Wie man eine höfliche E-Mail zur Absage eines Meetings schreibt (mit Vorlagen und Beispielen)

1. Schreiben Sie eine E-Mail
2. Geben Sie eine Vorankündigung für die Absage Ihres Meetings
3. Geben Sie eine gute Erklärung
4. Schlagen Sie einen neuen Termin vor
5. Beenden Sie den Brief mit Wertschätzung
6. Senden Sie Ihre Absage per E-Mail
7. Folgen Sie mit einer persönlichen Entschuldigung

Während jeder Pläne macht und Termine festlegt, ist nicht immer alles machbar. Unter bestimmten Umständen, egal ob wir sie verursachen oder nicht, müssen wir unsere Pläne ändern.

Terminänderungen setzen voraus, dass auch andere Menschen ihre Zeitpläne anpassen, manchmal nicht zu ihrem Vorteil. Manchmal kann es ihnen sogar gewisse Schwierigkeiten bereiten. Wann immer wir also einen Termin absagen oder verschieben müssen, müssen wir die anderen Leute benachrichtigen und sicherstellen, dass sie mit den Änderungen einverstanden sind. Ein guter Weg, dies zu tun, wäre eine E-Mail zu schreiben, um das Meeting oder die Veranstaltung abzusagen.

In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Schritte abdecken, die beim Schreiben einer Meeting-Absage-E-Mail zu befolgen sind, sowie einige Beispiele bereitstellen, die Sie sofort kopieren können. Wenn Sie auf der Suche nach fertigen Vorlagen sind, finden Sie vielleicht auch unseren vorherigen Artikel nützlich, in dem wir die besten E-Mail-Absagen für Veranstaltungen zusammengestellt haben.

Was ist eine E-Mail zur Absage eines Meetings?

Eine E-Mail zur Absage eines Meetings ist eine höfliche und offizielle Art, sich von einem geplanten Termin zurückzuziehen. Sie schreiben sie mit dem Ziel, Ihr Online- oder Offline-Meeting entweder abzusagen oder neu zu planen. Einerseits ist eine solche E-Mail eine Formalität, andererseits ist sie eine offizielle und dennoch persönliche Art, den Empfänger über die Planänderung zu informieren und sich für die Unannehmlichkeiten im Voraus zu entschuldigen.

Wann und warum Sie eine E-Mail zur Terminabsage schreiben sollten

Obwohl der beste Weg, einen Termin abzusagen, ein Anruf wäre, der so schnell wie möglich getätigt wird, ist das Schreiben einer E-Mail zur Absage eines Meetings oft bequemer. Einige der typischen Situationen, in denen Sie eine E-Mail zur Terminabsage versenden sollten, sind folgende:

• Sie schaffen es nicht zum Meeting, weil Sie krank geworden sind;
• Ein Fehler in der Terminplanung ist aufgetreten, und es hat sich herausgestellt, dass es kein verfügbares Zeitfenster für das Meeting gibt;
• Sie schaffen es aufgrund von Verkehrsproblemen nicht rechtzeitig;
• Ihre Pläne haben sich geändert, so dass der Termin nicht mehr relevant ist, oder Sie müssen aus beruflichen oder familiären Gründen plötzlich woanders sein;
• es ist nicht möglich, an der Besprechung teilzunehmen, weil sich Ihr Terminplan geändert hat.

So, wann immer oder aus welchem Grund auch immer Sie ein Meeting absagen wollen, ist die E-Mail ein perfektes Medium, um dies zu tun, denn alle Menschen haben E-Mail-Adressen, und jeder überprüft seine E-Mails. Außerdem muss eine E-Mail nicht sofort beantwortet werden. Sie gibt Ihrem Empfänger die Zeit, über die Nachricht nachzudenken.

Im Gegensatz zu einem direkten Anruf wird eine E-Mail die Person mit ziemlicher Sicherheit zu einem günstigen Zeitpunkt erreichen. Wenn Sie sicher sein wollen, dass Ihr Empfänger Ihre Nachricht erhalten hat und darauf reagieren wird, können Sie ihn auch am Telefon über eine Terminabsage informieren. In den meisten Fällen ist das Versenden einer E-Mail ausreichend.

Schritt für Schritt: So schreiben Sie eine Besprechungsabsage-E-Mail

Bevor Sie eine Verabredung absagen, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers. Stellen Sie sich die Unannehmlichkeiten vor, die ihnen dadurch entstehen könnten, und versuchen Sie, ihre Unzufriedenheit durch Höflichkeit und Entschuldigung zu mildern. Die wichtigsten Regeln für die Erstellung einer E-Mail-Vorlage zur Terminabsage sind Höflichkeit, Pünktlichkeit und Angemessenheit.

Schreiben Sie die E-Mail selbst.

Zunächst einmal sollten Sie diese Aufgabe nicht Ihrem Assistenten überlassen. Es ist besser, sich etwas Zeit zu nehmen und sie selbst zu schreiben, zumindest von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus. Sie können sich von Ihrem Assistenten daran erinnern lassen, eine solche E-Mail zu schreiben, wenn Sie müssen. Wenn Sie neu im geschäftlichen E-Mail-Verkehr sind, sehen Sie sich diese Grundregeln für das Schreiben effektiver E-Mails an.

Sagen Sie Ihre Besprechung im Voraus ab.

Zweitens sollten Sie bei der Absage eines Termins rechtzeitig Bescheid geben. Eine halbe Stunde vor dem geplanten Termin abzusagen, ist zumindest schlechtes Benehmen. Machen Sie es so, dass die Person genug Zeit hat, ihren Zeitplan anzupassen. Wenn es sich um eine E-Mail in letzter Minute handelt, müssen Sie einen sehr guten Grund dafür haben. Nutzen Sie Online-Terminplaner wie Google Calendar, um nichts zu vergessen und organisiert zu bleiben.

3. Geben Sie eine vernünftige Erklärung ab, warum ein Meeting verschoben werden muss.

Sie müssen erklären, warum Sie nicht teilnehmen können. Andernfalls könnte eine Person denken, dass Sie absagen, weil Sie sich einfach so entschieden haben. Infolgedessen könnte sie anfangen zu glauben, dass Sie keine zuverlässige Person sind. Sie müssen keine sehr detaillierte Erklärung abgeben, um die Nachricht kurz und auf den Punkt zu bringen.

4. Schlagen Sie einen Termin vor, um den Termin zu verschieben.

Einen neuen Zeitpunkt vorzuschlagen, bedeutet, dass Ihnen das Treffen mit dieser Person immer noch wichtig ist. Zeigen Sie, dass Sie trotz der Notwendigkeit, den Termin abzusagen, an diesem interessiert sind. Schlagen Sie ein paar Zeitfenster vor, bleiben Sie aber offen für Gegenvorschläge.

Geben Sie dem anderen die Möglichkeit, seinen Zeitplan anzupassen. Binden Sie einen CTA-Button mit einem Link zu Ihrem Kalender in die E-Mail-Signatur ein, damit Ihr Empfänger die beste verfügbare Zeit auswählen kann. Online-Tools wie Newoldstamp können Ihnen dabei helfen, professionelle klickbare Signaturen in Ihre Geschäftskorrespondenz einzubauen.

Melden Sie sich einfach für ein neues Konto an, gehen Sie zu Signatur-Apps, wählen Sie Terminverschiebung, wählen Sie einen der vorgefertigten Buttons und fügen Sie einen Link zu Ihrer Terminverschiebungs-App oder Ihrem Kalender hinzu.

5. Beenden Sie den Brief mit einer Danksagung.

Am Ende Ihrer E-Mail sollten Sie der Person dafür danken, dass sie Ihre Situation berücksichtigt hat. Schätzen Sie die Tatsache, dass er oder sie die Zeit gefunden hat, Ihre E-Mail zu lesen und vielleicht sogar einen Kompromiss zu Ihren Gunsten einzugehen. Sie sollten verstehen, dass es nicht so einfach ist, Anpassungen in einem Zeitplan vorzunehmen, besonders für Geschäftsleute.

6. Senden Sie Ihre Absage-E-Mail so schnell wie möglich.

Zögern Sie nicht mit Ihrer E-Mail, sobald Sie sie geschrieben haben. Je früher Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, desto einfacher ist es für Ihren Gesprächspartner, Änderungen in seinem Zeitplan vorzunehmen, und desto größer ist die Chance, dass er dies auch tut. Auf keinen Fall sollten Sie das Versenden Ihrer E-Mail zur Absage eines Meetings bis zur letzten Minute hinauszögern.

Wenn Sie ein Meeting mit mehreren Personen neu planen, tun Sie dies weit vor dem vereinbarten Termin. Wenn Sie es in letzter Minute tun, bedenken Sie, dass es übermäßig schwierig sein wird, ein Meeting zu planen, bei dem alle Teilnehmer anwesend sein können. Es kostet viel Mühe, sich auf ein Zeitfenster zu einigen, das für alle geeignet ist. Es könnte helfen, wenn Sie entweder jeden Teilnehmer bitten, ein Datum und eine Uhrzeit vorzuschlagen, oder selbst ein paar freie Termine vorschlagen. Bereiten Sie sich außerdem darauf vor, flexibel zu sein: Es kann vorkommen, dass alle von Ihnen vorgeschlagenen Zeitfenster den Teilnehmern nicht passen.

Um Zeit zu sparen, indem Sie die E-Mails an jeden der Besprechungsteilnehmer einzeln verschicken, verwenden Sie die Optionen Cc (die Empfänger können die E-Mail-Adressen der anderen sehen) oder Bcc (Sie halten die Empfänger privat) in Ihrem E-Mail-Programm.

Folgen Sie mit einer persönlichen Entschuldigungs-E-Mail für die Absage eines Meetings nach

Wenn Sie eine Verabredung absagen, stellen Sie immer sicher, dass die andere Partei Ihre Nachricht erhalten und berücksichtigt hat. Sie können eine E-Mail zur Absage eines Meetings schreiben, um zu überprüfen, ob die Person Ihr vorgeschlagenes Zeitfenster akzeptiert hat und ob sie keinen Groll dafür hegt, dass Sie ein geplantes Treffen abgesagt haben. In einer solchen E-Mail müssen Sie Ihre Entschuldigung wiederholen, der anderen Person für ihr Verständnis danken und eine Handlungsaufforderung enthalten, in der Sie die Person bitten, auf diese E-Mail zu antworten, Sie anzurufen oder eine RSVP für ein erstelltes Ereignis im Online-Kalender abzugeben.

Beste Beispiele für Besprechungsabsagen per E-Mail

Nun, da Sie die wichtigsten Tipps zum Absagen einer Besprechung per E-Mail kennen, sehen wir uns einige Beispiele an, wie Sie einen Termin korrekt und höflich absagen.

Beispiel1. Absage eines Mitarbeiter-Meetings durch den Chef

Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, um Ihre geschäftlichen E-Mails aufzuwerten.

Beispiel 2. Meeting absagen: E-Mail-Beispiel für (potentielle) Geschäftspartner

Beispiel 3. Absage eines Termins bei einer offiziellen Institution

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Zusammenfassend

Zusammenfassend sind hier die wichtigsten „How’s“ beim Schreiben einer E-Mail zur Absage eines Meetings:

• Schätzen Sie die Zeit der anderen Person
• Geben Sie einen guten Grund für die Terminabsage an
• Danken Sie der Person für ihr Verständnis für Ihre Situation
• Zeigen Sie Ihr Interesse, in Zukunft mit der Person zu sprechen
• Sein Sie proaktiv: Schlagen Sie das neue Zeitfenster vor
• Sein Sie höflich und zuvorkommend

In der Regel ist es egal, mit wem Sie ein Treffen vereinbart haben, das Sie absagen. Wenn es sich um professionelle Menschen handelt, werden sie verstehen, dass Sie einen triftigen Grund angegeben haben. Dinge passieren, Pläne ändern sich, Termine werden abgebrochen. Machen Sie nur nicht zu viel Gebrauch von Ihrem Recht, Termine abzusagen. Es ist immer besser, sich zu vergewissern, dass Sie es schaffen können, bevor Sie etwas planen oder eine E-Mail mit der Absage eines Meetings schreiben.