Come posso entrare nella pianificazione di eventi? 5 modi per iniziare la tua carriera nell’organizzazione di eventi

Così come non c’è un solo percorso per un grande evento, non c’è un solo percorso provato e vero che porta magicamente ad una carriera nella pianificazione di eventi. Questo è un campo che prospera sull’ingegnosità, la creatività e la costante reinvenzione. Tuttavia, ci sono dei passi intelligenti da fare per iniziare il viaggio, costruire le competenze e farsi un nome.

Continua a leggere per una carrellata delle migliori strategie per iniziare una carriera di successo e gratificante nella pianificazione di eventi.

Scopri come iniziare una carriera nell’event planning:

Costruisci una solida base di conoscenza del settore.

L’istruzione è un ottimo modo per acquisire una conoscenza di base del settore degli eventi e dell’industria dell’ospitalità in generale. Differenziati dagli altri cercatori di lavoro con una base educativa specifica del settore. Ti distinguerai perché hai fatto l’investimento in una formazione specializzata. Questa formazione è utile sia per iniziare la tua attività di pianificazione di eventi che per essere assunto. È anche un ottimo modo per imparare la varietà di lavori di pianificazione nel settore.

I pianificatori di eventi sono molto richiesti?

L’industria degli eventi è in crescita e la domanda di pianificatori di eventi dovrebbe crescere a un tasso più veloce della media del sette per cento fino al 2028.

Che tipo di laurea o certificazione ti serve per essere un event planner?

Non hai bisogno di una laurea per diventare un event planner, ma alcune qualifiche e certificati possono aiutarti a farti notare e ad essere assunto.

Ci sono dozzine di college e università che offrono lauree in campi correlati, corsi indipendenti per eventi, designazioni per riunioni e programmi di certificazione. Questi corsi sono tenuti da professionisti del settore che conoscono il business dall’interno. Sia che tu prenda una laurea in ospitalità o che tu prenda qualche programma di certificazione, approfitta di ogni opportunità di networking che offrono.

Di quali competenze hanno bisogno gli organizzatori di eventi?

Un organizzatore di eventi dovrebbe essere:

• Organizzato
• Aperto alla collaborazione
• Disposto ad adattarsi
• Creativo
• Focalizzato
• Capace di multitasking
• Bene con il budget
• Un eccellente comunicatore
• Composto e calmo sotto pressione
• Un esperto di networking
• Pronto a negoziare
• Pronto a viaggiare

Una formazione utile per gli event planner:

• PR e comunicazione
• Marketing
• Design
• Contabilità
• Gestione

Tutti gli eventi (e non) si trasformano in esperienze rilevanti.

Coltivare un portafoglio di esperienze diversificate – nel settore degli eventi e non – dimostra che hai sviluppato un set di abilità vario e prezioso. Hai esperienza di cibo e bevande? Le tue capacità di costruire relazioni, la conoscenza del cibo e della nutrizione e le abilità multitasking sono tutti punti di forza. Hai lavorato nella vendita al dettaglio? Usa le tue capacità relazionali e le tue intuizioni sui clienti per progettare esperienze di eventi che i partecipanti amano. Forse sei la persona che crea feste per la famiglia e gli amici.

Ripercorri i tuoi lavori e le tue passioni per trovare le soft skills trasferibili. Decidi come queste competenze si integrano con gli eventi che vuoi creare e pianificare, e includile nella sezione delle esperienze del tuo portfolio di pianificazione eventi.

Come costruire un portfolio di pianificazione eventi da principiante

Metti in mostra la tua creatività con foto di eventi. Il tuo occhio per il design dei centrotavola o l’uso creativo degli elementi naturali si distingue? Mettiti in contatto con fotografi locali, negozi di abiti da sposa, agenzie di noleggio mobili, modelle locali e locali per mettere in scena layout di eventi per foto promozionali a beneficio di tutti i gruppi coinvolti. Scattate foto prima e dopo per mostrare il vostro lavoro.

Modifica la tua presenza online. Gallerie fotografiche, post sul blog e video sono popolari tra i pianificatori, ma, piuttosto che affrontare tutte le piattaforme per far conoscere il tuo messaggio, concentrati sulla coltivazione di una o due piattaforme. L’obiettivo non è essere ovunque. Un contenuto eccezionale fornisce risultati migliori.

Utilizza la tua capacità naturale di iniziare una conversazione per favorire le discussioni online. Condividi consigli, liste di controllo e il tuo software preferito per la pianificazione di eventi con altri pianificatori, o metti insieme un video blog di viaggio per evidenziare le migliori sedi di eventi nella tua zona.

Avvia un blog e scrivi di quello che fai come pianificatore. Fai rete con altri pianificatori e offriti di scrivere post per le loro pagine. Cerca le linee guida per la presentazione di riviste e altre pubblicazioni e fai conoscere il tuo lavoro anche a loro.

Solleva le maniche per una buona causa. Le organizzazioni di beneficenza possono usare tutte le mani sul ponte quando si tratta di raccolte di fondi non-profit e altri eventi di beneficenza. Prendi l’iniziativa o unisciti a un comitato per acquisire esperienza che puoi aggiungere al tuo portfolio.

Raccogli le testimonianze dei clienti. Chiedi raccomandazioni ai tuoi contatti personali e professionali, sia che tu abbia organizzato eventi per loro, sia che abbiano avuto esperienze di lavoro con te in altro modo. Le giuste testimonianze aumentano la credibilità, dimostrando che puoi lavorare bene come dici.

Accetta diversi formati di portfolio. Non c’è un solo formato di portfolio migliore. Raggiungi i clienti giusti con una varietà di opzioni. Un sito web mette le tue informazioni a portata di mano, mentre un portfolio fisico è ottimo per gli incontri di persona. Pinterest ti permette di raccogliere e condividere l’ispirazione, il che può dare ai clienti un senso del tuo stile. Il tuo Instagram professionale è un ottimo biglietto da visita sociale per i potenziali clienti.

Bilancia la tua esperienza logistica e la tua produzione creativa.

Un eccezionale professionista degli eventi impegna il suo lato logico e il suo lato creativo nel suo lavoro.

La logica e la logistica sono le fondamenta di eventi di successo. Devi essere interessato ai minimi dettagli, non solo al quadro generale creativo. Pondererai i budget degli eventi e i layout delle planimetrie, che richiedono la capacità di pensare e pianificare in modo logico. I partecipanti e i clienti sono insoddisfatti quando gli eventi sono disorganizzati o non si svolgono con precisione.

Dall’altro lato, i pianificatori di eventi devono pensare in modo creativo. Questa mentalità è utile quando si stabilisce l’estetica del proprio business, si sviluppano i temi degli eventi o si progetta la grafica. La tua creatività differenzia anche i tuoi eventi dagli altri, dando loro il fattore wow che attira i clienti. Una lista di controllo personalizzata per la pianificazione di un evento può aiutarti a gestire la logistica, assicurandoti allo stesso tempo di programmare abbastanza tempo per generare quelle grandi idee che fanno spettacolo.

Risorse gratuite che ogni nuovo organizzatore di eventi dovrebbe conoscere:

• Canva è una piattaforma di design grafico che rende la creazione di poster, inviti, volantini e grafica per i social media un gioco da ragazzi.

• Social Tables offre una varietà di strumenti di pianificazione degli eventi, dal diagramma dell’evento alla gestione degli ospiti.

• Grammarly offre un controllo grammaticale gratuito che include il rilevamento del tono in modo da poter fare la migliore impressione quando ti rivolgi a potenziali clienti.

• Tieni traccia dei tuoi incontri e appuntamenti con Appointlet, un’app di pianificazione intuitiva che ha una versione gratuita piena di funzioni.

• Crea il tuo portfolio digitale con un tema per il sito web di WordPress-free, se usi un indirizzo di marca ‘wordpress.com’, o ottieni ancora più temi quando colleghi un account wordpress.org al tuo hosting e nome di dominio.

• Contatta il tuo ufficio SCORE locale per un aiuto nella pianificazione aziendale.

• Scopri le location, leggi le recensioni, confronta i prezzi e trova l’ispirazione su Wedding Spot.

Pianta i semi per una carriera nella pianificazione di eventi in un settore che ti piace.

Quando si tratta di cercare un lavoro nel campo degli eventi, non limitarti. Molti tipi di organizzazioni organizzano eventi e cercano di assumere professionisti che possano assumere un ruolo di pianificazione. Sei appassionato del lavoro di una no-profit locale? Offriti come volontario per aiutare il loro pianificatore, o progetta tu stesso gli eventi. Interessato alle arti o alla sanità, puoi cercare ruoli da associato in queste organizzazioni per costruire il tuo portfolio.

Che tu stia lavorando per una compagnia farmaceutica e pianificando la loro convention annuale o lavorando per un piccolo ristorante che pianifica e ospita eventi sociali, stai comunque facendo una preziosa esperienza nell’ambito degli eventi.

Per cogliere le varie opportunità dell’industria degli eventi, tieni a mente questi due acronimi:

1. MEEC. Sta per ‘Meetings, Expositions, Events, and Conventions’. Gli eventi MEEC includono viaggi, ospitalità ed eventi aziendali, spesso con uno spin incentrato sul business.

2. SMERF. Sta per ‘Social, Military, Educational, Religious, and Fraternal’ market. Matrimoni, docce nuziali, feste di compleanno e riunioni di famiglia rientrano nella categoria “sociale”, e questi mercati includono anche attività ricreative, eventi per ex alunni e gruppi sportivi. I mercati SMERF spesso coinvolgono eventi ricreativi del fine settimana.

Sebbene pianificare un weekend di rafting più il trasporto per un gruppo di 25 persone sia molto lontano dagli eventi eleganti che speri di coordinare, è un modo fantastico per imparare, fare collegamenti e sviluppare il tuo stile unico di eventi.

Crea ampie connessioni nell’industria degli eventi.

Il modo numero uno per dare il via alla tua carriera negli eventi è quello di fare rete, rete, rete – è tutta questione di chi conosci e chi ti conosce. Per metterti in gioco, partecipa agli eventi di networking ospitati dalle organizzazioni di ospitalità. Il networking può sembrare scoraggiante all’inizio, ma è un’abilità essenziale in questo settore.

Consigli per il networking di persona per costruire la tua carriera nella pianificazione di eventi

Impara a partecipare a una conversazione. Per questo, è utile concentrarsi prima sul linguaggio del corpo. Quando ti avvicini a coppie o gruppi di tre o più persone in conversazione, osserva le persone con posizioni leggermente “aperte”. Questo indica che le persone sono benvenute ad unirsi alla discussione. Evita una conversazione in cui i partecipanti formano un cerchio chiuso o hanno le braccia incrociate.

Impegnati a iniziare una o due conversazioni. Pensate alle discussioni come a un esercizio: più vi allenate, più migliorate. Esercitatevi ad avviare conversazioni in ambienti di basso profilo, come il vostro bar locale o la palestra, e poi passate agli eventi di networking.

Sviluppa una mentalità aperta e curiosa. Il networking funziona sempre meglio quando fai domande genuine e condividi storie autentiche su di te.

Ricorda il corretto galateo dei biglietti da visita. Mentre dovresti sempre portare con te i tuoi biglietti da visita, non dovresti distribuire il tuo biglietto da visita solo perché hai avuto una conversazione. Puoi creare connessioni significative quando dai il tuo biglietto da visita a qualcuno che te lo chiede, ma passare il tuo biglietto da visita ad ogni persona con cui parli è l’equivalente del networking dello spamming delle caselle di posta elettronica.

Segui e concentrati sulla costruzione di relazioni professionali. Segui entro 24 ore. Ricorda alla persona chi sei, dove vi siete incontrati e fai riferimento alla conversazione che avete avuto. Se qualcosa che hanno detto ti ha colpito, faglielo sapere. Se vivete vicini, potete scegliere di invitarli a prendere un caffè. Non chiedere favori subito, ma crea una connessione e costruisci una relazione reciprocamente vantaggiosa. Il networking più prezioso è una strada a doppio senso.

Consigli di networking online per iniziare la tua carriera negli eventi

Sapere chi contattare. Quando ti rivolgi a professionisti degli eventi o a potenziali clienti via internet, assicurati che siano aperti al contatto attraverso i loro profili sui social media e sui siti web. Se non sono interessati alla sollecitazione, onorate questa richiesta. Per presentare un’atmosfera professionale, non spammare. Gli hashtag sono un ottimo strumento per il networking. Seguite alcuni pianificatori preferiti per tenere d’occhio le tendenze, e impegnatevi quando è il caso.

Personalizza il tuo outreach. Le email copia-e-incolla sono impersonali e garantiscono il fallimento. Invece, fai la tua ricerca: esplora LinkedIn, Twitter, le biografie dei siti web, e altro ancora per assicurarti che stai raggiungendo i contatti rilevanti con un messaggio che avrà risonanza.

Segui. Ancora una volta, non saltate questo passaggio, sia che stiate facendo networking di persona o online.

Come fanno gli organizzatori di eventi ad avere il loro primo cliente?

Per molti organizzatori, il primo cliente è un amico di famiglia che ha bisogno di un organizzatore creativo con un budget limitato. Ma, è necessario catturare l’interesse oltre la propria rete immediata per costruire una base di clienti ed espandere le proprie competenze. A questo punto, dovresti avere un portfolio e un’idea del tipo di clienti che speri di attirare. Se non l’hai ancora fatto, crea il tuo business plan per gli eventi e imposta la tua struttura tariffaria.

Condividi il tuo portfolio con i tuoi contatti di rete, e chiarisci che sei aperto ai referral. Non si sa mai quando qualcuno avrà il calendario pieno e metterà una buona parola per te. Connettiti con i professionisti degli eventi su Twitter usando gli hashtag e partecipa alla conversazione.

I potenziali clienti possono anche trovarti online attraverso una varietà di fonti, tra cui:

• Instagram. L’account della tua azienda di eventi dovrebbe mostrare foto glamour del tuo design di eventi.
• Social shares. Per ampliare il tuo raggio d’azione nei primi giorni della tua attività, chiedi condivisioni ai tuoi amici e follower sui social media.
• YouTube. Filma un video che cattura il tuo processo creativo e ti mostra al lavoro.
• Post di blog e vlog. Condividete consigli e trucchi, e offrite un pacchetto introduttivo per conquistare i lettori che vogliono che qualcun altro si occupi dei dettagli.
• Recensioni online. Se stai gestendo la tua attività di pianificazione di eventi, chiedi le recensioni di amici e familiari che ti hanno utilizzato per pianificare eventi. Chiedi loro di pubblicare le loro recensioni su Yelp e Google Reviews.

Quando ottieni un incontro con un potenziale cliente, condividi le tue abilità con fiducia, senza esagerare. Descrivi la tua esperienza e mostra il tuo lavoro, attirando l’attenzione sui tuoi punti di forza. Sii onesto sui tuoi limiti, tuttavia, non vuoi dire “sì” a più di quanto tu possa consegnare alla perfezione.

Come fanno i pianificatori di eventi ad avere un piede nella porta?

Abbiamo raccolto alcune storie di origine e consigli dai fondatori di aziende di pianificazione di eventi famose in tutto il mondo per ispirarti. I fili comuni tra loro? La volontà di correre dei rischi, il duro lavoro e la perseveranza, la ricerca di ispirazione creativa ovunque e il trattare ogni nuovo progetto come una lavagna bianca.

David Tutera

“Avevo un piccolo negozio, avevo una compagnia di telegrammi cantati. La madre è venuta un giorno per vedere se potevo decorare il bar-mitzvah di suo figlio come la vetrina e quella è stata la prima festa per bambini che ho fatto.”

– Da ‘A Day In the Life of a Celebrity Wedding Planner’. Fast Company

Anabel Fielding

“Accetta e apprezza la necessità di correre dei rischi, di essere respinto e di avere dei fallimenti abissali. Questo è solo il viaggio della vita. Alzati e non mollare mai.”

– Da ‘I segreti del mio successo: Anabel Fielding, amministratore delegato di Quintessentially Events”. Evening Standard

Yifat Oren

“All’inizio, ero solo io a lavorare 18 ore al giorno per quattro anni Il business è stato sicuramente costruito dal passaparola.”

– Da ‘Secrets of a Celebrity Wedding Planner: Inside the Million-Dollar Nuptials of Reese Witherspoon, Anne Hathaway and More. E! News

Colin Cowie

“Ogni sposa è una nuova opportunità. Mi concentro sul DNA della coppia, la location, il periodo dell’anno e poi aggiungo a questo ciò che si annusa, si tocca, si gusta, si sente e si ascolta. Questo lo rende eccitante perché ogni insieme di circostanze è diverso. Ecco perché il mio lavoro è così diverso”.

– Da ‘Intervista esclusiva con Colin Cowie Party Planner to the Stars. Celebrity Style Weddings

Inizia la tua carriera di organizzatore di eventi!

Non esiste un percorso sicuro per una carriera di organizzatore di eventi. Ma queste cinque strategie vi daranno un buon punto di partenza. Potrai costruire competenze, acquisire esperienza e stabilire connessioni che ti porteranno più vicino ai tuoi obiettivi di carriera nel settore degli eventi.