SUTA: Alles, was Sie über die staatliche Arbeitslosensteuer wissen müssen

Die meisten Unternehmer gründen ihre eigenen Unternehmen, weil sie eine Leidenschaft für ihr Geschäft haben, ihr eigener Chef sein wollen oder eine Kombination aus beidem. Einige mögen auch durch die Möglichkeit motiviert sein, Arbeitsplätze für andere zu schaffen und dabei ihrer lokalen Wirtschaft und Gemeinde zu helfen.

Aber Sie würden sich schwer tun, einen Unternehmer zu finden, der von der Bearbeitung der Gehaltsabrechnung für diese Mitarbeiter begeistert ist. Sicher, Sie wollen allen Ihren Mitarbeitern einen fairen Lohn zahlen, aber die Gehaltsabrechnung kann kompliziert werden.

Kleingewerbetreibende haben mehrere steuerliche Verpflichtungen, und es gibt wahrscheinlich mehrere Akronyme, die Sie noch nie zuvor gehört haben und die Sie für Ihre Unternehmenssteuern kennen müssen.

In dieser Buchstabensuppe sind Sie wahrscheinlich schon auf die Begriffe SUTA und FUTA gestoßen, oder State Unemployment Tax Act und Federal Unemployment Tax Act. Wenn Sie bisher nur als Angestellter in einem größeren Unternehmen gearbeitet haben oder selbständig waren, waren diese Steuern nichts, worüber Sie sich Sorgen gemacht haben.

In vielen Staaten werden SUTA und FUTA nicht auf Ihrer Gehaltsabrechnung verbucht, da die Kosten vollständig vom Arbeitgeber getragen werden.

Wenn Ihr kleines Unternehmen jedoch so weit gewachsen ist, dass Sie jetzt Ihre eigenen Mitarbeiter haben, sind FUTA und SUTA Ausgaben, die Sie in Ihre Lohnabrechnung einbeziehen müssen. Aber was bedeuten diese Akronyme und wie genau wirken sie sich auf die Bücher Ihres kleinen Unternehmens aus?

Was ist SUTA?

Die SUTA, oder der State Unemployment Tax Act (SUTA), ist eine Lohnsteuer, die von allen Arbeitgebern auf staatlicher Ebene gezahlt wird. Das SUTA-Programm wurde 1939 in jedem Bundesstaat während der Großen Depression entwickelt, als die USA himmelhohe Arbeitslosenzahlen erlebten.

Der SUTA wurde zusammen mit dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) eingeführt, um US-Arbeitern zu helfen und die Wirtschaft am Laufen zu halten.

Achtzig Jahre später ist das SUTA-Programm immer noch in Kraft. Das Geld, das durch die SUTA-Steuer eingenommen wird, fließt weiterhin in einen staatlichen Arbeitslosenfonds im Namen der Angestellten des jeweiligen Staates. Aus diesem Fonds wird dann die staatliche Arbeitslosenversicherung an Arbeitnehmer gezahlt, die unverschuldet arbeitslos geworden sind, z. B. durch Entlassungen von Unternehmen. Wenn Sie von jemandem hören, der Arbeitslosengeld bezieht, ist es wahrscheinlich, dass er aus dem SUTA-Fonds kommt.

Der SUTA-Satz kann variieren, abhängig vom Bundesstaat, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, sowie von der Arbeitgebereinstufung, die Ihr Staat Ihrem Unternehmen zuweist (mehr dazu weiter unten). Um die Dinge für kleine Unternehmen weiter zu verkomplizieren, stellt das Arbeitsministerium Richtlinien zur Verfügung, die jeder Staat befolgen muss.

Um Ihnen zu helfen, die Richtlinien für Ihren Staat zu bestimmen, finden Sie hier eine vollständige Liste der staatlichen Behörden, die für SUTA und andere Beschäftigungsvorschriften wie Lizenzierung und Arbeitsgesetze verantwortlich sind:

Was ist FUTA?

SUTA ist eine Steuer, die von Arbeitgebern auf staatlicher Ebene gezahlt wird, um die Arbeitslosenversicherung des jeweiligen Staates zu finanzieren. FUTA, oder Federal Unemployment Tax, ist eine ähnliche Steuer, die ebenfalls von allen Arbeitgebern gezahlt wird. Mit dem Geld aus der FUTA-Steuer wird jedoch die Aufsicht der Bundesregierung über die einzelnen Arbeitslosenversicherungsprogramme der Bundesstaaten finanziert. In Zeiten hoher Arbeitslosigkeit können die Bundesstaaten sogar Kredite aus den FUTA-Mitteln aufnehmen, um arbeitslosen Arbeitnehmern in ihrem Bundesstaat Leistungen zu gewähren.

Wie funktioniert die SUTA?

Während alle Arbeitgeber verpflichtet sind, die SUTA-Steuer zu zahlen, variiert der genaue Betrag, den jedes Unternehmen zahlen muss. Derzeit gibt es zwei Faktoren, die die Steuerberechnung bestimmen: die steuerpflichtige Lohnbasis Ihres Unternehmens und der Steuersatz.

Steuerpflichtige Lohnbasis

Sie müssen wissen, wie viel vom Lohn jedes Mitarbeiters der SUTA-Steuer unterliegt. Bekannt als die steuerpflichtige Lohnbasis, ist dies der maximale Betrag des Verdienstes, der in einem Kalenderjahr für einen einzelnen Arbeitnehmer besteuert wird, und diese Basis wird von jedem Staat bestimmt. Sowohl die Lohnbasis als auch der Steuersatz können sich von einem Jahr zum nächsten ändern.

Steuersatz

Als nächstes müssen Sie den SUTA-Steuersatz Ihres Bundesstaates kennen. Jeder Staat legt eine Reihe von Mindest- und Höchststeuersätzen für die staatliche Arbeitslosensteuer fest. Der Steuersatz, der einem bestimmten Unternehmen zugewiesen wird, liegt innerhalb dieser Spanne, variiert aber je nach Einschätzung des einzelnen Unternehmens.

Die Einschätzung eines Unternehmens basiert auf seiner Erfahrungseinstufung – die der Staat jedes Jahr ändern kann – und wird durch die Anzahl ehemaliger Mitarbeiter bestimmt, die staatliche Arbeitslosenunterstützung beantragen.

Wenn ein Unternehmen zum Beispiel eine große Anzahl von Mitarbeitern hat, die in einem bestimmten Jahr Arbeitslosenunterstützung beantragen, wird diesem Unternehmen ein höherer Steuersatz zugewiesen. Infolgedessen zahlen Unternehmen mit der höchsten Mitarbeiterfluktuation oft höhere Arbeitslosensteuersätze.

Minimieren Sie Ihren SUTA-Steuersatz

Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn Ihr Unternehmen die Mitarbeiterfluktuation reduzieren kann, Sie in der Lage sein können, Ihren staatlichen Arbeitslosensteuersatz nicht zu erhöhen. Um die Fluktuation niedrig zu halten, sollten Sie Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fähigkeiten finden, die in neue Abteilungen oder Standorte versetzt werden können, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern.

Zusätzlich können Sie dazu beitragen, Ihre staatliche Arbeitslosensteuerrate niedrig zu halten, indem Sie gute Personalpraktiken einführen – wie z.B. klare Erwartungen und umsetzbares Feedback an die aktuellen Mitarbeiter – und eine detaillierte Dokumentation aller Probleme mit Mitarbeitern führen. Auf diese Weise sind Sie besser in der Lage, die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren, da die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag auf Arbeitslosigkeit stellt, nutzen Sie Ihre Dokumentation, um die Chancen zu verbessern, dass der Antrag abgelehnt wird, und vermeiden Sie dadurch die Auszahlung der Arbeitslosenversicherung.

Berechnung der SUTA-Steuer

Nun lassen Sie uns ein Beispiel betrachten, um zu sehen, wie diese beiden Faktoren zusammenwirken. Nehmen wir an, Sie betreiben eine kleine Marketingagentur in Texas mit sechs Mitarbeitern. Im Jahr 2019 beträgt die steuerpflichtige Lohnbasis für Mitarbeiter in Texas 9.000 US-Dollar, und die Steuersätze reichen von 0,36 % bis 6,36 %. Angenommen, Ihr Unternehmen erhält eine gute Veranlagung, und Ihr SUTA-Steuersatz für 2019 beträgt 2,7 %. Mit der folgenden Formel müssten Sie 1.458 $ in den Arbeitslosenfonds Ihres Bundesstaates einzahlen.

(9.000 $ steuerpflichtige Lohnbasis x 2,7 % Steuersatz) x 6 Mitarbeiter = 1.458 $ SUTA-Steuern

Wie wirkt sich SUTA auf die FUTA-Steuer aus?

Die ordnungsgemäße Berechnung und Zahlung der SUTA-Steuer ist von entscheidender Bedeutung, da sie auch Auswirkungen auf die Höhe der Bundesarbeitslosensteuerzahlungen oder FUTA-Steuer hat, die ein Unternehmen einreichen muss. Jedes Unternehmen erhält eine Gutschrift auf die FUTA-Steuern, basierend auf den SUTA-Steuerzahlungen.

Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber 6 % des Bruttolohns, bis zu einer Obergrenze von 7.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer, zahlen, um die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) für jeden Arbeitnehmer zu finanzieren. In allen 50 Bundesstaaten zahlen die Arbeitgeber den gleichen Satz von 6 % für jeden einzelnen Arbeitnehmer, aber die Bundesregierung kann den Satz in den kommenden Jahren ändern.

Auch hier könnte ein Beispiel helfen. Um zu unserer kleinen Marketingagentur in Texas zurückzukehren, nehmen wir an, Sie haben sechs Mitarbeiter. Da Sie die FUTA-Steuer nur auf die ersten 7.000 Dollar des Lohns jedes Mitarbeiters zahlen müssen, können wir berechnen, dass Ihr Gesamtlohn für das erste Quartal 2019 42.000 Dollar beträgt. Da der FUTA-Steuersatz in allen Bundesstaaten 6 % beträgt, können wir feststellen, dass Ihre FUTA-Steuerschuld (42.000 $ x 6 %) oder 2.520 $ beträgt.

Wenn Ihnen 2.520 $ als eine Menge an FUTA-Steuer erscheint, verzweifeln Sie nicht. Unternehmen erhalten oft eine FUTA-Steuergutschrift für die Arbeitslosenbeiträge, die sie an den Staat zahlen, in dem sie geschäftlich tätig sind. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Bundesstaat, um sicherzustellen, dass Sie Ihre SUTA-Steuer pünktlich zahlen, da die Einreichungsfristen von den Bundesfristen abweichen können. Wenn Sie sicher sind, dass Sie Ihre staatliche Arbeitslosensteuer pünktlich und vollständig zahlen, gibt es eine gute Nachricht.

Wenn Sie Ihre SUTA-Steuer pünktlich beim Staat einreichen und zahlen, haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine Steuergutschrift, wenn es Zeit ist, Ihre jährliche FUTA-Steuer einzureichen. Sie können die SUTA-Steuer, die Sie bereits gezahlt haben, mit dem IRS-Formular 940 melden, um die Steuergutschrift zu erhalten – solange Ihr Unternehmen nicht in einem Kreditreduzierungsstaat ansässig ist.

Aber was ist ein Kreditreduzierungsstaat? Dies sind die Staaten, die sich Geld aus dem Arbeitslosenfonds der Bundesregierung geliehen haben, um die Arbeitslosenversicherung ihrer Arbeitnehmer zu bezahlen, und die Schulden noch nicht zurückgezahlt haben.

Sie können die aktualisierte Liste der Kreditreduzierungsstaaten des Arbeitsministeriums für zukünftige Änderungen überprüfen. Im Jahr 2019 sind die US-Jungferninseln jedoch der einzige Kreditreduzierungsstaat.

Wenn Ihr Unternehmen in einem beliebigen US-Bundesstaat oder Territorium außer den Jungferninseln ansässig ist, bietet FUTA eine 5,4 %ige Gutschrift für Unternehmen, die ihre staatlichen Arbeitslosenbeiträge pünktlich bezahlen. Wenn Sie diese 5,4 % FUTA-Gutschrift vom Standardsatz von 6 % abziehen, reduziert dies den Betrag der FUTA-Steuer, den Ihr Unternehmen schuldet, auf viel niedrigere 0,6 %.

In diesem Fall hätte unsere kleine texanische Marketingagentur eine viel niedrigere Steuerschuld von ($42.000 x 0.6%), oder $252 nach Anwendung der Steuergutschrift.

SUTA-Anmeldungsfristen und Steuereinzahlungen

Wie oben erwähnt, kann Ihr Unternehmen möglicherweise keinen Anspruch auf die FUTA-Steuergutschrift haben, wenn Sie die SUTA-Steuern nicht rechtzeitig einreichen und bezahlen. Daher ist es wichtig, den Zeitplan Ihres Bundesstaates für die Einreichung zu kennen.

Viele staatliche Arbeitslosensteuerprogramme erfordern Steuereinzahlungen pro Quartal, was den FUTA-Anforderungen ähnelt. Dieses System ermöglicht es der Buchhaltung eines Unternehmens, die Einzahlungen der Bundes- und Landesarbeitslosensteuer gleichzeitig zu verarbeiten.

Wenn die Einzahlungen eingereicht werden, legt jedes Unternehmen auch einen Bericht vor, der die eingezahlten Beträge erklärt. Schließlich muss jedes Unternehmen einen Jahresbericht einreichen, in dem die Zahlungen der staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitslosensteuer detailliert aufgeführt sind.

Lohnabrechnung von der To-Do-Liste streichen

Die Arbeitslosensteuer – sowohl SUTA als auch FUTA – ist ein wichtiger Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und die Erledigung der Arbeit kann ein Kampf sein. Während die Gehaltsabrechnung notorisch kompliziert ist, können Sie mit einem guten System viel einfacher durch die verschiedenen Steuerfristen und schwankenden Zahlungen navigieren. Zum Glück gibt es viele Softwareprogramme, wie z. B. QuickBooks Online Payroll, die eine vollständige Suite von Lohnabrechnungswerkzeugen für Unternehmen jeder Größe bieten.

Mit einer Software, die Ihre SUTA- und FUTA-Berechnungen vereinfacht, können Sie sich wieder dem widmen, was Sie am besten können – Ihr kleines Unternehmen führen und ausbauen.