Venngage

Un manuale del dipendente è il Santo Graal della tua azienda. Contiene tutto ciò che chiunque potrebbe aver bisogno di sapere sul lavoro all’interno della tua organizzazione. È fondamentalmente la “Guida galattica per gli autostoppisti” della tua azienda.

Anche se non puoi includere un’intera sezione sugli asciugamani, il tuo manuale per i dipendenti è al cento per cento il tuo documento “Don’t Panic”.

Se stai creando il tuo primo manuale per i dipendenti, o stai aggiornando quello esistente, continua a leggere. Ti spiegherò cosa dovresti includere nel tuo manuale, insieme ad alcune best practice e consigli di design per il manuale dei dipendenti. Ho anche incluso modelli di manuali per i dipendenti già pronti e molti esempi di manuali per i dipendenti.

Tutto quello che c’è da sapere sui manuali per i dipendenti (clicca per saltare avanti ad ogni sezione):

• Che cos’è un manuale per i dipendenti
• Qual è la differenza tra un manuale per i dipendenti e un manuale delle politiche?
• Cosa è incluso in un manuale per i dipendenti?
• Come si scrive un manuale per i dipendenti?
• Quanto spesso si dovrebbe aggiornare il manuale per i dipendenti?
• Esempi di manuale per i dipendenti

Un manuale per i dipendenti è un documento creato da un datore di lavoro (spesso il team delle risorse umane) per comunicare l’occupazione e informazioni relative al lavoro che i dipendenti devono sapere. A volte conosciuto come “manuale del dipendente”, “manuale del personale”, “manuale delle politiche aziendali” o anche “codice culturale”, il manuale del dipendente viene dato ai nuovi assunti dopo l’accettazione di una lettera d’offerta.

Il manuale del dipendente è un documento essenziale per le risorse umane, insieme ai rapporti HR, alle valutazioni delle prestazioni e ai rapporti sugli incidenti, quindi è importante farlo bene.

Qual è la differenza tra un manuale per i dipendenti e un manuale delle politiche?

I manuali per i dipendenti e i manuali di politica possono sembrare simili, ma sono due cose molto diverse. Un manuale per i dipendenti dice ai vostri dipendenti cosa aspettarsi e dovrebbe essere scritto in un linguaggio facile da capire. Un manuale delle politiche, d’altra parte, è un documento che dice ai tuoi dipendenti come fare le cose, e può includere informazioni più tecniche.

Per esempio, nel tuo manuale per i dipendenti dirai loro che possono lavorare in remoto per un mese ciascuno (uno dei vantaggi di Venngage!), ma non hai bisogno di delineare i dettagli nitty gritty nel tuo manuale. Dovresti salvare le informazioni pratiche, come ad esempio come richiedere il mese in remoto, e quali sono le aspettative di lavoro in remoto, nel manuale di policy.

Le informazioni nel tuo manuale per i dipendenti dovrebbero corrispondere alle informazioni nel tuo manuale di policy, ma dovrebbe essere un assaggio piuttosto che la policy completa. Pensa al tuo manuale di policy come al tuo documento di termini e condizioni.

Ho bisogno di un manuale per i dipendenti?

Se non hai ancora dedicato del tempo a scrivere e progettare un manuale per i dipendenti, probabilmente non sei l’unico. Le nuove e piccole imprese, in particolare, spesso trascurano di produrre un manuale per i dipendenti. Ma man mano che la vostra azienda cresce, è utile creare uno spazio centrale per tutti i vostri processi e politiche per vivere all’inizio.

I manuali per i dipendenti sono incredibilmente efficaci per mantenere una cultura positiva sul posto di lavoro e integrare i nuovi arrivati nel team. Un manuale per i dipendenti stabilisce chiare aspettative per tutti i dipendenti per garantire che tutti all’interno dell’organizzazione possano rimanere sulla stessa pagina. Così facendo, i manuali per i dipendenti aiutano a stabilire una cultura in cui i problemi possono essere trattati in modo equo e coerente.

Un manuale per i dipendenti non serve solo ai nuovi dipendenti, ma anche a quelli vecchi. A tutti i livelli e le fasi della vostra azienda, i manuali per i dipendenti possono essere utili. Come detto, i manuali possono fornire ai nuovi arrivati un’introduzione alla vostra azienda e alla sua struttura interna.

I manuali per i dipendenti possono dipingere una chiara comprensione di ciò che i loro supervisori si aspettano da loro. Possono assicurare che le politiche, le procedure e le pratiche di lavoro siano applicate in modo equo e rigoroso, eliminando così la confusione e il disallineamento all’interno del vostro team.

I manuali possono essere un comodo strumento per la vostra azienda per mostrare quanto i vostri dipendenti siano importanti per voi – questo viene mostrato attraverso le informazioni che ritenete importanti nel vostro manuale (pensate alle iniziative di supporto e agli sforzi di inclusività).

Infine, i manuali operano come un veicolo di comunicazione delle informazioni per facilitare l’integrazione dei dipendenti all’interno dell’azienda, impegnandosi a promuovere un senso di appartenenza nei team.

Cosa contiene un manuale per dipendenti?

I manuali per i dipendenti includono tipicamente tre categorie di contenuti:.

1. Informazioni generali che includono elementi come la dichiarazione della missione della vostra azienda, i valori fondamentali, i riassunti delle politiche e altro.
2. Informazioni culturali che includono elementi come il tempo di vacanza, i vantaggi aziendali, gli orari delle vacanze, il codice di abbigliamento, ecc.
3. Informazioni specifiche del caso che includono elementi come le politiche aziendali, le procedure disciplinari e di reclamo, ecc.

Ogni azienda avrà esigenze diverse, ma ecco una panoramica di ciò che si dovrebbe includere in un manuale standard per i dipendenti:

• Messaggio di benvenuto dell’azienda
• Storia dell’azienda
• Visione e missione dell’azienda
• Politiche dell’azienda
• Informazioni sull’ufficio e contatti della sede principale
• Informazioni sui benefici per i dipendenti

USARE QUESTO MODELLO DI MANUALE PER I DIPENDENTI

Cosa dovrebbe essere incluso in un manuale per i dipendenti varia a seconda delle dimensioni dell’azienda e del settore. Se siete una grande organizzazione con centinaia di dipendenti, il vostro manuale per i dipendenti sarà probabilmente molto più ampio e completo del manuale per i dipendenti distribuito in aziende più piccole e/o meno burocratiche.

Detto questo, scrivere un ottimo manuale per i dipendenti si basa su una comprensione approfondita dell’azienda e della sua cultura.

Non importa l’organizzazione, la maggior parte dei manuali per i dipendenti dovrebbe coprire questi argomenti:

1. Cultura aziendale
2. Valori e mission statement
3. Risorse umane e informazioni legali
4. Processi e procedure
5. Politiche aziendali tra cui ferie, giorni di malattia, bullismo e molestie, ecc.

Un manuale per i dipendenti è principalmente un documento rivolto ai dipendenti, quindi questo è il luogo ideale per delineare i diritti e gli obblighi dei vostri dipendenti relativi all’occupazione, ma in un inglese semplice invece del gergo legale tipico dei contratti.

Come si scrive un manuale per i dipendenti?

Clicca per andare avanti ad ogni sezione:
Fase 1: Scrivi la bozza del tuo manuale per i dipendenti
Fase 2: Progetta il tuo manuale per i dipendenti usando un modello
Fase 3: Compila tutte le informazioni che hai raccolto nel tuo manuale per i dipendenti
Fase 4: Condividi il tuo manuale per i dipendenti finito

Se stai creando un manuale per i dipendenti per la prima volta, può essere utile parlare con i membri del senior management. Chiedi loro quali sono le cose più importanti da comunicare ai nuovi assunti. Assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina circa le aspettative, le politiche e la cultura fin dall’inizio è un ottimo modo per dare il via al processo di onboarding.

Step 1: Scrivi lo schema del tuo manuale per i dipendenti

Ogni grande manuale per i dipendenti inizia con un grande schema. Assicuratevi di prendere il tempo di pre-pianificare il contenuto del vostro manuale per i dipendenti prima di tuffarvici. In questo modo ti assicurerai di includere tutti i materiali necessari per rendere il tuo manuale efficace.

I manuali per i dipendenti sono veramente un’avventura da scegliere a proprio piacimento, non c’è uno scenario che vada bene per tutti. Sebbene le informazioni incluse in ogni manuale per i dipendenti rientrino in una serie di categorie comuni, la profondità che le aziende approfondiscono all’interno di ogni categoria dipende da vari fattori come le dimensioni dell’azienda, il settore industriale, la sede dell’azienda, la cultura dell’azienda, ecc.

Vedi qui sotto gli esempi su cosa includere nel tuo manuale per i dipendenti. Sentiti libero di scegliere quali argomenti sono più rilevanti per la tua azienda, o di andare fino in fondo e includere l’intero pacchetto.

Una volta selezionato cosa includere, è possibile creare un indice dei contenuti. Questo ti aiuterà a guidare il resto del tuo manuale per i dipendenti, e ti assicurerà di non tralasciare nulla. Un indice è anche un ottimo modo per i tuoi dipendenti di passare rapidamente a una sezione.

Passo 2: Progetta il tuo manuale per i dipendenti usando un modello

Poi devi scegliere uno stile di design per il tuo manuale per i dipendenti. Alcune grandi organizzazioni hanno un team di progettazione interno, ma se devi progettare il manuale aziendale per i dipendenti da solo, un modello preconfezionato può essere un ottimo punto di partenza.

Venngage offre una varietà di modelli di manuale per i dipendenti completamente personalizzabili.

USARE QUESTO TEMPLATE EMPLOYEE HANDBOOK

Questi sono alcuni consigli per il design del manuale del dipendente:

1. Presenta le informazioni visivamente ogni volta che puoi

Usa icone, immagini, tabelle, illustrazioni, grafici e tabelle nel tuo manuale per i dipendenti per spezzare il tuo contenuto e renderlo coinvolgente e interessante da guardare. Questi elementi manterranno i tuoi lettori impegnati e attratti dai materiali inclusi.

Puoi usarli per sottolineare le informazioni importanti a cui vuoi che il tuo pubblico presti particolare attenzione. In questo esempio di manuale per i dipendenti le icone sono state usate per mostrare ai nuovi dipendenti cosa possono aspettarsi il loro primo giorno in azienda.

USARE QUESTO MANUALE DEL DIPENDENTE

L’uso di immagini aiuta anche a mantenere l’attenzione del lettore. Un manuale per i dipendenti contiene così tante informazioni che può essere abbastanza opprimente, quindi evita grandi blocchi di testo quando possibile.

Nuovo nel design grafico e non sai come usare efficacemente le icone? Guarda: Tutto quello che devi sapere sulle icone (in meno di 3 minuti)

2. Usa un branding coerente nel tuo manuale per i dipendenti

Un design coerente è la chiave per creare documenti di comunicazione interna professionali. Quando si crea un manuale per i dipendenti, si fornisce ai nuovi dipendenti un assaggio dell’azienda e della sua cultura – quindi è particolarmente importante utilizzare le linee guida del marchio aziendale.

Con lo strumento My Brand Kit di Venngage, gli utenti Business possono caricare i font aziendali, le palette di colori e i loghi e vederli immediatamente applicati al modello del manuale per i dipendenti.

3. Scegli una palette di colori che rappresenti il tuo business

La psicologia del colore è qualcosa di cui potresti non aver sentito parlare, ma che avrai sicuramente sperimentato. Proprio come alcuni colori come il rosso e l’arancione ci fanno sentire caldi, si sentono anche amichevoli e accoglienti. Il blu e il verde possono sembrare freddi o sereni.

È importante che i colori che usate nel vostro manuale per i dipendenti riflettano la vostra organizzazione e la vostra cultura aziendale. In questo esempio la palette di colori è molto semplice, solo bianchi, grigi e un tocco di verde, che sembra moderno e pulito.

USARE QUESTO MANUALE PER I DIPENDENTI

4. Fai uso di intestazioni in grassetto nel tuo manuale per i dipendenti

Il tuo manuale per i dipendenti dovrebbe essere una risorsa sempreverde all’interno della tua azienda, con i dipendenti che vi fanno riferimento regolarmente. Ma quando i tuoi dipendenti tornano a consultare il tuo manuale, è probabile che stiano cercando un’informazione specifica.

Aiuta i tuoi dipendenti a localizzare più velocemente le informazioni di cui hanno bisogno facendo uso di intestazioni e sottointestazioni nel tuo manuale per i dipendenti.

Alcuni suggerimenti per l’uso delle intestazioni:

• Fate le vostre intestazioni il più descrittive possibile
• Fate l’intestazione di un colore diverso per aiutarla a distinguersi
• Utilizzate un carattere chiaro, leggibile per l’intestazione – non deve necessariamente essere lo stesso carattere che usi per il testo del corpo

Puoi anche usare delle sotto-intestazioni all’interno di una pagina, come in questa infografica Diversity & Inclusion:

USATE QUESTO TEMPLATE HR

5. Usate liste, colonne e caselle per comunicare chiaramente le informazioni importanti

Evitate di creare il temuto “muro di testo” nel vostro manuale per i dipendenti, dividendo il testo in liste, colonne o caselle. Le colonne sono un ottimo modo per mantenere i lettori impegnati nella tua scrittura. Il nostro cervello ama le liste per un sacco di ragioni diverse (questo articolo del New Yorker è un buon riassunto!), quindi assicurati di suddividere le informazioni complicate in pezzi facili da gestire.

Un box di rottura è un modo eccellente per evidenziare le informazioni più importanti su una pagina. In molti esempi di manuale per i dipendenti, come questo, le date chiave della politica o altro sono evidenziate in un riquadro di colore diverso. Questo dice ai tuoi dipendenti che queste informazioni sono importanti, ma le rende anche più facili da trovare.

Step 3: Compila tutte le informazioni che hai raccolto nel tuo manuale per i dipendenti

USARE QUESTO EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Una volta che hai scelto uno stile di design e hai bloccato il tuo profilo e le informazioni, puoi iniziare a mettere insieme il tuo manuale per i dipendenti. Usando il tuo indice, crea una pagina bianca nel tuo documento per ogni sezione e aggiungi l’intestazione della sezione (controlla l’esempio del manuale per i dipendenti qui sotto). Questo ti aiuterà a visualizzare la struttura del manuale per i dipendenti che stai facendo.

Le informazioni dovrebbero essere comunicate e visualizzate in un formato chiaro e facile da seguire. La terminologia dovrebbe essere familiare al tuo pubblico e facile da capire. Se ci sono informazioni complesse, considera l’aggiunta di un glossario per definire concetti o termini. Assicurati che anche l’indice sia chiaramente disposto.

Passa attraverso il tuo manuale per i dipendenti vuoto compilando informazioni e aggiungendo sezioni. Alcune persone preferiscono lavorare metodicamente scrivendo le pagine dall’inizio alla fine, mentre altre preferiscono saltellare aggiungendo informazioni man mano che entrano nel loro cervello.

Un buon modo per assicurarsi di non perdere nulla è quello di usare i colori per indicare quando una sezione ha ancora bisogno di lavoro, come in questo esempio di manuale per dipendenti:

Una volta che hai una prima bozza di manuale per dipendenti, potresti volerla condividere con altre persone della tua azienda per un feedback. Se sei un utente di Venngage Business, le altre persone del tuo team possono lasciare commenti direttamente sul documento utilizzando il link di condivisione privata – rendendo la collaborazione del team molto più facile.

Alla fine, la creazione di un manuale approfondito e aggiornato è un processo collaborativo. Perché non invitare il tuo team ad aiutarti a creare con te il manuale della tua azienda? La nostra funzione di collaborazione in tempo reale (solo per i piani Business) ti aiuterà a collaborare con il tuo team in qualsiasi momento, ovunque e in tempo reale:

Step 4: Condividi il tuo manuale per i dipendenti finito

Pubblica il manuale in vari luoghi. È importante assicurarsi che il manuale dell’impiegato sia facile da trovare per tutti. Il nostro è incluso in tutte le lettere di offerta di lavoro, nel processo di onboarding e appuntato su Slack.

Potresti anche inviare una copia via e-mail al tuo staff e avere copie cartacee in giro per l’ufficio, assicurati solo di tenere tutti aggiornati quando aggiorni il manuale. Per tenere traccia delle copie più aggiornate, potresti usare un codice di versione per i tuoi manuali.

Potresti anche creare il tuo manuale per i dipendenti come un PDF interattivo e interconnettere i documenti e i siti web, per rendere facile ai tuoi dipendenti trovare tutti i documenti e i siti specifici a cui fai riferimento nel manuale. Poi, pubblica il tuo manuale per i dipendenti online.

Quanto spesso dovresti aggiornare il tuo manuale per i dipendenti?

I datori di lavoro non dovrebbero sottovalutare il valore della manutenzione del manuale per i dipendenti. Mantenere che il manuale per i dipendenti sia accurato e aggiornato è essenziale per garantire che i tuoi dipendenti siano ben informati sulle politiche e le procedure e che la tua azienda stia raggiungendo i benefici culturali di avere un manuale per i dipendenti in primo luogo.

Se la tua azienda non riesce a mantenere il manuale per i dipendenti aggiornato per riflettere i cambiamenti necessari, può mettere la tua azienda a rischio di interruzione culturale e peggio, di controversie.

In parole povere, dovresti aggiornare il tuo manuale per i dipendenti ogni volta che cambia qualcosa sul posto di lavoro. Le aziende dovrebbero rivedere il loro manuale per i dipendenti almeno annualmente per assicurarsi che rifletta gli inevitabili cambiamenti della società.

Ogni anno, le aziende dovrebbero programmare un tempo per sedersi e considerare come la vostra giurisdizione e industria è cambiata nell’ultimo anno per determinare se le vostre politiche sono ancora attuali, come possono essere aggiornate e quali politiche devono essere aggiunte.

Le voci possono cambiare per una quantità enorme di motivi.

Alcuni casi comuni che potrebbero portare ad un necessario aggiornamento del vostro manuale per i dipendenti includono:

• Le leggi cambiano
• I progressi tecnologici
• L’espansione della vostra azienda
• Le modifiche della società
• I cambiamenti del personale

Al di là dell’importanza di proteggere la vostra azienda da controversie, il vostro manuale dice molto sulla cultura e le aspettative della vostra azienda, per i nuovi e vecchi dipendenti. Mantenere il tuo manuale per i dipendenti aggiornato è fondamentale per il benessere della tua azienda.

Sfoglia tutti i nostri modelli di manuale per i dipendenti.

Esempi di manuale per i dipendenti

Sei pronto per iniziare a creare il tuo manuale per i dipendenti? Dai un’occhiata a questi esempi di manuale per trarre ispirazione:

Scegli un accento di design quando crei un manuale per i dipendenti

USARE QUESTO TEMPIO DI MANUALE PER I DIPENDENTI

Nel design, meno è sempre meglio, e il tuo manuale per i dipendenti non dovrebbe essere diverso. Scegli uno o due elementi di design da incorporare nelle tue pagine. In questo esempio di manuale per gli impiegati sono stati usati triangoli grigio scuro ed elementi d’accento verdi, creando un design moderno ma accattivante.

Utilizza il tuo manuale per introdurre i nuovi assunti nella cultura aziendale

Fonte

Houston ha adottato un approccio comico al suo manuale per i dipendenti con testi spiritosi che dicono ai nuovi dipendenti “andrà tutto bene”. Questo approccio potrebbe non funzionare per tutti, ma se la tua azienda è orgogliosa del suo spirito, del sarcasmo e dell’approccio ironico alla comunicazione, questo potrebbe fare al caso tuo.

Crea facilmente illustrazioni personalizzate con le icone (perfetto per i manuali per i dipendenti delle organizzazioni non profit e per i manuali per i dipendenti delle piccole imprese!)

USARE QUESTO TEMPIO DI MANUALE DEL DIPENDENTE

Se la tua azienda vorrebbe creare un’illustrazione personalizzata ma non hai budget, un modo molto semplice per farlo è quello di stratificare le icone l’una sull’altra per creare una scena. In questo esempio di manuale per i dipendenti sono state usate varie icone per creare una scena di soggiorno come una poltrona e un tavolino da caffè.

Utilizzare le icone in questo modo è ottimo per le organizzazioni non profit e le piccole imprese perché puoi personalizzare la scena in qualsiasi modo tu voglia!

Usa una varietà di caratteri nel tuo manuale per i dipendenti

Fonte

Mischia e abbina i caratteri nel tuo manuale per i dipendenti per creare un design interessante, come in questo esempio di manuale per i dipendenti Starbucks. Usando un font per le intestazioni, un altro per i sottotitoli e un terzo per il corpo del testo (principale), il design del manuale è interessante senza essere opprimente.

Utilizzare i font come un professionista può sembrare opprimente, ma basta ricordare: Dal più decorativo al meno decorativo = dall’intestazione al corpo.

Ovviamente se hai dei font di marca è importante usarli. Usare font coerenti in tutto il tuo marchio è uno dei modi più semplici per creare design dall’aspetto professionale.

Scopri di più su come scegliere e usare i font del marchio

Sii conciso quando crei un manuale per i dipendenti

USARE QUESTO MODELLO DI MANUALE PER I DIPENDENTI

Il tuo manuale per i dipendenti è probabilmente uno dei documenti più lunghi che creerai e mentre è importante includere molte informazioni, è anche importante assicurarsi di non continuare a blaterare. Mantieni i tuoi paragrafi brevi e concisi, usa un linguaggio semplice e scrivi in un inglese semplice.

In questo esempio di manuale per i dipendenti i paragrafi sono brevi e scritti semplicemente, in modo che tutti possano capire le informazioni che vengono condivise.

Tenete a mente i vostri dipendenti mentre scrivete il vostro manuale

Fonte

Ci sono molte informazioni che i dipendenti devono sapere quando iniziano una nuova azienda. Dove sedersi, cosa succede a pranzo, le politiche di malattia e vacanza. Ma siamo stati tutti lì il primo giorno di un nuovo lavoro, sopraffatti da nuove informazioni.

Tieni a mente i tuoi dipendenti evidenziando le informazioni più importanti in primo luogo. Chiedetevi, cosa troverebbe il mio nuovo assunto più utile in questo momento?

In questo esempio di manuale per i dipendenti un’intera pagina è stata dedicata a cosa aspettarsi il primo giorno di lavoro. Questo permette al nuovo arrivato di sapere esattamente cosa aspettarsi immediatamente senza essere sommerso dalle informazioni.

Utilizza questo modello di manuale per i dipendenti