Het P-O-L-C Framework

De belangrijkste uitdaging waar organisaties en managers vandaag de dag voor staan, is het creatief oplossen van bedrijfsproblemen. De managementprincipes zijn richtlijnen waarmee managers zakelijke uitdagingen kunnen aanpakken.

De managementprincipes zijn onderverdeeld in de vier hoofdfuncties plannen, organiseren, leidinggeven en controleren, in de volksmond ook wel bekend als het P-O-L-C raamwerk.

Het P-O-L-C Framework

Planning

Planning is de eerste en belangrijkste functie van management, waarbij doelstellingen worden bepaald en een actieplan wordt opgesteld om die doelstellingen te bereiken. Planners zijn in wezen de managers die het best op de hoogte zijn van de omgevingsomstandigheden waarmee hun organisatie wordt geconfronteerd en die in staat zijn de toekomstige omstandigheden doeltreffend te analyseren en te voorspellen. Het vereist ook dat managers goede besluitvormers zijn.

Planning impliceert het selecteren van missies en doelstellingen en de acties om deze te bereiken, het vereist besluitvorming, d.w.z. het kiezen van toekomstige actiepaden uit alternatieven.

Planning betekent bepalen wat de positie en de situatie van de organisatie zou moeten zijn op een bepaald moment in de toekomst en beslissen hoe die situatie het best tot stand kan worden gebracht. Het helpt de effectiviteit van het management te handhaven door richting te geven aan toekomstige activiteiten.

Planning als proces omvat gewoonlijk de volgende stappen –

• Selectie van doelen voor de organisatie.
• Opstelling van doelen voor elk van de subeenheden van de organisatie.
• Opstelling van programma’s om de doelen op systematische wijze te bereiken.

Typen planning

• Strategische planning omvat het analyseren van concurrentiekansen en bedreigingen, alsmede de sterke en zwakke punten van de organisatie. Ook wordt bepaald hoe de organisatie zich moet positioneren om effectief te concurreren in haar omgeving.

• Tactische planning is het maken van de blauwdruk voor het grotere strategische plan. Deze plannen zijn vaak van korte duur en worden uitgevoerd door managers op middelbaar niveau.

• Operationele planning heeft over het algemeen betrekking op de doelstellingen van de gehele organisatie en het in praktijk brengen van de manieren en actiestappen om de strategische plannen te verwezenlijken. Het zijn zeer korte termijnen, meestal minder dan een jaar.

Organiseren

Als een manager eenmaal een werkplan heeft gemaakt, is de volgende fase in de managementcyclus het organiseren van de mensen en andere middelen die nodig zijn om het plan uit te voeren. Bij het organiseren moet ook rekening worden gehouden met de beschikbare middelen en fysieke faciliteiten, om het rendement te maximaliseren met minimale uitgaven.

Organiseren kan worden aangeduid als het proces van het regelen en verdelen van het geplande werk, de autoriteit en de middelen onder de leden van een organisatie, zodat zij de doelstellingen van de organisatie kunnen bereiken.

Organiseren omvat de volgende stappen –

• Opzetten van de organisatiestructuur – Het raamwerk van de organisatie wordt opgezet waarbinnen de inspanningen worden gecoördineerd door de toewijzing van menselijke hulpbronnen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden bereikt. Deze structuur wordt gewoonlijk weergegeven door een organigram, dat een grafische voorstelling is van de hiërarchie binnen een organisatie.

• Beslissingen nemen over het organisatieontwerp – Er worden beslissingen genomen over de structuur van een organisatie.

• Beslissingen over functieontwerp – De taken en verantwoordelijkheden van individuele functies en het proces voor het uitvoeren van de taken worden gedefinieerd.

Organiseren op het niveau van een specifieke functie houdt in hoe de individuele functies het best kunnen worden ontworpen om de menselijke hulpbronnen zo effectief mogelijk te benutten. Traditioneel was het ontwerp van functies gebaseerd op principes van arbeidsverdeling en specialisatie, waarbij ervan werd uitgegaan dat hoe nauwer de functie-inhoud, des te bekwamer de persoon die de functie uitvoerde, kon worden.

Leidinggeven

Organisaties ontwikkelen, naarmate ze groeien, complexe structuren met een toenemende behoefte aan coördinatie en controle. Om dergelijke situaties het hoofd te bieden en te beheersen, is leiderschap nodig om mensen te beïnvloeden om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel en een situatie te creëren voor collectieve respons.

Leidinggeven houdt in het leiden, beïnvloeden en motiveren van werknemers om essentiële taken uit te voeren. Het omvat ook de sociale en informele bronnen van invloed om anderen te inspireren. Effectieve managers leiden ondergeschikten door middel van motivatie om geleidelijk de doelstellingen van de organisatie te bereiken.

Persoonlijkheidsonderzoek en studie van taakattitudes in Gedragswetenschappen geeft een belangrijk inzicht in de behoefte aan coördinatie en controle. Zo wordt het belangrijk voor leiderschap om harmonie te creëren tussen individuele inspanningen om collectief te werken aan organisatorische doelen.

Controlling

Managers op alle niveaus houden zich tot op zekere hoogte bezig met de managementfunctie van controlling. Twee traditionele controletechnieken zijn budget- en prestatie-audits. Een audit omvat een fysiek onderzoek en een verificatie van de administratie en de bewijsstukken van de organisatie. Een begrotingsaudit geeft informatie over waar de organisatie staat met betrekking tot de procedures die worden gevolgd voor financiële planning en controle, terwijl bij een prestatieaudit wordt getracht vast te stellen of de gerapporteerde cijfers de werkelijke prestaties weerspiegelen.

Controlling houdt in dat de prestaties worden afgemeten aan doelstellingen en plannen, en dat afwijkingen van normen worden gecorrigeerd. In feite vergemakkelijkt controlling de verwezenlijking van plannen door ervoor te zorgen dat de prestaties niet afwijken van de normen.

Controlling is niet alleen beperkt tot de financiële toestand van de organisatie, maar bestrijkt ook gebieden als operaties, naleving van het bedrijfsbeleid en ander regelgevend beleid, met inbegrip van vele andere activiteiten binnen de organisatie.

De managementfuncties bestrijken dus op de meest effectieve wijze het brede gebied van de taken en verantwoordelijkheden van een manager. Hoewel de aard en de complexiteit waarmee bedrijven te maken hebben in de loop der jaren sterk zijn veranderd, blijven de managementfuncties dezelfde.