Tutta la tua vita è su Gmail. È ora di fare pulizia.

Mercoledì, 2 p.m. Eastern Time: sono alla 9.000esima ora di cancellazione di email dal mio sovraccarico account Gmail. I miei bulbi oculari stanno uscendo dalla mia testa e si stanno accumulando in una pozzanghera appiccicosa sul tappetino del mouse del mio portatile.

O comunque sembra così.

Nelle ultime settimane, Google mi ha inviato ripetuti avvertimenti che mi sto avvicinando al limite di archiviazione di Google Drive. Raramente avevo considerato che Google avrebbe limitato la mia capacità di archiviazione; il potenziale dell’azienda per la raccolta dei dati sembra infinito, incapace di essere incapace o sovraccaricato. Eppure il mio account di posta elettronica, che ho dal 2014, è finalmente stanco di contenere il mio flusso infinito di newsletter e comunicati stampa; i 15 gigabyte che Google assegna agli utenti gratuiti sono quasi pieni.

Ho sperato di scrivere questa storia con un titolo sulla falsariga di “One Simple Trick To Clearing Out Your Google Drive Storage”. Cancellare ogni ultima email nella tua casella di posta e ricominciare da capo sarebbe l’ideale, ma c’è un tale mix selvaggio di corrispondenza memorizzata lì – catene di email da tuo cugino di secondo grado, newsletter da aziende da cui hai comprato un maglione una volta, lettere d’amore dai primi giorni di una relazione in corso – che il metodo nuke-and-run non è raccomandato o possibile per chiunque tranne che per coloro che mancano anche di una goccia di sentimentalismo.

Per tutti gli altri, non c’è un unico trucco per ripulire la tua Google Suite. Ci sono strategie, di cui parlerò più avanti, ma la cosa migliore che puoi fare, ho purtroppo scoperto, è tenere in ordine man mano che vai avanti. E questo significa cancellare tutte le email che non ti servono man mano che le ricevi, in modo da non ritrovarti nel casino che ho passato gli ultimi giorni a pulire.

Nel corso degli ultimi giorni, ho sperimentato vari metodi per cancellare le mie email e documenti. È stata un’esperienza dolorosa: Leggere vecchie email che descrivevano situazioni difficili e portavano a galla ricordi amari non era il modo in cui avrei preferito passare la mia giornata di lavoro (o il mio tempo libero), e non è stato facile capire cosa potevo giustificare la cancellazione (email con ex capi su argomenti banali) e cosa doveva rimanere (contratti, vecchie email di amici). I miei anni di resistenza all’eliminazione di queste email – per un senso di nostalgia o per la preoccupazione che un giorno potessi averne bisogno per qualsiasi motivo – rientrano in quello che i ricercatori considerano “accaparramento digitale”.

L’accaparramento digitale, di cui ho scritto prima, potrebbe sembrare un po’ iperbolico – dopo tutto, non è che qualcuno che spende compulsivamente sui saldi Steam debba poi letteralmente guadare pile di giochi mentre va in bagno. Eppure gli studi dimostrano che l’accaparramento digitale può essere stressante e persino sconvolgente per coloro che lo sperimentano. Nel 2018, i ricercatori hanno intervistato 45 di questi cosiddetti accaparratori digitali e hanno scoperto che l’impressione che lo spazio digitale sia infinito ha contribuito significativamente alla tendenza delle persone ad accumulare. Erano sorpresi dal volume di roba digitale che avevano accumulato, ma ancora faticavano a venire a patti con la cancellazione di gran parte di essa.

Molte persone semplicemente non si preoccupavano dell’accumulo di documenti, e-mail, foto e musica. “Non posso essere disturbato ad esaminarli tutti, ce ne sono troppi”, ha detto un partecipante di 30 anni. “Ho lasciato tutto così a lungo che tornare indietro e riordinare non è una cosa che mi dà fastidio”, ha detto un altro, di 25 anni.

Per molti partecipanti, la prospettiva di passare in rassegna e cancellare la loro merda digitale era ansiogena e stressante. Questo certamente si allinea con la mia esperienza personale: Quando ho affrontato per la prima volta il disordine che era il mio Google Drive il giorno in cui ho accettato questo compito, mi sono sentita in preda al panico e sopraffatta dall’enormità del compito che avevo davanti a me.

Simile al terrore che potrebbe precedere il sedersi a strofinare il battiscopa con una pila di spugne, ero resistente e arrabbiata prima di iniziare a pulire la mia Google Suite. Ma una volta che ho iniziato, non riuscivo a fermarmi. Vedere quella piccola percentuale scorrere verso il basso mentre passavo attraverso le mie e-mail è stato immensamente soddisfacente, come creare linee di aspirazione su un tappeto. Quindi, sì, non c’è un vero e proprio trucco per questo, e la mia ipotesi è che questo sia intenzionale: se è una spina nel fianco per organizzare ed eliminare le tue e-mail e file, le tue uniche opzioni sono o a) ottenere un nuovo indirizzo e-mail (ho legittimamente considerato questo) o b) pagare Google per più spazio di archiviazione, che inizia a $ 1,99 al mese per 100 gigabyte e va fino a $ 10 al mese per 2 terabyte. E più email tieni e accumuli, più deliziosi, succosi dati sono disponibili per Google per raccogliere.

Quello che devi fare prima è capire dove stai memorizzando la maggior parte della spazzatura che occupa i preziosi 15 gigabyte che Google ti assegna. Per farlo, vai su One.Google.com e, sulla barra laterale sinistra, clicca su “Storage”. Lì, troverai una ripartizione di quanto spazio Google Drive, Gmail e Google Photos stanno occupando, rispettivamente.

A meno che tu non sia un fotografo o un grande fan di enormi PDF e fogli di calcolo pesanti, la maggior parte dell’azione sta probabilmente accadendo nella tua e-mail. Il modo migliore per cancellare le email di massa senza rimpianti – o tristezza, come ho scoperto mentre sfogliavo quei deprimenti messaggi di cinque anni fa – è quello di iscriversi temporaneamente a Mailstrom.co.

Mailstrom analizza le tue email e, teoricamente, permette di cancellare e disiscriversi velocemente e facilmente. (Per quelli preoccupati – con buone ragioni – per la loro privacy, Mailstrom dice che non condividerà o venderà i tuoi dati per scopi pubblicitari, e cancella i tuoi dati tre mesi dopo aver cancellato il tuo account). Ma dopo aver cancellato 2.500 email attraverso Mailstrom, la prova gratuita termina, ed è necessario pagare tra i 9 e i 30 dollari al mese per continuare a utilizzare il servizio. Se dovessi pagare, probabilmente comprerei solo lo storage di Google, che è più economico, piuttosto che un metodo semplificato per la cancellazione. Invece, consiglio di usare Mailstrom per mostrarvi quali mittenti vi stanno bombardando con la maggior parte della spazzatura:

Una volta determinato il peggior mittente, puoi andare in Gmail, cercare from:[email protected] (o chiunque ti stia inviando tonnellate di email), e cancellare in massa da lì. Una volta che stai guardando i risultati della ricerca, clicca sulla casella “Seleziona tutto” sul lato sinistro della tua casella di posta, e poi assicurati di cliccare su “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”, così:

In questo modo, cancellerai tutti i messaggi inviati da quel particolare mittente, non solo i 50 più recenti.

Questo dovrebbe sbarazzarsi di una bella fetta del tuo disordine di email in un minimo di tempo, ma se vuoi continuare, ti consiglio qualche altra linea d’azione:

1. Cancella tutto nelle tue cartelle Promozioni e Social. Vai al nucleare in quelle cartelle. Controlla le ultime pagine per assicurarti che non ci sia niente di importante, poi seleziona tutto e cancella. Saranno probabilmente migliaia, se non di più, dei restanti ritardatari di marketing e newsletter che non hai catturato quando hai usato il metodo Mailstrom.
2. Se vuoi cancellare solo le promozioni o le email sociali più vecchie di una data specifica, usa il seguente termine di ricerca: category:promotions , older_than:2y. (Quello spazio tra “promozioni” e la virgola è intenzionale – la ricerca non funziona senza di esso). Ho fatto questo prima e poi ho deciso che, comunque, non ho bisogno di nessuna di quelle schifezze. Ciao!
3. Puoi fare lo stesso con le newsletter con category:updates , older_than:2y.
4. Cerca tutte le tue email più grandi di una dimensione specificata, poi vai attraverso e cancella manualmente (o sii audace e “seleziona tutto” – “cancella”). Inserisci più grande:10mb per questa opzione. Questo richiede più tempo, quindi lo raccomando solo se hai già eliminato le tue email di marketing e hai ancora una buona fetta di spazio da liberare.
5. Ha più senso ordinare ed eliminare le email più grandi di una dimensione specifica che gli allegati più grandi di una dimensione specifica perché molte email sono enormi senza l’aiuto aggiuntivo di un allegato. Ma se vuoi concentrarti sugli allegati, digita has:attachments larger:10MB (o comunque grande) nella barra di ricerca e scatenati.

Puoi trovare altri termini di ricerca utili per Gmail qui, anche se i precedenti sono i termini che ho trovato più efficaci per eliminare grandi quantità di email in una volta sola.

Perché Google considera il tuo cestino come parte dei tuoi 15 gigabyte assegnati, devi svuotarlo prima di sapere quanto sei veramente riuscito a cancellare. Una volta svuotato il cestino, quelle email sono sparite per sempre, ma non vi consiglio di cliccare e guardare cosa c’è dentro perché vi ritroverete tre ore dopo con gli occhi rossi ed estremamente annoiati. Premi semplicemente cancella – e ammira il tuo battiscopa pulito/armadio organizzato/piastrelle scintillanti o qualsiasi analogia di pulizia domestica ti darebbe più soddisfazione.

Ora, si spera, sei arrivato al punto in cui puoi iniziare ad accumulare di nuovo e-mail senza preoccuparti di rimanere senza spazio per i prossimi due anni. Ecco dove mi trovo ora:

Ho impiegato diversi giorni per arrivare qui, ma solo perché mi sono preso il tempo di provare tutti i metodi possibili e immaginabili per consegnarti, caro lettore, quelli che ho trovato più efficaci. Comunque, probabilmente dovrai metterci almeno un’ora o due di lavoro, mi dispiace dirlo.

Ma non dovrai mai più farlo se seguirai due regole molto semplici da qui in avanti:

1. Marca tutti i comunicati stampa, le email di marketing, ecc. che non vuoi vedere come spam. Se volete essere gentili, potete inviare un’email alla società di marketing o ai rappresentanti delle PR e chiedere rispettosamente di essere rimossi dalla loro mailing list, ma se siete pigri o semplicemente ne ricevete troppe per farlo, semplicemente archiviatele come spam. Gmail cancella automaticamente la tua cartella spam dopo 30 giorni, quindi sono come sparite dopo un mese.
2. Fai questo costantemente, non appena le vedi.
3. Cancella qualsiasi altra email di cui non ti importa immediatamente. Non lasciarle lì perché forse le leggerai più tardi. Non lasciare che prendano polvere. Cancella. Sii spietato, sul serio. Non c’è momento migliore del presente per liberarsi della tua indecisione e natura sentimentale quando si tratta di messaggi dalla tua associazione di ex allievi o dal soccorso dove hai preso il tuo cane. Ciao!

Con questo, si dovrebbe rimanere in vantaggio, con il minimo sforzo, per i prossimi anni almeno. Una volta che hai ripulito il tuo Gmail, non c’è bisogno di complicarsi con cartelle ed etichette e simili, che diventano ingombranti se ne hai troppe. (Io ne ho solo due: una per i pensieri casuali che mi mando nel cuore della notte sul mio romanzo, e una per i comunicati stampa dei pubblicitari del libro, dato che spesso rispondo a quelli in massa in un secondo momento).

Facendo dei pulsanti spam e delete i tuoi migliori amici, eviterai il disastro che ti sei procurato per molto, molto tempo.