Quanto tempo è troppo lungo? Limiti di termine per il consiglio di amministrazione di un condominio

Far parte di un consiglio di amministrazione dell’associazione può essere un lavoro ingrato. Si tratta di una posizione di volontariato non retribuito che viene con responsabilità fiduciarie e innumerevoli obblighi. Ci sono alcune persone che sono all’altezza del compito, che si offrono di volta in volta per il miglioramento della loro comunità, semplicemente per l’amore del servizio alla loro comunità, o, in molti casi, perché nessun altro è all’altezza della sfida. In molti casi, troviamo che le associazioni hanno membri del consiglio che hanno servito anno dopo anno, senza interruzione. Tuttavia, i recenti emendamenti statutari hanno causato un’agitazione tra i consigli delle associazioni in tutto lo stato.
La legislatura della Florida ha recentemente emanato un emendamento al Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2), che impone un limite di otto (8) anni consecutivi di mandato ai membri del consiglio. Di conseguenza, molte associazioni stanno scoprendo che uno o più dei loro attuali membri di lunga data non possono più candidarsi per la rielezione. La recente modifica statutaria è un argomento molto dibattuto tra i professionisti, in particolare perché la modifica statutaria sembra avere un’applicazione retroattiva. Alla data di questo articolo, la questione è stata affrontata solo dal Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR), e non è ancora stata esaminata dai tribunali per determinare se l’applicazione retroattiva è legale. Sulla base del dibattito che abbiamo visto tra i professionisti in tutto lo stato, prevediamo che la legislatura farà ulteriori emendamenti a questa disposizione in futuro. Ma nel frattempo, le disposizioni del Fla. Stat. §718.111(2)(d)(2) e l’interpretazione del DBPR è la legge che deve essere seguita.
Prima del 1 luglio 2017, non c’erano limiti di termine all’interno della legge sul condominio, e qualsiasi limite di termine avrebbe dovuto necessariamente essere espresso nei documenti di governo dell’associazione. In seguito, nel 2017 e più recentemente nel 2018, il legislatore ha modificato lo statuto per includere limiti di durata. In particolare, a partire dal 1 luglio 2018, il Fla. Stat. §718.112(2)(d)(2), prevede, in parte pertinente:

1. A meno che il regolamento non preveda diversamente, un posto vacante nel consiglio causato dalla scadenza del mandato di un amministratore deve essere riempito eleggendo un nuovo membro del consiglio, e l’elezione deve avvenire a scrutinio segreto. L’elezione non è necessaria se il numero di posti vacanti è uguale o superiore al numero di candidati. Ai fini del presente paragrafo, il termine “candidato” indica una persona idonea che ha presentato per tempo la comunicazione scritta . . . della sua intenzione di diventare un candidato. Tranne che in un condominio in multiproprietà o non residenziale, o se il mandato scaglionato di un membro del consiglio non scade fino a una successiva assemblea annuale, o se i mandati di tutti i membri scadrebbero altrimenti ma non ci sono candidati, i mandati di tutti i membri del consiglio scadono all’assemblea annuale, e tali membri possono candidarsi per la rielezione a meno che non sia vietato dal regolamento. I membri del consiglio possono rimanere in carica per più di un anno se consentito dal regolamento o dallo statuto. Un membro del consiglio non può servire più di 8 anni consecutivi a meno che non sia approvato da un voto affermativo dei proprietari delle unità che rappresentano i due terzi di tutti i voti espressi nell’elezione o a meno che non ci siano abbastanza candidati idonei per riempire i posti vacanti nel consiglio al momento della vacanza. Se il numero dei membri del consiglio il cui mandato scade alla riunione annuale è uguale o superiore al numero dei candidati, i candidati diventano membri del consiglio con effetto dalla chiusura della riunione annuale. A meno che il regolamento non preveda diversamente, qualsiasi posto vacante rimanente deve essere riempito dal voto affermativo della maggioranza degli amministratori che compongono il nuovo consiglio costituito anche se gli amministratori costituiscono meno del quorum o c’è solo un amministratore.

Il 12 settembre 2018, la Division of Florida Condominiums, Timeshares and Mobile Homes ha rilasciato una dichiarazione dichiarativa in In re: The Apollo Condominium Association, Inc, Case No.: 2018023783, affrontando se il limite di legge di otto anni consecutivi include gli anni di servizio prima della data di entrata in vigore dell’emendamento alla sezione 718.112 (2)(d)(2), Florida Statutes. In particolare, in Apollo, l’associazione doveva tenere un’elezione dopo il 1° luglio 2018, la data di entrata in vigore dello statuto. Uno dei suoi membri del consiglio aveva servito nel consiglio per più di otto anni consecutivi e stava progettando di funzionare per la rielezione. La dichiarazione della Divisione prende la posizione che “se alla prossima elezione programmata l’attuale membro del consiglio ha servito nel consiglio per otto anni consecutivi, quel membro del consiglio non sarà più idoneo a servire come membro del consiglio, a meno che ci siano meno candidati idonei rispetto ai posti vacanti nel consiglio o a meno che quel candidato sia approvato da un voto affermativo dei proprietari delle unità che rappresentano i due terzi di tutti i voti espressi nelle elezioni”. In quanto tale, la Divisione ritiene che il limite di legge di otto anni si applichi retroattivamente.
In base a quanto sopra, un membro del consiglio non può servire più di otto (8) anni consecutivi a meno che non sia approvato da un voto affermativo dei proprietari delle unità che rappresentano i due terzi di tutti i voti espressi nelle elezioni o a meno che non ci siano abbastanza candidati idonei per riempire i posti vacanti nel consiglio al momento della vacanza. Ciò si applica retroattivamente agli attuali membri del consiglio che abbiano prestato servizio nel consiglio per più di otto (8) anni consecutivi e che desiderino candidarsi per la rielezione.
Per quanto riguarda qualsiasi membro del consiglio che stia attualmente servendo un mandato di due anni, essendo stato eletto prima dell’entrata in vigore della modifica statutaria, egli/ella può servire per il resto del mandato di due anni, anche se supererebbe il limite di otto anni, perché l’elezione per la quale il mandato attuale è in corso ha avuto luogo prima dell’entrata in vigore della modifica statutaria. Tuttavia, alla scadenza del mandato di due anni, questo membro del consiglio non sarebbe eleggibile per la rielezione a meno che la sua candidatura sia approvata da un voto affermativo dei proprietari delle unità, come stabilito nello statuto, o, a meno che non ci siano abbastanza candidati idonei per riempire i posti vacanti nel consiglio al momento della vacanza.
Per quanto riguarda qualsiasi membro del consiglio che ha servito in un consiglio per più di otto (8) anni consecutivi, nell’ambito dell’emendamento statutario, e sta considerando di candidarsi per la rielezione, non c’è nulla nello statuto che gli impedisca di presentare una candidatura iniziale e di candidarsi per la rielezione, tuttavia, lui/lei può solo servire se riceve un voto affermativo di 2/3 di tutti i voti espressi nell’elezione o non ci sono abbastanza candidati idonei per riempire i posti vacanti nel consiglio. Allo stesso modo, non ci sarebbe nulla che precluda ad un membro del consiglio che ha servito nel consiglio per più di otto (8) anni consecutivi, di essere nominato da un nuovo consiglio se ci fosse un successivo posto vacante durante il mandato.
Infine, dovrebbe essere fatta un’attenta considerazione dei documenti governativi di un’associazione per determinare se, se mai, l’emendamento statutario si applica a quella particolare associazione. In particolare, un’associazione dovrebbe determinare se i suoi documenti di governo contengono il linguaggio “Kauffman” – una disposizione che permette l’incorporazione di successivi emendamenti statutari. Questo linguaggio si trova tipicamente nelle sezioni di definizione della Dichiarazione, indicando che i documenti di governo sono soggetti alle disposizioni del Florida Condominium Act, Capitolo 718 e “tutti gli emendamenti statutari adottati di volta in volta” – o un linguaggio di simile importanza. Se i documenti di governo di un’associazione non contengono il linguaggio “Kauffman”, è possibile che l’emendamento statutario non sia applicabile, e che le limitazioni di termine recentemente emanate non abbiano alcuna conseguenza per l’associazione.
Nel determinare l’idoneità di un membro del consiglio di lunga data per la candidatura, è prudente consultare il vostro avvocato dell’associazione comunitaria in quanto l’idoneità può dipendere da una revisione approfondita dei documenti di governo dell’associazione e dello statuto applicabile.