Co oznacza działanie odwrotne i jak sobie z nim radzić
Każdy pracodawca, który przeprowadza background checks, nieuchronnie będzie musiał zmierzyć się z kandydatami z negatywnymi rekordami. Możesz znaleźć osobę, której informacje nie zgadzają się podczas weryfikacji, osobę z kryminalną przeszłością lub osobę, która nie przeszła testu na obecność narkotyków.
Te ustalenia mogą skutkować decyzją o odrzuceniu kandydata lub zwolnieniu obecnego pracownika, ale musisz upewnić się, że przestrzegasz stanowych i federalnych przepisów podczas korzystania z tych informacji.
Co oznacza działanie odwrotne?
W kontekście prześwietleń, negatywne działanie oznacza, że pracodawca ma negatywny wpływ na perspektywę zatrudnienia kandydata z powodu informacji uzyskanych z raportu.
Każde negatywne działanie, które podejmujesz w bezpośrednim wyniku informacji otrzymanych z raportu prześwietlenia, które negatywnie wpływają na status czyjegoś zatrudnienia jest negatywnym działaniem. Zdarza się to zawsze, gdy pracodawca decyduje się na zachowanie, które stawia grupę ludzi lub osobę w niekorzystnej sytuacji w odniesieniu do ich równych szans na zatrudnienie przy ubieganiu się o pracę.
Parasol działań niepożądanych może obejmować wszystko, od odmowy przeniesienia lub awansu obecnego pracownika do całkowitego odrzucenia nowego wnioskodawcy. Może to również obejmować zdegradowanie kogoś przez oferowanie aktualnego pracownika mniejszej pozycji. CRA, czyli Fair Credit Reporting Act, jak również konkretne lokalne i federalne jurysdykcje wymagają od pracodawców ścisłego przestrzegania nakreślonych procedur podczas wysyłania powiadomienia o negatywnym działaniu. Upewnij się, że stosujesz się do wszystkich określonych kryteriów procesu negatywnego działania, jeśli okaże się, że odmawiasz zatrudnienia lub awansu na podstawie wyników uzyskanych z raportu o przeszłości.
Uzyskaj bezpłatną ocenę swojego programu sprawdzania przeszłości
Uzyskaj bezpłatną ocenę
Dlaczego to jest ważne?
Więc, musisz odrzucić kandydata. Dlaczego jest to tak poważny problem dla pracodawcy? Proces negatywnego działania z natury wpływa negatywnie na konsumentów, co sprawia, że jest częstym przedmiotem sporów sądowych, jak również stanowi ryzyko dla pracodawcy. Potencjalne ryzyko pozwu zbiorowego działa jako znaczący motywator dla pracodawców, aby upewnić się, że ich procedury sprawdzania przeszłości są zgodne z FCRA. Powództwo z powództwa zbiorowego może skutkować poważnymi wypłatami. Na przykład, w 2019 r. miał miejsce pozew, w wyniku którego główna sieć sklepów zoologicznych Petco zapłaciła powodowi ponad 1 milion dolarów, ponieważ Petco rzekomo zaniedbało dostarczenie swoim wnioskodawcom wymaganych powiadomień zgodnie z FCRA.
Oprócz ryzyka zgodności, możliwe jest również wystąpienie błędu w raporcie prześwietlenia. Powinieneś upewnić się, że robisz to, co należy dla swoich wnioskodawców i postępujesz zgodnie z procesem, aby upewnić się, że wykorzystujesz właściwe informacje w swoich rozważaniach.
Proces obsługi działań niepożądanych
Aby dostarczyć zawiadomienie o działaniach niepożądanych, istnieją pewne kroki, które należy wykonać, aby zachować zgodność z FCRA w przypadkach, gdy wymagane jest podjęcie działań niepożądanych w związku z badaniem przeszłości. Zanim jednak sprawdzenie zostanie rozpoczęte, wymagania FCRA dotyczące autoryzacji i ujawniania informacji określają procedury niezbędne do powiadomienia pracownika lub kandydata, jak również uzyskania pisemnej zgody na przeprowadzenie sprawdzenia.to kroki, które pracodawca powinien podjąć w celu bezpiecznego przeprowadzenia procesu negatywnego działania:
Krok 1: Ujawnienie i wysłanie zawiadomienia o działaniu wstępnym
Po zakończeniu sprawdzania przeszłości, które skutkuje ustaleniami, które są podstawą do zwolnienia obecnego pracownika lub odmowy przyjęcia kandydata do pracy, pracodawca musi wydać pismo o działaniu wstępnym. Wysłanie tego zawiadomienia o działaniach wstępnych ma na celu poinformowanie kandydata, że informacje uzyskane z jego prześwietlenia mogą mieć negatywny wpływ na decyzję o jego zatrudnieniu. Zawiadomienie to ma na celu zapewnienie kandydatowi możliwości przyswojenia sytuacji i ustosunkowania się do wszelkich informacji zawartych w raporcie. amiętaj, aby zachować kopię wszelkich załączników, które wysyłasz, jak również samego listu, dokumentując datę jego wysłania. Wraz z tym zawiadomieniem, firma lub pracodawca, który przeprowadził prześwietlenie musi dostarczyć zarówno kopię prześwietlenia jak i podsumowanie praw kandydata po wysłaniu do kandydata.
Krok 2: Okres oczekiwania
Następnie w procesie negatywnego działania, pracodawca musi dać kandydatowi rozsądną ilość czasu na przejrzenie dokumentów, które otrzymał, ponieważ kandydat może chcieć zakwestionować dokładność różnych aspektów swojego prześwietlenia. Pracodawca musi również dać kandydatowi szansę na dostarczenie informacji wyjaśniających, aby wyjaśnić ustalenia zawarte w raporcie lub potencjalnie poprawić zapis. Podczas gdy nie ma określonego okresu oczekiwania zdefiniowanego w FCRA, historycznie sądy nakreśliły pięć do siedmiu dni jako rozsądny okres czasu, który należy poświęcić na ten proces.
Krok 3: Ponowne przejrzenie wyników raportu
Rozważ odpowiedź kandydata i poprawki dokonane w raporcie, jeżeli takie istnieją. Jeżeli po drugim przeglądzie, pracodawca nadal jest przeciwny awansowi lub zatrudnieniu kandydata z powodu zawartości raportu z prześwietlenia, pracodawca musi wydać zawiadomienie o negatywnym działaniu, aby wyjaśnić swoją decyzję. Zawiadomienie to może być dostarczone w formie elektronicznej lub papierowej.
Krok 4: Dostarczenie zawiadomienia o negatywnym działaniu
Czas na wysłanie zawiadomienia o negatywnym działaniu. Zawiadomienie to musi wyraźnie informować kandydata o jego uprawnieniach do zakwestionowania decyzji, jak również oferować dostarczenie mu innej kopii raportu w dowolnym momencie w ciągu 60 dni od otrzymania zawiadomienia.
Jeśli sprawdzenie przeszłości zostało zlecone firmie zewnętrznej, wówczas zawiadomienie o negatywnym działaniu musi również stwierdzać, że decyzja o zatrudnieniu nie została podjęta przez wykonawcę, ale przez pracodawcę. Należy również podać nazwę i dane kontaktowe (w tym adres) firmy, której zlecono sprawdzenie, na zawiadomieniu o negatywnym działaniu. Zachowaj kopię tego wszystkiego dla siebie i zawsze dokumentuj datę wysłania dokumentów.
Krok 5: Właściwe pozbycie się wrażliwych informacji
Ponieważ będziesz miał do czynienia z wrażliwymi dokumentami, FCRA wymaga od ciebie jako pracodawcy, abyś pozbył się tych dokumentów w bezpieczny sposób. Papierowe kopie wyników prześwietlenia muszą być spalone lub zniszczone, a wszelkie cyfrowe kopie plików muszą być usunięte bezpowrotnie.
Co się stanie jeżeli kandydat zakwestionuje swój raport?
Zarówno firmy zajmujące się prześwietleniem jak i pracodawcy chcą zachować jak największą przejrzystość, dokładność i uczciwość w procesie zatrudniania. Jednakże jest możliwe, że informacje uzyskane z agencji informacji kredytowej, sądów okręgowych i innych źródeł mogą zawierać błędy.
Błędy te mogą wystąpić w wyniku:
- Kradzieży tożsamości
- Nieaktualnych informacji zgłoszonych przez agencję sprawozdawczości kredytowej lub punktacji kredytowej
- Błędów transkrypcji lub literówek w raportach sądowych
- Błędów wynikających ze wspólnego nazwiska
Ze względu na możliwość wystąpienia błędów ludzkich w agencji sprawozdawczości kredytowej, raportach sądowych i innych, zawsze należy doradzić osobie ubiegającej się o pracę, aby dokładnie zapoznała się z wynikami swojego raportu. Jeśli konsument uważa, że istnieje nieścisłość, powinien natychmiast skontaktować się z pracodawcą lub firmą zajmującą się sprawdzaniem przeszłości, aby rozpocząć proces sporu. Zawsze zachęca się, aby aktywnie próbować rozwiązać wszelkie spory konsumenckie tak szybko jak to możliwe, pomimo 30 dni, które firma zajmująca się sprawdzaniem przeszłości daje sobie na zakończenie dochodzenia.
Powszechne błędy, na które należy zwracać uwagę
Najczęstsze pułapki, które widzimy w procesie negatywnego działania to:
> Pracodawca nie wydaje zawiadomienia o wstępnym działaniu odwrotnym
Ten błąd jest szczególnie powszechny w przypadkach, gdy pracodawca nie zleca sprawdzenia przeszłości doświadczonej firmie. Jeśli zapomnisz wydać zawiadomienie o działaniach wstępnych i przejdziesz od razu do zawiadomienia o działaniach niepożądanych, konsument nie będzie miał możliwości zakwestionowania czegokolwiek.
> W zawiadomieniu o działaniach wstępnych brakuje informacji
Upewnij się, że dołączasz zarówno kopię streszczenia praw FCRA, jak i kopię pełnego raportu o przeszłości do zawiadomienia o działaniach niepożądanych. Jeśli któregoś z nich brakuje, naruszasz przepisy FCRA.
> Pracodawca nie czeka wystarczająco długo przed wydaniem zawiadomienia o negatywnym działaniu
Jeśli pracodawca spieszy się z obsadzeniem stanowiska, może w pośpiechu przeprowadzić proces negatywnego działania i nie odczekać wystarczająco długo przed wysłaniem oficjalnego zawiadomienia o negatywnym działaniu. Jest to częste u rekruterów, którzy z niecierpliwością oczekują na nowego kandydata.
> Spory z klientami nie są rozpatrywane w odpowiednim czasie
Prawnie firmy zajmujące się badaniem danych osobowych mają 30 dni na zbadanie sprawy, ale dobra firma będzie traktować ten proces priorytetowo. Nie jest to coś, co można odłożyć na później i zapomnieć o tym przed wysłaniem zawiadomienia o niekorzystnym działaniu. Jeśli istnieje problem z powodu błędu agencji raportowania kart kredytowych, to należy skorzystać z porady prawnej ekspertów i zająć się tym tak szybko, jak to możliwe.
> Pracodawca nie przestrzega prawa Fair Chance Hiring
Prawo Fair Chance Hiring stale się rozwija, co oznacza, że nadal będziemy widzieć zmiany w wymaganiach dotyczących procedur niekorzystnych działań. Pomocna jest współpraca z zewnętrznym doradcą, aby upewnić się, że stosujesz się do wszystkich poprawnych i aktualnych procedur.
Wniosek
Wystawianie zawiadomień o działaniach niepożądanych z pewnością nigdy nie będzie przyjemnością – a tym bardziej bycie osobą otrzymującą takie zawiadomienie. Ale ważne jest, aby przestrzegać przepisów FCRA bez względu na wszystko. Po FCRA zgodnych procedur negatywnych działań (jak również wszelkie lokalne prawa istotne dla sytuacji) zapewni, że proces ten pozostaje z szacunkiem, profesjonalny i sprawiedliwy.
Zewnętrzna porada prawna jest zawsze zalecana, gdy mamy do czynienia z tym tematem w procesie zatrudniania. Aby uzyskać więcej informacji na temat wszystkiego, począwszy od działań poprzedzających działania niepożądane, a skończywszy na końcowych akcentach procesu działań niepożądanych i ustawy o rzetelnym raportowaniu kredytowym, skontaktuj się z ekspertem, takim jak nasz doświadczony zespół w ScoutLogic już dziś.
Stopka:
ScoutLogic nie jest firmą prawniczą. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w programie sprawdzania danych należy zawsze skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem. Jeśli potrzebują Państwo wykwalifikowanego prawnika, chętnie udzielimy Państwu rekomendacji.
ScoutLogic nie jest firmą prawniczą.