoi rendere tutto facile e coinvolgente per i candidati, condividendo una visione dell’inestimabile esperienza che li aspetta, mentre li sollevi dal peso aggiuntivo dei tipici processi di candidatura.

E non è solo oro per i candidati – i team amministrativi che usano Submittable hanno riportato un risparmio di tempo fino a 10 ore a settimana. Puoi migliorare la reputazione del tuo programma di borse di studio, coinvolgere più candidati e allo stesso tempo aiutare il tuo comitato di revisione a modernizzare i propri sistemi. Questa è una vittoria per tutti.

Paul Perry

Paul Perry è uno scrittore ed ex educatore con una significativa esperienza nella gestione del non profit. Ha un debole per chi cerca sovvenzioni e si sforza di rendere il mondo un posto migliore e più giusto.