SUTA: Tudo o que precisa de saber sobre os impostos estatais de desemprego
A maioria dos empresários começa as suas próprias empresas porque têm uma paixão pelo seu negócio, querem ser o seu próprio patrão ou uma combinação dos dois. Alguns podem também ser motivados pela possibilidade de criar empregos para outros, e no processo, ajudando a sua economia e comunidade local.
Mas, seria difícil encontrar um empresário que estivesse entusiasmado com o processamento da folha de pagamentos para esses empregados. Claro, quer pagar a todos os seus trabalhadores um salário justo, mas a folha de pagamentos pode tornar-se complicada.
Os pequenos proprietários de empresas têm múltiplas obrigações fiscais, e há provavelmente vários acrónimos que nunca ouviu antes que precisa de conhecer para os seus impostos comerciais.
Nesse alfabeto sopa, já se deparou provavelmente com os termos SUTA e FUTA, ou Lei do Imposto Estatal sobre o Desemprego e Lei do Imposto Federal sobre o Desemprego. Se trabalhou anteriormente apenas como empregado numa empresa maior ou era independente, estes impostos não eram algo que o preocupasse.
Em muitos estados, SUTA e FUTA não são lançados no seu holerite porque o custo é pago na totalidade pelo empregador.
No entanto, se a sua pequena empresa cresceu ao ponto de ter agora os seus próprios empregados, FUTA e SUTA são despesas que terá de ter em conta no processamento da sua folha de pagamentos. Mas, exactamente o que significam essas siglas, e como é que isso terá exactamente impacto nos livros da sua pequena empresa?
O que é SUTA?
SUTA, ou a Lei do Imposto de Desemprego do Estado (SUTA), é um imposto sobre os salários pago por todos os empregadores a nível estatal. O programa SUTA foi desenvolvido em cada estado em 1939 durante a Grande Depressão, quando os E.U.A. experimentaram elevadas taxas de desemprego.
O SUTA, juntamente com a Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA), foi instituído para ajudar os trabalhadores dos E.U.A. e para manter a economia a funcionar.
Oitenta anos mais tarde, o programa SUTA ainda está em vigor. O dinheiro recolhido através do imposto SUTA continua a ir para um fundo estatal de desemprego em nome dos trabalhadores desse estado. O fundo é então utilizado para pagar o seguro estatal de desemprego aos empregados que ficaram desempregados sem culpa própria, como por exemplo através de despedimentos de empresas. Quando se ouve falar de alguém a cobrar o desemprego, é provável que esteja a sacar dos fundos SUTA.
A taxa SUTA pode variar, dependendo do estado em que a sua empresa está localizada, bem como a classificação do empregador que o seu estado atribui à sua empresa (mais sobre isso abaixo). Para complicar ainda mais as coisas para as pequenas empresas, o Departamento do Trabalho fornece orientações que cada estado deve seguir.
Para o ajudar a determinar as directrizes para o seu estado, aqui está uma lista completa de agências estatais responsáveis pelo SUTA e outros regulamentos de emprego, como leis de licenciamento e de trabalho:
| Alabama | Kentucky | North Dakota |
| Alaska | Louisiana | Ohio |
| Arizona | Maine | Oklahoma |
| Arkansas | Maryland | Oregon | Califórnia | Massachusetts |
| Colorado | Michigan | Rhode Island |
| Connecticut | Minnesota | |
| Missouri | Tennessee | |
| Florida | Montana | Texas |
| Georgia | Nebraska | Utah |
| Hawaii | Nevada | Vermont |
| Idaho | New Hampshire | Virginia |
| Illinois | New Jersey | Washington |
| Indiana | West Virginia | |
| Iowa | New York | Wisconsin |
| North Carolina | Wyoming |
O que é FUTA?
SUTA é um imposto pago pelos empregadores a nível estatal para financiar o seguro de desemprego do seu estado. FUTA, ou Federal Unemployment Tax, é um imposto semelhante que também é pago por todos os empregadores. No entanto, o dinheiro recolhido do imposto FUTA financia a supervisão do governo federal sobre o programa individual de seguro de desemprego de cada estado. Em tempos de desemprego elevado, os estados podem mesmo pedir emprestado aos fundos FUTA para proporcionar benefícios aos trabalhadores desempregados no seu estado.
Como funciona o SUTA?
Embora todos os empregadores sejam obrigados a pagar o imposto SUTA, o montante exacto que cada empresa deve pagar varia. Actualmente, existem dois factores que determinam o cálculo do imposto: a base salarial tributável da sua empresa e a taxa de imposto.
Base salarial tributável
É preciso saber quanto do salário de cada empregado estará sujeito ao imposto SUTA. Conhecida como a base salarial tributável, é o montante máximo de rendimentos tributados num ano civil para um trabalhador individual, e essa base é determinada por cada estado. Tanto a base salarial como a taxa de imposto podem mudar de um ano para o seguinte.
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P>Próximo, terá de conhecer a taxa de imposto SUTA do seu estado. Cada estado estabelece um intervalo de taxas mínimas e máximas de impostos para os impostos de desemprego estaduais. A taxa de imposto atribuída a uma determinada empresa está dentro desse intervalo especificado, mas variará com base na avaliação de uma empresa individual.
A avaliação de uma empresa baseia-se na sua classificação de experiência – que o estado pode mudar todos os anos – e é determinada pelo número de ex-empregados que se candidatam ao subsídio de desemprego estatal.
Por exemplo, se uma empresa tiver um grande número de trabalhadores que se candidatam ao subsídio de desemprego num determinado ano, será atribuída a essa empresa uma taxa de imposto mais elevada. Como resultado, as empresas com as maiores taxas de rotatividade de empregados pagam frequentemente taxas de imposto de desemprego mais elevadas.
Minimizar a sua taxa de imposto SUTA
É importante notar que se a sua empresa puder reduzir a rotatividade de empregados, poderá conseguir evitar que a sua taxa de imposto de desemprego estatal aumente. Para manter a rotatividade baixa, encontre trabalhadores com diversos conjuntos de competências que possam ser transferidos para novos departamentos ou locais à medida que as necessidades da sua empresa mudam.
Adicionalmente, pode ajudar a manter a sua taxa de imposto de desemprego estatal baixa, implementando boas práticas de RH – tais como fornecer expectativas claras e feedback accionável aos empregados actuais – e manter documentação detalhada de quaisquer problemas com os empregados. Desta forma, está melhor posicionado para minimizar a rotatividade dos empregados, porque os trabalhadores sabem o que se espera deles.
Se um empregado apresentar uma queixa de desemprego, use a sua documentação para melhorar as hipóteses de obter a queixa negada, e assim evitar pagar o seguro de desemprego.
Calcular o imposto SUTA
Agora, vamos olhar para um exemplo para ver como estes dois factores funcionam em conjunto. Digamos que dirige uma pequena agência de marketing no Texas com seis empregados. Em 2019, a base salarial tributável para empregados no Texas é de $9.000, e as taxas de imposto variam entre 0,36% e 6,36%. Suponha que a sua empresa recebe uma boa avaliação, e a sua taxa de imposto SUTA para 2019 é de 2,7%. Usando a fórmula abaixo, seria obrigado a pagar $1.458 para o fundo de desemprego do seu estado.
($9.000 base salarial tributável x 2,7% taxa de imposto) x 6 empregados = $1.458 impostos SUTA
Como é que a SUTA afecta o imposto FUTA?
Cálculo e pagamento do imposto SUTA é crucial, uma vez que também tem um impacto no montante dos pagamentos do imposto federal de desemprego, ou imposto FUTA, que uma empresa deve apresentar. Cada empresa recebe um crédito para impostos FUTA, com base no pagamento de impostos SUTA.
Em geral, os empregadores devem pagar 6% do salário bruto, até um limite máximo de $7.000 por trabalhador, a fim de financiar os impostos federais de desemprego (FUTA) para cada empregado. Em todos os 50 estados, os empregadores pagam a mesma taxa de 6% para cada trabalhador, mas o governo federal pode alterar a taxa em anos futuros.
Again, um exemplo pode ajudar. Voltando à nossa pequena agência de marketing no Texas, vamos assumir que tem seis empregados. Dado que deve pagar FUTA apenas sobre os primeiros 7.000 dólares dos salários de cada empregado, podemos calcular que o seu salário total para o primeiro trimestre de 2019 é de 42.000 dólares. Como a taxa de imposto FUTA em todos os estados é de 6%, podemos determinar que a sua obrigação fiscal FUTA é ($42.000 X 6%), ou $2.520,
Se $2.520 parece muito a pagar em imposto FUTA, não desespere. As empresas recebem frequentemente um crédito fiscal FUTA pelas contribuições de desemprego que pagam ao estado em que fazem negócios. Verifique com o seu estado para garantir que paga o imposto SUTA a tempo, uma vez que os prazos de apresentação podem ser diferentes dos prazos federais. Quando tiver a certeza de que está no caminho certo para pagar os seus impostos de desemprego estaduais a tempo e na totalidade, há boas notícias.
Se apresentar e pagar os seus impostos SUTA a tempo com o estado, poderá ser elegível para um crédito fiscal quando chegar a altura de apresentar os seus impostos FUTA anuais. Pode declarar o imposto SUTA que já pagou utilizando o formulário 940 do IRS para receber o crédito de imposto – desde que o seu negócio não esteja localizado num estado de redução de crédito.
Mas o que é um estado de redução de crédito? Estes são os estados que pediram dinheiro emprestado ao fundo de desemprego do governo federal para pagar o seguro de desemprego do seu trabalhador e ainda não reembolsaram a dívida.
Pode consultar a lista actualizada de estados de redução de crédito do Departamento do Trabalho para futuras alterações. Em 2019, contudo, as Ilhas Virgens Americanas eram o único estado de redução de crédito.
Se o seu negócio estiver localizado em qualquer estado ou território dos EUA além das Ilhas Virgens, a FUTA oferece um crédito de 5,4% a empresas que pagam as suas contribuições de desemprego do estado a tempo. Quando subtrai esse crédito de 5,4% de FUTA à taxa padrão de 6%, isto reduz grandemente o montante do imposto FUTA que a sua empresa deve a um imposto muito mais baixo 0,6%.
Neste caso, a nossa pequena agência de marketing do Texas teria uma obrigação fiscal muito mais baixa de ($42.000 x 0.6%), ou $252 após a aplicação do crédito fiscal.
SUTA prazos de apresentação e depósitos fiscais
Como acima referido, a sua empresa pode não ser elegível para o crédito fiscal FUTA se não apresentar e pagar os seus impostos SUTA a tempo. Por conseguinte, é importante conhecer o calendário de apresentação do seu estado.
Muitos programas de impostos de desemprego estaduais exigem depósitos de impostos em cada trimestre, o que é semelhante aos requisitos do FUTA. Este sistema permite ao departamento de contabilidade de uma empresa processar os depósitos de impostos federais e estaduais de desemprego ao mesmo tempo.
Quando os depósitos são apresentados, cada empresa também fornece um relatório explicando os montantes depositados. Finalmente, cada empresa deve apresentar um relatório anual, detalhando os seus pagamentos de impostos de desemprego estaduais e federais.
Tirar a folha de pagamentos da sua lista de afazeres
Os impostos de desemprego – tanto SUTA como FUTA – são uma componente importante da folha de pagamentos, e completar o trabalho pode ser uma luta. Embora a folha de pagamentos seja notoriamente complicada, com um bom sistema em vigor, é muito mais fácil navegar pelos vários prazos de impostos e pagamentos flutuantes. Felizmente, há muitos programas de software disponíveis, tais como QuickBooks Online Payroll, que oferecem um conjunto completo de ferramentas de folha de pagamento para empresas de qualquer dimensão.
Com software para simplificar os seus cálculos SUTA e FUTA, pode voltar a fazer o que faz de melhor – correr e fazer crescer a sua pequena empresa.