Cómo escribir un caso de negocio
Un caso de negocio es la forma de demostrar a su cliente, consumidor o interesado que el producto que está presentando es una buena inversión. A continuación, ilustramos los pasos para escribir uno que les convenza.
La necesidad de un caso de negocio es que recoge la propuesta, el esquema, la estrategia y el plan de marketing en un solo documento y ofrece una visión completa de cómo el proyecto beneficiará a la organización.
El software de gestión de tareas de ProjectManager.com tiene todo lo que necesita para un proyecto exitoso.
Antes de empezar su caso de negocio
Los proyectos fracasan sin tener un caso de negocio sólido en el que apoyarse. Pero si un caso de negocio no está anclado a la realidad, y no aborda una necesidad que se alinea con los objetivos de negocio más grandes de la organización, entonces es irrelevante.
La investigación que necesitará para crear un caso de negocio sólido es el por qué, el qué, el cómo y el quién. Esto debe ser comunicado claramente. El caso de negocio abordará el por qué, pero con mayor detalle. Piensa en el caso de negocio como un documento que se crea de forma incremental para evitar gastar recursos innecesarios.
Cómo escribir un caso de negocio
Hay cuatro pasos necesarios para escribir un caso de negocio, que son los siguientes:
- Investigar su mercado, la competencia y las alternativas
- Comparar y finalizar sus enfoques
- Compilar los datos y presentar sus estrategias, objetivos y opciones
- Documentar todo
Existen plantillas que puede utilizar para escribir su caso de negocio y recopilar toda la información pertinente, que incluye lo siguiente:
- Resumen ejecutivo
- Descripción del negocio/declaración de la misión
- Producto o servicio
- Estrategia de marketing
- Análisis de los competidores
- DOA: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas
- Resumen de operaciones
- Plan financiero
- Anotar las soluciones alternativas.
- Para cada solución, cuantifique sus beneficios.
- También, prevea los costes que implica cada solución.
- Después, averigüe su viabilidad.
- Discierna los riesgos y problemas asociados a cada solución.
- Por último, documente todo esto en su caso de negocio.
- En función del coste y el beneficio de las soluciones, dale una puntuación del 1 al 10.
- Basa tu puntuación en lo que es importante para ti.
- Añade más complejidad a tu clasificación para cubrir todas las bases.
Con la popularidad de las ideas de «vuelta de tuerca» que dan lugar a startups multimillonarias, puede ser tentador pasar por alto la buena documentación empresarial de siempre. De hecho, en algunas organizaciones lean o ágiles, la dependencia excesiva de la documentación se considera un claro impedimento para la innovación y la colaboración.
Lista de comprobación de casos de negocio
Uno de los pasos clave para iniciar un caso de negocio es tener una lista de comprobación de casos de negocio. El siguiente es un esquema básico a seguir cuando se comienza a desarrollar su caso de negocio.
Visión, metas y objetivos
En primer lugar, usted tiene que averiguar lo que está tratando de hacer y cuál es el problema que desea resolver. Esto conducirá a los resultados de su proyecto.
Partícipes
Ya sea que se trate de clientes, proveedores, altos directivos, líderes departamentales u otros colaboradores del proyecto, reúnase con sus partícipes. Todos ellos están involucrados en el proyecto, y usted debe entender sus expectativas.
Especificaciones y requisitos
Dependiendo del tipo de proyecto en el que esté trabajando, las especificaciones y los requisitos serán diferentes, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Reúne todos ellos, averigua qué determina si los has cumplido con éxito e informa de los resultados.
Plan del proyecto
Es el momento de crear el plan del proyecto. Calcula las tareas que tendrás que llevar a cabo para realizar el proyecto y, a continuación, su duración. Un software de gestión de proyectos facilita considerablemente este paso. Utilizando una herramienta puedes organizar las tareas, trazar los plazos, asignar el trabajo y mantener informados a los interesados a lo largo del proceso. Vea el siguiente vídeo para ver cómo el software de gestión de proyectos puede ayudarle con su caso de negocio y más allá.
Presupuesto
Su presupuesto es una estimación de todo lo que hay en su plan y lo que costará completar el proyecto durante el tiempo programado asignado.
Asignar recursos
Asigne sus recursos decidiendo quién trabajará en qué, y luego asigne los miembros del equipo a esas tareas. Si su equipo está integrado en su herramienta de gestión de proyectos, esto no debería suponer ningún esfuerzo.
Crear un cronograma
Haga un cronograma para el proyecto estimando cuánto tiempo le llevará completar cada tarea. Para un cronograma más impactante, utiliza una herramienta para hacer un diagrama de Gantt, e imprímelo. Esto proporcionará ese toque extra de visualización de datos y habilidad del que carecen las hojas de Excel.
Plan de comunicación
Tenga hitos para las revisiones y actualizaciones de estado, así como para determinar cómo las partes interesadas se mantendrán al tanto del progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Monitoreo del progreso
Tenga un plan para monitorear y rastrear su progreso durante el proyecto para comparar el progreso planeado con el real. Las herramientas de seguimiento, como los informes de estado y los cuadros de mando, le ayudarán en este sentido.
Los cuatro pasos para escribir un caso de negocio exitoso
El caso de negocio tradicionalmente es un documento que define el beneficio de negocio principal de un proyecto con el fin de justificar el gasto de la iniciativa. A menudo detalla cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos de la organización y, como tal, es una responsabilidad crucial, aunque a menudo se pasa por alto, para los gerentes, que asumen que el liderazgo superior es responsable de esto, o que simplemente se subsumen rápidamente por las responsabilidades del día a día de la entrega del proyecto.
Ya sea que esté comenzando un nuevo proyecto o a la mitad de uno, tómese el tiempo para escribir un caso de negocio para justificar el gasto del proyecto mediante la identificación de los beneficios de negocio que su proyecto ofrecerá y que las partes interesadas están más interesadas en cosechar del trabajo. Los siguientes cuatro pasos le mostrarán cómo escribir un caso de negocio:
Paso 1: Identificar el problema de negocio
Los proyectos no se crean por los proyectos. Tienen un objetivo. Por lo general, se inician para resolver un problema de negocio específico o crear una oportunidad de negocio.
Debes «liderar con la necesidad». Su primer trabajo es averiguar cuál es ese problema u oportunidad, describirlo, averiguar de dónde procede y, a continuación, abordar el marco temporal necesario para abordarlo.
Esto puede ser una simple declaración, pero se articula mejor con un poco de investigación sobre el clima económico y el panorama competitivo para justificar el momento del proyecto.
Paso 2: Identificar las soluciones alternativas
¿Cómo sabe si el proyecto que está emprendiendo es la mejor solución posible para el problema definido anteriormente? Naturalmente, elegir la solución adecuada es difícil, y el camino hacia el éxito no está pavimentado con suposiciones infundadas.
Una forma de acotar el enfoque para dejar clara la solución adecuada es seguir estos seis pasos (después de la investigación pertinente, por supuesto):
Paso 3: Recomendar una solución preferida
Luego tendrá que clasificar las soluciones, pero antes de hacerlo es mejor establecer un criterio, tal vez tener un mecanismo de puntuación que le ayude a priorizar las soluciones para elegir mejor la correcta.
Algunas metodologías que puedes aplicar incluyen:
Independientemente de tu enfoque, una vez que hayas sumado tus números, la mejor solución a tu problema se hará evidente. Una vez más, querrá tener este proceso también documentado en su caso de negocio.
Paso 4: Describir el enfoque de implementación
Así que, ha identificado su problema u oportunidad de negocio y cómo alcanzarlo, ahora tiene que convencer a sus partes interesadas de que tiene razón y de que tiene la mejor manera de implementar un proceso para lograr sus objetivos. Por eso la documentación es tan importante; ofrece un camino práctico para resolver el problema central que has identificado.
Ahora, no es sólo un ejercicio para apaciguar a la alta dirección. Quién sabe lo que podría descubrir en la investigación que puso para explorar el problema subyacente y determinar soluciones alternativas? Puede que ahorres millones a la organización con una solución alternativa a la propuesta inicialmente. Cuando se trabaja en un caso de negocio sólido, se puede conseguir que sus patrocinadores o el liderazgo de la organización estén a bordo con usted y tener una visión clara de cómo garantizar la entrega de los beneficios empresariales que esperan.
Cómo ProjectManager.com ayuda con su caso de negocio
ProjectManager.com, un galardonado software de gestión de proyectos, puede recopilar y ensamblar todos los diversos datos que va a recopilar, y luego compartirlos fácilmente tanto con su equipo como con los patrocinadores del proyecto.
Una vez que tenga una hoja de cálculo con todas sus tareas enumeradas, puede importarla a nuestro software. Entonces se rellena al instante en un diagrama de Gantt. Simplemente establezca la duración de cada una de las tareas, añada las dependencias, y su proyecto está ahora repartido en una línea de tiempo. Puedes establecer hitos, pero hay mucho más que puedes hacer
Ahora tienes un plan de proyecto, y desde el diagrama de Gantt en línea, puedes asignar los miembros del equipo a las tareas. A continuación, pueden comentar directamente las tareas en las que están trabajando, añadiendo tantos documentos e imágenes como sea necesario, fomentando un entorno de colaboración. Puedes hacer un seguimiento de su progreso y cambiar la duración de las tareas según sea necesario arrastrando y soltando las fechas de inicio y fin.
Pero eso es sólo una muestra de lo que ofrece ProjectManager.com. Tenemos tableros kanban que visualizan su flujo de trabajo y un tablero de control en tiempo real que rastrea seis métricas del proyecto para obtener una visión más precisa de su proyecto.
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Mire nuestro vídeo de formación sobre casos de negocio
Si quiere más consejos sobre casos de negocio, tómese un momento para ver a Jennifer Bridges, PMP, en este breve vídeo de formación. Ella explica los pasos que debes seguir para escribir un buen caso de negocio.
Aquí tienes una captura de pantalla para tu referencia.
Transcripción:
Hoy hablamos de cómo escribir un caso de negocio. Bueno, en los últimos años, hemos visto que el mercado, o tal vez las organizaciones, las empresas o incluso los proyectos, se alejan de hacer casos de negocio. Pero, en estos días, las empresas, organizaciones y esos mismos proyectos están escudriñando las inversiones y realmente están buscando una tasa de retorno.
Así que ahora, piensa en el caso de negocio como tu oportunidad de empaquetar tu proyecto, tu idea, tu oportunidad, y mostrar lo que significa y cuáles son los beneficios y cómo otras personas pueden beneficiarse.
Queremos echar un vistazo hoy para ver qué hay en el caso de negocio y cómo escribir uno. Quiero dejar claro que cuando se busca información sobre un caso de negocio, no es un maletín.
Alguien llamó el otro día y estaba confundido porque estaba buscando algo, y no paraba de sacar maletines. Hoy no estamos hablando de eso. De lo que estamos hablando es de maletines de negocio, y estos incluyen información sobre tus estrategias, sobre tus objetivos. Es tu propuesta de negocio. Tiene tu esquema de negocio, tu estrategia de negocio, e incluso tu plan de marketing.
Y entonces, ¿por qué es tan importante hoy en día? Una vez más, las empresas buscan que no sólo sus gerentes de proyecto, sino los miembros de su equipo, tengan una mejor comprensión de los negocios y más de una perspicacia de negocios de ideas. Así que este caso de negocio proporciona la justificación del cambio o plan de negocio propuesto. Describe la asignación de capital que puede estar buscando y los recursos necesarios para la implementación. Luego, puede ser un plan de acción. Puede servir simplemente como una visión unificada. Y luego también proporciona a los responsables de la toma de decisiones diferentes opciones.
Así que vamos a ver más sobre los pasos necesarios para poner estos casos de negocio juntos. Hay cuatro pasos principales. Uno, quieres investigar tu mercado. Mira realmente lo que hay, ¿dónde están las necesidades, dónde están las brechas que puedes servir? Mira a tu competencia. ¿Cómo lo abordan y cómo puedes ofrecer otras alternativas?
Quieres comparar y finalizar los diferentes enfoques que puedes utilizar para llegar al mercado. Luego recopilas esos datos y presentas las estrategias, tus objetivos y otras opciones a considerar.
Y luego lo documentas literalmente.
¿Y cómo es el documento? Bueno, hoy en día existen plantillas. Los componentes varían, pero estos son los comunes. Y luego estos son los que considero esenciales. Está el resumen ejecutivo. Esto es sólo un resumen de su empresa, lo que su equipo de gestión puede parecer, el resumen de su producto y servicio y su mercado.
La descripción del negocio da un poco más de historia acerca de su empresa y la declaración de la misión y realmente lo que su empresa es y cómo este producto o servicios encaja en.
A continuación, se describen los detalles del producto o servicio que usted está buscando ya sea ampliar o desplegar o implementar. Incluso puedes incluir en él las patentes que tengas pendientes u otras marcas registradas.
Entonces, quieres identificar y diseñar tu estrategia de marketing. Por ejemplo, ¿cómo vas a llevar esto a tus clientes? ¿Vas a tener una tienda de ladrillo y mortero? ¿Vas a hacerlo en línea? Y, ¿cuáles son tus planes para llevarlo al mercado?
También quieres incluir información detallada sobre tu análisis de la competencia. Cómo están haciendo las cosas? Y, ¿cómo estás planeando, supongo, vencer a tu competencia?
También quieres mirar e identificar tu DAFO. Y el DAFO son tus puntos fuertes. ¿Cuáles son los puntos fuertes que tienes para ir al mercado? ¿Y cuáles son las debilidades? Tal vez algunas de tus lagunas. Y además, ¿dónde están tus oportunidades y quizás las amenazas para las que necesitas planificar?
Después, la visión general de las operaciones incluye información operativa como tu producción, incluso recursos humanos, información sobre las operaciones diarias de tu empresa.
Y luego, tu plan financiero incluye tu cuenta de resultados, tus pérdidas y ganancias, cualquiera de tus finanzas, cualquier garantía que puedas tener, y cualquier tipo de inversiones que puedas estar buscando.
Así que estos son los componentes de tu caso de negocio. Por eso es tan importante. Y si necesitas una herramienta que te ayude a gestionar y hacer un seguimiento de este proceso, entonces regístrate en nuestro software ahora en ProjectManager.com.
(Este post actualizado en febrero de 2021)