Venngage

Het starten van een nieuwe functie in een nieuw bedrijf kan vaak overweldigend lijken, met veel nieuwe gezichten, informatie en beleid dat je moet leren.

Maar door uw nieuwe werknemers al vroeg in het dienstverband (denk aan de eerste dag) een handboek voor werknemers ter beschikking te stellen, zorgt u ervoor dat de werknemer over alle benodigde informatie beschikt en dat hij/zij een bron heeft waarnaar hij/zij altijd kan teruggrijpen als hij/zij vragen heeft.

Een medewerkershandboek is de heilige graal van uw bedrijf. Het bevat alles over alles wat iemand zou moeten weten over het werken binnen uw organisatie. Het is in feite de “Hitchhiker’s Guide to the Galaxy” van uw bedrijf.

Hoewel u misschien niet een hele sectie over handdoeken opneemt, is uw werknemershandboek voor honderd procent uw “Geen paniek”-document.

Als u uw allereerste werknemershandboek opstelt, of uw bestaande bijwerkt, lees dan verder. Ik zal uitleggen wat u in uw handboek moet opnemen, samen met enkele beste praktijken en ontwerptips voor het handboek. Ik heb ook kant-en-klare handboeksjablonen en veel voorbeelden opgenomen.

Alles wat je moet weten over handboeken voor werknemers (klik om naar de volgende sectie te gaan):

• Wat is een handboek voor werknemers
• Wat is het verschil tussen een handboek voor werknemers en een beleidshandboek?
• Heb ik een handboek voor werknemers nodig?
• Wat staat er in een werknemershandboek?
• Hoe schrijf ik een werknemershandboek?
• Hoe vaak moet u uw werknemershandboek bijwerken?
• Voorbeelden van een werknemershandboek

Een werknemershandboek is een document dat door een werkgever (vaak het Human Resources-team) wordt gemaakt om informatie over de werkgelegenheid en werkgerelateerde informatie te communiceren die werknemers moeten weten. Soms bekend als een “werknemer handboek”, “personeel handboek”, “company policy manual” of zelfs een “cultuur code”, werknemer handboeken worden gegeven aan nieuwe medewerkers na hun aanvaarding van een aanbod brief.

Werknemer handboeken zijn een human resources essentieel, naast HR-rapporten, functioneringsgesprekken, en incidentenrapporten, dus het is belangrijk om goed te zijn.

Gebruik deze EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Wat is het verschil tussen een werknemershandboek en een beleidshandboek?

Employee handbooks and policy manuals can seem similar, but they are two very different things. Een werknemershandboek vertelt uw werknemers wat ze kunnen verwachten, en moet in gemakkelijk te begrijpen taal zijn geschreven. Een beleidshandboek, aan de andere kant, is een document dat uw medewerkers vertelt hoe ze dingen moeten doen, en kan meer technische informatie bevatten.

In uw personeelshandboek vertelt u uw medewerkers bijvoorbeeld dat ze elk een maand op afstand kunnen werken (een van de extraatjes bij Venngage!), maar u hoeft in uw handboek niet de kleinste details te beschrijven. De praktische informatie, zoals hoe je een aanvraag voor een maand op afstand indient en wat de verwachtingen zijn, bewaar je in het beleidshandboek.

De informatie in je personeelshandboek moet overeenkomen met de informatie in je beleidshandboek, maar het moet een voorproefje zijn en niet het volledige beleid. Zie uw beleidshandboek als uw algemene voorwaarden.

Heb ik een werknemershandboek nodig?

Als u nog geen tijd hebt besteed aan het schrijven en ontwerpen van een werknemershandboek, dan bent u waarschijnlijk niet de enige. Vooral nieuwe en kleine bedrijven verzuimen vaak een handboek voor hun werknemers op te stellen. Maar als uw bedrijf groeit, is het handig om al in een vroeg stadium een centrale plek te creëren voor al uw processen en beleidsregels.

Werknemershandboeken zijn ongelooflijk effectief in het handhaven van een positieve werkcultuur en het integreren van nieuwkomers in het team. Een werknemershandboek stelt duidelijke verwachtingen voor alle werknemers, zodat iedereen binnen de organisatie op één lijn kan blijven. Op die manier dragen handboeken bij aan een cultuur waarin kwesties eerlijk en consequent kunnen worden afgehandeld.

Gebruik deze EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Een werknemershandboek dient niet alleen uw nieuwe personeel, maar ook uw oude personeel. Op alle niveaus en in alle stadia van uw bedrijf kunnen handboeken voor werknemers nuttig zijn. Zoals gezegd, kunnen handboeken nieuwkomers een introductie geven in uw bedrijf en de interne structuur.

Werknemershandboeken kunnen een duidelijk beeld schetsen van wat hun leidinggevenden van hen verwachten. Ze kunnen ervoor zorgen dat beleid, procedures en werkpraktijken eerlijk en strikt worden gehandhaafd, waardoor verwarring en scheve verhoudingen binnen uw team worden voorkomen.

Handboeken kunnen een handig hulpmiddel voor uw bedrijf zijn om te laten zien hoe belangrijk uw werknemers voor u zijn – dit wordt weergegeven door de informatie die u als belangrijk beschouwt in uw handboek (denk aan ondersteuningsinitiatieven en inclusiviteitsinspanningen).

Ten slotte fungeren handboeken als een informatief communicatiemiddel om de integratie van werknemers binnen het bedrijf te vergemakkelijken, terwijl ze zich tegelijkertijd inzetten voor het bevorderen van een gevoel van saamhorigheid binnen de teams.

Gebruik deze EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Wat staat er in een werknemershandboek?

Werknemershandboeken bevatten doorgaans drie categorieën inhoud:

1. Algemene informatie, zoals de missieverklaring van uw bedrijf, kernwaarden, samenvattingen van het beleid en meer.
2. Culturele informatie met inbegrip van items zoals de vakantietijd, bedrijf extraatjes, vakantie schema’s dress code, enz.
3. Case-specifieke informatie met inbegrip van items zoals het bedrijfsbeleid, disciplinaire en grieven procedures, enz.

Elk bedrijf zal andere behoeften hebben, maar hier is een overzicht van wat u in een standaard werknemershandboek moet opnemen:

• Welkomstboodschap van het bedrijf
• Bedrijfsgeschiedenis
• Bedrijfsvisie en -missie
• Bedrijfsbeleid
• Kantoorinformatie en contactgegevens hoofdkantoor
• Voordeelinformatie voor werknemers

Gebruik dit sjabloon voor het werknemershandboek

Wat er in een werknemershandboek moet komen te staan, verschilt per bedrijf, afhankelijk van de grootte en de bedrijfstak van het bedrijf. Als u een grote organisatie bent met honderden werknemers, zal uw werknemershandboek waarschijnlijk veel groter en grondiger zijn dan het werknemershandboek dat wordt verspreid binnen kleinere en/of minder bureaucratische bedrijven.

Dat gezegd hebbende, is het schrijven van een geweldig werknemershandboek afhankelijk van een grondig begrip van het bedrijf en de bedrijfscultuur.

Ongeacht de organisatie, moeten de meeste werknemershandboeken deze onderwerpen behandelen:

1. Bedrijfscultuur
2. Waarden en de missie
3. Human resource en juridische informatie
4. Processen en procedures
5. Bedrijfsbeleid, waaronder vakantiedagen, ziektedagen, pesten en intimidatie, enz.

Een werknemershandboek is in de eerste plaats een document dat op de werknemers is gericht. Het is dus de ideale plaats om de rechten en plichten van uw werknemers met betrekking tot het dienstverband uiteen te zetten, maar dan in gewoon Engels in plaats van het juridische jargon dat in contracten gebruikelijk is.

Hoe schrijf ik een werknemershandboek?

Klik om door te gaan naar elke sectie:
Stap 1: Schrijf de hoofdlijnen van uw werknemershandboek
Stap 2: Ontwerp uw werknemershandboek met behulp van een sjabloon
Stap 3: Verzamel alle informatie die u hebt verzameld in uw werknemershandboek
Stap 4: Deel uw voltooide werknemershandboek

Als u voor de eerste keer een werknemershandboek opstelt, kan het nuttig zijn om met leden van het senior management te spreken. Vraag hen wat zij denken dat het belangrijkste is om aan nieuwe werknemers te communiceren. Door ervoor te zorgen dat iedereen het vanaf het begin eens is over de verwachtingen, het beleid en de cultuur, geeft u een goede start aan het inwerkproces.

Gebruik DEZE EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Stap 1: Schrijf de outline van uw werknemershandboek

Elk goed werknemershandboek begint met een goede outline. Zorg ervoor dat u de tijd neemt om de inhoud van uw werknemershandboek voor te plannen voordat u erin duikt. Zo weet u zeker dat u alle materialen opneemt die nodig zijn om uw handboek effectief te maken.

Werknemershandboeken zijn echt een avontuur dat je zelf kunt kiezen – er is geen standaardscenario dat overal bij past. Hoewel de informatie in elk werknemershandboek in een aantal gemeenschappelijke categorieën past, is de diepgang die bedrijven binnen elke categorie zullen kiezen afhankelijk van verschillende factoren, zoals bedrijfsgrootte, bedrijfssector, bedrijfslocatie(s), bedrijfscultuur, enz.

Zie hieronder voorbeelden van wat u in uw werknemershandboek kunt opnemen. Voel je vrij om te kiezen welke onderwerpen het meest relevant zijn voor uw bedrijf, of ga er helemaal voor en neem het hele pakket op.

Als u eenmaal hebt geselecteerd wat u wilt opnemen, kunt u een inhoudsopgave maken. Deze zal als leidraad dienen voor de rest van uw werknemershandboek en ervoor zorgen dat u niets over het hoofd ziet. Een inhoudsopgave is ook een goede manier voor uw werknemers om snel naar een bepaalde sectie te gaan.

Stap 2: Ontwerp uw werknemershandboek met behulp van een sjabloon

Volgende moet u een ontwerpstijl kiezen voor uw werknemershandboek. Sommige grotere organisaties hebben een intern ontwerpteam, maar als u het handboek zelf moet ontwerpen, kan een vooraf gemaakte sjabloon een goed begin zijn.

Venngage biedt een verscheidenheid aan volledig aanpasbare sjablonen voor het handboek.

Gebruik deze EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Hier volgen enkele toptips voor het ontwerpen van een werknemershandboek:

1. Presenteer informatie visueel waar mogelijk

Gebruik pictogrammen, afbeeldingen, tabellen, illustraties, grafieken en diagrammen in uw personeelshandboek om uw inhoud te breken en het boeiend en interessant te maken om naar te kijken. Deze elementen houden uw lezers betrokken bij en verleid door het opgenomen materiaal.

U kunt dit gebruiken om belangrijke informatie te benadrukken waar u uw publiek speciale aandacht aan wilt laten besteden. In dit voorbeeld van een werknemershandboek zijn pictogrammen gebruikt om nieuwe werknemers te laten zien wat zij op hun eerste dag bij het bedrijf kunnen verwachten.

Gebruik DIT EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Het gebruik van visuals helpt ook de aandacht van uw lezers vast te houden. Een werknemershandboek bevat zoveel informatie dat het behoorlijk overweldigend kan zijn, dus vermijd waar mogelijk grote blokken tekst.

Niet bekend met grafisch ontwerp en niet zeker hoe je pictogrammen effectief kunt gebruiken? Kijk dan: Alles wat u moet weten over pictogrammen (in minder dan 3 minuten)

2. Gebruik consistente branding in uw personeelshandboek

Consistente vormgeving is essentieel voor het maken van professionele interne communicatiedocumenten met een merknaam. Als u een medewerkershandboek maakt, geeft u nieuwe werknemers een voorproefje van het bedrijf en de bedrijfscultuur – het is dus extra belangrijk dat u de richtlijnen voor uw bedrijfsmerk gebruikt.

Met de tool Venngage My Brand Kit kunnen zakelijke gebruikers hun bedrijfslettertypen, kleurenpaletten en logo’s uploaden en deze direct toegepast zien op hun sjabloon voor het medewerkershandboek.

3. Kies een kleurenpalet dat uw bedrijf vertegenwoordigt

Kleurpsychologie is iets waar u misschien nog niet van hebt gehoord, maar zeker wel mee te maken zult hebben gehad. Net zoals sommige kleuren zoals rood en oranje voor ons warm aanvoelen, voelen ze ook vriendelijk en gastvrij aan. Blauw en groen kunnen koel of sereen aanvoelen.

Het is belangrijk dat de kleuren die u gebruikt in uw personeelshandboek een afspiegeling zijn van uw organisatie en uw bedrijfscultuur. In dit voorbeeld is het kleurenpalet heel eenvoudig, met alleen wit, grijstinten en een beetje groen, wat modern en strak oogt.

Gebruik dit handboeksjabloon

4. Maak gebruik van vetgedrukte koppen in uw werknemershandboek

Uw werknemershandboek zou een blijvende bron binnen uw bedrijf moeten zijn, waar werknemers regelmatig naar terugverwijzen. Maar wanneer uw werknemers uw personeelshandboek raadplegen, zijn ze waarschijnlijk op zoek naar specifieke informatie.

Help uw werknemers de informatie die ze nodig hebben sneller te vinden door gebruik te maken van koppen en subkoppen in uw personeelshandboek.

Een aantal best practice tips voor het gebruik van kopteksten:

• Maak uw kopteksten zo beschrijvend mogelijk
• Maak de koptekst een andere kleur om hem te helpen opvallen
• Gebruik een duidelijk, leesbaar lettertype voor de kop – dit hoeft niet per se hetzelfde lettertype te zijn dat je voor de hoofdtekst gebruikt

Je kunt zelfs subkoppen binnen een pagina gebruiken, zoals in deze Diversity & Inclusion infographic:

Gebruik DEZE HR TEMPLATE

5. Gebruik lijsten, kolommen en uitklapvakken om belangrijke informatie duidelijk over te brengen

Voorkom een gevreesde ‘muur van tekst’ in uw personeelshandboek door de tekst op te delen in lijsten, kolommen of vakken. Kolommen zijn een geweldige manier om lezers betrokken te houden bij uw schrijven. Ons brein houdt om verschillende redenen van lijstjes (dit artikel in de New Yorker geeft een goed overzicht!), dus zorg ervoor dat je ingewikkelde informatie opdeelt in makkelijk te behappen brokjes.

Een uitklapvakje is een uitstekende manier om de belangrijkste informatie op een pagina te benadrukken. In veel voorbeelden van personeelshandboeken, zoals deze, worden de belangrijkste beleidsdata of wat dan ook gemarkeerd in een vak dat een andere kleur heeft. Dit vertelt uw werknemers dat deze informatie belangrijk is, maar het maakt het ook gemakkelijker voor werknemers om te vinden.

Stap 3: Verzamel alle informatie die u hebt verzameld in uw werknemershandboek

Gebruik DIT

Als u eenmaal een ontwerpstijl hebt gekozen en de hoofdlijnen en informatie hebt vastgelegd, kunt u beginnen met het samenstellen van uw werknemershandboek. Maak met behulp van uw inhoudsopgave een lege pagina in uw document voor elke sectie en voeg de koptekst van de sectie toe (zie het voorbeeld van het werknemershandboek hieronder). Dit helpt u bij het visualiseren van de structuur van het werknemershandboek dat u aan het maken bent.

De informatie moet worden overgebracht en weergegeven in een duidelijk en gemakkelijk te volgen formaat. De terminologie moet bekend zijn bij uw publiek en gemakkelijk te begrijpen zijn. Als de informatie ingewikkeld is, kunt u overwegen een verklarende woordenlijst toe te voegen om concepten of termen te definiëren. Zorg er ook voor dat uw inhoudsopgave duidelijk is ingedeeld.

Ga door uw lege personeelshandboek heen om informatie in te vullen en secties toe te voegen. Sommige mensen geven er de voorkeur aan pagina’s van begin tot eind methodisch op te schrijven, terwijl anderen er de voorkeur aan geven informatie toe te voegen naarmate het in hen opkomt.

Een goede manier om ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd ziet, is om met kleuren aan te geven wanneer een onderdeel nog werk behoeft, zoals in dit voorbeeld van een werknemershandboek:

Als je eenmaal een eerste opzet van het medewerkershandboek hebt, wil je het misschien delen met andere mensen binnen je bedrijf voor feedback. Als u een Venngage Business-gebruiker bent, kunnen andere mensen in uw team direct commentaar op het document achterlaten met behulp van de koppeling voor privédeling – wat de samenwerking binnen een team zo veel gemakkelijker maakt.

Eindelijk is het opstellen van een gedetailleerd en bijgewerkt handboek een samenwerkingsproces. Waarom nodigt u uw team niet uit om samen met u het handboek van uw bedrijf te maken? Met onze functie voor realtime samenwerking (alleen bedrijfsplannen) kunt u altijd en overal in realtime met uw team samenwerken:

Stap 4: Deel uw voltooide werknemershandboek

Plaats het handboek op verschillende locaties. Het is belangrijk dat het werknemershandboek voor iedereen gemakkelijk te vinden is. Het onze is opgenomen in alle aanbiedingsbrieven, in het onboardingproces en vastgepind op Slack.

U kunt ook een exemplaar naar uw personeel e-mailen en overal op kantoor exemplaren rond laten slingeren.

U kunt uw personeelshandboek zelfs als interactieve PDF maken en de documenten en websites aan elkaar koppelen, zodat uw werknemers gemakkelijk alle specifieke documenten en websites kunnen vinden waarnaar u in het handboek verwijst. Publiceer uw werknemershandboek vervolgens online.

Hoe vaak moet u uw werknemershandboek bijwerken?

Werkgevers moeten de waarde van het bijhouden van het werknemershandboek niet onderschatten. Het is van essentieel belang dat het werknemershandboek accuraat en up-to-date is om ervoor te zorgen dat uw werknemers goed op de hoogte zijn van het beleid en de procedures en dat uw bedrijf de culturele voordelen van een werknemershandboek behaalt.

Als uw bedrijf er niet in slaagt om het werknemershandboek bij te werken en de noodzakelijke wijzigingen erin op te nemen, loopt uw bedrijf het risico op culturele ontwrichting en erger nog, rechtszaken.

Vereenvoudig gezegd, moet u uw werknemershandboek bijwerken telkens wanneer er iets binnen uw werkomgeving verandert. Bedrijven moeten hun werknemershandboek op zijn minst jaarlijks herzien om ervoor te zorgen dat het de onvermijdelijke veranderingen in de samenleving weerspiegelt.

Elk jaar moeten bedrijven een tijd plannen om te gaan zitten en te overwegen hoe uw rechtsgebied en bedrijfstak het afgelopen jaar zijn veranderd om te bepalen of uw beleid nog steeds actueel is, hoe het kan worden bijgewerkt en welk beleid moet worden toegevoegd.

Er kunnen om een overweldigende hoeveelheid redenen items veranderen.

Een aantal veel voorkomende gevallen die kunnen leiden tot een noodzakelijke update van uw werknemershandboek zijn onder meer:

• Wetswijzigingen
• Technologische vooruitgang
• Uitbreiding van uw bedrijf
• Bedrijfswijzigingen
• Personeelswijzigingen

Naast het belang van het beschermen van uw bedrijf tegen rechtszaken, zegt uw handboek veel over de cultuur en verwachtingen van uw bedrijf, voor zowel nieuwe als oude werknemers. Het up-to-date houden van uw personeelshandboek is van cruciaal belang voor het welzijn van uw bedrijf.

Bekijk al onze sjablonen voor personeelshandboeken.

Voorbeelden van personeelshandboeken

Klaar om aan de slag te gaan met het maken van uw personeelshandboek? Bekijk deze handboekvoorbeelden ter inspiratie:

Kies één designaccent bij het maken van een werknemershandboek

Gebruik DIT HANDBOEK TEMPLATE

Less is always more in design, en uw werknemershandboek zou niet anders moeten zijn. Kies één of twee ontwerpelementen om op te nemen in uw pagina’s. In dit voorbeeld van een werknemershandboek zijn donkergrijze driehoeken en groene accentelementen gebruikt, waardoor een modern maar opvallend ontwerp ontstaat.

Gebruik je werknemershandboek om nieuwe starters kennis te laten maken met de bedrijfscultuur

Bron

Houston koos voor een komische aanpak van hun werknemershandboek met geestige tekst die hun nieuwe werknemers vertelt “dat het wel goed komt”. Deze aanpak werkt misschien niet voor iedereen, maar als uw bedrijf prat gaat op zijn humor, sarcasme, en tongue in cheek benadering van communicatie dan kan dit werken voor u.

Maak aangepaste illustraties gemakkelijk met pictogrammen (perfect voor non-profit werknemer handboeken, en werknemer handboeken voor kleine bedrijven!)

Gebruik DIT EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Als uw bedrijf een illustratie op maat zou willen maken, maar u heeft geen budget, een heel eenvoudige manier om dit te doen is door pictogrammen over elkaar heen te leggen om een scène te creëren. In dit voorbeeld van een werknemershandboek zijn verschillende pictogrammen gebruikt om een huiskamerscène te creëren, zoals een fauteuil en een salontafel.

Het gebruik van pictogrammen op deze manier is geweldig voor non-profitorganisaties en kleine bedrijven, omdat u de scène kunt aanpassen op elke manier die u maar wilt!

Gebruik verschillende lettertypes in je werknemershandboek

Bron

Mix en match lettertypes in je werknemershandboek om een interessant ontwerp te maken, zoals in dit voorbeeld van een Starbucks werknemershandboek. Door het gebruik van een lettertype voor de koppen, een ander voor de subkoppen, en een derde voor de hoofdtekst is het ontwerp van het handboek interessant zonder overweldigend te zijn.

Het gebruik van lettertypen als een pro kan overweldigend lijken, maar onthoud gewoon: Van meest decoratief naar minst decoratief = koptekst naar hoofdtekst.

Als je merklettertypes hebt, is het natuurlijk belangrijk om ze te gebruiken. Het gebruik van consistente lettertypen binnen uw merk is een van de eenvoudigste manieren om professioneel ogende ontwerpen te maken.

Lees meer over het kiezen en gebruiken van merklettertypen

Ben bondig bij het maken van een werknemershandboek

Gebruik DIT EMPLOYEE HANDBOOK TEMPLATE

Uw werknemershandboek is waarschijnlijk een van de langste documenten die u zult maken en terwijl het belangrijk is om veel informatie op te nemen, is het ook belangrijk dat u niet doordraaft. Houd uw paragrafen kort en bondig, gebruik eenvoudige taal en schrijf in gewoon Nederlands.

In dit voorbeeld van een werknemershandboek zijn de paragrafen kort en eenvoudig geschreven, zodat iedereen de informatie die wordt gedeeld kan begrijpen.

Houd uw werknemers in gedachten bij het schrijven van uw handboek

Bron

Er is veel informatie die werknemers moeten weten als ze een nieuw bedrijf beginnen. Waar ze moeten zitten, wat er tijdens de lunch gebeurt, het ziekte- en vakantiebeleid. Maar we zijn er allemaal geweest op de eerste dag van een nieuwe baan, overweldigd door nieuwe informatie.

Houd je werknemers voor ogen door de belangrijkste informatie op de voorgrond te plaatsen. Vraag uzelf af wat mijn nieuwe starter op dit moment het meest nuttig zou vinden.

In dit voorbeeld van een werknemershandboek is een hele pagina gewijd aan wat de werknemer op zijn eerste dag kan verwachten. Hierdoor weet de nieuwe starter direct wat hij kan verwachten zonder overspoeld te worden met informatie.

Gebruik DIT HANDBOEK-TEMPLATE