O que significa a acção adversa e como lidar com ela
Qualquer empregador que efectue verificações de antecedentes será inevitavelmente confrontado com candidatos com registos negativos. Poderá encontrar alguém cuja informação não seja verificada quando a verifica, alguém que tenha um registo criminal, ou que encontre um teste de drogas falhado.
Estas descobertas podem resultar na sua decisão de rejeitar um candidato ou despedir um empregado actual, mas precisa de se certificar de que está a seguir os regulamentos estatais e federais quando utiliza esta informação.
O que significa a acção adversa?
No contexto de verificação de antecedentes, uma acção adversa significa que um empregador teve um impacto negativo na perspectiva de emprego de um candidato devido a informações obtidas a partir do relatório.
Qualquer acção adversa que tome como resultado directo das informações recebidas a partir de um relatório de verificação de antecedentes que afecte negativamente o estatuto do emprego de alguém é uma acção adversa. Isto ocorre sempre que um empregador decide comportar-se de uma forma que colocaria um grupo de pessoas ou um indivíduo em desvantagem relativamente à sua igualdade implícita de oportunidades de emprego quando se candidata a um emprego.
A sombra da acção adversa pode abranger desde a recusa da transferência ou promoção de um empregado actual até à rejeição total de um novo candidato. Isto pode também incluir a demissão de alguém, oferecendo a um empregado actual uma posição inferior.
A lei FCRA, ou Fair Credit Reporting Act, bem como jurisdições locais e federais específicas exigem aos empregadores que sigam de perto os procedimentos delineados ao enviar uma notificação de acção adversa. Certifique-se de que segue todos os critérios especificados do processo de acção adversa se se vir a recusar a contratação ou promoção de alguém a base dos resultados obtidos no seu relatório de antecedentes.
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Por que é que isto é importante?
Por isso, tem de rejeitar um candidato. Porque é que esta é uma preocupação tão séria para um empregador?
O processo de acção adversa afecta inerentemente os consumidores negativamente, o que o torna um tema frequente de litígio, bem como um risco de conformidade para si enquanto empregador. Se não seguir cada procedimento listado para conduzir uma acção adversa justa, pode ser confrontado com um processo de acção colectiva.
O risco potencial de um processo de acção colectiva actua como um motivador significativo para os empregadores para se certificarem de que os seus procedimentos de verificação de antecedentes estão em conformidade com a FCRA. Uma acção litigiosa adversa pode resultar em alguns pagamentos sérios. Por exemplo, houve um processo judicial em 2019 que resultou na importante cadeia de fornecimento de animais de estimação Petco pagar ao queixoso mais de $1 milhão porque a Petco alegadamente negligenciou fornecer aos seus requerentes os avisos necessários, tal como declarado pela FCRA.
Além do risco de conformidade, também é possível que ocorra um erro dentro de um relatório de verificação de antecedentes. Deve certificar-se de que está a fazer o que é correcto pelos seus candidatos e a seguir o processo com precisão, a fim de se certificar de que está a utilizar a informação adequada na sua consideração.
O Processo de Tratamento da Acção Adversa
A fim de entregar uma notificação de acção adversa, há certos passos a seguir para cumprir a FCRA nos casos em que é necessária uma acção adversa em relação a uma verificação dos antecedentes. No entanto, antes mesmo de se iniciar a verificação dos antecedentes, os requisitos de autorização e divulgação da FCRA definem os procedimentos necessários para notificar o funcionário ou candidato, bem como para obter a autorização por escrito para a realização da verificação.
Aqui estão os passos que um empregador deve seguir para um processo de acção adversa seguro:
Passo 1: Fornecer Divulgação e Enviar um Aviso para Acção Prévia
Após completar uma verificação de antecedentes que resulte em conclusões que são motivo para despedir um empregado actual ou negar um candidato a emprego, o empregador deve emitir uma carta de acção prévia à acção. A carta de acção pré-aversão servirá de aviso para transmitir esta informação ao candidato.
Enviar este Aviso de Acção Prévia notificará o candidato de que a informação obtida a partir da verificação dos seus antecedentes pode afectar negativamente a decisão do seu emprego. Este aviso destina-se a dar ao candidato uma oportunidade de absorver a situação e responder a qualquer informação que o relatório contenha.
Cerveja uma cópia de quaisquer anexos que envie, bem como a própria carta, enquanto documenta a data em que foi enviada. Juntamente com este aviso, a empresa ou empregador que realizou a verificação de antecedentes tem de fornecer tanto uma cópia da verificação de antecedentes como um resumo dos direitos do candidato ao enviar ao candidato.
Passo 2: O Período de Espera
Próximo no processo de acção adversa, o empregador tem de conceder ao candidato um período de tempo razoável para rever os documentos que recebeu, uma vez que o candidato pode querer contestar a exactidão dos vários aspectos do seu relatório de antecedentes. O candidato deve ser autorizado a abordar qualquer informação que considere incorrecta dentro do relatório de verificação dos antecedentes.
A entidade patronal também tem de dar ao candidato em questão uma oportunidade de fornecer informações esclarecedoras para explicar as conclusões dentro do relatório ou potencialmente corrigir o registo. Embora não exista um período de espera específico definido no FCRA, historicamente os tribunais delinearam cinco a sete dias para ser o período de tempo razoável a dedicar a este processo.
Passo 3: Rever novamente os resultados do relatório
Considerar a resposta do candidato e as correcções feitas ao registo, se existirem. Se, após uma segunda revisão, o empregador ainda estiver a decidir contra a promoção ou contratação do candidato devido ao conteúdo da verificação dos antecedentes, o empregador deve então divulgar um aviso de acção adversa para explicar a sua decisão. Este aviso pode ser entregue por via electrónica ou em papel.
Passo 4: Fornecer o aviso de acção adversa
Tempo para enviar o aviso de acção adversa. Este aviso deve informar claramente este candidato do seu poder de contestar a sua decisão, bem como oferecer-lhes outra cópia do seu relatório em qualquer altura no prazo de 60 dias após a recepção do aviso.
Se a verificação dos antecedentes foi subcontratada a uma empresa externa, então o aviso de acção adversa deve também declarar que a decisão de contratação não foi tomada pelo empreiteiro, mas pelo empregador. Terá também de incluir o nome e informações de contacto (incluindo endereço) da empresa para a qual foi subcontratada no aviso de acção adversa. Guarde uma cópia de tudo isto para os seus próprios registos, e documente sempre a data em que enviou a sua documentação.
Passo 5: Eliminar devidamente as informações sensíveis
Porque irá tratar de documentos sensíveis, a FCRA exige que, como empregador, elimine estes documentos de forma segura. As cópias em papel dos resultados da verificação de antecedentes devem ser incineradas ou retalhadas, e quaisquer cópias digitais dos ficheiros devem ser irremediavelmente apagadas.
O que acontece se um candidato contestar o seu relatório?
As empresas e os empregadores de verificação de antecedentes desejam manter a maior transparência, exactidão e justiça possível ao longo do processo de contratação. Contudo, é possível que a informação obtida de uma agência de informação de crédito, tribunais de condado, e qualquer outra fonte contenha erros.
Estes erros podem ocorrer como resultado de:
- Roubo de identidade
- Informação desactualizada relatada por uma agência de informação de crédito ou pontuação de crédito
- Erros de transcrição ou dactilografia nos relatórios dos tribunais
- Confusão resultante de um nome comum
Por causa da possibilidade de erros humanos pela agência de informação de crédito, relatórios dos tribunais, e mais, deve sempre aconselhar um candidato a emprego a rever de perto os resultados do seu relatório. Se um consumidor acreditar que existe uma inexactidão, deve contactar imediatamente o seu empregador ou a empresa de verificação de antecedentes para iniciar o processo de disputa. É sempre encorajado a tentar activamente resolver quaisquer litígios de consumo o mais rapidamente possível, apesar dos 30 dias que uma empresa de verificação de antecedentes se concede para concluir uma investigação.
Erros comuns a ter em conta
As armadilhas mais comuns que vemos num processo de acção adversa são:
> O empregador não emite o aviso de acção prévia
Este erro é especialmente comum nos casos em que um empregador não subcontrata a uma empresa experiente de verificação de antecedentes. Se se esquecer de emitir um aviso de acção pré-aviso e ir directamente para a notificação de acção adversa, é recusada ao consumidor a oportunidade de contestar qualquer coisa.
> O Aviso de Acção Pré-Adversa é Informação em Falta
Certifique-se de que inclui tanto uma cópia do resumo FCRA dos direitos como uma cópia do relatório completo dos antecedentes nos seus avisos de acção adversa. Se algum destes estiver em falta, estará em violação do FCRA.
> O empregador não espera o suficiente antes de emitir o aviso de acção adversa
Se um empregador se apressar a preencher uma posição, poderá apressar-se no processo de acção adversa e não esperar o tempo suficiente antes de enviar o aviso oficial de acção adversa. Isto é comum em recrutadores que estão ansiosamente à espera de passar a um novo candidato.
> Os litígios de clientes não são tratados de forma atempada
Enquanto as empresas que se deparam com um litígio têm legalmente 30 dias para investigar a reclamação, uma boa empresa dará prioridade a este processo. Isto não é algo que se queira pôr em segundo plano e esquecer antes de enviar a notificação da sua acção adversa. Se houver um problema devido a um erro da agência de notificação de cartão de crédito, então deverá seguir o conselho legal de peritos e abordá-lo o mais rapidamente possível.
>A entidade patronal não segue as leis de contratação de acções adversas
As leis de contratação de acções adversas estão continuamente a crescer, o que significa que continuaremos a ver mudanças nos requisitos dos procedimentos de acções adversas. É útil trabalhar com um consultor externo para garantir que está a seguir todos os procedimentos correctos e actualizados.
Conclusão
Ainda de avisos de acções adversas é garantido nunca ser um prazer – muito menos ser aquele que recebe o aviso. Mas é importante cumprir a regulamentação da FCRA independentemente disso. Seguindo os procedimentos conformes com a FCRA para acções adversas (bem como quaisquer leis locais relevantes para a situação), assegurará que este processo permaneça respeitoso, profissional, e justo.
O aconselhamento jurídico externo é sempre recomendado quando se lida com este tópico no processo de contratação. Para mais informações sobre tudo, desde a acção pré-adverso até aos toques finais do processo de acção adversa e o acto de comunicação de crédito justo, contacte um especialista como a nossa equipa experiente na ScoutLogic hoje.
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ScoutLogic não é uma firma de advogados. Deve sempre consultar um advogado qualificado antes de fazer quaisquer alterações ao seu programa de verificação de antecedentes. Se precisar de um advogado qualificado, teremos todo o prazer em fazer uma referência para si.