Qué significa una acción adversa y cómo manejarla
Cualquier empleador que realice verificaciones de antecedentes se enfrentará inevitablemente a candidatos con antecedentes negativos. Puede encontrar a alguien cuya información no concuerda cuando la verifica, alguien que tiene antecedentes penales, o encontrar una prueba de drogas fallida.
Estos hallazgos pueden dar lugar a su decisión de rechazar a un solicitante o despedir a un empleado actual, pero debe asegurarse de que está siguiendo las regulaciones estatales y federales al utilizar esta información.
¿Qué significa una acción adversa?
En el contexto de las verificaciones de antecedentes, la acción adversa significa que un empleador ha impactado negativamente la perspectiva de trabajo de un solicitante debido a la información obtenida del informe.
Cualquier acción adversa que usted tome como resultado directo de la información que recibió de un informe de verificación de antecedentes que afecta negativamente el estado del empleo de alguien es una acción adversa. Esto ocurre siempre que un empleador decide comportarse de una manera que pondría a un grupo de personas o a un individuo en desventaja con respecto a su igualdad de oportunidades de empleo implícita al solicitar un trabajo.
El paraguas de la acción adversa puede abarcar cualquier cosa, desde negar el traslado o la promoción de un empleado actual hasta rechazar directamente a un nuevo solicitante. También puede incluir la degradación de alguien ofreciendo a un empleado actual un puesto inferior.
La FCRA, o Ley de Informes Crediticios Justos, así como las jurisdicciones locales y federales específicas requieren que los empleadores sigan de cerca los procedimientos descritos al enviar una notificación de acción adversa. Asegúrese de seguir todos los criterios especificados del proceso de acción adversa si se encuentra rechazando la contratación o promoción de alguien sobre la base de los hallazgos obtenidos de su informe de antecedentes.
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¿Por qué es importante?
Así que tiene que rechazar a un candidato. ¿Por qué es esto una preocupación tan seria para un empleador?
El proceso de acción adversa afecta inherentemente a los consumidores de manera negativa, lo que lo convierte en un tema frecuente de litigio, así como un riesgo de cumplimiento para usted como empleador. Si usted no cumple con cada uno de los procedimientos enumerados para llevar a cabo una acción adversa justa, puede enfrentarse a una demanda colectiva.
El riesgo potencial de una demanda colectiva actúa como una motivación importante para que los empleadores se aseguren de que sus procedimientos de verificación de antecedentes cumplan con la FCRA. Los litigios de acción adversa pueden resultar en algunos pagos serios. Por ejemplo, hubo una demanda en 2019 que resultó en que la principal cadena de suministros para mascotas Petco pagara al demandante más de 1 millón de dólares porque Petco supuestamente no proporcionó a sus solicitantes los avisos requeridos según lo establecido por la FCRA.
Además del riesgo de cumplimiento, también es posible que ocurra un error dentro de un informe de verificación de antecedentes. Usted debe asegurarse de que está haciendo lo correcto por sus solicitantes y siguiendo el proceso con precisión con el fin de asegurarse de que está utilizando la información adecuada en su consideración.
El Proceso de Manejo de Acción Adversa
Con el fin de entregar una notificación de acción adversa, hay ciertos pasos que debe seguir con el fin de cumplir con la FCRA en los casos en que se requiere una acción adversa en relación con una verificación de antecedentes. Sin embargo, antes de que se inicie la verificación de antecedentes, los requisitos de autorización y divulgación de la FCRA establecen los procedimientos necesarios para notificar al empleado o candidato, así como para obtener el permiso por escrito para realizar la verificación.
Estos son los pasos que un empleador debe seguir para un proceso de acción adversa seguro:
Paso 1: Proporcionar divulgación y enviar una notificación de acción pre adversa
Después de completar una verificación de antecedentes que resulte en hallazgos que sean motivo para despedir a un empleado actual o negar a un solicitante de empleo, el empleador debe emitir una carta de acción pre adversa. La carta de acción pre-adversa servirá como aviso para transmitir esta información al solicitante.
El envío de este aviso de acción pre-adversa notificará al solicitante que la información obtenida de su verificación de antecedentes puede afectar negativamente la decisión de su empleo. Este aviso tiene por objeto proporcionar al candidato la oportunidad de asimilar la situación y responder a cualquier información que contenga el informe.
Asegúrese de guardar una copia de los archivos adjuntos que envíe, así como de la propia carta, documentando la fecha en que fue enviada. Junto con esta notificación, la empresa o el empleador que realizó la verificación de antecedentes tiene que proporcionar tanto una copia de la verificación de antecedentes, así como un resumen de los derechos del candidato al enviar al candidato.
Paso 2: El período de espera
Siguiente en el proceso de acción adversa, el empleador tiene que permitir que el candidato una cantidad razonable de tiempo para revisar los documentos que recibieron como el candidato puede querer disputar la exactitud de varios aspectos de su informe de antecedentes. El empleador también tiene que dar al candidato en cuestión la oportunidad de proporcionar información aclaratoria para explicar los hallazgos en el informe o potencialmente corregir el registro. Si bien no hay un período de espera específico definido bajo la FCRA, históricamente los tribunales han indicado que el período de tiempo razonable para dedicar a este proceso es de cinco a siete días.
Paso 3: Revisar los resultados del informe de nuevo
Considere la respuesta del candidato y las correcciones hechas al registro, si las hay. Si, después de una segunda revisión, el empleador sigue decidiendo en contra de la promoción o la contratación del candidato debido al contenido de la verificación de antecedentes, el empleador debe entonces publicar un aviso de acción adversa para explicar su decisión. Este aviso puede ser entregado electrónicamente o en una forma impresa.
Paso 4: Proporcionar el Aviso de Acción Adversa
Hora de enviar el aviso de acción adversa. Este aviso debe informar claramente a este candidato de su poder para disputar su decisión, así como ofrecerle proporcionar otra copia de su informe en cualquier momento dentro de los 60 días siguientes a la recepción del aviso.
Si la comprobación de los antecedentes fue subcontratada a una empresa externa, entonces el aviso de acción adversa también debe indicar que la decisión de contratación no fue tomada por el contratista sino por el empleador. También tendrá que incluir el nombre y la información de contacto (incluida la dirección) de la empresa a la que subcontrató en el aviso de acción adversa. Guarde una copia de todo esto para sus propios registros, y siempre documente la fecha en que envió su documentación.
Paso 5: Desechar adecuadamente la información sensible
Debido a que estará manejando documentos sensibles, la FCRA requiere que usted, como empleador, deseche estos documentos de manera segura. Las copias en papel de los resultados de la verificación de antecedentes deben ser incineradas o trituradas, y cualquier copia digital de los archivos debe ser borrada irremediablemente.
¿Qué sucede si un candidato impugna su informe?
Tanto las empresas de verificación de antecedentes como los empleadores desean mantener la mayor transparencia, exactitud e imparcialidad posible durante el proceso de contratación. Sin embargo, es posible que la información obtenida de una agencia de informes crediticios, los tribunales del condado y cualquier otra fuente contenga errores.
Estos errores podrían ocurrir como resultado de:
- Robo de identidad
- Información desactualizada reportada por una agencia de informes crediticios o puntaje crediticio
- Errores de transcripción o tipeo dentro de los informes de los juzgados
- Confusión resultante de un nombre común
Debido a la posibilidad de errores humanos por parte de la agencia de informes crediticios, los informes de los juzgados y más, usted siempre debe aconsejar a un solicitante de empleo que revise detenidamente los resultados de su informe. Si un consumidor cree que hay una inexactitud, debe ponerse inmediatamente en contacto con su empleador o con la compañía de verificación de antecedentes para iniciar el proceso de disputa. Siempre se anima a tratar activamente de resolver cualquier disputa del consumidor tan pronto como sea posible, a pesar de los 30 días que una compañía de verificación de antecedentes se da a sí misma para completar una investigación.
Errores comunes a tener en cuenta
Los errores más comunes que vemos en un proceso de acción adversa son:
> El empleador no emite el Aviso de Acción Pre-Adversa
Este error es especialmente común en los casos en que un empleador no subcontrata a una empresa de verificación de antecedentes con experiencia. Si se olvida de emitir una notificación previa a la acción adversa y pasa directamente a la notificación de acción adversa, se le niega al consumidor la oportunidad de disputar algo.
> En la notificación previa a la acción adversa falta información
Asegúrese de incluir tanto una copia del resumen de derechos de la FCRA como una copia del informe de antecedentes completo en sus notificaciones de acción adversa. Si falta cualquiera de estos datos, estará violando la FCRA.
> El empleador no espera lo suficiente antes de emitir el aviso de acción adversa
Si un empleador se apresura a cubrir un puesto, podría apresurarse en el proceso de acción adversa y no esperar lo suficiente antes de enviar el aviso oficial de acción adversa. Esto es común en los reclutadores que están esperando ansiosamente para pasar a un nuevo candidato.
> Las disputas de los clientes no se abordan de manera oportuna
Aunque las empresas de informes de antecedentes que se enfrentan a una disputa tienen legalmente 30 días para investigar la reclamación, una buena empresa dará prioridad a este proceso. Esto no es algo que usted quiera poner en el quemador y olvidarse antes de enviar su notificación de acción adversa. Si hay un problema debido a un error de la agencia de informes de tarjetas de crédito, entonces usted debe tomar el consejo legal de los expertos y abordarlo tan rápido como pueda.
> El empleador no sigue las leyes de contratación de oportunidad justa
Las leyes de contratación de oportunidad justa están en continuo crecimiento, lo que significa que vamos a seguir viendo cambios en los requisitos de los procedimientos de acción adversa. Es útil trabajar con un abogado externo para asegurarse de que está siguiendo todos los procedimientos correctos y actualizados.
Conclusión
Emitir avisos de acción adversa está garantizado que nunca será un placer – y mucho menos ser el que recibe el aviso. Pero es importante cumplir con la regulación de la FCRA a pesar de todo. Seguir los procedimientos de conformidad con la FCRA para la acción adversa (así como cualquier ley local pertinente a la situación) asegurará que este proceso siga siendo respetuoso, profesional y justo.
Siempre se recomienda el asesoramiento legal externo cuando se trata de este tema en el proceso de contratación. Para obtener más información sobre todo, desde la acción adversa previa hasta los toques finales del proceso de acción adversa y la ley de informes de crédito justos, póngase en contacto con un experto como nuestro experimentado equipo de ScoutLogic hoy.
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ScoutLogic no es un bufete de abogados. Siempre debe consultar con un abogado calificado antes de hacer cualquier cambio en su programa de verificación de antecedentes. Si necesita un abogado calificado, estaremos encantados de hacer una referencia para usted.