Inzicht in de inkomstencyclus van gezondheidszorgpraktijken

De invloed van regelgeving op het gebied van gezondheidszorg

De recente overheidsregelgeving die van invloed is op de gezondheidszorgsector, heeft op verschillende manieren invloed gehad op gezondheidszorgpraktijken. Bepaalde externe zorgverzekeraars hebben met zorgaanbieders onderhandeld over fee-for-service-contracten, wat heeft geleid tot lagere vergoedingen. De HIPAA (Healthcare Insurance Portability and Accountability Act) heeft ook een impact gehad, door de vereisten voor het indienen van declaratiegegevens aan te scherpen. En aangezien het gezondheidszorgsysteem overgaat van een vergoedingsmodel op basis van vergoedingen per prestatie naar een vergoedingsmodel op basis van waarde, hebben gezondheidszorgpraktijken en -aanbieders de manier waarop zij de geleverde zorg factureren, moeten aanpassen. Door deze veranderingen in de regelgeving van de overheid is een gezonde inkomstencyclus belangrijker dan ooit.

Wat is een inkomstencyclus?

Wat houdt de term “inkomstencyclus” precies in? De inkomstencyclus wordt gedefinieerd als alle administratieve en klinische functies die bijdragen aan het vastleggen, beheren en innen van inkomsten uit patiëntendiensten. In de meest eenvoudige en elementaire termen is dit het hele leven van een patiëntrekening, van creatie tot betaling.

Een gezonde inkomstencyclus moet de beste praktijken voor facturering en inning volgen om ervoor te zorgen dat rekeningen worden ingediend in overeenstemming met de eisen van de betaler en dat alle geleverde diensten worden gefactureerd. Het laatste wat een organisatie in de gezondheidszorg nodig heeft, is diensten leveren en niet betaald worden.

Lekkage punten in de inkomstencyclus

Er zijn veel verschillende lekkagepunten in de inkomstencyclus, maar dit zijn de meest voorkomende:

• Geen doorverwijzing
• Registratie, codeer- of factureringsfouten
• Gecontroleerde verzekering
• Onjuist betaalde declaraties
• Geweigerde bezwaarschriften

Professional Billing & Collection Best Practices

Er zijn verschillende best practices die uw organisatie in de gezondheidszorg kan toepassen voor een gezonde inkomstencyclus. Door gegevens te gebruiken om met deze “normen” te vergelijken, hebben organisaties de mogelijkheid om inzicht te krijgen in lekkagepunten en mogelijkheden voor verbetering. Enkele van de best practices zijn:

• Financiële goedkeuring uitvoeren – Dit omvat het bijhouden en verifiëren van patiëntgegevens voordat de patiënt arriveert voor zijn afspraak. Verzekeringskwalificaties worden gecontroleerd en autorisaties worden bijgehouden. Patiënten worden op de hoogte gebracht van openstaande bedragen en snelle betaling wordt aangemoedigd.
• Gestroomlijnde check-in & Check-out-proces – Patiëntinformatie wordt bevestigd en geverifieerd, er wordt bepaald of de patiënt in aanmerking komt; oude en nieuwe bedragen worden geïnd.
• Kostenvastlegging – Er wordt gebruik gemaakt van een elektronisch proces voor het vastleggen van de kosten; specifieke coderingssituaties worden beheerd; er worden documentatiecontroles uitgevoerd.
• Kosteninvoer – Tijdens deze fase worden tariefschema’s ontwikkeld en beheerd; kosten worden ingevoerd; kosten worden beoordeeld en gecontroleerd; de persoon die verantwoordelijk is voor het bewerken van kosten wordt strikt gecontroleerd.
• Goed declaratiebeheer – Elektronische declaraties worden ingediend en statusupdates zijn frequent; secundair declaratieproces vindt plaats; er wordt aandacht besteed aan de naleving van de vereisten voor declaratieformaten van verzekeringsmaatschappijen; er zijn meerlaagse controles voor het bewerken van declaraties; er wordt hulp geboden bij het traceren van bewerkingen en het oplossen van fouten; er wordt een systeem voor eenvoudige herfacturering of gecorrigeerde verwerking van declaraties geïmplementeerd; en er vindt een algehele analyse van vertragingen in het factureringsproces plaats.
• Patiëntafschriften – In de fase van de patiëntafschriften vindt de gefaseerde facturering plaats; de afschriften zijn duidelijk en beknopt; er zijn notities en geautomatiseerde inhoudingen op de patiëntafschriften indien van toepassing; de definitieve kennisgevingen worden verzonden.
• Betaling & Afkeuringsboeking – Deze fase omvat het invoeren van betalingen; het beheren van contractuele afschrijvingen; het verwerken van verzekeringsterugboekingen; het oplossen van tegoeden; het beoordelen van afkeuringen en aanpassingen; en de controle over wie betalingen kan bewerken.
• Verzekeringsopvolging – Verificatie of verzekeringsmaatschappijen claims ontvangen en of de claims worden verwerkt; debiteuren worden volgens prioriteit behandeld; de incassoacties van het personeel worden gecontroleerd; de gemiddelde debiteurendagen van uw praktijk en de netto incassopercentages zijn bekend.
• Weigeringsbeheer – Tijdens het weigeringsbeheer weet u of uw percentage geweigerde claims buitensporig is; er is inzicht in de ontvangen geweigerde claims; uw veelvoorkomende oorzaken van weigeringen worden geanalyseerd om processen te verbeteren; en geweigerde claims worden opnieuw ingediend als de betaling nog kan worden geïnd.
• Verzameling van patiënten – In de fase van de verzameling van patiënten vindt de facturering van patiënten plaats; er worden incassobrieven verstuurd; er vinden algemene incasso’s plaats; er worden betalingsplannen aangeboden; patiëntensaldi worden vóór de afspraken bekeken; de productiviteit van de incassobureaus wordt geanalyseerd.
• Beheer van de betaler – In deze fase wordt aandacht besteed aan honorariumschema’s, provider-nummers en NPI, toewijzing van vergoedingen, communicatie met de carrier en contractdata, documentatie ter ondersteuning van claims, en analyse van de carrier.

Common Revenue Cycle Best Practice Metrics

Alle Thought Leadership