Q & A: FCRA’s Pre-Adverse & Adverse Action Process 19 Mar 2017

Definicja zawiadomień o działaniach wstępnych i negatywnych.Adverse i Adverse Action Notices: W procesie zatrudniania, działanie negatywne oznacza, że firma rozważa niezatrudnianie kandydata. Działania niepożądane to działania podejmowane przez firmę w oparciu o informacje zawarte w raporcie z prześwietlenia, które negatywnie wpływają na zatrudnienie kandydata. Może to oznaczać odmowę zatrudnienia, ale może również oznaczać odmowę awansu lub przeniesienia. Powiadomienia o działaniach wstępnych i negatywnych są procesami, które informują wnioskodawcę, że firma rozważa nie posuwanie się naprzód procesu zatrudnienia.

Czy kiedykolwiek przeprowadziłeś prześwietlenie wnioskodawcy i otrzymałeś negatywne informacje? Co zrobiłeś? Wielu z Was może uważać, że to pytanie nie ma sensu. Co każdy by zrobił? Czy nie odrzucilibyście kandydata i nie przeszli do następnego? Jeśli tak, ryzykujesz proces sądowy. Poczekaj. Co?

Jeśli jesteś jak większość pracodawców, korzystałeś z zewnętrznej Agencji Informacji Kredytowej (CRA). Jeśli tak, to zgadnij co? Musisz postępować zgodnie z Ustawą o rzetelnym raportowaniu kredytowym (FCRA). Istnieją trzy podstawowe kroki, których musisz przestrzegać. O pierwszym z nich pisaliśmy już tutaj. Teraz zajmiemy się krokami drugim i trzecim – zawiadomieniami przedwstępnymi i zawiadomieniami o działaniach niepożądanych. Poniżej znajdują się nasze odpowiedzi na pytania, z którymi spotykamy się najczęściej.

Pytanie: Wiem, że właśnie powiedziałeś, że mamy przestrzegać Fair Credit Reporting Act, ale co to jest? To znaczy, czy nie dotyczy ona tylko kontroli kredytowej?

Odpowiedź: Cieszymy się, że zadałeś to pytanie. Zawsze dobrze jest wiedzieć coś na temat prawa, którego trzeba przestrzegać. The Fair Credit Reporting Act (FCRA) jest ustawą federalną, która została uchwalona w celu promowania uczciwości, dokładności i prywatności informacji konsumenckich.

Pytanie: So what’s a Consumer Reporting Agency?

Odpowiedź: FCRA definiuje Agencję Relacji Konsumenckich (CRA) jako „każdą osobę, która za opłatą pieniężną, składkami lub na zasadzie współpracy nonprofit, regularnie angażuje się w całości lub w części w praktykę gromadzenia lub oceny informacji o kredytach konsumenckich lub innych informacji o konsumentach w celu dostarczenia raportów konsumenckich osobom trzecim, i która wykorzystuje wszelkie środki lub udogodnienia w handlu międzystanowym w celu przygotowania lub dostarczenia raportów konsumenckich”. Przeczytaj nasz artykuł zatytułowany „Strzeż się nie-FCRA Online Background Screening Company”, aby dowiedzieć się więcej!

Pytanie: Co to jest Powiadomienie o Działaniach Niekorzystnych?

Odpowiedź: Przed podjęciem negatywnych działań wobec kandydata w oparciu o negatywne informacje zawarte w raporcie przeszłości, należy wysłać do niego list. Pismo to informuje kandydata, że może być konieczne podjęcie negatywnych działań (więcej na ten temat za chwilę). List ten jest znany jako List poprzedzający podjęcie działań niepożądanych (lub Zawiadomienie). Wraz z tym listem, musisz również wysłać kopię raportu o przeszłości i kopię „Podsumowania Twoich praw wynikających z Fair Credit Reporting Act.”

Pytanie: Czy po wysłaniu Powiadomienia o Działaniach Wstecznych wraz z raportem i Podsumowaniem Praw, mogę odrzucić kandydata?

Odpowiedź: Jeszcze nie. Musisz dać wnioskodawcy czas na zakwestionowanie dokładności lub kompletności informacji zawartych w raporcie.

Pytanie: Zgodnie z FCRA, ile czasu jest rozsądne?

Odpowiedź: Zabawne, że o to pytasz. FCRA sama w sobie nie mówi, ile czasu jest „rozsądne”. Jednakże, Federalna Komisja Handlu (FTC), która wraz z Biurem Ochrony Finansowej Konsumenta (CFPB) egzekwuje FCRA, twierdzi, że minimum 5 dni roboczych jest rozsądne. Niektóre sądy mówią o 10 dniach. Twój własny stan, gmina lub hrabstwo może mieć prawo, które mówi do tego punktu dalej, więc zawsze sprawdzić tam, jak również.

Pytanie: Dlaczego danie wnioskodawcy „rozsądnego czasu” na zakwestionowanie sprawdzenia przeszłości jest wymagane?

Odpowiedź: Jednym z prawdopodobnych powodów jest zapobieganie niekorzystnym dla wnioskodawcy działaniom związanym z zatrudnieniem w oparciu o niedokładne informacje zawarte w teczce. Kandydat ma możliwość przedstawienia dowodów na to, że informacje są błędne. Jeżeli wnioskodawca posiada inne kwalifikacje do pracy, nie powinien być poddawany negatywnym działaniom związanym z zatrudnieniem w oparciu o niedokładne informacje zawarte w prześwietleniu wnioskodawcy.

Pytanie: Co jeśli wnioskodawca twierdzi, że informacje w jego raporcie są błędne, ale nie oferuje żadnych dowodów?

Odpowiedź: Prawo mówi, że musisz zapewnić wnioskodawcy możliwość wyjaśnienia/odrzucenia informacji. Musisz również pozwolić wnioskodawcy na wniesienie sporu do CRA. Nie zabrania Ci to odrzucenia wnioskodawcy, jeśli uważasz, że jego wyjaśnienia są niewystarczające. Wszelkie roszczenia dotyczące nieścisłości zostaną zbadane przez agencję ratingową, która przekazała informacje. Jeśli agencja znajdzie jakiekolwiek błędy, otrzymasz zaktualizowaną kopię sprawdzenia wnioskodawcy.

Pytanie: Kilka razy użyłeś terminu „niekorzystne działanie w zatrudnieniu”. Czy tak naprawdę nie mówicie po prostu o odrzuceniu kandydata?

Odpowiedź: Niekoniecznie. Działania niepożądane mogą obejmować również wypowiedzenia, odmowę awansu lub przeniesienia. Jeśli prowadzisz agencję pośrednictwa pracy i zatrudniasz pracowników tymczasowych na określonych stanowiskach z określonymi wymaganiami w zakresie dostępu do informacji niejawnych, możesz mieć kandydata, którego prześwietlenie nie spełnia tych wymagań, ale który nadal może być zakwalifikowany do innych miejsc pracy. Nie odmawiasz zatrudnienia tego kandydata, ale nie możesz go umieścić na stanowisku, na które kandydat był pierwotnie brany pod uwagę. To również jest niekorzystne działanie w rozumieniu FCRA.

Pytanie: Czy Powiadomienie o Działaniach Odwrotnych musi być na piśmie i zawierać Podsumowanie lub Prawa?

Odpowiedź: Technicznie rzecz biorąc, nie, ale zdecydowanie zalecamy to. Jeśli po prostu podasz wnioskodawcy te same informacje ustnie, możesz mieć problem z udowodnieniem, że zastosowałeś się do tej części FCRA. Dlaczego chcesz podjąć takie ryzyko? Naszym zdaniem, warto poświęcić kilka dodatkowych minut i opłatę pocztową na wysłanie listu wraz z kopią raportu i Podsumowaniem Praw. Nie zapominaj, że musisz dać wnioskodawcy kopię raportu i streszczenie praw, nawet jeśli przekazujesz zawiadomienie o działaniach wstępnie odwrotnych ustnie.

Pytanie: Wysłałem zawiadomienie o działaniach wstępnych, wraz z raportem i streszczeniem praw, a po 5 dniach roboczych nie otrzymałem żadnej odpowiedzi. Czy mogę teraz odrzucić kandydata?

Odpowiedź: Tak. Ale nadal masz kolejny krok, który musisz wykonać lub będziesz naruszać FCRA. Musisz teraz wysłać Adverse Action Notice.

Pytanie: OK, co to jest Adverse Action Notice?

Odpowiedź: W porównaniu z Powiadomieniem o działaniach wstępnych, Powiadomienie o działaniach odwrotnych jest ostatnim z trzech kroków, które musisz podjąć, aby zachować zgodność z FCRA. Jeżeli, po upływie rozsądnego czasu, kandydat nie odwołał się od Listu o działaniach wstępnych lub nie przedstawił rozsądnych wyjaśnień dotyczących informacji zawartych w raporcie, należy dostarczyć pisemne zawiadomienie zawierające następujące informacje:

– Oświadczenie, że niekorzystne działanie opiera się w całości lub w części na informacjach zawartych w raporcie o przeszłości dostarczonym przez agencję ratingową;

– Powiadomienie o prawie kandydata do zakwestionowania dokładności lub kompletności dostarczonych informacji;

– Nazwa, adres i bezpłatny numer telefonu agencji ratingowej, z której usług Państwo korzystaliście;

– Oświadczenie, że agencja ratingowa dostarczająca raport o przeszłości nie miała wpływu na decyzję o podjęciu negatywnego działania i nie może podać jego konkretnych powodów;

– Powiadomienie o prawie wnioskodawcy do uzyskania innego bezpłatnego raportu konsumenckiego. Powiadomienie to jest dostarczane na wniosek agencji ratingowej w ciągu 60 dni.

Pamiętaj, że musisz – i jednocześnie możesz – dostarczyć Powiadomienie o Działaniach Niekorzystnych po przeprowadzeniu procesu Działania Niekorzystnego i daniu kandydatowi rozsądnej możliwości zakwestionowania informacji zawartych w raporcie. Chociaż, technicznie rzecz biorąc, zawiadomienie może być przekazane ustnie, w celu zapewnienia dowodu zgodności z FCRA, należy dostarczyć pisemne zawiadomienie.

Pytanie: Jaka jest różnica pomiędzy Pre-Adverse i Adverse Action Notices?

Odpowiedź: Prawdę mówiąc, niewiele. Jedyną prawdziwą różnicą jest to, że zawiadomienie o działaniach wstępnych informuje wnioskodawcę, że planujesz lub możesz go/ją odrzucić (lub podjąć inne niekorzystne działania) w oparciu o informacje zawarte w raporcie. Jednakże, Adverse Action Notice informuje, że podjąłeś ostateczną decyzję, aby to zrobić.

Pytanie: Czy Powiadomienia o działaniach wstępnych i działaniach niepożądanych nie są zbędne? Czy naprawdę muszę wykonać oba kroki?

Odpowiedź: Tak, musisz zrobić oba. Ustawa FCRA wymaga obu kroków. Ponadto sądy orzekające w sprawach FCRA zezwoliły na przyznanie odszkodowań sięgających milionów dolarów za te pozornie techniczne naruszenia. Proszę odnieść się do naszej dyskusji na temat tego, dlaczego Powiadomienie o Działaniach Odwrotnych jest obowiązkowe. Co ciekawe, ten sam powód odnosi się do powiadomienia o działaniach niepożądanych.

Pytanie: Co się stanie, jeśli wnioskodawca zdecyduje się zakwestionować informacje zawarte w raporcie?

Odpowiedź: Wnioskodawca zgłosi spór do agencji ratingowej, która dostarczyła raport. Agencja podejmuje następnie kroki w celu zbadania sprawy.

Pytanie: Jak długo to trwa? Czy muszę czekać, aż agencja ratingowa zakończy dochodzenie?

Odpowiedź: Agencja ratingowa ma 30 dni na przeprowadzenie dochodzenia. FCRA nie wymaga, abyś czekał na zakończenie dochodzenia przed kontynuowaniem procesu działań negatywnych. Jednak może być mądre, aby skonsultować się z prawnikiem przed odrzuceniem wnioskodawcy z otwartym sporu. Nie jest niespodzianką, że było kilka ostatnich pozwów sądowych, które koncentrują się na tym temacie.

Pytanie: Więc jeśli wykonam te trzy kroki, nikt mnie nie pozwie?

Odpowiedź: Przestrzeganie tych kroków będzie w stanie uchronić Cię przed pozwem federalnym za naruszenie sekcji FCRA dotyczących ujawniania, autoryzacji i działań niepożądanych. Pamiętaj, że wiele stanów, a nawet niektóre miasta, mają swoje własne sprawiedliwe prawa sprawozdawczości kredytowej, które mogą nakładać dodatkowe wymagania. Dlatego musisz upewnić się, że znasz i stosujesz się do przepisów dotyczących rzetelnego raportowania kredytowego we wszystkich stanach, w których zatrudniasz pracowników. Ponadto, należy sprawdzić wytyczne EEOC i inne federalne, stanowe i lokalne przepisy dotyczące tego, jakie informacje można wykorzystać. Co więcej, zwróć uwagę na to, w jaki sposób możesz je wykorzystać przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Czas i miejsce nie pozwalają nam jednak na omówienie tych kwestii tu i teraz. To będzie musiało być przedmiotem lub jednym lub więcej kolejnych postów.

Pytanie: Mam pomysł na Powiadomienia o Działaniach Wstępnych i Działaniach Niekorzystnych. Czy na razie jesteśmy dobrej myśli?

Odpowiedź: Cóż, ponieważ rzuciliśmy na Ciebie dużo materiału, tak jesteśmy skończeni – na razie. Spodziewamy się opublikować więcej na temat wykorzystania prześwietleń w zatrudnianiu, więc wróć do nas wkrótce!