Come usare Evernote per organizzare la tua vita

Trovare un’ottima app per prendere appunti è come trovare il paio di jeans perfetto. Sono difficili da trovare, ma una volta che li trovi, rimarrai sempre con loro. Lo stesso vale per le migliori app per smartphone. Alcune persone potrebbero ancora preferire il vecchio e infallibile metodo di prendere appunti con carta e penna, ma questa è l’era della telefonia mobile, e avere una buona app per prendere appunti sul tuo telefono può risparmiarti continue seccature. E per gli studenti che tornano all’università, l’app giusta per prendere appunti può tenervi organizzati e in pista.

Questo è il motivo per cui Evernote è di gran lunga la mia app preferita per prendere appunti che mi aiuta a tenere in ordine la mia vita. Uso la versione gratuita dall’inizio del 2013. Una delle cose migliori di Evernote è che funziona praticamente ovunque, compresi iOS, Android, Mac, Windows e sul web. Se si vuole ottenere un po’ di più da Evernote, come più dispositivi da sincronizzare, accesso offline, o caratteristiche di archiviazione più robuste, è possibile iscriversi al piano Plus che parte da 25 dollari all’anno. Personalmente penso che la versione gratuita andrà bene, dato che ho trovato 60MB di spazio abbastanza adeguato per le note. Ma i prezzi variabili di Evernote sono uno dei motivi per cui Casey Newton di The Verge ha rinunciato completamente all’app. Tuttavia, il livello gratuito di Evernote fa ancora il suo lavoro. Sto andando a correre attraverso come utilizzare Evernote su un desktop Mac, dal momento che è principalmente dove vi accedo. Ma l’applicazione è abbastanza intuitiva e abbastanza facile da capire anche su mobile. Se stai tornando a scuola, concentriamoci su come ottenere il massimo da questa applicazione in modo da poter mantenere alta la tua GPA per tutto l’anno.

Notebooks

La prima cosa da sapere è che Evernote ti permette di organizzare le note per diversi “notebook”, e “note” all’interno di questi notebook. Si può semplicemente fare clic sul pulsante “nuovo notebook” nell’angolo in alto a sinistra dell’app. Poi, si può scegliere di farne una nota privata o una che può essere condivisa con collaboratori o compagni di classe. Quindi, diciamo che stai seguendo quattro classi molto diverse questo semestre. Puoi creare un quaderno per ognuna di queste classi – ognuna con le proprie note – e non dovrai mettere insieme le note di tutte in un unico posto. Invece di portarti dietro diversi Moleskin fisici, puoi avere tutto in un posto pulito e virtuale. Questo è meglio sia per te che per l’ambiente.

Liste di controllo

La cosa bella delle note è che puoi anche decidere come visualizzarle. Personalmente preferisco la vista scheda, perché ti dà un piccolo frammento delle tue note più recenti a sinistra e una vista dell’intera nota che hai selezionato a destra. Ma sicuramente provate le altre viste per vedere quale layout vi si addice di più. Una volta creata una nota, ci sono numerosi modi per organizzare le informazioni. Puoi aggiungere ritagli di pagine web, immagini e registrazioni audio all’interno di una nota. Ma forse la mia caratteristica preferita è l’opzione punto elenco. È ottimo per le liste di cose da fare, ed è un equivalente virtuale soddisfacente del cancellare le cose da una lista scritta a mano. È possibile ottenere super granulare e nerd con esso, anche, personalizzando le sezioni con diversi colori, font e sezioni separate con una linea orizzontale. Fai il nerd organizzativo!

Note vocali

Se stai per iniziare una noiosa lezione alle 8 del mattino e hai fatto tardi la notte, la funzione note vocali di Evernote potrebbe rivelarsi molto utile. Quando non avete voglia di scrivere i vostri appunti, basta premere il pulsante del microfono all’estrema destra e selezionare la registrazione. Basta sedersi vicino al professore. Su Mac, puoi scegliere di far salvare le registrazioni vocali direttamente nella tua libreria iTunes, e sono altrettanto facili da condividere su altre piattaforme. Puoi sempre tornare alla registrazione più tardi e prendere i tuoi appunti quando sei più attento. Le note vocali possono essere decisamente un salvavita.

Attacchi

Ci sono due modi per allegare file a una nota: direttamente dal tuo computer o dal cloud con Google Drive. Per i file sul tuo computer, Evernote lo rende facile con una semplice funzione drag-and-drop. Se sei uno studente visivo, è facile inserire diagrammi, video, foto, GIF e qualsiasi altra cosa che sia importante per darti un quadro completo. Per la mia voce “post LG Instagram” sulla mia lista di controllo, ho semplicemente lasciato cadere l’immagine nella nota in modo da sapere esattamente quale foto avrei usato. C’è anche l’icona della graffetta nell’angolo in alto a destra della nota dove è possibile aggiungere allegati che potrebbero non essere sul tuo desktop. La funzione di allegato di Google Drive è grande perché si può fare riferimento a un foglio di calcolo o una presentazione che non può essere completamente creata nella versione gratuita di Evernote. Nel mio caso, avevo un foglio di calcolo molto lungo in Google Docs che ospitava tutte le mie conferme di hotel, voli ed escursioni per un prossimo viaggio in Spagna. Ho fatto cadere l’allegato nella mia nota “Spagna”, e l’ho citato ogni volta che avevo bisogno di aggiungere un altro elemento da fare.

Aggiungere web clipping

Supponiamo che tu stia facendo una ricerca per un articolo e vuoi salvare articoli o web clipping, ma non vuoi accumulare una lista di URL senza sapere quale articolo contiene quale informazione. Ci sono due modi per salvare i ritagli web in modo da avere l’intero articolo in una nota. Il modo per farlo sul desktop è quello di aggiungere l’estensione Evernote Web Clipper per Chrome o Safari. Una volta colpita l’icona dell’elefantino, è possibile selezionare il formato in cui si desidera salvare il web clipping. Io preferisco l’opzione “articolo semplificato” poiché rimuove tutti gli annunci e altre schifezze dal sito. Puoi anche aggiungere un commento, o un titolo per il clip, e selezionare il blocco note a cui aggiungerlo. Il processo è simile per l’aggiunta dal tuo smartphone. Quando stai leggendo un articolo, premi il pulsante “condividi” e seleziona l’app Evernote da lì. Devi solo assicurarti che il toggle di Evernote sia acceso sotto “Attività”. Lo stesso menu apparirà per permetterti di aggiungere una nota.

Creare tabelle

Sebbene tu possa creare tabelle all’interno di Evernote, il problema è che non funzionano come un tradizionale foglio di calcolo Excel. Non è possibile fare calcoli semplici o avere una formattazione avanzata. Tuttavia, le tabelle sono almeno in qualche modo personalizzabili per colore, dimensione e bordo.

Condivisione

Ci sono alcuni modi per condividere note e taccuini. È simile a Google Drive in quanto è possibile gestire i permessi consentendo agli altri di visualizzare, modificare o entrambi, e anche aggiungere una nota per la condivisione. Questo è ottimo per passare le note ai compagni di classe senza copiare e incollare in una e-mail e perdere la formattazione. L’altra opzione è quella di condividere una nota su LinkedIn, Facebook o Twitter. Non sono del tutto sicuro del perché tu abbia bisogno di farlo, ma è lì per ogni evenienza.

Impostare promemoria

I promemoria sono particolarmente utili se stai procrastinando un progetto e hai bisogno di una leggera spinta per portarlo a termine. È possibile intitolare una nota con il nome del progetto e premere l’icona della sveglia in alto a destra. Una volta fatto questo, Evernote ti permette di aggiungere una data e un’ora. Tutti i tuoi promemoria appariranno anche in una lista ordinata sopra l’anteprima delle tue note se sei nella vista scheda. Questo funziona come una lista di controllo, quindi una volta che hai segnato un promemoria come completo, Evernote lo cancellerà come un elemento della tua lista di cose da fare.

Syncing

Con il livello gratuito di Evernote, è possibile sincronizzare fino a due dispositivi per accedere alle tue note. Per uno studente universitario, questo è perfetto in quanto copre sia il telefono che il computer portatile. Se sei in metropolitana e ti ricordi qualcosa all’ultimo minuto, puoi aprire l’applicazione sul tuo telefono e fare una nota, ma devi assicurarti che sia sincronizzata in modo da vedere quella nota sul tuo portatile la prossima volta che la apri. Come fai a sapere se il tuo lavoro è stato sincronizzato? Se clicchi sul pulsante “i” in alto a destra, puoi modificare i metadati della tua nota e vedere l’ultima volta che è stata sincronizzata. Se hai appena aggiornato una nota e hai bisogno di sincronizzarla, clicca sulle due frecce circolari in alto a sinistra dell’app. Ora puoi essere sicuro di trovare qualsiasi aggiornamento di una nota su entrambi i dispositivi.

Recuperare le note cancellate

Una volta, ho accidentalmente cancellato una delle note più importanti che avevo per una presentazione imminente ed ero inorridito dal fatto di averla persa per sempre. Ma non preoccupatevi, è a questo che serve l’icona “cestino” sul lato sinistro. Una volta che clicchi su una nota cancellata in questa cartella, ti dà l’opzione di cancellarla per sempre o di recuperarla. Le cancellazioni accidentali non saranno una catastrofe. Quindi controlla di tanto in tanto se qualcosa va perso.

Presentazione

Infine, se metti insieme una grande presentazione o un piano all’interno di una nota, puoi effettivamente presentarla entrando nella modalità presentazione. Vi si accede premendo l’icona del pulsante di riproduzione in alto a destra accanto all’icona della sveglia. La modalità presentazione rende tutto molto pulito, e ci sono alcune opzioni per come viene visualizzato: è possibile scegliere tra avere la nota divisa in diapositive con linee orizzontali, rimuovendo le interruzioni di schermo, o andare con un layout automatico.

Sembra che ci siano infiniti modi di usare Evernote, dal renderlo la tua semplice app per le note di tutti i giorni ad imparare alcune delle sue caratteristiche più sofisticate. Usalo per la scuola, il lavoro, la vita e oltre. Ma si spera che ora tu vada con una migliore comprensione di come rendere l’app meno opprimente, e invece farla lavorare per te.