8 przykładów udzielania pozytywnej informacji zwrotnej pracownikom

Dlaczego ważne jest udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej pracownikom?

Pozytywna informacja zwrotna jest niezwykle potężnym i skutecznym narzędziem, które powinno być częścią zestawu narzędzi każdego menedżera.

➡️Jeśli szukasz więcej świetnych wskazówek dotyczących zarządzania pracownikami, zapisz się na nasz DARMOWY 7-dniowy kurs e-mailowy: Short Leaderships Tips for Managers!

Badacze z firmy Gallup od dziesięcioleci badają ludzkie zachowania i odkryli, że budowanie mocnych stron pracowników poprzez udzielanie im pozytywnej informacji zwrotnej jest o wiele skuteczniejszym podejściem niż fiksacja na słabościach.

Prawdę mówiąc, psycholog organizacyjny dr Marcial Losada przeprowadził bardzo interesujące badania i odkrył, że w zespołach o wysokiej wydajności stosunek pozytywnych i negatywnych informacji zwrotnych wynosi około 6 do 1.

Oznacza to, że przeciętny pracownik potrzebuje 6 pozytywnych informacji zwrotnych na każdą otrzymaną negatywną recenzję.

Niestety, większość menedżerów ma tendencję do przyjmowania dobrych wyników swoich pracowników za pewnik lub chwalenia ich tylko w kontekście konstruktywnej, korygującej informacji zwrotnej.

Oto kilka powodów, dla których wielu menedżerów nie oferuje samodzielnych pozytywnych informacji zwrotnych:

• Po prostu nie są do tego przyzwyczajeni lub nie wiedzą, jak skutecznie przekazywać pozytywne informacje zwrotne, ponieważ sami nie otrzymywali zbyt wielu pochwał.

• Uważają, że pochwały nie są potrzebne, gdy pracownicy po prostu wykonują swoją pracę.

• Uważają, że wydajność ich pracowników ucierpi, jeśli powiedzą im, że już wykonują świetną pracę.

• Uważają, że tylko korygująca informacja zwrotna może pomóc pracownikom poprawić się i rozwijać.

Jeżeli podzielasz niektóre z tych przekonań, przygotuj się na to, że zostaniesz oszołomiony! Udzielanie pozytywnych informacji zwrotnych swoim pracownikom ma wiele udowodnionych korzyści – w tym poprawę wyniku finansowego Twojej firmy.

Statystyki, które dowodzą korzyści płynących z pozytywnej informacji zwrotnej dla pracowników

Wbrew powszechnemu przekonaniu, w pozytywnej informacji zwrotnej dla pracowników nie chodzi tylko o docenienie ich wysiłku i sprawienie, że poczują się dobrze. Choć są to ważne czynniki, to jest ich znacznie więcej.

Zgodnie z badaniami Gallupa, udzielanie pracownikom skutecznej pozytywnej informacji zwrotnej przynosi wiele innych korzyści, w tym:

Korzyść nr 1: Większe zaangażowanie pracowników

Badanie Gallupa wykazało, że 67% pracowników, których menedżerowie skupiali się na ich mocnych stronach, było w pełni zaangażowanych w swoją pracę, w porównaniu z zaledwie 31% pracowników, których menedżerowie skupiali się na ich słabościach.

Korzyść nr 2: Zwiększona produktywność pracowników

Badanie Gallupa przeprowadzone na 530 jednostkach pracy, które dysponowały danymi dotyczącymi produktywności, wykazało, że zespoły, których menedżerowie otrzymywali informacje zwrotne na temat mocnych stron, wykazywały o 12,5% większą produktywność po interwencji niż zespoły, których menedżerowie nie otrzymywali informacji zwrotnych.

Korzyść nr 3: Niższy wskaźnik rotacji

W jednym z badań przeprowadzonych na 65 672 pracownikach, Gallup stwierdził, że wskaźnik rotacji pracowników, którzy otrzymali informację zwrotną dotyczącą mocnych stron był o 14,9% niższy niż w przypadku pracowników, którzy nie otrzymali informacji zwrotnej (kontrolując rodzaj stanowiska i staż pracy).

Korzyść nr 4: Większa rentowność

W badaniu 469 jednostek biznesowych, od sklepów detalicznych po duże zakłady produkcyjne, Gallup stwierdził, że jednostki, w których menedżerowie otrzymywali informacje zwrotne na temat mocnych stron, wykazywały o 8,9% wyższą rentowność po interwencji w stosunku do jednostek, w których menedżerowie nie otrzymywali informacji zwrotnych.

W skrócie, pracownicy, którzy regularnie otrzymują skuteczną, pozytywną informację zwrotną, są bardziej zaangażowani, wydajni, pozostają dłużej w firmie i wykazują większą rentowność.

W związku z tym każdy menedżer powinien nauczyć się, jak udzielać pozytywnych informacji zwrotnych.

Jak przekazywać pracownikom pozytywne informacje zwrotne?

Większość ludzi uważa, że przekazywanie pozytywnych informacji zwrotnych jest proste. Jednak samo powiedzenie „Dobra robota” lub „Świetna robota!” nie wystarczy, jeśli chcesz dać pracownikowi sensowną, produktywną informację zwrotną, która utkwi mu w pamięci i wzmocni jego pozytywne zachowania.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy uczyli się i rozwijali dzięki pozytywnej informacji zwrotnej, powinieneś upewnić się, że Twoja informacja zwrotna jest zawsze:

Genuine

Nie chwal swoich pracowników tylko dla samego chwalenia. Ludzie przejrzą Cię na wylot i całe wasze relacje legną w gruzach. Przekazuj pozytywne informacje zwrotne swoim pracownikom, gdy masz ku temu konkretny powód. Bądź bezpośredni i szczery.

Terminowo

Upewnij się, że Twoja informacja zwrotna jest na czasie, udzielana w danej chwili. Nie czekaj z przekazaniem pozytywnej informacji zwrotnej do czasu zaplanowanego spotkania lub przeglądu wyników pracy. Zwlekanie z wyróżnieniem pracowników może sprawić, że poczują się oni tak, jakby ich ciężka praca pozostała niezauważona.

Skonkretyzuj

Gallup odkrył, że pracownicy są bardziej skłonni do nauki i rozwoju, kiedy otrzymują natychmiastową informację zwrotną, która jest konkretna. Unikaj udzielania niejasnych pochwał i powiedz dokładnie, co pracownik zrobił, a co uważasz za godne pochwały. Twoja informacja zwrotna powinna być jasna i precyzyjna.

Skup się na wysiłku

Podczas udzielania pozytywnej informacji zwrotnej, skup się na wysiłku i zachowaniu pracownika (co robi), a nie na jego cechach osobowości lub talencie (jaki jest). W ten sposób zachęcisz swoich pracowników do myślenia o rozwoju i pomożesz im zbudować determinację i odporność.

Obramowanie w szerszym kontekście

Jeśli chcesz, aby Twoja informacja zwrotna miała większy wpływ i siłę oddziaływania, umieść osiągnięcia swoich pracowników w szerszym kontekście. Wyjaśnij wpływ ich osiągnięć na innych (współpracowników i klientów) i połącz je z wynikiem finansowym Twojej firmy.

Poparte odpowiednią mową ciała

Podczas przekazywania pozytywnej informacji zwrotnej zwróć uwagę na swoją mowę ciała. To jak mówisz jest tak samo ważne jak to, co mówisz. Upewnij się, że się uśmiechasz, utrzymujesz kontakt wzrokowy i używasz odpowiedniej mimiki oraz gestów rąk.

Wzmocnione gestem

Jeśli chcesz, aby Twoja pozytywna informacja zwrotna była jeszcze bardziej potężna, powinieneś wzmocnić ją znaczącym gestem. Pomyśl, w jaki sposób sprawić, aby Twoja informacja zwrotna była wyjątkowa i uczcić sukces Twoich pracowników. Wybierz się na spacer do pobliskiego parku, weź kawę lub pudełko cukierków i świętuj!

Spersonalizowane

Dostosuj pozytywną informację zwrotną do każdego z pracowników. Na przykład, niektórzy pracownicy czują się świetnie, gdy są doceniani publicznie, podczas gdy inni mogą preferować otrzymywanie pozytywnych informacji zwrotnych prywatnie. Poznaj swoich pracowników i ich preferencje!

Kiedy powinieneś udzielać pozytywnej informacji zwrotnej swoim pracownikom?

Jest 8 sytuacji, w których udzielanie pozytywnej informacji zwrotnej jest kluczowe.

Zawsze udzielaj pozytywnych wzmocnień pracownikom, którzy:

1. Spełniają lub przekraczają cele

2. Przechodzą dodatkową milę

3. Pomagają współpracownikom lub klientom

4. Pokonują przeszkodę

5. Przejmij inicjatywę

6. Potrzebujesz zastrzyku pewności siebie

7. Wzoruj dobre zachowanie

8. Zrób coś drobnego, ale wartego uznania.

Przykłady udzielania pozytywnej informacji zwrotnej pracownikom

Do tej pory omówiliśmy jak i kiedy powinieneś udzielać pozytywnej informacji zwrotnej swoim pracownikom. Teraz połączmy to wszystko w całość za pomocą świetnych przykładów.

Sprawdź te 8 przykładów pozytywnej informacji zwrotnej:

Przykład informacji zwrotnej #1: Kiedy pracownik spełnia lub przekracza cele

Oto, co możesz powiedzieć:

„Dostałem Twój raport dotyczący wyników sprzedaży za ten tydzień. Przekroczyłeś swój cel o 30%!

To duży wkład w osiągnięcie celu naszego działu w tym kwartale. Dobra robota – naprawdę udało Ci się to osiągnąć! Jak to zrobiłeś? Czy zrobiłeś coś innego w tym tygodniu?”

Przykład informacji zwrotnej #2: Kiedy pracownik idzie na całość

Oto, co możesz powiedzieć:

„W zeszłym tygodniu zmagałem się z napiętym terminem i poprosiłem cię o pomoc w znalezieniu kilku dostawców cateringu. Nie tylko wysłałeś swój raport na dwa dni przed terminem, ale także wykroczyłeś ponad to, przeprowadzając bardzo dokładne badania. Zawarłeś wszystkie niezbędne informacje i przedstawiłeś je w jednostronicowej tabeli, która była łatwa do odczytania. Twoja praca bardzo ułatwiła mi szybkie podjęcie decyzji. Świetna robota! Bez Twojej pomocy nie byłbym w stanie zorganizować całego wydarzenia na czas. Dodatkowy wysiłek i czas, który w to włożyłeś naprawdę zrobił różnicę. Dziękuję!”

Przykład informacji zwrotnej #3: Kiedy pracownik pomaga współpracownikom lub klientom

Oto, co możesz powiedzieć:

„Dziękuję za pomoc naszym nowym pracownikom poprzez wyjaśnienie naszego procesu sprzedaży. Prezentacja, którą wczoraj przedstawiłeś była bardzo prosta i łatwa do zrozumienia. Jasny sposób, w jaki przedstawiłeś nasz proces sprzedaży, pomoże im w szybkim wdrożeniu się do pracy. Zaoszczędziłeś im prawdopodobnie tydzień pracy, ponieważ teraz nie będą musieli sami szukać odpowiedzi. Będą mieli twoje poręczne slajdy do wykorzystania jako punkt odniesienia. Bardzo panu dziękuję, pańska prezentacja naprawdę zrobiła różnicę!”

Przykład informacji zwrotnej #4: Kiedy pracownik pokonuje przeszkodę

Oto, co możesz powiedzieć:

„Chciałem tylko powiedzieć, że pańska prezentacja na wczorajszej konferencji była naprawdę świetna! Wiem, że denerwowałaś się przed prezentacją przed tak dużą publicznością, ale poradziłaś sobie naprawdę dobrze. Twój ton głosu był autorytatywny, a Twoje przesłanie jasne i skoncentrowane. Kiedy porównuję Twoją wczorajszą prezentację z tą, którą wygłosiłeś w zeszłym kwartale, widzę, że przeszedłeś długą drogę. Szczególnie podobało mi się to, że użyłeś ciekawych przykładów, do których cała grupa mogła się odnieść. Świetna robota!”

Przykład informacji zwrotnej #5: Kiedy pracownik przejmuje inicjatywę

Oto, co możesz powiedzieć:

„W zeszłym tygodniu zauważyłeś fakturę, która nie wydawała się dokładna. Bardzo podoba mi się to, że wziąłeś na siebie obowiązek zadzwonienia do naszego dostawcy, zbadania tej sprawy i skorygowania błędu. Podjąłeś inicjatywę natychmiast, co zaoszczędziło nam wiele czasu, pieniędzy i problemów na dłuższą metę. Świetna robota! „

Przykład informacji zwrotnej #6: Kiedy pracownik potrzebuje zastrzyku pewności siebie

Oto, co możesz powiedzieć:

„Naprawdę doceniam sposób, w jaki poradził Pan sobie wczoraj z tą sprawą z klientem. Wiem, że praca w obsłudze klienta może być czasem naprawdę trudna. Potrzeba dużo energii i samokontroli, aby poradzić sobie z niezadowolonym klientem. Naprawdę podziwiam Twoją zdolność do zachowania spokoju i pozytywnego nastawienia w trudnych sytuacjach. Ponadto, Twoja zdolność do zrozumienia problemów naszych klientów i szybkiego opracowania odpowiednich rozwiązań jest prawdziwą umiejętnością rozwiązywania problemów na najwyższym poziomie.”

Przykład informacji zwrotnej #7: Kiedy pracownik modeluje dobre zachowanie

Oto, co możesz powiedzieć:

„Wykonał Pan wczoraj doskonałą pracę, zbierając wszystkich członków swojego zespołu i prosząc ich o wkład dotyczący XY. To naprawdę pomogło wszystkim poczuć, że są częścią procesu. Podobało mi się również to, że zadałeś każdemu pytanie związane z jego doświadczeniem. To był świetny sposób na zachęcenie do uczestnictwa. To, co zrobiłeś wczoraj na tym spotkaniu, jest doskonałym przykładem prawdziwej pracy zespołowej, którą chcielibyśmy promować w naszej firmie. Dobra robota!”

Przykład informacji zwrotnej #8: Kiedy pracownik robi coś drobnego, ale wartego uznania

Oto, co możesz powiedzieć:

„Otrzymałem Pana/Pani artykuł na temat XY. Dziękuję za terminowe przesłanie pracy. Wiem, że miałeś dużo zadań w tym tygodniu, ale i tak udało Ci się skończyć swój artykuł na czas. Zauważyłem również, że sprawdziłeś swoją pracę pod kątem literówek i błędów przed jej wysłaniem. To może wydawać się drobnostką, ale dzięki temu nasi redaktorzy zaoszczędzili sporo czasu. Bardzo Ci dziękuję, naprawdę to doceniam.”

Przejdź na wyższy poziom pozytywnej informacji zwrotnej!

Dawanie swoim pracownikom pozytywnej informacji zwrotnej jest kluczowe, jeśli chcesz utrzymać ich motywację, zaangażowanie i produktywność.

Przekazuj pozytywną informację zwrotną regularnie! Ale nie poprzestawaj tylko na tym. Istnieje wiele różnych sposobów, aby docenić swoich pracowników.

Jeśli szukasz tanich pomysłów na wyróżnienie w miejscu pracy, sprawdź naszą listę 20 pomysłów na wyróżnienie pracowników, które pokochają Twoi pracownicy!