SUTA: Tutto quello che c’è da sapere sulle tasse statali di disoccupazione

La maggior parte degli imprenditori inizia la propria azienda perché ha una passione per il proprio business, vuole essere il proprio capo o una combinazione delle due cose. Alcuni potrebbero anche essere motivati dalla possibilità di creare posti di lavoro per gli altri, e nel processo, aiutare la loro economia locale e la comunità.

Ma, sarebbe difficile trovare un imprenditore che sia entusiasta di elaborare il libro paga per quei dipendenti. Certo, vuoi pagare a tutti i tuoi lavoratori un salario equo, ma il libro paga può diventare complicato.

I proprietari di piccole imprese hanno obblighi fiscali multipli, e ci sono probabilmente diversi acronimi che non hai mai sentito prima e che devi conoscere per le tue tasse aziendali.

In questa zuppa alfabetica, probabilmente hai incontrato i termini SUTA e FUTA, o State Unemployment Tax Act e Federal Unemployment Tax Act. Se prima lavoravi solo come dipendente di un’azienda più grande o eri un lavoratore autonomo, queste tasse non erano qualcosa di cui ti preoccupavi.

In molti stati, SUTA e FUTA non vengono inserite nella tua busta paga perché il costo viene pagato interamente dal datore di lavoro.

Tuttavia, se la tua piccola impresa è cresciuta al punto che ora hai i tuoi dipendenti, FUTA e SUTA sono spese che dovrai mettere in conto nella tua elaborazione del libro paga. Ma, cosa significano questi acronimi, e come esattamente impatterà sui libri contabili della vostra piccola impresa?

Che cos’è la SUTA?

SUTA, o lo State Unemployment Tax Act (SUTA), è una tassa sui salari pagata da tutti i datori di lavoro a livello statale. Il programma SUTA è stato sviluppato in ogni stato nel 1939 durante la Grande Depressione, quando gli Stati Uniti avevano tassi di disoccupazione alle stelle.

Il SUTA, insieme al Federal Unemployment Tax Act (FUTA), è stato istituito per aiutare i lavoratori statunitensi e per mantenere l’economia a galla.

Ottanta anni dopo, il programma SUTA è ancora in vigore. Il denaro raccolto attraverso la tassa SUTA continua ad andare in un fondo statale per la disoccupazione per conto dei dipendenti di quello stato. Il fondo viene poi utilizzato per pagare l’assicurazione statale contro la disoccupazione ai dipendenti che sono diventati disoccupati senza alcuna colpa, ad esempio a causa di licenziamenti aziendali. Quando sentite parlare di qualcuno che raccoglie disoccupazione, è probabile che stia attingendo dai fondi SUTA.

Il tasso SUTA può variare, a seconda dello stato in cui si trova la vostra azienda, così come il rating del datore di lavoro che il vostro stato assegna alla vostra azienda (maggiori informazioni in seguito). Per complicare ulteriormente le cose per le piccole imprese, il Dipartimento del lavoro fornisce linee guida che ogni stato deve seguire.

Per aiutarvi a determinare le linee guida per il vostro stato, ecco una lista completa delle agenzie statali responsabili del SUTA e di altri regolamenti sull’occupazione, come le licenze e le leggi sul lavoro:

Cosa è la FUTA?

SUTA è una tassa pagata dai datori di lavoro a livello statale per finanziare l’assicurazione contro la disoccupazione del loro stato. La FUTA, o Federal Unemployment Tax, è una tassa simile che viene pagata da tutti i datori di lavoro. Tuttavia, il denaro raccolto dalla tassa FUTA finanzia la supervisione del governo federale sul programma individuale di assicurazione contro la disoccupazione di ogni stato. In tempi di alta disoccupazione, gli stati potrebbero anche prendere in prestito dai fondi FUTA per fornire benefici ai lavoratori disoccupati nel loro stato.

Come funziona la SUTA?

Mentre tutti i datori di lavoro sono tenuti a pagare la tassa SUTA, l’importo esatto che ogni azienda deve pagare varia. Attualmente, ci sono due fattori che determinano il calcolo dell’imposta: la base salariale imponibile della vostra azienda e l’aliquota fiscale.

Base salariale imponibile

È necessario sapere quanto del salario di ogni dipendente sarà soggetto alla tassa SUTA. Conosciuta come base salariale tassabile, questa è la quantità massima di guadagni tassati in un anno solare per un singolo lavoratore, e questa base è determinata da ogni stato. Sia la base salariale che il tasso d’imposta possono cambiare da un anno all’altro.

Tasso d’imposta

In seguito, dovrete conoscere il tasso d’imposta SUTA del vostro stato. Ogni stato stabilisce una gamma di aliquote minime e massime per le imposte statali sulla disoccupazione. L’aliquota fiscale assegnata a una particolare azienda è all’interno di quella gamma specificata, ma varierà in base alla valutazione della singola azienda.

La valutazione di un’azienda si basa sul suo rating di esperienza – che lo stato può cambiare ogni anno – ed è determinato dal numero di ex dipendenti che si presentano per le indennità di disoccupazione statale.

Per esempio, se un’azienda ha un gran numero di lavoratori che si presentano per la disoccupazione in un dato anno, a quell’azienda verrà assegnata un’aliquota fiscale più alta. Di conseguenza, le aziende con i più alti tassi di turnover dei dipendenti spesso pagano aliquote d’imposta più alte per la disoccupazione.

Minimizzare l’aliquota SUTA

È importante notare che se la tua azienda può ridurre il turnover dei dipendenti, potresti essere in grado di non aumentare la tua aliquota d’imposta statale sulla disoccupazione. Per mantenere basso il turnover, trova lavoratori con diversi set di abilità che possono essere trasferiti a nuovi dipartimenti o sedi quando cambiano le esigenze del tuo business.

Inoltre, puoi aiutare a mantenere bassa l’aliquota dell’imposta statale sulla disoccupazione implementando buone pratiche delle risorse umane – come fornire aspettative chiare e feedback fattibili ai dipendenti attuali – e mantenendo una documentazione dettagliata di qualsiasi problema con i dipendenti. In questo modo, sei meglio posizionato per minimizzare il turnover dei dipendenti, perché i lavoratori sanno cosa ci si aspetta da loro.

Se un dipendente presenta una richiesta di disoccupazione, usa la tua documentazione per migliorare le possibilità di ottenere il rifiuto della richiesta, e quindi evitare di pagare l’assicurazione di disoccupazione.

Calcolo dell’imposta SUTA

Ora, guardiamo un esempio per vedere come questi due fattori lavorano in tandem. Diciamo che lei gestisce una piccola agenzia di marketing in Texas con sei dipendenti. Nel 2019, la base salariale imponibile per i dipendenti in Texas è di $ 9.000, e le aliquote fiscali vanno dal .36% al 6,36%. Supponiamo che la tua azienda riceva una buona valutazione, e che la tua aliquota fiscale SUTA per il 2019 sia del 2,7%. Usando la formula qui sotto, saresti tenuto a pagare 1.458 dollari nel fondo di disoccupazione del tuo stato.

(9.000 dollari di base salariale imponibile x 2,7% di aliquota fiscale) x 6 dipendenti = 1.458 dollari di tasse SUTA

Come impatta la SUTA sulla tassa FUTA?

Calcolare e pagare correttamente la tassa SUTA è fondamentale, poiché ha anche un impatto sulla quantità di pagamenti dell’imposta federale di disoccupazione, o tassa FUTA, che un’azienda deve presentare. Ogni azienda riceve un credito verso le tasse FUTA, basato sui pagamenti dell’imposta SUTA.

In generale, i datori di lavoro devono pagare il 6% dei salari lordi, fino a un massimo di 7.000 dollari per lavoratore, al fine di finanziare le tasse di disoccupazione federale (FUTA) per ogni dipendente. In tutti i 50 stati, i datori di lavoro pagano lo stesso tasso del 6% per ogni lavoratore, ma il governo federale può cambiare il tasso negli anni futuri.

Ancora una volta, un esempio potrebbe aiutare. Tornando alla nostra piccola agenzia di marketing in Texas, supponiamo che abbiate sei dipendenti. Dato che devi pagare l’imposta FUTA solo sui primi 7.000 dollari dei salari di ogni dipendente, possiamo calcolare che i tuoi salari totali per il primo trimestre del 2019 sono 42.000 dollari. Poiché l’aliquota fiscale FUTA in tutti gli stati è del 6%, possiamo determinare che la tua passività fiscale FUTA è ($42.000 X 6%), o $2.520.

Se $2.520 sembra molto da pagare in tasse FUTA, non disperare. Le aziende spesso ricevono un credito d’imposta FUTA per i contributi di disoccupazione che pagano allo stato in cui fanno affari. Controlla con il tuo stato per assicurarti di pagare la tua tassa SUTA in tempo, dato che le scadenze di deposito potrebbero essere diverse da quelle federali. Una volta che sei sicuro di essere sulla buona strada per pagare le tue tasse di disoccupazione statali in tempo e per intero, ci sono buone notizie.

Se archivi e paghi le tue tasse SUTA in tempo con lo stato, potresti avere diritto a un credito d’imposta quando arriva il momento di presentare le tue tasse annuali FUTA. Potete segnalare l’imposta SUTA che avete già pagato usando il modulo 940 dell’IRS per ricevere il credito d’imposta – a patto che la vostra azienda non si trovi in uno stato di riduzione del credito.

Ma cos’è uno stato di riduzione del credito? Questi sono gli stati che hanno preso in prestito denaro dal fondo di disoccupazione del governo federale per pagare l’assicurazione di disoccupazione dei loro lavoratori e non hanno ancora ripagato il debito.

Puoi controllare l’elenco aggiornato del Dipartimento del Lavoro degli stati di riduzione del credito per i futuri cambiamenti. Nel 2019, tuttavia, le Isole Vergini americane erano l’unico stato di riduzione del credito.

Se la tua azienda si trova in qualsiasi stato o territorio americano oltre alle Isole Vergini, la FUTA offre un credito del 5,4% alle aziende che pagano i loro contributi statali di disoccupazione in tempo. Quando si sottrae quel credito del 5,4% FUTA dal tasso standard del 6%, questo riduce notevolmente la quantità di imposta FUTA che la vostra azienda deve ad un molto più basso 0,6%.

In questo caso, la nostra piccola agenzia di marketing del Texas avrebbe un debito fiscale molto più basso di ($42.000 x 0.6%), o $252 dopo che il credito d’imposta è stato applicato.

Termini di deposito SUTA e depositi fiscali

Come notato sopra, la vostra azienda non può essere eleggibile per il credito d’imposta FUTA se non archivia e paga le sue tasse SUTA in tempo. Pertanto, è importante conoscere il programma di deposito del tuo stato.

Molti programmi statali di tasse di disoccupazione richiedono depositi fiscali ogni trimestre, che è simile ai requisiti FUTA. Questo sistema permette al dipartimento di contabilità di un’azienda di elaborare i depositi federali e statali dell’imposta di disoccupazione allo stesso tempo.

Quando i depositi sono presentati, ogni azienda fornisce anche un rapporto che spiega gli importi depositati. Infine, ogni azienda deve presentare un rapporto annuale, dettagliando i loro pagamenti dell’imposta di disoccupazione statale e federale.

Togliere il libro paga dalla tua lista di cose da fare

Le tasse di disoccupazione – sia SUTA che FUTA – sono una componente importante del libro paga, e completare il lavoro può essere una lotta. Mentre il libro paga è notoriamente complicato, con un buon sistema in atto, è possibile navigare molto più facilmente tra le varie scadenze fiscali e i pagamenti fluttuanti. Fortunatamente, ci sono molti programmi software disponibili, come QuickBooks Online Payroll, che offrono una suite completa di strumenti per il libro paga per aziende di qualsiasi dimensione.

Con un software che semplifica i vostri calcoli SUTA e FUTA, potete tornare a fare quello che fate meglio – gestire e far crescere la vostra piccola impresa.