Was bedeutet Adverse Action und wie man damit umgeht

Jeder Arbeitgeber, der Background Checks durchführt, wird unweigerlich mit Kandidaten konfrontiert, die negative Einträge haben. Es kann sein, dass Sie jemanden finden, dessen Informationen bei der Überprüfung nicht stimmen, jemanden, der vorbestraft ist, oder einen nicht bestandenen Drogentest finden.
Diese Befunde können dazu führen, dass Sie einen Bewerber ablehnen oder einen aktuellen Mitarbeiter entlassen, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie die staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften befolgen, wenn Sie diese Informationen verwenden.

Was bedeutet „negative Maßnahme“?

Im Zusammenhang mit Background Checks bedeutet Adverse Action, dass ein Arbeitgeber die Jobaussichten eines Bewerbers aufgrund von Informationen aus dem Bericht negativ beeinflusst hat.
Jede nachteilige Maßnahme, die Sie als direkte Folge der Informationen aus einem Background Check Report ergreifen, die sich negativ auf den Status der Beschäftigung einer Person auswirkt, ist eine Adverse Action. Dies geschieht immer dann, wenn ein Arbeitgeber beschließt, sich in einer Weise zu verhalten, die eine Gruppe von Menschen oder eine Einzelperson in Bezug auf ihre implizite Chancengleichheit bei der Bewerbung um eine Stelle benachteiligt.
Der Begriff der nachteiligen Maßnahme kann alles umfassen, von der Verweigerung der Versetzung oder Beförderung eines aktuellen Mitarbeiters bis hin zur völligen Ablehnung eines neuen Bewerbers. Dies kann auch die Degradierung eines Mitarbeiters umfassen, indem einem aktuellen Mitarbeiter eine niedrigere Position angeboten wird.
Das FCRA (Fair Credit Reporting Act) sowie bestimmte lokale und bundesstaatliche Gerichtsbarkeiten verlangen von Arbeitgebern, dass sie sich bei der Versendung einer Adverse-Action-Benachrichtigung genau an die skizzierten Verfahren halten. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Kriterien des Adverse-Action-Prozesses befolgen, wenn Sie eine Einstellung oder Beförderung aufgrund von Erkenntnissen aus dem Hintergrundbericht ablehnen.

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Warum ist das wichtig?

So, Sie müssen also einen Kandidaten ablehnen. Warum ist das für einen Arbeitgeber ein so ernstes Problem?
Der Prozess der Ablehnung ist von Natur aus nachteilig für Verbraucher, was ihn zu einem häufigen Thema für Rechtsstreitigkeiten macht, aber auch zu einem Compliance-Risiko für Sie als Arbeitgeber. Das potenzielle Risiko einer Sammelklage ist ein wichtiger Anreiz für Arbeitgeber, sicherzustellen, dass ihre Verfahren zur Hintergrundüberprüfung mit dem FCRA übereinstimmen. Nachteilige Rechtsstreitigkeiten können zu erheblichen Auszahlungen führen. Zum Beispiel gab es 2019 einen Rechtsstreit, der dazu führte, dass die große Tierbedarfskette Petco dem Kläger über 1 Million Dollar zahlte, weil Petco es angeblich versäumt hatte, seinen Bewerbern die erforderlichen Hinweise gemäß dem FCRA zur Verfügung zu stellen.
Abgesehen vom Compliance-Risiko ist es auch möglich, dass ein Fehler in einem Hintergrundprüfungsbericht auftritt. Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihren Bewerbern gegenüber das Richtige tun und den Prozess genau befolgen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen in Ihre Überlegungen einbeziehen.

Der Prozess der Handhabung von nachteiligen Maßnahmen

Um eine Benachrichtigung über nachteilige Maßnahmen zu übermitteln, gibt es bestimmte Schritte, die Sie befolgen müssen, um das FCRA in Fällen einzuhalten, in denen nachteilige Maßnahmen in Bezug auf eine Hintergrundprüfung erforderlich sind. Bevor die Hintergrundprüfung jedoch überhaupt eingeleitet wird, legen die FCRA-Autorisierungs- und Offenlegungsanforderungen die Verfahren fest, die für die Benachrichtigung des Mitarbeiters oder Kandidaten sowie für die Einholung der schriftlichen Erlaubnis zur Durchführung der Prüfung erforderlich sind.
Hier sind die Schritte, die ein Arbeitgeber für ein sicheres Adverse Action-Verfahren befolgen sollte:

Schritt 1: Offenlegung und Versand einer Mitteilung für Pre-Adverse Action

Nach Abschluss einer Hintergrundüberprüfung, die zu Ergebnissen führt, die Gründe für die Entlassung eines aktuellen Mitarbeiters oder die Ablehnung eines Bewerbers sind, muss der Arbeitgeber ein Pre-Adverse Action-Schreiben ausstellen. Der Pre-Adverse-Action-Brief dient als Mitteilung, um diese Informationen an den Bewerber weiterzugeben.
Mit dieser Pre-Adverse-Action-Notice wird der Bewerber darüber informiert, dass die Informationen, die aus der Hintergrundüberprüfung gewonnen wurden, die Entscheidung über seine Einstellung negativ beeinflussen können. Diese Mitteilung soll dem Bewerber die Möglichkeit geben, die Situation zu verarbeiten und auf die Informationen zu reagieren, die der Bericht enthält.
Achten Sie darauf, dass Sie eine Kopie aller Anhänge, die Sie versenden, sowie des Schreibens selbst aufbewahren und das Datum des Versands dokumentieren. Zusammen mit dieser Mitteilung muss das Unternehmen oder der Arbeitgeber, der die Hintergrundprüfung durchgeführt hat, sowohl eine Kopie der Hintergrundprüfung als auch eine Zusammenfassung der Rechte des Bewerbers bei der Übersendung an den Bewerber zur Verfügung stellen.

Schritt 2: Die Wartezeit

Als Nächstes muss der Arbeitgeber dem Bewerber eine angemessene Zeitspanne einräumen, um die erhaltenen Dokumente zu überprüfen, da der Bewerber möglicherweise die Richtigkeit verschiedener Aspekte seines Hintergrundberichts anfechten möchte. Der Bewerber muss die Möglichkeit haben, alle Informationen anzusprechen, von denen er glaubt, dass sie ungenau im Hintergrundbericht sind.
Der Arbeitgeber muss dem betreffenden Bewerber auch die Möglichkeit geben, klärende Informationen zu liefern, um entweder die Ergebnisse im Bericht zu erklären oder den Datensatz möglicherweise zu korrigieren. Es gibt zwar keine spezifische Wartezeit, die unter dem FCRA definiert ist, aber in der Vergangenheit haben Gerichte fünf bis sieben Tage als angemessenen Zeitraum für diesen Prozess festgelegt.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Berichtsergebnisse erneut

Prüfen Sie die Antwort des Bewerbers und die Korrekturen, die gegebenenfalls in den Bericht aufgenommen wurden. Wenn sich der Arbeitgeber nach einer zweiten Überprüfung immer noch gegen eine Beförderung oder Einstellung des Kandidaten aufgrund des Inhalts der Zuverlässigkeitsüberprüfung entscheidet, muss der Arbeitgeber eine Mitteilung über nachteilige Maßnahmen herausgeben, um seine Entscheidung zu erklären. Diese Mitteilung kann elektronisch oder in gedruckter Form zugestellt werden.

Schritt 4: Bereitstellen der Notice of Adverse Action

Zeit für den Versand der Notice of Adverse Action. Dieser Bescheid muss den Kandidaten klar darüber informieren, dass er Ihre Entscheidung anfechten kann, und ihm anbieten, ihm innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt des Bescheids eine weitere Kopie des Berichts zukommen zu lassen.
Wurde die Hintergrundprüfung an ein externes Unternehmen ausgelagert, dann muss in der Mitteilung über die negative Maßnahme auch angegeben werden, dass die Einstellungsentscheidung nicht vom Auftragnehmer, sondern vom Arbeitgeber getroffen wurde. Sie müssen auch den Namen und die Kontaktinformationen (einschließlich der Adresse) des Unternehmens, an das Sie den Auftrag vergeben haben, in der Mitteilung über unerwünschte Maßnahmen angeben. Bewahren Sie eine Kopie davon für Ihre eigenen Unterlagen auf und dokumentieren Sie immer das Datum, an dem Sie die Unterlagen verschickt haben.

Schritt 5: Sensible Informationen ordnungsgemäß entsorgen

Da Sie mit sensiblen Dokumenten umgehen werden, verlangt das FCRA, dass Sie als Arbeitgeber diese Dokumente sicher entsorgen. Papierkopien der Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung müssen verbrannt oder geschreddert werden, und alle digitalen Kopien der Dateien müssen unwiederbringlich gelöscht werden.

Was passiert, wenn ein Kandidat seinen Bericht anfechtet?

Beide Hintergrundüberprüfungsunternehmen und Arbeitgeber möchten während des gesamten Einstellungsprozesses so viel Transparenz, Genauigkeit und Fairness wie möglich wahren. Es ist jedoch möglich, dass die Informationen, die von einer Kreditauskunftei, den Bezirksgerichten und jeder anderen Quelle erhalten werden, Fehler enthalten.
Diese Fehler können auftreten als Ergebnis von:

• Identitätsdiebstahl
• Veraltete Informationen, die von einer Kreditauskunftei oder einem Kreditscore gemeldet wurden
• Schreib- oder Tippfehler in den Gerichtsberichten
• Verwechslung aufgrund eines gemeinsamen Namens

Aufgrund der Möglichkeit menschlicher Fehler durch die Kreditauskunftei, Gerichtsberichte und mehr, sollten Sie einem Bewerber immer raten, die Ergebnisse seines Berichts genau zu überprüfen. Wenn ein Verbraucher der Meinung ist, dass eine Ungenauigkeit vorliegt, sollte er sich sofort entweder an seinen Arbeitgeber oder an das Hintergrundprüfungsunternehmen wenden, um den Anfechtungsprozess einzuleiten. Es ist immer ratsam, aktiv zu versuchen, alle Streitigkeiten des Verbrauchers so schnell wie möglich zu lösen, trotz der 30 Tage, die sich ein Background-Check-Unternehmen gibt, um eine Untersuchung abzuschließen.

Gängige Fehler, auf die Sie achten sollten

Die häufigsten Fallstricke, die wir in einem Adverse-Action-Prozess sehen, sind:

> Arbeitgeber vergisst, die Pre-Adverse-Action-Notice auszustellen

Dieser Fehler ist besonders häufig in Fällen, in denen ein Arbeitgeber kein erfahrenes Background-Check-Unternehmen beauftragt hat. Wenn Sie vergessen, eine Pre-Adverse-Action-Notice auszustellen und direkt zur Adverse-Action-Benachrichtigung übergehen, wird dem Verbraucher die Möglichkeit verweigert, irgendetwas anzufechten.

> In der Pre-Adverse-Action-Notice fehlen Informationen

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Adverse-Action-Benachrichtigungen sowohl eine Kopie der FCRA-Zusammenfassung der Rechte als auch eine Kopie des vollständigen Hintergrundberichts beilegen. Wenn eine dieser beiden Informationen fehlt, verstoßen Sie gegen das FCRA.

> Der Arbeitgeber wartet nicht lange genug, bevor er den Ablehnungsbescheid ausstellt

Wenn ein Arbeitgeber es eilig hat, eine Stelle zu besetzen, kann es sein, dass er den Ablehnungsprozess überstürzt durchführt und nicht lange genug wartet, bevor er den offiziellen Ablehnungsbescheid verschickt. Dies ist häufig bei Personalvermittlern der Fall, die ungeduldig darauf warten, einen neuen Kandidaten zu finden.

> Kundenstreitigkeiten werden nicht rechtzeitig bearbeitet

Während Hintergrundberichtsunternehmen, die mit einem Streitfall konfrontiert werden, rechtlich 30 Tage Zeit haben, um die Beanstandung zu untersuchen, wird eine gute Firma diesem Prozess Priorität einräumen. Dies ist nicht etwas, das Sie auf die lange Bank schieben und vergessen wollen, bevor Sie Ihre Benachrichtigung über eine negative Handlung versenden. Wenn es ein Problem aufgrund eines Fehlers der Auskunftei gibt, dann sollten Sie den Rechtsrat von Experten in Anspruch nehmen und es so schnell wie möglich angehen.

> Arbeitgeber hält sich nicht an die Gesetze zur fairen Einstellung

Die Gesetze zur fairen Einstellung entwickeln sich ständig weiter, was bedeutet, dass wir auch weiterhin Änderungen bei den Anforderungen an Verfahren für nachteilige Maßnahmen sehen werden. Es ist hilfreich, mit einem externen Anwalt zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie alle korrekten und aktuellen Verfahren befolgen.

Fazit

Das Verfassen von Kündigungen ist garantiert nie ein Vergnügen – noch viel weniger, wenn man derjenige ist, der die Kündigung erhält. Aber es ist trotzdem wichtig, die FCRA-Vorschriften einzuhalten. Das Befolgen der FCRA-konformen Verfahren für negative Maßnahmen (sowie aller lokalen Gesetze, die für die Situation relevant sind) wird sicherstellen, dass dieser Prozess respektvoll, professionell und fair bleibt.
Eine externe Rechtsberatung wird immer empfohlen, wenn es um dieses Thema im Einstellungsprozess geht. Für weitere Informationen über alles von der Vorbereitung bis zum Abschluss des Adverse-Action-Prozesses und dem Fair Credit Reporting Act, kontaktieren Sie noch heute einen Experten wie unser erfahrenes Team bei ScoutLogic.

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ScoutLogic ist keine Anwaltskanzlei. Sie sollten immer einen qualifizierten Rechtsbeistand hinzuziehen, bevor Sie Änderungen an Ihrem Hintergrundprüfungsprogramm vornehmen. Wenn Sie einen qualifizierten Anwalt benötigen, stellen wir gerne eine Empfehlung für Sie aus.