Penn State Policies
CONTENTS:
- Overzicht
- Doel
- Bereik
- Beleid
- Faculteit en personeel
- Studenten
- Beperkingen classificatie van informatie
- Eigendom van Penn State e-mailaccounts
- Wachtwoorden
- Gebruikers van door de universiteit verstrekte e-mailaccounts en beëindiging van de dienst
- Vrijgave van Penn State e-mail van huidige en voormalige faculteiten, Personeel, en studenten
- Aanvaardbaar gebruik van Penn State e-mailaccounts
- Penn State e-mail onderhevig aan wettelijke bewaarplicht
- Penn State e-mail doorsturen
- Uitzonderingen en vrijstellingen
- Beleidsovertredingen
- Volgende informatie
- Verdere verwijzingen
OVERZICHT
Elektronische post (e-mail) is een primair communicatiemiddel, zowel binnen The Pennsylvania State University (“Penn State” of de “Universiteit”) als naar buiten toe. E-mail biedt een snelle en efficiënte manier om zaken te doen, maar als het niet goed wordt gebruikt, brengt het het risico van schade aan de Universiteit en de leden van haar gemeenschap met zich mee.
DOEL
Het vaststellen van de geschiktheid, verwachtingen en parameters voor door de Universiteit verstrekte e-mail.
DOEL
Dit beleid is van toepassing op alle e-mailaccounts die door de Universiteit worden onderhouden, verstrekt en aangeboden. Dit beleid is van toepassing op alle psu.edu e-mailadressen en subdomeinen.
Dit beleid is niet van toepassing op e-mailaccounts die worden onderhouden, verstrekt en aangeboden door Penn State Health en het Pennsylvania College of Technology.
Beleid
Faculteit en Personeel
Penn State verstrekt e-mailaccounts aan alle huidige faculteit en personeel voor het uitvoeren van universitaire zaken.
Studenten
Penn State verstrekt e-mailaccounts aan alle momenteel ingeschreven studenten aan de universiteit. In aanvulling op het Penn State beleid dat van toepassing is op alle leden van de Penn State gemeenschap, is het gebruik van e-mail door studenten onderworpen aan de gedragscode voor studenten van de universiteit.
Beperkingen informatieclassificatie
Hoewel de universiteit alles in het werk stelt om e-mailberichten veilig te houden, is het belangrijk op te merken dat e-mail in het algemeen niet wordt beschouwd als een veilige vorm van communicatie. Als gevolg hiervan mogen Penn State e-mail accounts niet gebruikt worden voor het verzenden en/of opslaan van informatie die geclassificeerd is als “Beperkt” of “Hoog”. Raadpleeg het universiteitsbeleid, AD95, Information Assurance and IT Security en de bijbehorende beveiligingsstandaarden en http://security.psu.edu voor de beste praktijken voor het verzenden en/of opslaan van informatie die is geclassificeerd als “Restricted” of “High”.
Eigendom van Penn State E-mail Accounts
Penn State is eigenaar van alle door de universiteit verstrekte e-mailaccounts. Onder voorbehoud van onderliggende intellectuele eigendomsrechten onder de toepasselijke wetgeving en het universiteitsbeleid, is de universiteit ook eigenaar van de informatie die wordt verzonden of opgeslagen met behulp van Penn State e-mailaccounts.
Wachtwoorden
Om uw identiteit en privacy te beschermen, mag u het aan de universiteit toegewezen e-mailaccount niet delen met, of uw wachtwoord aan iemand anders geven. Raadpleeg universiteitsbeleid AD95, Informatiebeveiliging en IT-beveiliging en de bijbehorende standaard voor toegang, authenticatie en autorisatie voor de beste praktijken voor wachtwoordbeheer.
Geautoriseerde gebruikers van door de universiteit verstrekte e-mailaccounts en beëindiging van diensten
Hieronder volgt een overzicht van de geautoriseerde gebruikers van e-mail aan de universiteit, alsmede de bepalingen voor beëindiging van diensten:
| Geautoriseerde gebruikers | Beëindiging van Penn State Email Service |
|---|---|
| Studenten – Alumni |
Toegang tot Penn State email eindigt 90 dagen na het afstuderen, daarna wordt overgeschakeld op een commerciële, niet-betaalde e-mailprovider voor alumni – @weare.psu.edu |
| Studenten |
Toegang tot Penn State e-mail eindigt 90 dagen na het verlaten van de universiteit en kan onmiddellijk worden beëindigd wegens wangedrag of in het belang van de universiteit. Studenten die officieel verlof hebben, behouden toegang tot e-mail, agenda en productiviteitstools. De toegang tot Penn State e-mail eindigt 365 dagen nadat een student op academische schorsing is geplaatst. |
| Komen in aanmerking voor toegang tot Penn State e-mail afhankelijk van het gebruik van het account. Accounts die langer dan 365 dagen inactief zijn, kunnen worden opgezegd. | |
| Faculteit (voormalig voltijds, adjunct en/of medewerker) |
Toegang tot Penn State e-mail eindigt 365 dagen na beëindiging van het dienstverband met de universiteit. Toegang kan onmiddellijk worden beëindigd bij wangedrag of in het belang van Penn State. Toegang zal onmiddellijk worden beëindigd in het geval van beëindiging wegens een reden. |
Personeel – Gepensioneerd | Komt in aanmerking voor toegang tot Penn State e-mail via @mylion.psu.edu afhankelijk van het gebruik van het account. Accounts die langer dan 365 dagen inactief zijn, kunnen worden opgezegd. | Staff (Formerly Full-time and/or Part-time) |
Toegang tot Penn State e-mail eindigt 14 dagen na laatste dag aan de universiteit. Toegang kan onmiddellijk worden beëindigd bij wangedrag of in het belang van de Universiteit. Toegang zal onmiddellijk worden beëindigd in het geval van beëindiging wegens een reden. |
| Toegang tot Penn State e-mail eindigt op de laatste dag van hun aanstelling. |
Als de e-maildiensten zijn beëindigd, zal Penn State geen e-mail meer verstrekken en/of herstellen, tenzij de wet hiertoe verplicht.
Vrijgeven van Penn State e-mail van huidige en voormalige faculteit, personeel en studenten
Om te voldoen aan de Family Educational Rights and Privacy Act (universiteitsbeleid AD11) en rekening houdend met algemene privacybeginselen (universiteitsbeleid AD53), zal de universiteit de e-mail van huidige of voormalige studenten niet vrijgeven – of op andere wijze verstrekken, aan een derde partij, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, familieleden van een student, faculteit of personeelslid, bij afwezigheid van een dagvaarding, huiszoekingsbevel of gerechtelijk bevel of wanneer dergelijke e-mail wettelijk vereist of toegestaan kan zijn om te worden geproduceerd of rechtmatig wordt opgevraagd om een andere reden, met inbegrip van bekendmaking aan een overheidsinstantie.
Acceptabel gebruik van Penn State e-mailaccounts
Leden van de universiteitsgemeenschap dienen zich te houden aan alle universiteitsbeleidsregels, inclusief, maar niet beperkt tot, universiteitsbeleid AD96, Aanvaardbaar gebruik van universitaire informatiebronnen, en richtlijnen, standaard van ethisch gedrag en veiligheid, en dienen zich te houden aan toepasselijke staats- en federale wetten, wanneer zij Penn State e-mailaccounts gebruiken om universitaire zaken te doen.
Penn State e-mail onderhevig aan juridische bewaarplicht
Voor zover Penn State e-mail relevant is voor, of het onderwerp is van, een juridische bewaarplicht, gelieve er rekening mee te houden dat de verwijdering en/of vernietiging van al deze e-mail onmiddellijk zal worden opgeschort na kennisgeving dat een onderzoek of rechtszaak aanhangig is, op handen is, of redelijkerwijs te verwachten is. De opschorting zal worden toegespitst op alleen die verslagen, documenten, ontwerpen en kopieën die relevant zijn voor het onderzoek of de rechtszaak, zoals bepaald door het Office of General Counsel.
Een wettelijke opschorting blijft van kracht totdat deze schriftelijk wordt opgeheven door het kantoor van de Juridische afdeling. Nadat de universitaire gemeenschap schriftelijk bericht heeft ontvangen dat een bewaarplicht is opgeheven, vallen alle documenten, inclusief e-mail, die relevant zijn voor de bewaarplicht weer onder de normale verwerkingsprocedures en bewaarschema’s. Raadpleeg het universiteitsbeleid AD35, universiteitsarchieven en archiefbeheer, voor meer informatie.
Penn State e-mail doorsturen
Penn State e-mail is een officieel communicatiemiddel voor de universiteit. Faculteit, personeel en studenten zijn verplicht om Penn State zaken te doen vanaf het aan de universiteit toegewezen e-mailadres met het psu.edu domein.
Faculteit, personeel en studenten mogen Penn State e-mail echter doorsturen naar andere e-mailproviders. Actieve leden van de universitaire gemeenschap met een Penn State e-mailadres zijn nog steeds verantwoordelijk voor het hebben van toegang tot alle Penn State gerelateerde e-mails en kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen indien zij hier niet aan voldoen.
Uitzonderingen en vrijstellingen
Uitzonderingen op, of vrijstellingen van, enige bepaling van dit beleid moeten worden goedgekeurd door de Vice President voor IT en Chief Information Officer op [email protected].
OVERtredingen
Elke afdeling of eenheid van Penn State waarvan wordt vastgesteld dat zij in strijd met dit Beleid handelt, kan verantwoordelijk worden gehouden voor de kosten van herstel in verband met een resulterend informatiebeveiligingsincident of andere boetes in verband met niet-naleving van de regelgeving, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, financiële boetes, juridische kosten en andere kosten.
Overtredingen van dit Beleid door faculteit, personeel of studenten kunnen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, waaronder in het bijzonder, schorsing of beëindiging van e-mail privileges.
Voor verdere informatie
Voor vragen, aanvullende details of een verzoek tot wijziging van dit beleid kunt u contact opnemen met de Vice President for IT and Chief Information Officer via [email protected].