Como entro no Planeamento de Eventos? 5 Maneiras de Começar a Sua Carreira de Eventos

Apenas porque não há uma rota para um grande evento, não há um único caminho experimentado e verdadeiro que conduza magicamente a uma carreira no planeamento de eventos. Este é um campo que prospera em engenhosidade, criatividade, e constante reinvenção. Ainda assim, há passos inteligentes a dar para começar a viagem, construir competências, e fazer um nome para si próprio.

Leia para um resumo das estratégias de ponta para iniciar uma carreira de planeamento de eventos bem sucedida e gratificante.

Descubra como começar uma carreira de planeamento de eventos:

Build uma forte base de conhecimento da indústria.

Educação é uma óptima forma de ganhar conhecimento fundacional da indústria de eventos e da indústria de hospitalidade em geral. Diferencie-se de outros candidatos a emprego com uma base educacional específica da indústria. Vai destacar-se porque fez o investimento em formação especializada. Esta formação é tão útil para iniciar o seu próprio negócio de planeamento de eventos como para ser contratado. É também uma excelente forma de aprender a variedade de trabalhos de planeamento na indústria.

Encenadores de eventos com grande procura?

A indústria de eventos está a crescer – e espera-se que a procura de planeadores de eventos cresça a uma taxa mais rápida do que a média de sete por cento até 2028.

Que tipo de diploma ou certificação precisa para ser planeador de eventos?

Não precisa de um diploma para se tornar planeador de eventos, mas certas qualificações e certificados podem ajudá-lo a ser notado – e contratado.

Existem dezenas de faculdades e universidades que oferecem diplomas em áreas relacionadas, cursos autónomos de eventos, designações de reuniões, e programas de certificados. Estes cursos são ministrados por profissionais da indústria que conhecem o negócio de dentro para fora. Quer se trate de um curso de hotelaria ou de alguns programas de certificados, aproveite todas as oportunidades de networking que eles oferecem.

De que competências necessitam os organizadores de eventos?

Um organizador de eventos deve ser:

• Organizado
• Abrir à colaboração
• Bom vontade de adaptação
• Criativo
• Focusado
• Capaz de multitarefas
• Bom com orçamento
• Uma excelente communicator
• Composta e calma sob pressão
• Uma rede maven
• Pronto para negociar
• Preparado para viajar

Ajuda à educação relacionada com eventos para os organizadores de eventos:

• PR e comunicações
• Marketing
• Design
• Contabilidade
• Gestão

Partilhar toda a experiência de eventos (e não eventos) em experiências relevantes.

Cultivar uma carteira de experiências diversificada – na indústria de eventos, ou não – mostra que desenvolveu um conjunto de competências variadas e valiosas. Tem experiência em alimentos e bebidas? As suas competências de construção de relações, conhecimentos alimentares e nutricionais, e capacidades multitarefa são todos pontos fortes. Trabalhou no sector retalhista? Use as suas competências pessoais e as percepções do cliente para desenhar experiências de eventos que os participantes adoram. Talvez seja a pessoa que cria festas para a família e amigos.

p>Reveja os seus trabalhos e as suas paixões por competências transversais. Decida como essas competências complementam os eventos que pretende criar e planear, e inclua-os na secção de experiências do seu portfólio de planeamento de eventos.

Como construir um portfólio de planeamento de eventos como um novato em eventos

P>Ponha a sua criatividade em exposição com fotografias de eventos encenados. O seu olho para o design de peças centrais ou para o uso criativo de elementos naturais destaca-se? Ligue-se a fotógrafos locais, lojas de noivas, agências de aluguer de mobiliário, modelos locais, e locais para encenar layouts de eventos para fotografias promocionais que beneficiem todos os grupos envolvidos. Tire fotografias antes e depois para mostrar o seu trabalho.

Tailor a sua presença online. Galerias de fotos, posts em blogs e vídeos são populares entre os planeadores – mas, em vez de abordar todas as plataformas para fazer chegar a sua mensagem, concentre-se em cultivar uma ou duas plataformas. O objectivo não é estar em todo o lado. Conteúdo excepcional proporciona melhores resultados.

Utiliza a tua capacidade natural como iniciador de conversas para fomentar discussões online. Partilhe dicas, listas de verificação, e o seu software favorito de planeamento de eventos com outros planeadores, ou crie um blogue de viagens em vídeo para destacar os melhores locais de eventos na sua área.

Inicie um blogue e escreva sobre o que faz como planeador. Estabeleça uma rede com outros planificadores e ofereça-se para escrever posts de blogues convidados para as suas páginas. Veja as directrizes de submissão de revistas e outras publicações e leve-lhes também o seu trabalho.

Roll up your sleeves for a good cause. As organizações caritativas podem usar todas as mãos no convés quando se trata de angariações de fundos sem fins lucrativos e outros eventos de caridade. Assuma a liderança ou junte-se a um comité para ganhar experiência que pode acrescentar à sua carteira.

Reunir testemunhos de clientes. Peça recomendações aos seus contactos pessoais e profissionais, quer tenha planeado eventos para eles, quer eles tenham experiência de trabalho consigo de outra forma. Os testemunhos certos aumentam a credibilidade, mostrando que pode actuar tão bem como alega.

Encontrar diferentes formatos de portfólio. Não existe um melhor formato de carteira. Atinja os clientes certos com uma variedade de opções. Um website coloca a sua informação na ponta dos dedos, enquanto que um portfólio físico é óptimo para reuniões presenciais. O Pinterest permite-lhe reunir e partilhar inspiração, o que pode dar aos clientes uma noção do seu estilo. O seu Instagram profissional é um óptimo cartão de visita social para potenciais clientes.

Balancear a sua experiência logística e a sua produção criativa.

Um profissional de eventos excepcional envolve o seu lado lógico e o seu lado criativo no seu trabalho.

Lógica e logística são a base de eventos de sucesso. Deve interessar-lhe os detalhes de grandiosidade, e não apenas o quadro geral criativo. Estará a ponderar orçamentos de eventos e layouts de plantas baixas, que requerem a capacidade de pensar e planear logicamente. Participantes e clientes insatisfeitos resultam quando os eventos são desorganizados ou não se juntam com precisão.

No lado oposto, os planeadores de eventos precisam de pensar de forma criativa. Esta mentalidade é útil ao estabelecer a estética do seu negócio, ao desenvolver temas de eventos ou ao desenhar gráficos. A sua criatividade também diferencia os seus eventos dos outros, dando-lhes o factor “uau” que atrai clientes. Uma lista de verificação personalizada do planeamento de eventos pode ajudá-lo a gerir a logística, ao mesmo tempo que lhe garante tempo suficiente para gerar essas grandes ideias de sucesso.

Recursos gratuitos que cada novo planeador de eventos deve conhecer:

li> Canva é uma plataforma de design gráfico que torna a criação de cartazes, convites, panfletos, e gráficos de redes sociais uma brisa.

li>Social Tables oferece uma variedade de ferramentas de planeamento de eventos, desde a diagramação de eventos até à gestão de convidados.

li> Gramática oferece um verificador gramatical gratuito que inclui a detecção de tom para que possa causar a melhor impressão quando estiver a chegar a potenciais clientes.

li>Keep track of your meetings and appointments with Appointlet, uma aplicação de agendamento intuitiva que tem uma versão gratuita cheia de funcionalidades.

li>Criar o seu portfólio digital com um tema de website do WordPress-free, se utilizar um endereço com a marca ‘wordpress.com’, ou obter ainda mais temas quando ligar uma conta do wordpress.org ao seu alojamento e nome de domínio.

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li>Descubra locais, leia resenhas, compare preços, e obtenha inspiração no Wedding Spot.

Plante sementes para uma carreira de planeamento de eventos num sector que adora.

Quando se trata de procurar emprego dentro de eventos, não se limite. Muitos tipos de organizações realizam eventos e procuram contratar profissionais que possam assumir uma função de planeamento. É apaixonado pelo trabalho de uma organização local sem fins lucrativos? Seja voluntário para ajudar o seu planeador, ou desenhe você mesmo eventos para eles. Interessado nas artes ou nos cuidados de saúde, pode procurar papéis associados nestas organizações para construir a sua carteira.

Se estiver a trabalhar para uma empresa farmacêutica e a planear a sua convenção anual ou a trabalhar para um pequeno restaurante que planeia e organiza eventos sociais, está ainda a ganhar experiência valiosa no âmbito de eventos.

Para agarrar as variadas oportunidades da indústria de eventos, tenha estes dois acrónimos em mente:

1. MEEC. Isto significa “Mercados de Reuniões, Exposições, Eventos e Convenções”. Os eventos MEEC incluem viagens, hospitalidade, e eventos empresariais, muitas vezes com um spin.

2. SMERF. Isto representa os mercados ‘Social, Militar, Educativo, Religioso, e Fraternal’. Casamentos, duches nupciais, festas de aniversário, e reuniões familiares enquadram-se nos mercados ‘sociais’, e estes mercados também incluem actividades recreativas, eventos de ex-alunos, e grupos desportivos. Os mercados SMERF envolvem frequentemente eventos recreativos de fim-de-semana.

Embora planear uma viagem de rafting de fim-de-semana mais transporte para um grupo de 25 pessoas esteja longe dos elegantes eventos que espera coordenar, é uma forma fantástica de aprender, fazer ligações, e desenvolver o seu estilo único de eventos.

Faça ligações extensivas na indústria de eventos.

A primeira forma de iniciar a sua carreira em eventos é através de uma rede de contactos, de redes, de trabalho em rede – é tudo sobre quem conhece e quem o conhece. Para te colocares lá fora, participa em eventos de rede organizados por organizações de hospitalidade. O trabalho em rede pode parecer assustador no início, mas é uma habilidade essencial nesta indústria.

Dicas de trabalho em rede presencial para construir a sua carreira de planeamento de eventos

Saiba como participar numa conversa. Para isso, é útil concentrar-se primeiro na linguagem corporal. À medida que se aproxima de pares ou grupos de três ou mais pessoas em conversa, preste atenção a pessoas com posturas ligeiramente “abertas”. Isto indica que as pessoas são bem-vindas para se juntarem à discussão. Desvie uma conversa em que os participantes formem um círculo fechado ou tenham cruzado os braços.

Comprometer-se a iniciar uma ou duas conversas. Pense em discussões como exercício – quanto mais se treinar, melhor se obtém. Pratique conversas iniciadas em ambientes de baixo nível, tais como a sua cafetaria ou ginásio local, e depois avance para eventos em rede.

Desenvolva uma mentalidade aberta e curiosa. O trabalho em rede funciona sempre melhor quando faz perguntas genuínas e partilha histórias autênticas sobre si mesmo.

Remmbrar a etiqueta apropriada do cartão de visita. Embora deva levar sempre consigo os seus cartões de visita, não deve distribuir o seu cartão de visita apenas porque teve uma conversa. Pode fazer ligações significativas quando dá o seu cartão a alguém que o pede, mas passar o seu cartão a cada pessoa com quem fala é o equivalente em rede das caixas de correio electrónico não solicitado.

Folha-se e concentra-se na construção de relações profissionais. Acompanhamento no prazo de 24 horas. Relembre a pessoa que é, onde se encontrou, e faça referência à conversa que teve. Se algo que eles disseram ressoou consigo, informe-os. Se viverem perto um do outro, podem optar por convidá-los para um café. Não peça favores de imediato – em vez disso, forje uma ligação e construa uma relação mutuamente benéfica. A rede de contactos mais valiosa é uma rua de dois sentidos.

Dicas de rede em linha para iniciar a sua carreira de eventos

Saber quem contactar. Quando chegar a profissionais de eventos ou potenciais clientes através da Internet, certifique-se de que estão abertos a contactos através da sua bios e perfis de sítios web. Se não estiverem interessados em solicitar, honrem esse pedido. Para apresentar uma vibração profissional, não os envie spam. Os Hashtags são uma óptima ferramenta para o trabalho em rede. Siga alguns planificadores favoritos para estar atento às tendências, e envolva-se quando apropriado.

P>Personalize o seu alcance. Copiar e colar e-mails são impessoais – e garantidamente falham. Em vez disso, faça a sua pesquisa: explore o LinkedIn, Twitter, biografias de websites, e muito mais para ter a certeza de estar a alcançar contactos relevantes com uma mensagem que ressoará.

Follow up. Mais uma vez, não salte este passo, quer esteja em rede presencial ou online.

h2>Como os planeadores de eventos conseguem o seu primeiro cliente?

Para muitos planeadores, o primeiro cliente é um amigo da família que precisa de um planeador criativo com um orçamento. Mas, precisa de captar o interesse para além da sua rede imediata para construir uma base de clientes e expandir as suas competências. Neste momento, deverá ter uma carteira e uma ideia do tipo de clientes que espera atrair. Se ainda não o fez, crie o seu plano de negócios de eventos e defina a sua estrutura de taxas.

Partilhe a sua carteira com os seus contactos de rede, e esclareça que está aberto a referências. Nunca saberá quando alguém terá um calendário completo, e dar-lhe-á uma boa palavra. Ligue-se aos profissionais de eventos no Twitter usando hashtags e entre na conversa.

Potenciais clientes podem também encontrá-lo online através de uma variedade de fontes, incluindo:

• Instagrama. A conta da sua empresa de eventos deve mostrar fotos glamorosas da concepção do seu evento.
• Partes sociais. Para alargar o seu alcance nos primeiros dias do seu negócio, peça acções a amigos e seguidores das redes sociais.
• YouTube. Filme um vídeo que capte o seu processo criativo e o mostre no trabalho.
• Blog e vlog posts. Partilhe dicas e truques, e ofereça um pacote introdutório para ganhar negócios dos leitores que querem que outra pessoa trate do “nitty-gritty”.
• Críticas em linha. Se estiver a gerir o seu próprio negócio de planeamento de eventos, peça opiniões a amigos e familiares que o tenham usado para planear eventos. Peça-lhes que publiquem as suas críticas no Yelp e no Google Reviews.

Quando conseguir uma reunião com um potencial cliente, partilhe as suas competências com confiança, sem vender em excesso. Descreva a sua experiência e mostre o seu trabalho – chamando a atenção para os seus pontos fortes. Seja honesto acerca das suas limitações, no entanto, não quer dizer “sim” a mais do que pode entregar à perfeição.

Como é que os planeadores de eventos conseguem meter o pé na porta?

Recolhemos algumas histórias de origem e dicas dos fundadores de empresas de planeamento de eventos mundialmente famosas para o inspirar. Os fios comuns entre elas? A vontade de correr riscos, trabalho árduo e perseverança, procurando inspiração criativa em todo o lado, e tratando cada novo projecto como uma tábua em branco.

David Tutera

“Eu tinha uma pequena loja, tinha uma empresa de telegramas de canto. A mãe chegou um dia para ver se eu podia decorar o bar-mitzvah do seu filho como a janela e essa foi a primeira festa de criança que eu fiz”

– From ‘A Day In the Life of a Celebrity Wedding Planner’. Fast Company

Anabel Fielding

“Aceite e aprecie a necessidade de correr riscos, de ser derrubado de volta e de ter fracassos abjectos. Essa é apenas a viagem da vida. Aparece e nunca desista””

– De “Segredos do meu sucesso”: Anabel Fielding, chefe executiva, Quintessentially Events’. Evening Standard

Yifat Oren

“No início, era apenas eu a trabalhar 18 horas por dia durante quatro anos O negócio foi definitivamente construído de boca em boca”

– De ‘Segredos de uma Celebridade Organizadora de Casamentos’: Inside the Million-Dollar Nuptials of Reese Witherspoon, Anne Hathaway and More”. E! News

Colin Cowie

“Cada noiva é uma nova oportunidade. Concentro-me no ADN do casal, no local, na época do ano e depois adiciono a isso o que cheira, toca, prova, sente e ouve. Isto torna-o excitante, uma vez que cada conjunto de circunstâncias é diferente. É por isso que o meu trabalho parece tão diferente”.

– Desde ‘Entrevista Exclusiva com Colin Cowie Party Planner até às Estrelas’. Casamentos com Estilo de Celebridades

Põe em marcha a tua carreira de planeamento de eventos!

Não há caminho certo para uma carreira de planeamento de eventos. Mas estas cinco estratégias vão dar-lhe um bom salto na viagem. Construirá competências, ganhará experiência, e estabelecerá ligações que o aproximarão dos objectivos da sua carreira de evento.