Q & A: FCRA’s Pré-Adverse e Acção AdversaProcesso de Acção Adversa e Adversa 19 Mar 2017

Definição de PréNotificações de Acção Adversa e Adversa: No processo de contratação, uma acção adversa significa que uma empresa está a considerar não contratar o candidato. A acção adversa é uma acção que as empresas tomam com base na informação contida num relatório de verificação de antecedentes que afecta negativamente o emprego do candidato. Isto pode significar a recusa de emprego, mas pode também implicar a recusa de uma promoção ou transferência. As Notificações de Acção Pré-Adversa e Adversa são processos que informam o candidato de que a empresa está a considerar não avançar com o processo de emprego.

Deixar de fazer uma verificação dos antecedentes de um candidato e obter de volta informações negativas? O que é que fez? Muitos de vós poderão sentir que a questão é uma questão sem cérebro. O que é que alguém faria? Não rejeitariam o candidato e passariam para o próximo candidato? Se o fizesse, estaria a arriscar um processo judicial. Esperem. O quê?

Se for como a maioria dos empregadores, utilizou uma agência de informação de crédito (CRA) de terceiros. Se o fez, então adivinhe? Tem de seguir a Lei de Relato de Crédito Justo (FCRA). Há três passos básicos que tem de seguir. Já escrevemos aqui sobre o primeiro. Agora, vamos discutir os passos #2 e 3 – as Notificações de Acção Pré-Adversa e Adversa. Abaixo estão as nossas respostas às perguntas que mais encontramos.

Question: Sei que acabou de dizer que devemos seguir o Fair Credit Reporting Act, mas o que é isso? Não se aplicaria apenas a verificações de crédito?

Resposta: Estamos contentes por ter feito essa pergunta. É sempre bom saber algo sobre a lei que lhe é dito para obedecer. O Fair Credit Reporting Act (FCRA) é um estatuto federal que foi promulgado para promover a justiça, exactidão e privacidade das informações do consumidor.

Question: Então o que é uma Agência de Informação ao Consumidor?

Resposta: A FCRA define uma Agência de Informação ao Consumidor (CRA) como “qualquer pessoa que, em troca de taxas monetárias, quotas, ou numa base cooperativa sem fins lucrativos, se dedica regularmente, no todo ou em parte, à prática de reunir ou avaliar informações sobre crédito ao consumo ou outras informações sobre consumidores com o objectivo de fornecer relatórios de consumo a terceiros, e que utiliza quaisquer meios ou facilidades do comércio interestadual para a preparação ou fornecimento de relatórios de consumo”. Leia o nosso artigo intitulado “Beware of the non-FCRA Online Background Screening Company” para saber mais!

Question: O que é um Aviso de Acção Pré-Adversa?

Resposta: Antes de tomar uma acção adversa contra um candidato com base em informações negativas no seu relatório de antecedentes, tem de lhe enviar uma carta. A carta diz ao candidato que poderá ter de tomar uma acção adversa (mais sobre isso num minuto). Esta carta é conhecida como a Carta de Acção Pré-Adversa (ou Aviso). Juntamente com essa carta, deve também enviar uma cópia do relatório de fundo e uma cópia de “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”

Question: Assim que enviar um Aviso Prévio de Acção com o relatório e o Resumo dos Direitos, posso avançar e rejeitar o requerente?

Resposta: Ainda não. Deve dar ao requerente tempo para contestar a exactidão ou a integridade das informações contidas no relatório.

Question: De acordo com FCRA, quanto tempo é razoável?

Resposta: Engraçado perguntar isso. A própria FCRA não diz quanto tempo é “razoável”. Contudo, a Federal Trade Commission (FTC) que, juntamente com o Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) faz cumprir a FCRA, diz que um mínimo de 5 dias úteis é razoável. Alguns tribunais dirão 10 dias. O seu próprio estado, município ou condado pode ter uma lei que fale mais a este ponto, por isso verifique sempre aí também.

Question: Porque é que dar a um requerente “tempo razoável” para contestar a verificação de antecedentes exigida?

Resposta: Uma razão provável é evitar que um candidato sofra uma acção de emprego adversa baseada em informações inexactas na verificação dos antecedentes. O requerente tem a oportunidade de fornecer algumas provas de que a informação está errada. Se o candidato for qualificado para o emprego, não deve ser sujeito a uma acção laboral adversa baseada em informações inexactas na verificação dos antecedentes do candidato.

Question: E se o requerente alega que a informação no seu relatório está errada, mas não oferece qualquer prova?

Resposta: A lei diz que tem de dar ao requerente uma oportunidade de explicar/refutar a informação. Também tem de deixar o requerente apresentar um litígio com o CRA. A lei não o proíbe de rejeitar o requerente se considerar a sua explicação insuficiente. Quaisquer alegações de inexactidão serão investigadas pelo CRA que comunicou as informações. Se o CRA encontrar algum erro, ser-lhe-á fornecida uma cópia actualizada da verificação de antecedentes do requerente.

Question: Já utilizou o termo “acção de emprego adversa” algumas vezes. Não está realmente apenas a falar em rejeitar um candidato?

Resposta: Não necessariamente. As acções de emprego adversas podem também incluir rescisões, ou a recusa de promover ou transferir alguém. Se dirigir uma agência de pessoal, e estiver a colocar empregados temporários em determinados cargos com requisitos de habilitação específicos, poderá ter um candidato cujo historial não satisfaça esses requisitos, mas que ainda possa ser qualificado para outras colocações. Não se recusa a contratar esse candidato, mas não o pode colocar no lugar para o qual o candidato foi originalmente considerado. Isto também é uma acção de emprego adversa na acepção da FCRA.

Question: O Pré-Adverse Action Notice tem de ser por escrito e incluir Resumo ou Direitos?

Resposta: Tecnicamente, não, mas recomendamo-lo vivamente. Se se limitar a dar ao requerente as mesmas informações oralmente, poderá ter dificuldade em provar que cumpriu esta parte da FCRA. Porque quereria correr esse risco? Na nossa opinião, vale a pena os poucos minutos adicionais e o porte para enviar uma carta, juntamente com a cópia do relatório e o Resumo dos Direitos. Não se esqueça, deve entregar ao candidato a cópia do relatório e o Resumo de Direitos, mesmo que forneça oralmente o aviso de acção pré-aviso.

Question: Enviei o Aviso de Acção Pré-Adversa, com o relatório e o Resumo de Direitos, e, após 5 dias úteis, não obtive resposta. Posso avançar e rejeitar agora o candidato?

Resposta: Sim. Mas, ainda tem outro passo a seguir ou estará a violar a FCRA. Deve agora enviar um Aviso de Acção Adversa.

Question: OK, o que é o Adverse Action Notice?

Answer: Em comparação com o Aviso de Acção Pré-Adversa, O Aviso de Acção Adversas é o último dos três passos que deve tomar para estar em conformidade com a FCRA. Se, após um período de tempo razoável, o seu candidato não tiver recorrido da Carta de Acção Pré-Adversa ou não tiver fornecido uma explicação razoável das informações contidas no relatório, deverá fornecer um aviso escrito, contendo as seguintes informações:

– Declaração de que a acção adversa se baseia, total ou parcialmente, nas informações contidas no relatório de fundo fornecido pela CRA;

– Aviso do direito do candidato a contestar a exactidão ou a integralidade das informações fornecidas;

– Nome, endereço e número de telefone gratuito da CRA que utilizou;

– Declaração de que a CRA que forneceu o relatório de base não teve qualquer influência na decisão de tomar uma acção adversa e não pode apresentar razões específicas para a mesma;

– Notificação do direito do requerente a outro relatório de consumidor gratuito. Isto é fornecido a pedido da CRA dentro de 60 dias.

– Recordar, o candidato deve – e ao mesmo tempo, só pode fornecer o Aviso de Acção Adversa depois de ter seguido o processo de Acção Pré-Adversa e dado ao candidato uma oportunidade razoável para contestar as informações contidas no relatório. Embora, tecnicamente, o Aviso possa ser dado oralmente, a fim de fornecer prova de conformidade com FCRA, é necessário fornecer aviso por escrito.

Question: Qual é a diferença entre um Aviso Prévio e um Aviso de Acção Adversa?

Resposta: Na verdade, não muito. A única diferença real é que o Aviso de Acção Pré-Adversa diz ao requerente que planeia ou pode rejeitá-lo (ou tomar outra acção adversa) com base nas informações contidas no relatório. No entanto, o Aviso de Acção Adversas aconselha que tenha tomado uma decisão final nesse sentido.

Question: As Notificações de Acção Pré-Adversa e de Acção Adversas não são redundantes? Tenho realmente de fazer as duas etapas?

Resposta: Sim, tem de fazer as duas coisas. A FCRA requer ambos os passos. Além disso, os tribunais que decidem os casos FCRA têm permitido a concessão de indemnizações por danos em milhões de dólares por estas violações aparentemente técnicas. Consulte a nossa discussão sobre a razão pela qual o Aviso de Acção Pré-Adversa é obrigatório. Curiosamente, esta mesma razão aplica-se ao fornecimento do Aviso de Acção Preventiva.

Question: O que acontece se um requerente decidir contestar informações contidas no relatório?

Resposta: O requerente apresenta uma disputa com a CRA que forneceu o relatório. O CRA toma então medidas para investigar.

Question: Quanto tempo é que isso demora? Tenho de esperar até que o CRA termine a investigação?

Answer: O CRA tem 30 dias para investigar. A FCRA não exige que se espere pela conclusão da investigação antes de continuar com o seu processo de acção adversa. No entanto, pode ser sensato consultar o seu advogado antes de rejeitar um requerente com um litígio em aberto. Não é surpresa que tenha havido alguns processos judiciais recentes que se centram neste tópico.

Question: Portanto, se eu fizer estas três etapas, ninguém me processará?

Resposta: Cumprir estas etapas irá protegê-lo de um processo judicial federal por violação das secções de divulgação, autorização e acção adversa da FCRA. Lembre-se, muitos estados, e mesmo algumas cidades, têm as suas próprias leis de informação de crédito justo que podem impor requisitos adicionais. É por isso que precisa de se certificar de que conhece e cumpre as leis de informação de crédito justo de todos os estados em que contrata pessoas. Além disso, certifique-se de verificar as directrizes da EEOC e outras leis federais, estaduais e locais relativamente à informação que pode utilizar. Além disso, preste atenção à forma como a pode utilizar nas suas decisões de contratação. No entanto, o tempo e o espaço não nos permitem discutir aqui e agora. Este terá de ser o assunto ou um ou mais posts subsequentes.

Question: Tenho a ideia de Pré-Adverse e Avisos de Acção Adversa. Estamos bem por agora?

Resposta: Bem, uma vez que lhe atiramos muito material, sim, por agora estamos feitos. Esperamos publicar mais sobre a utilização de verificações de antecedentes na contratação, por isso volte a consultar-nos em breve!