Como escrever um caso de negócios
Um caso de negócios é a forma de provar ao seu cliente, cliente ou parte interessada que o produto que está a lançar é um bom investimento. Abaixo, ilustramos os passos para escrever um que os irá influenciar.
A necessidade de um business case é que recolha a proposta, esboço, estratégia e plano de marketing num único documento e ofereça uma visão completa de como o projecto irá beneficiar a organização.
p>O software de gestão de tarefas do ProjectManager.com tem tudo o que precisa para um projecto bem sucedido.
Antes de iniciar o seu business case
Projectos falham sem ter um sólido business case para descansar. Mas se um business case não está ancorado na realidade, e não responde a uma necessidade que se alinha com os objectivos empresariais maiores da organização, então é irrelevante.
A investigação de que necessitará para criar um business case forte é o porquê, o quê, como e quem. Isto tem de ser claramente comunicado. A argumentação comercial abordará o porquê, mas com mais detalhe. Pense no business case como um documento que é criado de forma crescente para evitar gastar recursos desnecessários.
Como escrever um caso de negócios
Existem quatro passos necessários para escrever um caso de negócios, que são os seguintes:
- Pesquisar o seu mercado, concorrência e alternativas
- Comparar e finalizar as suas abordagens
- Compilar os dados e apresentar as suas estratégias, objectivos e opções
- Documentar tudo
Existem modelos que pode utilizar para escrever o seu caso de negócio e recolher toda a informação pertinente, que inclui o seguinte:
- Resumo executivo
- Descrição comercial/declaração de missão
- Produto ou serviço
- Estratégia de marketing
- Análise do concorrente
- Visão geral das operações
- Plano financeiro
li>SWOT: Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças
p> Com a popularidade das ideias de “costas do guardanapo” que dão origem a vários biliões de dólares, pode ser tentador ignorar a boa e antiquada documentação comercial. De facto, em algumas organizações enxutas ou ágeis, a confiança excessiva na documentação é vista como um claro impedimento à inovação e colaboração.
Business Case Checklist
Um dos passos chave para iniciar um caso de negócios é ter uma lista de verificação de casos de negócios. O seguinte é um esboço básico a seguir quando começar a desenvolver o seu business case.
Visão, Metas e Objectivos
P>Primeiro, tem de descobrir o que está a tentar fazer e qual é o problema que pretende resolver. Isto conduzirá aos resultados do seu projecto.
Participantes
Se são clientes, vendedores, gestores superiores, chefes de departamento ou outros contribuintes para o projecto, reúnam-se com os seus interessados. Todos eles estão investidos no projecto, e é preciso compreender as suas expectativas.
Specs e Requisitos
Dependente do tipo de projecto em que está a trabalhar, as especificações e requisitos serão diferentes, mas são fundamentais para o sucesso do projecto. Recolha todos eles, descubra o que determina se os cumpriu com sucesso e relate os resultados.
Plano do projecto
Está na altura de criar o plano do projecto. Descubra as tarefas que terá de realizar para que o projecto seja concluído, depois a sua duração. Um software de gestão de projectos facilita significativamente esta etapa. Ao utilizar uma ferramenta, pode organizar as suas tarefas, mapear prazos, atribuir trabalho e manter os seus intervenientes informados ao longo do caminho. Veja o vídeo abaixo para ver como o software de gestão de projectos pode ajudá-lo com o seu caso comercial e mais além.
Orçamento
O seu orçamento é uma estimativa de tudo no seu plano e do que custará completar o projecto durante o tempo previsto.
Atribuir Recursos
Atribua os seus recursos decidindo quem irá trabalhar em quê, e depois atribua membros da equipa a essas tarefas. Se a sua equipa estiver integrada na sua ferramenta de gestão de projectos, isto deve ser sem esforço.
Criar um calendário
Faça uma linha temporal para o projecto, estimando quanto tempo levará para que cada tarefa seja concluída. Para uma agenda mais impactante, utilizar uma ferramenta para fazer um diagrama de Gantt, e imprimi-lo. Isto proporcionará aquele florescimento extra de visualização de dados e habilidade que faltam às folhas de Excel.
Plano de Comunicação
Disponibilizar marcos para verificações e actualizações de estado, bem como determinar como os interessados ficarão cientes do progresso ao longo do ciclo de vida do projecto.
Progresso do Monitor
Disponibilizar um plano para monitorizar e acompanhar o seu progresso durante o projecto para comparar o progresso planeado com o real. Ferramentas de rastreio como relatórios de estado e painéis de bordo ajudá-lo-ão aqui.
Os Quatro Passos para Escrever um Business Case de Sucesso
O business case é tradicionalmente um documento que define o benefício comercial principal de um projecto, de modo a justificar as despesas da iniciativa. Muitas vezes detalha como o projecto se alinha com objectivos estratégicos na organização, e como tal é uma responsabilidade crucial mas frequentemente negligenciada dos gestores, que assumem que a liderança sénior é responsável por isso, ou que simplesmente são rapidamente subtraídos às responsabilidades quotidianas da entrega do projecto.
Se estiver a iniciar um novo projecto ou a meio do mesmo, dedique tempo a escrever um business case para justificar as despesas do projecto, identificando os benefícios empresariais que o seu projecto trará e que os seus interessados estão mais interessados em colher do trabalho. Os quatro passos seguintes irão mostrar-lhe como escrever um caso de negócio:
Passo 1: Identificar o problema de negócio
Projectos não são criados por causa de projectos. Eles têm um objectivo. Normalmente, são iniciados para resolver um problema de negócio específico ou criar uma oportunidade de negócio.
Você deve “Liderar com a necessidade”. O seu primeiro trabalho é descobrir qual é esse problema ou oportunidade, descrevê-la, descobrir de onde vem e depois abordar o tempo necessário para lidar com ela.
Esta pode ser uma afirmação simples, mas é melhor articulada com alguma investigação sobre o clima económico e o panorama competitivo para justificar o timing do projecto.
Passo 2: Identificar as Soluções Alternativas
Como sabe se o projecto que está a empreender é a melhor solução possível para o problema definido acima? Naturalmente, escolher a solução certa é difícil, e o caminho para o sucesso não está pavimentado com suposições infundadas.
Uma forma de restringir o foco para tornar clara a solução certa é seguir estes seis passos (após a investigação relevante, claro):
- Note as soluções alternativas.
- Para cada solução, quantificar os seus benefícios.
- li> Também, prever os custos envolvidos em cada solução.
- Em seguida, descobrir a sua viabilidade.
- Discernir os riscos e as questões associadas a cada solução.
- Finalmente, documentar tudo isto no seu caso comercial.
Passo 3: Recomendar uma Solução Preferida
P>A seguir terá de classificar as soluções, mas antes de o fazer é melhor estabelecer um critério, talvez ter um mecanismo de pontuação para o ajudar a dar prioridade às soluções para melhor escolher a solução certa.
algumas metodologias que pode aplicar incluem:
- Dependente do custo e benefício das soluções, dê-lhe uma pontuação de 1-10.
- Base a sua pontuação no que é importante para si.
- Adicionar mais complexidade à sua classificação para cobrir todas as bases.
Independentemente da sua abordagem, uma vez adicionados os seus números, a melhor solução para o seu problema tornar-se-á evidente. Mais uma vez, vai querer ter este processo também documentado no seu caso de negócio.
Passo 4: Descreva a Abordagem de Implementação
Assim, identificou o seu problema ou oportunidade de negócio e como alcançá-lo, agora tem de convencer as suas partes interessadas de que tem razão e de ter a melhor forma de implementar um processo para alcançar os seus objectivos. É por isso que a documentação é tão importante; oferece um caminho prático para resolver o problema central que identificou.
Agora, não é apenas um exercício para apaziguar a liderança sénior. Quem sabe o que poderá descobrir na investigação que coloca na exploração do problema subjacente e na determinação de soluções alternativas? Poderá poupar milhões à organização com uma solução alternativa do que a inicialmente proposta. Quando se põe a trabalhar num forte caso de negócios, é capaz de ter consigo os seus patrocinadores ou liderança organizacional e ter uma visão clara de como assegurar a entrega dos benefícios comerciais que eles esperam.
Como o ProjectManager.com ajuda no seu caso de negócios
ProjectManager.com, um premiado software de gestão de projectos, pode recolher e reunir todos os vários dados que irá recolher, e depois partilhá-los facilmente tanto com a sua equipa como com os patrocinadores do projecto.
Após ter uma folha de cálculo com todas as suas tarefas listadas, pode importá-la para o nosso software. Depois é imediatamente preenchida num gráfico de Gantt. Basta definir a duração para cada uma das tarefas, adicionar quaisquer dependências, e o seu projecto é agora distribuído por uma linha temporal. Pode definir marcos, mas há muito mais que pode fazer
Tem agora um plano de projecto, e a partir do gráfico de Gantt online, podem ser atribuídos membros da equipa a tarefas. Depois podem comentar directamente sobre as tarefas em que estão a trabalhar, adicionando tantos documentos e imagens quantos forem necessários, promovendo um ambiente de colaboração. Pode acompanhar o seu progresso e alterar as durações das tarefas conforme necessário, arrastando e largando as datas de início e fim.
Mas isso é apenas uma amostra do que o ProjectManager.com oferece. Temos quadros kanban que visualizam o seu fluxo de trabalho e um painel de controlo em tempo real que rastreia seis métricas de projecto para a visualização mais precisa possível do seu projecto.
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Veja o nosso vídeo de formação de casos de negócios
Se quiser mais conselhos de casos de negócios, reserve um momento para ver Jennifer Bridges, PMP, neste pequeno vídeo de formação. Ela explica os passos que tem de dar para escrever um bom caso de negócios.
Aqui está um screenshot para a sua referência.
Transcrição:
Hoje em dia estamos a falar de como escrever um business case. Bem, nos últimos anos, temos visto o mercado, ou talvez organizações, empresas ou mesmo projectos, afastarem-se da realização de casos de negócios. Mas, hoje em dia, empresas, organizações, e esses mesmos projectos estão a analisar os investimentos e procuram realmente uma taxa de retorno.
Por isso, pensem agora no business case como a vossa oportunidade de empacotar o vosso projecto, a vossa ideia, a vossa oportunidade, e mostrem o que significa e quais são os benefícios e como outras pessoas podem beneficiar.
Queremos dar uma olhadela hoje para ver o que está no business case e como escrever um. Quero deixar claro que quando se procura informação sobre um caso de negócios, não se trata de uma pasta.
Alguém ligou no outro dia e ficaram confusos porque estavam à procura de algo, e continuaram a puxar as pastas. Não é disso que estamos a falar hoje. Do que estamos a falar são casos de negócios, e eles incluem informação sobre as suas estratégias, sobre os seus objectivos. É a sua proposta de negócios. Tem o seu esboço empresarial, a sua estratégia empresarial, e mesmo o seu plano de marketing.
E então, porque é que isso é tão importante hoje em dia? Mais uma vez, as empresas procuram que não só os seus gestores de projecto mas também os membros da sua equipa tenham uma melhor compreensão do negócio e uma maior perspicácia empresarial. Assim, este caso empresarial fornece a justificação para a mudança ou plano de negócios proposto. Descreve a alocação de capital que poderá estar a procurar e os recursos necessários para a sua implementação. Depois, pode ser um plano de acção. Pode servir apenas como uma visão unificada. E depois também fornece aos decisores diferentes opções.
Por isso, vejamos mais sobre os passos necessários para juntar estes casos de negócios. Há quatro passos principais. Primeiro, pretende pesquisar o seu mercado. Realmente olhar para o que existe lá fora, onde estão as necessidades, onde estão as lacunas que pode servir? Olhe para a sua concorrência. Como estão a abordar isto, e como pode talvez fornecer algumas outras alternativas?
Quer comparar e finalizar diferentes abordagens que pode utilizar para ir ao mercado. Depois compila esses dados e apresenta estratégias, os seus objectivos e outras opções a considerar.
E depois documenta-os literalmente.
Então, como é o documento? Bem, hoje em dia existem modelos. Os componentes variam, mas estes são os comuns. E depois estes são os que considero essenciais. Portanto, há o resumo executivo. Isto é apenas um resumo da sua empresa, do aspecto da sua equipa de gestão, resumo do seu produto e serviço e do seu mercado.
A descrição do negócio dá um pouco mais de história sobre a sua empresa e a declaração da missão e realmente sobre o que é a sua empresa e como este produto ou serviços se encaixam.
Então, esboça os detalhes do produto ou serviço que pretende expandir ou implementar. Pode até incluir aí patentes que talvez tenha pendentes ou outras marcas comerciais.
Então, pretende identificar e traçar a sua estratégia de marketing. Por exemplo, como é que vai levar isto aos seus clientes? Vai ter uma loja de tijolos e argamassa? Vai fazer isto online? E, quais são os seus planos para a levar ao mercado?
Vocês também querem incluir informação detalhada sobre a sua análise da concorrência. Como é que eles estão a fazer as coisas? E, como está a planear, suponho, vencer a sua concorrência?
Você também quer olhar e identificar o seu SWOT. E o SWOT é o seu ponto forte. Quais são os seus pontos fortes na sua ida ao mercado? E onde estão os pontos fracos? Talvez algumas das suas lacunas. E ainda, onde estão as suas oportunidades e talvez ameaças que precisa de planear?
Então, a visão geral das operações inclui informação operacional como a sua produção, mesmo recursos humanos, informação sobre as operações diárias da sua empresa.
E depois, o seu plano financeiro inclui a sua declaração de lucros, os seus lucros e perdas, qualquer das suas finanças, qualquer garantia que possa ter, e qualquer tipo de investimentos que possa estar a procurar.
Então, estes são os componentes do seu caso comercial. É por isso que é tão importante. E se precisar de uma ferramenta que o possa ajudar a gerir e acompanhar este processo, então inscreva-se agora no ProjectManager.com.
(Este post actualizado em Fevereiro de 2021)