Hoe kunt u geschenken, beloningen en bonussen voor werknemers aftrekken

Veel werkgevers denken aan geschenken of bonussen voor werknemers tijdens de feestdagen, bij de verjaardag van de werknemer of bij een uitreiking van een beloning. Maar voordat u deze beloningen of bonussen of geschenken uitdeelt, moet u zich afvragen wat de fiscale gevolgen zijn voor uw bedrijf en voor de werknemers.

Twee vragen die u eerst moet stellen

Zijn deze geschenken/beloningen/bonussen belastbaar voor de werknemers?
Als het belastbaar inkomen voor de werknemer is, moet u federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen inhouden en het werknemersdeel van de FICA-belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare-belastingen) aftrekken. U moet ook werkloosheidsbelasting over deze bedragen betalen.

Zijn deze geschenken/beloningen/bonussen aftrekbaar voor uw bedrijf?
De meeste van deze betalingen zijn aftrekbaar als “gewone en noodzakelijke” bedrijfskosten. Deze kosten moeten ook redelijk zijn en zij moeten betrekking hebben op “verrichte diensten”. Sommige aftrekposten hebben beperkingen en kwalificaties.

Geschenken aan werknemers en de-minimisbetalingen

De meeste geschenken aan werknemers zijn voor hen belastbaar, maar sommige kleine geschenken worden beschouwd als de-minimis, en deze zijn niet belastbaar.

Deze betalingen worden de-minimis genoemd omdat ze weinig kosten en niet frequent voorkomen, “zo klein dat het onredelijk en onpraktisch is om er een boekhouding van te voeren.” De minimis-artikelen zijn onder meer vakantiegeschenken, incidentele kaartjes voor amusementsevenementen, bloemen, fruit of boeken, enzovoort, onder “bijzondere omstandigheden.”

Kasbetalingen of met contant geld gelijkgestelde kaarten die u aan werknemers geeft, worden beschouwd als loon en deze zijn altijd belastbaar voor de werknemer. Cadeaubonnen die door de werknemer kunnen worden ingewisseld voor detailhandelsproducten zijn ook niet de minimis en zijn belastbaar voor de werknemer.

Bonussen aan eigenaren en werknemers

Bonussen voor werkgevers/eigenaren zijn een bedrijfskostenpost en uw bedrijf kan ze onder bepaalde omstandigheden aftrekken.

Hoe en wanneer u bonussen aan bedrijfseigenaren betaalt, hangt af van het type bedrijf.

• S-vennootschappen kunnen bonussen voor aandeelhouders en eigenaren aftrekken, zolang zij hun aandelen bezitten op het moment dat de bonus wordt betaald.
• Corporaties kunnen bonussen aftrekken voor bedrijfsfunctionarissen die betaalde werknemers zijn.
• Bonussen zijn niet aftrekbaar voor eigenaren van kleine bedrijven (eenmanszaken, partners en LLC-eigenaren), omdat de belastingdienst de eigenaren als zelfstandigen beschouwt. Het geld dat deze bedrijfseigenaren zichzelf betalen, wordt beschouwd als een winstdeling, niet als een bonus.

Bonussen aan werknemers worden beschouwd als inkomen en zijn altijd belastbaar voor de werknemer.

Bonussen worden beschouwd als extra loon voor diensten en zijn aftrekbare bedrijfskosten, zolang het om een redelijk bedrag gaat en ze zijn gekoppeld aan de diensten van de werknemer. De bonussen mogen geen schenking zijn.

Werknemersbeloningen en zakelijke belastingaftrek

Belastbaar voor werknemers

Dienst- en veiligheidsbeloningen zijn niet belastbaar voor werknemers als ze beperkt zijn. Er zijn grenzen aan onderscheidingen voor diensten (niet tijdens de eerste vijf jaar, en niet vaker dan elke vijf jaar) en veiligheidspremies (niet meer dan 10% van de werknemers). Beloningen boven de limieten zijn belastbaar voor de werknemer.

Aftrekbaar voor uw bedrijf

U kunt de kosten van beloningen voor werknemers aftrekken van uw bedrijfsbelastingen, voor zowel contant geld als persoonlijke eigendommen (zoals een horloge). Dit omvat prestatie-, service- en veiligheidsprijzen. Er zijn eisen en beperkingen voor de aftrek van elk van deze soorten awards.

Zie IRS publicatie 535 Business Expenses voor details over deze eisen en beperkingen.

Uw bedrijf kan een hogere aftrek nemen op beloningen gegeven als onderdeel van een gekwalificeerd plan dat voldoet aan de IRS eisen. Een gekwalificeerd plan is een specifiek geschreven plan of programma dat niet ten goede komt aan hooggecompenseerde werknemers. Hoog gecompenseerde werknemers zijn degenen die ofwel een 5% eigenaar of die meer dan een bepaald bedrag, zoals gedefinieerd door de IRS elk jaar ontvangen.

Aanvullend loon en inhouding

De IRS beschouwt bonussen, geschenken, en beloningen in de categorie van aanvullend loon. Hoe u loon op toeslagen inhoudt, hangt af van de vraag of de betaling losstaat van het normale loon (zoals een aparte bonuscheque).

Deze inhouding is alleen voor de federale inkomstenbelasting. In het algemeen geldt dat als het loon wordt uitbetaald in een gewoon loonstrookje, de inhouding op het hele loonstrookje op de normale manier wordt gedaan, inclusief het toeslaggedeelte. Als u het aanvullend loon in een aparte cheque betaalt, kunt u een vaste inhouding van 22% inhouden of u kunt het normale tarief inhouden dat u momenteel voor die werknemer hanteert. (Dit is een oversimplificatie en er zijn vele uitzonderingen.) Raadpleeg IRS Publication 15 voor meer details.

Inhouding en “Grossing Up” werknemer contante geschenken of bonussen

Geschenken van werknemers zijn meestal klein genoeg dat u zich geen zorgen hoeft te maken over werknemers die hun inhouding willen wijzigen. Maar voor grotere bonussen moet u werknemers de mogelijkheid geven om hun W-4 inhouding voor dat ene loonstrookje te wijzigen.

U moet werknemers toestaan om hun W-4 formulieren zo vaak als zij willen te wijzigen. Dit proces vereist twee W-4 formulieren – een voor de inhouding op de bonus cheque en een ander om terug te keren naar het oorspronkelijke inhoudingsbedrag van de werknemer.

Bij voorbeeld, als u een werknemer een bonus van $ 1.000 geeft, kan tegen de tijd dat u de belastingen aftrekt, de bonus cheque slechts $ 750 zijn. U kunt een hoger bedrag voor de bonus berekenen, zodat op de cheque de volledige $1.000 staat. De werknemer krijgt wat lijkt op een hogere bonus, maar het bedrag is na aftrek van belastingen. Paycheckcity heeft een bruteringscalculator waarmee u het nettobedrag van een bonus kunt bepalen, rekening houdend met de loonbelasting.

Disclaimer: De informatie in dit artikel en op deze site is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie. Deze belastingkwesties zijn ingewikkeld, en elke situatie is anders, dus u moet uw belastingadviseur raadplegen voordat u iets doet dat een belastingeffect kan hebben.