Wat betekent nadelige actie en hoe ga je ermee om

Elke werkgever die antecedentenonderzoeken uitvoert, krijgt onvermijdelijk te maken met kandidaten met negatieve antecedenten. Het kan zijn dat je iemand aantreft van wie de informatie niet klopt wanneer je deze verifieert, iemand met een strafblad, of iemand die een mislukte drugstest heeft ondergaan.
Deze bevindingen kunnen leiden tot uw beslissing om een sollicitant af te wijzen of een huidige werknemer te ontslaan, maar u moet ervoor zorgen dat u de staats- en federale regelgeving volgt bij het gebruik van deze informatie.

Wat betekent Nadelige Actie?

In de context van achtergrondcontroles betekent nadelige actie dat een werkgever een negatieve invloed heeft gehad op de vooruitzichten van een sollicitant op een baan als gevolg van informatie uit het rapport.
Alle nadelige actie die u onderneemt als direct gevolg van de informatie die u hebt ontvangen uit een achtergrondcontrolerapport dat een negatieve invloed heeft op de status van iemands baan, is nadelige actie. Dit doet zich voor wanneer een werkgever besluit zich zo te gedragen dat een groep mensen of een individu wordt benadeeld wat betreft hun impliciete gelijke kansen op werk bij het solliciteren naar een baan.
De paraplu van nadelige actie kan alles omvatten van het weigeren van overplaatsing of promotie van een huidige werknemer tot het ronduit afwijzen van een nieuwe sollicitant. Het kan ook gaan om demotie van iemand door een huidige werknemer een mindere functie aan te bieden. e FCRA, of Fair Credit Reporting Act, evenals specifieke lokale en federale jurisdicties vereisen dat werkgevers nauwkeurig de geschetste procedures volgen bij het verzenden van een negatieve actie kennisgeving. Zorg ervoor dat u alle gespecificeerde procescriteria volgt als u iemand weigert aan te nemen of te bevorderen op basis van bevindingen uit hun achtergrondrapport.

Krijg een gratis beoordeling van uw achtergrondcontroleprogramma

Krijg uw gratis beoordeling

Waarom is dit belangrijk?

Dus, u moet een kandidaat afwijzen. Waarom is dit zo’n ernstige zaak voor een werkgever?
Het afwijzingsproces heeft per definitie nadelige gevolgen voor consumenten, waardoor het vaak onderwerp is van rechtszaken en een nalevingsrisico voor u als werkgever. Als u er niet in slaagt om elke procedure te volgen die wordt genoemd voor het uitvoeren van eerlijke adverse action, kunt u worden geconfronteerd met een class action rechtszaak.
Het potentiële risico van een class action rechtszaak werkt als een belangrijke motivator voor werkgevers om ervoor te zorgen dat hun antecedentenonderzoek procedures in overeenstemming zijn met de FCRA. Een rechtszaak met nadelige gevolgen kan tot serieuze uitbetalingen leiden. Er was bijvoorbeeld een rechtszaak in 2019 die ertoe leidde dat de grote dierenwinkelketen Petco de eiser meer dan $ 1 miljoen betaalde, omdat Petco naar verluidt verzuimde om hun sollicitanten de vereiste kennisgevingen te geven zoals vermeld door de FCRA.
Naast het nalevingsrisico is het ook mogelijk dat er een fout optreedt in een achtergrondcontrolerapport. U moet ervoor zorgen dat u het juiste doet voor uw aanvragers en het proces nauwkeurig volgt om er zeker van te zijn dat u de juiste informatie gebruikt in uw overweging.

Het proces van het afhandelen van nadelige actie

Om een nadelige actie te melden, zijn er bepaalde stappen die u moet volgen om te voldoen aan de FCRA in gevallen waarin nadelige actie is vereist met betrekking tot een achtergrondcontrole. Voordat het antecedentenonderzoek echter wordt gestart, beschrijven de FCRA-autorisatie- en openbaarmakingsvereisten de procedures die nodig zijn voor het informeren van de werknemer of kandidaat en voor het verkrijgen van de schriftelijke toestemming voor het uitvoeren van het onderzoek.
Hier volgen de stappen die een werkgever moet volgen voor een veilig adverse action proces:

Stap 1: Verstrek informatie en stuur een bericht voor pre-adverse action

Nadat het antecedentenonderzoek leidt tot bevindingen die reden zijn om een huidige werknemer te ontslaan of een sollicitant te weigeren, moet de werkgever een pre-adverse action brief uitgeven. De pre-adverse action letter zal dienen als kennisgeving om deze informatie door te geven aan de sollicitant.
Het versturen van deze pre-adverse action notice zal de sollicitant ervan op de hoogte stellen dat de informatie verkregen uit hun antecedentenonderzoek een negatieve invloed kan hebben op de beslissing over hun baan. Deze mededeling is bedoeld om de sollicitant de gelegenheid te geven zich de situatie eigen te maken en te reageren op de informatie die het rapport bevat.
Verzorg dat u een kopie bewaart van alle bijlagen die u verstuurt, evenals van de brief zelf, met vermelding van de datum waarop deze is verzonden. Samen met deze kennisgeving moet het bedrijf of de werkgever die het antecedentenonderzoek heeft uitgevoerd zowel een kopie van het antecedentenonderzoek als een samenvatting van de rechten van de kandidaat bij het verzenden aan de kandidaat verstrekken.

Stap 2: De wachtperiode

De volgende stap in het proces van nadelige maatregelen is dat de werkgever de kandidaat een redelijke hoeveelheid tijd moet geven om de documenten die hij heeft ontvangen te bekijken, aangezien de kandidaat de nauwkeurigheid van verschillende aspecten van zijn antecedentenrapport kan willen betwisten. De kandidaat moet in staat worden gesteld om alle informatie in het achtergrondcontrolerapport waarvan hij denkt dat die onjuist is, aan te vechten.
De werkgever moet de kandidaat in kwestie ook de kans geven om verduidelijkende informatie te verstrekken om de bevindingen in het rapport uit te leggen of mogelijk het dossier te corrigeren. Hoewel er geen specifieke wachtperiode onder FCRA is gedefinieerd, hebben rechtbanken in het verleden vijf tot zeven dagen omschreven als een redelijke periode om aan dit proces te wijden.

Stap 3: Bekijk de resultaten van het rapport opnieuw

Bekijk de reactie van de kandidaat en de correcties die in het rapport zijn aangebracht, indien aanwezig. Als de werkgever na een tweede beoordeling nog steeds besluit de kandidaat niet te bevorderen of in dienst te nemen op grond van de inhoud van het antecedentenonderzoek, moet de werkgever een kennisgeving van nadelige actie publiceren om zijn besluit toe te lichten. Deze kennisgeving kan elektronisch of in gedrukte vorm worden verstrekt.

Stap 4: Verstrek de kennisgeving van nadelige actie

Tijd om de kennisgeving van nadelige actie te verzenden. In deze mededeling moet de kandidaat duidelijk worden geïnformeerd over de mogelijkheid om uw beslissing aan te vechten en moet hij of zij worden aangeboden om binnen 60 dagen na ontvangst van de mededeling een kopie van het rapport te verstrekken.
Als het antecedentenonderzoek is uitbesteed aan een extern bedrijf, moet in de aankondiging van de nadelige actie ook worden vermeld dat de beslissing tot aanwerving niet door de contractant maar door de werkgever is genomen. U moet ook de naam en de contactinformatie (inclusief het adres) van het bedrijf waaraan u het onderzoek hebt uitbesteed in de aankondiging van een nadelige actie vermelden. Bewaar een kopie van dit alles voor uw eigen administratie, en documenteer altijd de datum waarop u uw papierwerk hebt verzonden.

Stap 5: Verwijder gevoelige informatie op de juiste wijze

Omdat u gevoelige documenten zult behandelen, vereist de FCRA dat u als werkgever deze documenten op een veilige manier weggooit. Papieren kopieën van de resultaten van het antecedentenonderzoek moeten worden verbrand of versnipperd, en digitale kopieën van de bestanden moeten onherroepelijk worden gewist.

Wat gebeurt er als een kandidaat zijn rapport betwist?

Zowel antecedentenonderzoeksbedrijven als werkgevers willen gedurende het hele wervingsproces zoveel mogelijk transparantie, nauwkeurigheid en eerlijkheid betrachten. Het is echter mogelijk dat de informatie die wordt verkregen van een kredietbeoordelingsbureau, een rechtbank of een andere bron fouten bevat.
Deze fouten kunnen het gevolg zijn van:

Identiteitsdiefstal
Verouderde informatie gerapporteerd door een kredietrapportagebureau of kredietscore
Transcriptie- of typfouten binnen rechtbankrapporten
Verwarring als gevolg van een gemeenschappelijke naam

Omdat menselijke fouten door het kredietrapportagebureau, rechtbankrapporten, en meer mogelijk zijn, moet u een sollicitant altijd adviseren om de resultaten van hun rapport nauwkeurig te bekijken. Als een consument van mening is dat er een onnauwkeurigheid in het rapport staat, moet hij onmiddellijk contact opnemen met zijn werkgever of het bedrijf dat de antecedenten controleert, om de procedure voor betwisting in gang te zetten. Het wordt altijd aangemoedigd om actief te proberen eventuele geschillen met consumenten zo snel mogelijk op te lossen, ondanks de 30 dagen die een antecedentenonderzoeksbureau zichzelf geeft om een onderzoek te voltooien.

Voorkomende fouten waar u op moet letten

De meest voorkomende valkuilen die we in een nadelige actieprocedure zien, zijn:

>Werkgever geeft geen vooraankondiging van nadelige actie af

Deze fout komt vooral voor in gevallen waarin een werkgever het onderzoek niet uitbesteedt aan een ervaren achtergrondcontrolebedrijf. Als u vergeet een vooraankondiging van een nadelige actie te doen uitgaan en direct naar de aankondiging van de nadelige actie gaat, wordt de consument de kans ontnomen om iets te betwisten.

> In de vooraankondiging van een nadelige actie ontbreekt informatie

Zorg ervoor dat u zowel een kopie van de FCRA-samenvatting van rechten als een kopie van het volledige achtergrondrapport in uw aankondigingen van nadelige actie opneemt. Als een van beide ontbreekt, bent u in overtreding van de FCRA.

>Werkgever wacht niet lang genoeg voordat hij de aankondiging van een nadelige actie verstuurt

Als een werkgever haast heeft met het invullen van een vacature, kan hij zich door het nadelige actieproces haasten en niet lang genoeg wachten voordat hij de officiële aankondiging van een nadelige actie verstuurt. Dit komt vaak voor bij recruiters die met smart wachten op een nieuwe kandidaat.

> Geschillen met klanten worden niet tijdig aangepakt

Weliswaar hebben antecedentenrapportbedrijven die met een geschil te maken krijgen wettelijk 30 dagen de tijd om de claim te onderzoeken, maar een goed bedrijf zal prioriteit geven aan dit proces. Dit is niet iets wat u op de lange baan wilt schuiven en vergeten voordat u uw negatieve actiemelding verstuurt. Als er een probleem is als gevolg van een fout van een creditcardrapportagebureau, dan moet u het juridisch advies van deskundigen inwinnen en dit zo snel mogelijk aanpakken.

> Werkgever houdt zich niet aan de Fair Chance Hiring-wetten

Fair Chance Hiring-wetten groeien voortdurend, wat betekent dat we veranderingen zullen blijven zien in de vereisten voor nadelige actieprocedures. Het is nuttig om met een externe adviseur samen te werken om er zeker van te zijn dat u alle juiste en up-to-date procedures volgt.

Conclusie

Het opstellen van nadelige actiemededelingen is gegarandeerd nooit een pretje – laat staan dat u degene bent die de mededeling ontvangt. Maar het is hoe dan ook belangrijk om te voldoen aan de FCRA-regelgeving. Het volgen van FCRA-conforme procedures voor negatieve actie (evenals alle lokale wetten die relevant zijn voor de situatie) zal ervoor zorgen dat dit proces respectvol, professioneel en eerlijk blijft.
Er wordt altijd extern juridisch advies aanbevolen wanneer dit onderwerp in het aanwervingsproces aan de orde komt. Voor meer informatie over alles van pre-adverse action tot de laatste loodjes van het adverse action proces en de fair credit reporting act, neem vandaag nog contact op met een expert zoals ons ervaren team bij ScoutLogic.

Footer:

ScoutLogic is geen advocatenkantoor. U dient altijd een gekwalificeerde advocaat te raadplegen voordat u wijzigingen aanbrengt in uw antecedentenonderzoeksprogramma. Als u een gekwalificeerde advocaat nodig heeft, verwijzen wij u graag door.