SUTA: alles wat u moet weten over de werkloosheidsbelasting

De meeste ondernemers starten hun eigen bedrijf omdat ze een passie voor hun bedrijf hebben, eigen baas willen zijn of een combinatie van die twee. Sommigen zijn misschien ook gemotiveerd door de mogelijkheid om banen voor anderen te creëren en zo hun lokale economie en gemeenschap te helpen.

Maar het zal moeilijk zijn om een ondernemer te vinden die enthousiast is over het verwerken van de loonlijst voor die werknemers. Natuurlijk wilt u al uw werknemers een eerlijk loon betalen, maar de salarisadministratie kan ingewikkeld worden.

Kleine bedrijfseigenaren hebben meerdere belastingverplichtingen, en er zijn waarschijnlijk verschillende acroniemen die u nog nooit eerder hebt gehoord en die u moet kennen voor uw bedrijfsbelastingen.

In die alfabetensoep bent u waarschijnlijk de termen SUTA en FUTA tegengekomen, of State Unemployment Tax Act en Federal Unemployment Tax Act. Als u voorheen alleen in loondienst bij een groter bedrijf werkte of als zelfstandige werkte, waren deze belastingen niet iets waar u zich zorgen over maakte.

In veel staten worden SUTA en FUTA niet op uw loonstrookje vermeld omdat de kosten volledig door de werkgever worden betaald.

Als uw kleine bedrijf echter is gegroeid tot het punt dat u nu uw eigen werknemers in dienst hebt, zijn FUTA en SUTA kosten waarmee u rekening moet houden in uw salarisverwerking. Maar wat betekenen die acroniemen nu precies, en wat voor invloed heeft dat op de boeken van uw kleine bedrijf?

Wat is SUTA?

SUTA, of de State Unemployment Tax Act (SUTA), is een loonbelasting die door alle werkgevers op staatsniveau wordt betaald. Het SUTA-programma werd in 1939 in elke staat ontwikkeld tijdens de Grote Depressie, toen de werkloosheid in de VS torenhoog was.

De SUTA werd, samen met de Federal Unemployment Tax Act (FUTA), ingesteld om de Amerikaanse werknemers te helpen en de economie overeind te houden.

Tachtig jaar later is het SUTA-programma nog steeds van kracht. Het geld dat via de SUTA-belasting wordt geïnd, gaat nog steeds naar een staatswerkloosheidsfonds ten behoeve van de werknemers van die staat. Dit fonds wordt vervolgens gebruikt om de werkloosheidsverzekering uit te betalen aan werknemers die buiten hun schuld werkloos zijn geworden, bijvoorbeeld door ontslagen bij een bedrijf. Wanneer u hoort van iemand die werkloosheid ontvangt, is het waarschijnlijk dat hij of zij een beroep doet op SUTA-fondsen.

Het SUTA-tarief kan variëren, afhankelijk van de staat waarin uw bedrijf is gevestigd, evenals van de werkgeversclassificatie die uw staat uw bedrijf toekent (daarover hieronder meer). Om het voor kleine bedrijven nog ingewikkelder te maken, geeft het ministerie van Arbeid richtlijnen die elke staat moet volgen.

Om u te helpen bij het bepalen van de richtlijnen voor uw staat, is hier een volledige lijst van staatsagentschappen die verantwoordelijk zijn voor SUTA en andere arbeidsregelgeving, zoals vergunningen en arbeidswetten:

Wat is FUTA?

SUTA is een belasting die door werkgevers op staatsniveau wordt betaald om de werkloosheidsverzekering van hun staat te financieren. FUTA, of Federal Unemployment Tax, is een vergelijkbare belasting die ook door alle werkgevers wordt betaald. Met het geld van de FUTA-belasting financiert de federale overheid echter het toezicht op het individuele werkloosheidsverzekeringsprogramma van elke staat. In tijden van hoge werkloosheid kunnen staten zelfs geld lenen van de FUTA-fondsen om uitkeringen te verstrekken aan werkloze werknemers in hun staat.

Hoe werkt SUTA?

Alle werkgevers moeten de SUTA-belasting betalen, maar het precieze bedrag dat elk bedrijf moet betalen, varieert. Momenteel zijn er twee factoren die de belastingberekening bepalen: de belastbare loongrondslag van uw bedrijf en het belastingtarief.

Belastbare loongrondslag

U moet weten hoeveel van het loon van elke werknemer zal worden onderworpen aan de SUTA-belasting. Dit is het maximale bedrag aan loon dat in een kalenderjaar voor een individuele werknemer wordt belast, de zogenaamde belastbare loongrondslag. Zowel de loongrondslag als het belastingtarief kunnen van jaar tot jaar veranderen.

Belastingtarief

Daarnaast moet u het SUTA-belastingtarief van uw staat weten. Elke staat stelt een minimum- en maximumtarief vast voor de werkloosheidsbelasting. Het belastingtarief dat aan een bepaald bedrijf wordt toegewezen, ligt binnen dat gespecificeerde bereik, maar zal variëren op basis van de beoordeling van een individueel bedrijf.

De beoordeling van een bedrijf is gebaseerd op zijn ervaringsrating – die de staat elk jaar kan wijzigen – en wordt bepaald door het aantal voormalige werknemers dat een werkloosheidsuitkering aanvraagt.

Bijvoorbeeld, als een bedrijf een groot aantal werknemers heeft die in een bepaald jaar werkloosheid aanvragen, krijgt dat bedrijf een hoger belastingtarief toegewezen. Als gevolg hiervan betalen bedrijven met het hoogste personeelsverloop vaak hogere werkloosheidsbelastingtarieven.

Beperking van uw SUTA-belastingtarief

Het is belangrijk op te merken dat als uw bedrijf het personeelsverloop kan beperken, u mogelijk kunt voorkomen dat uw staatsbelastingtarief voor werkloosheidsbelasting stijgt. Om het verloop laag te houden, zoekt u werknemers met verschillende vaardigheden die naar nieuwe afdelingen of locaties kunnen worden overgeplaatst als de behoeften van uw bedrijf veranderen.

Daarnaast kunt u helpen uw staatsbelastingtarief laag te houden door goede HR-praktijken toe te passen – zoals het bieden van duidelijke verwachtingen en bruikbare feedback aan huidige werknemers – en het bijhouden van gedetailleerde documentatie van eventuele problemen met werknemers. Op deze manier bent u beter gepositioneerd om het personeelsverloop te minimaliseren, omdat werknemers weten wat er van hen wordt verwacht.

Als een werknemer een werkloosheidsclaim indient, gebruik dan uw documentatie om de kans te vergroten dat de claim wordt afgewezen, en zo te voorkomen dat u werkloosheidsverzekeringen moet betalen.

Berekening van de SUTA-belasting

Nu kijken we naar een voorbeeld om te zien hoe deze twee factoren in combinatie werken. Laten we zeggen dat u een klein marketingbureau in Texas runt met zes werknemers. In 2019 is de belastbare loonbasis voor werknemers in Texas $ 9.000, en de belastingtarieven variëren van .36% tot 6,36%. Stel dat uw bedrijf een goede beoordeling krijgt, en uw SUTA-belastingtarief voor 2019 is 2,7%. Met behulp van de onderstaande formule zou u $ 1.458 moeten betalen aan het werkloosheidsfonds van uw staat.

($ 9.000 belastbare loonbasis x 2,7% belastingtarief) x 6 werknemers = $ 1.458 SUTA-belastingen

Hoe beïnvloedt SUTA de FUTA-belasting?

Het correct berekenen en betalen van SUTA-belasting is van cruciaal belang, omdat het ook van invloed is op het bedrag aan federale werkloosheidsbelastingbetalingen, of FUTA-belasting, dat een bedrijf moet indienen. Elk bedrijf ontvangt een krediet voor FUTA-belastingen, gebaseerd op de SUTA-belastingbetalingen.

In het algemeen moeten werkgevers 6% van het brutoloon betalen, tot een maximum van $ 7.000 per werknemer, om de federale werkloosheidsbelasting (FUTA) voor elke werknemer te financieren. In alle 50 staten betalen werkgevers hetzelfde tarief van 6% voor elke werknemer, maar de federale overheid kan het tarief in de komende jaren wijzigen.

Ook hier kan een voorbeeld helpen. Om terug te komen op ons kleine marketingbureau in Texas: laten we aannemen dat u zes werknemers heeft. Aangezien u alleen FUTA-belasting moet betalen over de eerste $ 7.000 van de lonen van elke werknemer, kunnen we berekenen dat uw totale lonen voor het eerste kwartaal van 2019 $ 42.000 zijn. Omdat het FUTA-belastingtarief in alle staten 6% is, kunnen we bepalen dat uw FUTA-belastingverplichting ($ 42.000 X 6%), of $ 2.520 is.

Als $ 2.520 veel lijkt om aan FUTA-belasting te betalen, wanhoop dan niet. Bedrijven ontvangen vaak een FUTA-belastingkrediet voor de werkloosheidsbijdragen die zij betalen aan de staat waarin zij zaken doen. Neem contact op met uw staat om er zeker van te zijn dat u uw SUTA-belasting op tijd betaalt, aangezien de indieningstermijnen kunnen verschillen van de federale termijnen. Als u zeker weet dat u op tijd en volledig aan de werkloosheidsbelasting voldoet, is er goed nieuws:

Als u uw SUTA-belasting op tijd bij de staat indient en betaalt, komt u mogelijk in aanmerking voor een belastingkrediet wanneer het tijd is om uw jaarlijkse FUTA-belasting in te dienen. U kunt de SUTA-belasting die u al hebt betaald melden met behulp van IRS-formulier 940 om de belastingvermindering te ontvangen – zolang uw bedrijf niet is gevestigd in een staat met kredietvermindering.

Maar wat is een staat met kredietvermindering? Dit zijn de staten die geld hebben geleend van het werkloosheidsfonds van de federale overheid om de werkloosheidsverzekering van hun werknemers te betalen en de schuld nog niet hebben terugbetaald.

U kunt de bijgewerkte lijst van het ministerie van Arbeid met kredietverminderingsstaten controleren op toekomstige wijzigingen. In 2019 waren de Amerikaanse Maagdeneilanden echter de enige staat met kredietvermindering.

Als uw bedrijf is gevestigd in een Amerikaanse staat of territorium behalve de Maagdeneilanden, biedt FUTA een krediet van 5,4% aan bedrijven die hun staatswerkloosheidsbijdragen op tijd betalen. Wanneer u die 5,4% FUTA-korting aftrekt van het standaardtarief van 6%, verlaagt dit het bedrag aan FUTA-belasting dat uw bedrijf verschuldigd is tot een veel lagere 0,6%.

In dit geval zou ons kleine marketingbureau in Texas een veel lagere belastingverplichting hebben van ($ 42.000 x 0.6%), of $ 252 na toepassing van de belastingvermindering.

SUTA indieningstermijnen en belastingdeposito’s

Zoals hierboven opgemerkt, komt uw bedrijf mogelijk niet in aanmerking voor de FUTA-belastingvermindering als u de SUTA-belastingen niet op tijd indient en betaalt.

Veel staatsprogramma’s voor werkloosheidsbelasting vereisen elk kwartaal een belastingstorting, wat vergelijkbaar is met de FUTA-vereisten. Met dit systeem kan de boekhoudafdeling van een bedrijf de federale en staatswerkloosheidsbelastingstortingen op hetzelfde moment verwerken.

Wanneer de stortingen worden ingediend, verstrekt elk bedrijf ook een rapport waarin de gestorte bedragen worden toegelicht. Ten slotte moet elk bedrijf een jaarlijks rapport indienen, waarin hun staats- en federale werkloosheidsbelastingbetalingen worden gedetailleerd.

Take payroll off your to-do list

Unemployment taxes – zowel SUTA als FUTA – zijn een belangrijk onderdeel van payroll, en het voltooien van het werk kan een strijd zijn. Hoewel de salarisadministratie bekend staat om zijn ingewikkeldheid, kunt u met een goed systeem veel gemakkelijker door de verschillende belastingdeadlines en fluctuerende betalingen navigeren. Gelukkig zijn er veel softwareprogramma’s beschikbaar, zoals QuickBooks Online Payroll, die een volledig pakket payroll-tools bieden voor bedrijven van elke omvang.

Met software om uw SUTA- en FUTA-berekeningen te vereenvoudigen, kunt u zich weer bezighouden met waar u het beste in bent: het runnen en laten groeien van uw kleine bedrijf.