Dicas de formação de caixa para implementar durante o Onboarding

A formação de caixa é fundamental para que o seu negócio funcione sem problemas. Os benefícios de caixas bem treinadas incluem mais precisão e menos fraude, uma gaveta de dinheiro equilibrado no final do turno, linhas mais curtas, e clientes mais felizes.

Por isso é importante fornecer uma formação abrangente de caixa registadora para qualquer empregado que possa utilizar um ponto de venda ou processar pagamentos. As dicas de formação de caixas registadoras abaixo ajudá-lo-ão a treinar os caixas para uma melhor eficiência, uma maior suavidade no embarque, redução de fraudes, e um tratamento eficaz dos clientes zangados.

Dicas de formação de caixa para maior eficiência

Caixas bem treinadas não só processam pagamentos rápida e correctamente, como também proporcionam uma cara amigável para a sua marca. Os seguintes conselhos de formação em caixas registadoras ajudam a agilizar o processo de caixa, o que é bom para os clientes e para os resultados da sua empresa.

• Utilizar um ponto de venda (POS) que seja fácil de utilizar e que possa ser adaptado ao seu negócio. A aplicação POS segura e gratuita da Square foi concebida para rapidez e facilidade de utilização, e funciona em dispositivos Apple e Android.
• Seleccione um registo POS que se sincroniza sem falhas com o seu software para criar um processo sem esforço para o seu cliente

li>Comprar um leitor de códigos de barras se tiver um elevado volume de produtos.

• Se utilizar recibos em papel, mostre à sua caixa como carregar um novo rolo de recibos e deixe-os praticar para que não se atrapalhem enquanto liga a um cliente. Ou melhor ainda, mude para um POS com recibos digitais.
• Ao dar troco, treine os caixas a entregar primeiro as moedas aos clientes e depois as notas. Se colocar as moedas em cima das notas, elas podem deslizar para o chão.

Dicas de formação de caixa para melhorar o registo

Uma formação de caixa bem pensada ajuda os seus novos caixas a operar o registo com confiança, dando-lhes as ferramentas de que necessitam para aceitar os pagamentos dos clientes e reduzir a sua dependência de outro pessoal.

• Deixe a sua melhor caixa registadora gerir a sua formação de caixa registadora e deixe as suas novas contratações fazê-los sombra antes de lhes serem dadas as rédeas.
• Gerir o seu negócio com software de ponto de venda que é intuitivo de utilizar. (Veja o vídeo de como o churrasco de Jack em Nashville mudou para o POS da Square durante a noite e eliminou o treino de caixa em 30 minutos.)
• Executar o seu treino de caixa durante um período de tempo lento do dia. Pratique a fazer compras, passando por todo o fluxo de pagamento. Faça com que cada nova contratação cancele transacções para praticar a emissão de reembolsos.
• Cubra tipos de transacções menos frequentes, como vender ou resgatar cartões de oferta e aceitar cheques pessoais, como parte da sua formação de caixa registadora.
• Dê aos caixas uma folha com PLUs para levar para casa e memorizar.

Dicas de formação de caixa registadora para reduzir a fraude

Para proteger o seu negócio, a sua formação de caixa deve incluir as melhores práticas de manuseamento de dinheiro e dicas para reduzir a fraude.

• Explicar quanto dinheiro está no caixa no início de cada turno, bem como o processo de contagem de dinheiro no início e no fim de cada turno. Por exemplo, quem desbloqueia o cofre e quem assina o dinheiro?

li>Muitas empresas estabelecem expectativas de que se a caixa registadora for superior ou inferior a 3 dólares, há uma investigação. Decida a tolerância da sua empresa em relação à falta de dinheiro e comunique-a aos seus caixas.

• Crie uma política de manuseamento de dinheiro e peça aos seus caixas que a assinem.
• Diga as bases de como detectar dinheiro falso na sua formação de caixa.
• Inspeccione todas as notas superiores a $20 para sinais de falsificação. (Curiosamente, as notas de $20 são a denominação mais falsificada nos EUA)

li>Semprepre que se imprima cartões com chip. Se passar cartões com chip EMV, o seu negócio pode estar no gancho para alguns tipos de fraude.li>Dispõe de um sistema de processamento de cartões de crédito que verifica o CVV para pagamentos com chave para ajudar a proteger contra cartões de banda magnética clonados.

• Se a sua gaveta estiver cheia de novas notas, encolha-as um pouco para evitar pagar acidentalmente em excesso a um cliente.
• É uma boa prática para os caixas dizer em voz alta a denominação de uma nota quando um cliente lha entrega. (“De vinte?”) Isto ajuda a evitar erros honestos e fraudes. (“Espere, dei-lhe uma nota de cinquenta!”)

li>Simplesmente, se não estiver muito ocupado, é uma boa ideia para os caixas contarem os trocos de volta aos clientes. (“São dez, quinze, dezasseis dólares e dez cêntimos”)li>Utilizar um POS que lhe permita gerir o acesso dos empregados para que as informações comerciais mais sensíveis sejam protegidas por palavra-passe e acessíveis apenas aos gestores ou a certos empregados superiores. O ponto de venda e o sistema POS da Square tem permissões seguras para os funcionários.

• Ensino as regras de conformidade PCI. Isto é especialmente importante se os caixas aceitarem informações de cartão de crédito por telefone ou se mantiverem registos em papel. Para garantir a conformidade, utilize um sistema seguro como o nosso Cartão em Ficheiro ou Terminal Virtual para armazenar ou facturar com segurança cartões de crédito para clientes repetidos.

Dicas de formação de caixa para lidar com clientes zangados

Embora o seu pessoal se esforce ao máximo, por vezes as coisas correm mal com o seu POS ou caixa registadora e os clientes ficam zangados. Tenha uma forma clara e aprovada de lidar com clientes chateados.

Tire as sugestões da Comunicação Não-Violenta, uma técnica de comunicação que se concentra na escuta activa e na empatia. Durante a formação da caixa registadora, discutir o processo e o papel desempenhado – primeiro com a nova contratação como o cliente zangado e o caixa experiente demonstrando como desanuviar a situação. Em seguida, trocar de papéis. Oferecer feedback construtivo posteriormente.

Estas dicas ajudarão o seu pessoal a lidar com clientes zangados:

• Fique calmo. Esta é difícil, especialmente se alguém estiver a gritar consigo. Respire fundo e lembre-se de não o levar a peito.
• Seja um ouvinte activo. Os clientes zangados têm algo a desabafar, por isso, antes de saltarem com soluções, ouçam o que têm a dizer. Use uma linguagem corporal boa e aberta, incluindo sentar-se ou levantar-se direito com os braços descruzados, e manter um bom contacto visual.
• Echo e obter esclarecimentos. Repita a queixa chave do cliente para que se certifique de que compreende o que o cliente está descontente. (“Então estou a ouvi-lo dizer que comprou aqui um muffin e quando o levou para casa reparou que estava mofado. É verdade?”)

li> Empatizar. Ponha-se no lugar do cliente e diga-lhes que compreende como eles se sentem. (“Isso parece realmente frustrante. Se eu estivesse ansioso por comer algo que tinha acabado de comprar e já estava mau, também ficaria muito aborrecido”)

• Pede desculpa. Pede desculpa, mesmo que a sua queixa pareça trivial. É um grande problema para eles, caso contrário não ficariam aborrecidos com isso, e querem mantê-los como clientes. (“Lamento muito que isto lhe tenha acontecido. Vejamos o que podemos fazer para o corrigir”)

li> Oferecer uma solução. A solução dependerá da gravidade do problema e das políticas do seu negócio. Se alguém comprou um produto que não funcionou, pode dar-lhe um reembolso ou oferecer-lhe um produto semelhante para o substituir. No caso do muffin, pode oferecer-lhes um fresco e oferecer-lhes um café gratuito. Pode também perguntar ao cliente o que gostariam que fizesse para ajudar a reparar. (Saiba o que lhe é permitido oferecer por si próprio e o que precisaria da aprovação do gerente para.)li> Saiba quando obter ajuda. Se a situação se agravar, arranje um funcionário mais experiente, tal como o chefe de turno, para ajudar a resolver as coisas.

• Respire fundo. Uma vez que a situação tenha sido resolvida e o cliente tenha saído, é uma boa ideia tirar alguns minutos para se acalmar. Alguns minutos de tempo de paragem, como um passeio pelo quarteirão ou uma conversa rápida com colegas de trabalho, podem ajudá-lo a recuperar emocionalmente e sentir-se pronto para voltar a ajudar os clientes.

Agora que está armado com estas dicas de treino de caixa registadora, deverá ser capaz de organizar um treino completo de caixa registadora e conseguir o seu novo aluguer rapidamente e pronto para aceitar pagamentos.