Hoe te reageren op een request for proposal (RFP) [met voorbeelden]

Reageren op een request for proposal (RFP) is een beetje als spelen in de loterij. Winnen kan uw bedrijf veranderen… maar hoe groot is de kans daarop?

Wel, oké – ze zijn waarschijnlijk niet zo laag als de kans dat u de Powerball jackpot wint. Maar met een gemiddelde winstkans van minder dan 5%, zijn ze niet bepaald rooskleurig. Om de zaken in perspectief te plaatsen, voor elke 20 RFP reacties die u verstuurt, heeft u slechts een kans om er één te winnen.

Gerelateerd: Hoe RFP-software u helpt bij het stroomlijnen van RFP-reacties

Hier vindt u een stap-voor-stap handleiding om deze kansen te verslaan en een winnende RFP-reactie op te stellen, plus een aantal sjabloonvoorbeelden om u op weg te helpen.

Beslis of u moet reageren op de RFP

Wacht, wat?

Het kost gemiddeld 20 tot 40 uur om een RFP-reactie op te stellen. Dus hoewel u misschien staat te popelen om te beginnen, is het de moeite waard om na te denken over de vraag of u daadwerkelijk de tijd en moeite moet investeren.

Dit zijn vier dingen om te overwegen:

Past het project bij u?
Heeft u soortgelijke projecten in het verleden met succes aangepakt?
Kent u voldoende over de bedrijfstak en de behoeften en doelstellingen van de prospect?
Ligt de uitgevende instelling wel in uw doelmarkt?

Zo stelt Adam Boyd, VP Client Sales bij Beneplace, het beloningsplatform voor werknemers:

“Niet alle RFP’s zijn hetzelfde, en je hebt niet evenveel kans om ze allemaal te winnen. Weet wanneer je moet zeggen: ‘Dit is niet wat we willen, en het kost te veel tijd om ermee door te gaan.'”

Er zijn nog meer dingen waar je rekening mee moet houden. Wat is de deadline? Heb je een paar weken de tijd om te reageren, of is de deadline al over drie dagen?

Als het tijdsbestek te kort is, zul je misschien moeten bezuinigen. Misschien bezuinigt u op onderzoek. Of, in de haast om het af te ronden, kunt u een belangrijk detail over het hoofd zien of een fout maken waardoor uw reactie onderop de stapel belandt.

Is het RFP-proces echt?

Sales management expert Jason Jordan herinnert zich dat hij een aantal weken bezig was met het uitwerken van een project en dat de klant vervolgens een RFP uitgaf. Maar, zo vervolgt hij:

“Ondanks mijn protesten en mijn gevoel van paniek, verzekerde mijn contactpersoon me: ‘Blijf rustig zitten. Geef me twee weken, en dan gaan we verder waar we gebleven waren.’ Hij hield woord en twee weken later zaten we weer aan de telefoon om een nieuwe afspraak te maken voor de startbijeenkomst van het project.”

Het bleek dat de klant de RFP gewoon nodig had om “het intern te laten werken.”

Natuurlijk zijn niet alle RFP’s zoals deze. Dat gezegd hebbende, moet je wel opletten. Kijk of er verwijzingen zijn naar product- of dienstkenmerken, of terminologie waar een bepaald bedrijf bekend om staat. Dit kan betekenen dat de uitgevende instelling al een beslissing heeft genomen.

Het is ook de moeite waard om de RFP-geschiedenis van de uitgevende instelling te bekijken. Hebben zij hetzelfde bedrijf meer dan eens gekozen? Of hebben ze het proces misschien stopgezet of projecten helemaal geannuleerd?

Heeft u al een relatie met de uitgevende instelling?

Sommigen zullen beweren dat het niet onmogelijk is om een blinde RFP te winnen. Anderen zullen daarop antwoorden: “

Beiden hebben een punt.

U zou de deal kunnen sluiten op basis van uw offerte. Maar een reeds bestaande relatie met de emittent kan geen kwaad. Als uw naam uit de stapel springt, is dat het halve werk. Bovendien hebt u misschien toegang tot belanghebbenden die u kunnen helpen uw voorstel te verbeteren.

Stel uw team samen

Het beantwoorden van een RFP is een teamprestatie. Dus als je eenmaal hebt besloten te reageren, moet je de juiste groep mensen erop zetten.

Jason Jordan raadt aan een RFP “SWAT team” te hebben – een team dat permanent is toegewezen aan RFP reacties. Zo kunt u aan voorstellen werken zonder dat uw middelen overbelast raken.

Uw team moet ook procedures en processen hebben waarnaar ze kunnen verwijzen. In het bijzonder:

Zorg ervoor dat iemand de eindverantwoordelijkheid voor het voorstel neemt

U of iemand anders in het team moet:

Eigenaar van het proces worden
De coördinatie tussen verschillende afdelingen verzorgen
Zorg ervoor dat het voorstel samenhangend en consistent is (Dit geldt zowel voor het uiterlijk als voor de inhoud. U moet bijvoorbeeld overal dezelfde terminologie gebruiken.)
Bouw een bibliotheek van antwoorden en ondersteunend materiaal.

Hoe minder tijd u besteedt aan het bedenken wat u moet zeggen, hoe meer tijd u kunt besteden aan het verfijnen van het voorstel en aan het verkrijgen van een goed voorstel.

U kunt voor de inleiding misschien al antwoorden hebben voorbereid. Deze moeten het volgende bevatten:

Een korte geschiedenis van uw bedrijf, inclusief de organisatiestructuur, de bedrijfsgrootte en de gebieden die u bedient
Key people, hun achtergrond, expertise en ervaring, en hun contactgegevens
Succesverhalen: hoe heeft u andere klanten geholpen hun doelen te bereiken? (Bonuspunten voor klanten in dezelfde bedrijfstak als de verstrekker van de RFP of die soortgelijke producten of diensten verkopen.)
Uw aanpak en methodologie, inclusief de wijze waarop u de resultaten test en valideert
Prijzen, beleid en andere voorwaarden (Het kan een goed idee zijn om een reeks mogelijke kosten op te geven, aangezien dit de verstrekker van de RFP meer opties zal geven. Vergeet niet een overzicht te geven van eventuele extra middelen die u nodig hebt)
Indien van toepassing, details over uw overdrachtsproces.

Documenteer elke stap

Dit maakt het beantwoorden van toekomstige RFP’s eenvoudiger. Bovendien kunt u zich concentreren op dingen die fout gingen, leren van fouten uit het verleden en verbeteringen aanbrengen.

Zorg ervoor dat u de vraag begrijpt

Het klinkt verblindend voor de hand liggend, maar de sleutel tot een goed voorstel is te begrijpen wat de verstrekker van de RFP wil en hem precies dat te geven. Niet meer, niet minder.

Kosten buiten beschouwing gelaten, moet uw voorstel het volgende bevatten:

Wat u hoopt te bereiken
Een stapsgewijze uitsplitsing van hoe u de doelstellingen van de klant denkt te bereiken
Een tijdlijn, met mijlpalen
Key deliverables

Probeer zo gedetailleerd mogelijk te zijn, maar ga niet door het lint. Uw antwoorden moeten uitgebreid en specifiek zijn, maar ook beknopt en to-the-point. Denk aan korte, bondige zinnen en duidelijke taal.

Ben je niet duidelijk over een bepaald aspect van de RFP? Stuur de uitgever een e-mail. Zo laat u zien dat u er alles aan gelegen is om het goed te doen.

Dit is wat u hen zou kunnen vertellen:

Hoi,

Dank voor de gedetailleerde en uitgebreide RFP outline.

We zijn de RFP momenteel aan het bekijken, en we zijn blij te kunnen zeggen dat uw eisen goed aansluiten bij wat wij te bieden hebben. Dat gezegd hebbende, hebben we een paar opmerkingen en vragen en willen we graag een sessie met u plannen om er zeker van te zijn dat we alle bases hebben gedekt.

Zou uw team beschikbaar zijn op ?

Bedankt en spreek je snel,

Structuur is belangrijk

Het werken met een sjabloon voor een voorstel kan tijd besparen en je leven eenvoudiger maken. Het betekent dat je een startpunt hebt in plaats van elke keer van nul te beginnen. Lucidpress heeft een assortiment gratis voorstel sjablonen voor verschillende stijlen en behoeften.

Dat gezegd hebbende, moet je altijd de sjabloon aanpassen en goed nadenken over hoe je het gaat structureren.

De RFP-verstrekker zal waarschijnlijk zijn eisen in volgorde van prioriteit zetten. Dus, als de RFP begint met de specificaties en overgaat naar de prijs, begin uw voorstel dan niet met de prijs. Ga eerst in op de specificaties. Dit maakt het makkelijker voor de uitgever om je voorstel te toetsen aan hun prioriteiten en laat zien dat je een goed begrip hebt van hun behoeften.

Bedenk dat het om de klant gaat, niet om jou

Als je een voorstel schrijft, is het niet je taak om over jezelf te praten. Het gaat erom dat u laat zien dat u kunt leveren wat de RFP-verstrekker wil. Elk punt moet verband houden met de vraag.

Laten we zeggen dat de uitgever, een architectonische ontwerpstudio in Charleston, zijn social media-metrics wil verbeteren.

In de eerste RFP-reactie staat:

Wij hebben uitgebreide ervaring met het voeren van succesvolle social media-campagnes in Charleston, South Carolina. We blinken uit in het stimuleren van impressies door middel van gerichte outreach-campagnes.

Als een architectonische ontwerpstudio is het onwaarschijnlijk dat ze de fijne kneepjes van social media-marketing begrijpen. Ze krabben zich waarschijnlijk op hun hoofd, zich afvragend wat indrukken in hemelsnaam zijn.

Conrasteer dit met de tweede RFP reactie:

We hebben gewerkt met verschillende architectonische ontwerpstudio’s in het Charleston gebied, waaronder , en . Ons doel is het vergroten van de bekendheid van uw merk en het verhogen van likes, reacties & shares door:

Relevante content te creëren, gericht op uw ideale klant
Bedrijfsupdates te plaatsen
Promoties uit te voeren
Bewaking van analyses om de respons te meten en onze aanpak zo nodig aan te passen

Nou, dat lijkt er meer op, nietwaar? In de reactie wordt de expertise van het bedrijf uit de doeken gedaan door drie vroegere klanten te noemen. Het schetst precies hoe ze willen voldoen aan de RFP-eisen in gewoon Engels.

Meer ter zake, probeer geen indruk te maken door te proberen te “verbeteren” wat de RFP vraagt of een andere richting in te slaan.

50% van de RFP-reacties wordt afgekeurd wegens non-compliance. Zorg dat u daar niet bij hoort. De prospect heeft de tijd genomen om een RFP uit te schrijven. Het is duidelijk dat ze weten wat ze willen. Het is uw taak om hen te laten zien hoe u die prioriteiten kunt aanpakken.

Key takeaway

Herken je die aflevering van Mad Men nog? De aflevering waarin Don Draper het rivaliserende bureau Cutler, Gleason and Chaough diskwalificeert voor een Honda RFP door ze voor de gek te houden en de regels te overtreden?

In het echte leven is het misschien overdreven om dat te doen. Maar het loont de moeite om strategisch te zijn als je je RFP-reactie wilt verbeteren en je kansen op het winnen van het bod wilt maximaliseren.