Wie Sie auf eine Angebotsanfrage (RFP) antworten [mit Beispielen]

Die Antwort auf eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein bisschen wie ein Lottospiel. Ein Gewinn könnte Ihr Unternehmen verändern… aber wie hoch sind die Chancen?

Nun ja, okay – sie sind wahrscheinlich nicht so gering wie Ihre Chancen, den Powerball-Jackpot zu knacken. Aber mit einer durchschnittlichen RFP-Gewinnrate von weniger als 5 % sind sie auch nicht gerade rosig. Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken: Von 20 RFP-Antworten, die Sie verschicken, haben Sie nur die Chance, eine zu gewinnen.

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Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese Chancen zu übertreffen und eine erfolgreiche RFP-Antwort zu verfassen, plus einige Vorlagenbeispiele, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen.

Entscheiden Sie, ob Sie auf die RFP antworten sollten

Warten Sie, was?

Es dauert durchschnittlich 20 bis 40 Stunden, um eine RFP-Antwort zu erstellen. Während Sie sich also darauf freuen, loszulegen, lohnt es sich, darüber nachzudenken, ob Sie die Zeit und den Aufwand tatsächlich investieren sollten.

Hier sind vier Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

Ist das Projekt passend?
Haben Sie in der Vergangenheit ähnliche Projekte erfolgreich bewältigt?
Wissen Sie genug über die Branche und die Bedürfnisse und Ziele des Interessenten?
Ist der Emittent überhaupt in Ihrem Zielmarkt?

Wie Adam Boyd, VP of Client Sales bei der Mitarbeiterbelohnungsplattform Beneplace es ausdrückt:

„Nicht alle RFPs sind gleich, und Sie haben nicht die gleiche Chance, sie alle zu gewinnen. Sie sollten wissen, wann Sie sagen müssen: ‚Das ist nicht unsere Aufgabe und zu teuer, um es weiterzuverfolgen.‘

Es gibt noch mehr Dinge, die Sie beachten müssen. Wie lang ist die Frist – haben Sie ein paar Wochen Zeit, um zu antworten, oder ist die Deadline erst in drei Tagen?

Wenn der Zeitrahmen zu kurz ist, müssen Sie vielleicht Abstriche machen. Vielleicht knausern Sie bei der Recherche. Oder Sie übersehen in der Eile ein wichtiges Detail oder machen einen Fehler, der Ihre Antwort auf den letzten Platz befördert.

Ist der Ausschreibungsprozess echt?

Der Vertriebsmanagement-Experte Jason Jordan erinnert sich, dass er mehrere Wochen damit verbracht hat, ein Projekt zu skizzieren, nur um dann vom Kunden eine Ausschreibung zu erhalten. Aber, so fährt er fort:

„Trotz meiner Proteste und meines Gefühls der Panik versicherte mir mein Kontakt: ‚Warten Sie einfach ab. Geben Sie mir zwei Wochen, und dann machen wir da weiter, wo wir aufgehört haben.‘ Getreu seinem Wort waren wir zwei Wochen später wieder am Telefon, um den Projektstart zu verschieben.“

Es stellte sich heraus, dass der Kunde den RFP nur brauchte, um „intern zu arbeiten.“

Natürlich sind nicht alle RFPs so. Trotzdem sollten Sie aufpassen. Achten Sie auf Verweise auf Produkt- oder Dienstleistungsmerkmale oder auf eine Terminologie, für die ein bestimmtes Unternehmen bekannt ist. Dies könnte bedeuten, dass der Emittent sich bereits entschieden hat.

Es lohnt sich auch, die Ausschreibungshistorie des Emittenten zu überprüfen. Hat er sich mehr als einmal für dasselbe Unternehmen entschieden? Oder haben sie vielleicht den Prozess gestoppt oder Projekte ganz abgebrochen?

Haben Sie bereits eine Beziehung zu dem Emittenten?

Einige mögen argumentieren, dass es nicht unmöglich ist, eine blinde Ausschreibung zu gewinnen. Worauf andere antworten könnten: „

Beide haben Recht.

Sie könnten den Auftrag aufgrund Ihres Angebots gewinnen. Aber eine bereits bestehende Beziehung mit dem Emittenten kann nicht schaden. Wenn Ihr Name aus dem Stapel herausspringt, ist das schon die halbe Miete. Außerdem haben Sie vielleicht Zugang zu Interessengruppen, die Ihnen helfen können, Ihrem Angebot einen Vorteil zu verschaffen.

Stellen Sie Ihr Team zusammen

Die Antwort auf eine Ausschreibung ist eine Teamleistung. Sobald Sie sich also für eine Antwort entscheiden, müssen Sie die richtige Gruppe von Leuten darauf ansetzen.

Jason Jordan empfiehlt, ein RFP-„SWAT-Team“ zu haben – ein Team, das permanent mit RFP-Antworten betraut ist. So können Sie an den Angeboten arbeiten, ohne Ihre Ressourcen zu überlasten.

Ihr Team sollte außerdem über Verfahren und Prozesse verfügen, auf die es sich beziehen kann. Insbesondere:

Bestimmen Sie jemanden, der die letztendliche Verantwortung für das Angebot übernimmt

Sie oder jemand anderes im Team sollte:

Übernehmen Sie die Verantwortung für den Prozess
Koordinieren Sie zwischen verschiedenen Abteilungen
Stellen Sie sicher, dass das Angebot kohärent und konsistent ist (Dies gilt sowohl für das Aussehen als auch für den Inhalt. Sie sollten z.B. durchgängig die gleiche Terminologie verwenden.)
Erstellen Sie eine Bibliothek von Antworten und unterstützenden Materialien.

Je weniger Zeit Sie damit verbringen, herauszufinden, was Sie sagen sollen, desto mehr Zeit können Sie für die Feinabstimmung des Vorschlags aufwenden, um ihn richtig zu machen.

Sie sollten vorbereitete Antworten für die Einleitung haben. Diese sollten enthalten:

Eine kurze Geschichte Ihres Unternehmens, einschließlich der Organisationsstruktur, der Unternehmensgröße und der Bereiche, die Sie bedienen
Schlüsselpersonen, ihr Hintergrund, ihre Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie ihre Kontaktdaten
Erfolgsgeschichten – wie haben Sie anderen Kunden geholfen, ihre Ziele zu erreichen? (Bonuspunkte für Kunden, die in der gleichen Branche tätig sind wie der Auftraggeber der Ausschreibung oder die ähnliche Produkte oder Dienstleistungen verkaufen)
Ihr Ansatz und Ihre Methodik, einschließlich der Art und Weise, wie Sie die Ergebnisse testen und validieren
Preisgestaltung, Richtlinien und andere Bedingungen (Es kann eine gute Idee sein, eine Reihe möglicher Kosten anzugeben, da dies dem Auftraggeber der Ausschreibung mehr Optionen bietet. Vergessen Sie nicht, alle zusätzlich benötigten Ressourcen zu skizzieren.)
Falls zutreffend, Details zu Ihrem Übergabeprozess.

Dokumentieren Sie jeden Schritt

So wird es einfacher, auf zukünftige Ausschreibungen zu reagieren. Außerdem können Sie aus vergangenen Fehlern lernen und Verbesserungen vornehmen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Anfrage verstehen

Es klingt offensichtlich, aber der Schlüssel zu einem guten Angebot ist, zu verstehen, was der Ausschreibende will und ihm genau das zu geben. Nicht mehr und nicht weniger.

Abgesehen von den Kosten sollte Ihr Angebot folgende Details enthalten:

Was Sie zu erreichen hoffen
Eine schrittweise Aufschlüsselung, wie Sie die Ziele des Kunden erreichen wollen
Ein Zeitplan, mit Meilensteinen
Schlüsselergebnisse

Versuchen Sie, so detailliert wie möglich zu sein, aber schweifen Sie nicht ab. Ihre Antworten sollten umfassend und spezifisch sein, aber dennoch prägnant und auf den Punkt gebracht. Denken Sie an kurze, prägnante Sätze und einfache Sprache.

Sind Sie sich über einen Aspekt der Ausschreibung nicht im Klaren? Schreiben Sie dem Auftraggeber eine E-Mail. Das zeigt ihm, wie sehr Sie daran interessiert sind, es richtig zu machen.

So könnten Sie es ihm mitteilen:

Hallo,

Danke für die detaillierte und umfassende RFP-Skizze.

Wir prüfen derzeit die RFP und freuen uns, dass Ihre Anforderungen gut mit unserem Angebot übereinstimmen. Dennoch haben wir einige Anmerkungen und Fragen und würden gerne einen Termin mit Ihnen vereinbaren, um sicherzugehen, dass wir alle Grundlagen abgedeckt haben.

Wäre Ihr Team verfügbar am ?

Danke und bis bald,

Struktur ist wichtig

Die Arbeit mit einer Angebotsvorlage kann Zeit sparen und Ihnen das Leben erleichtern. Es bedeutet, dass Sie einen Startpunkt haben, anstatt jedes Mal bei Null anzufangen. Lucidpress bietet eine Auswahl an kostenlosen Angebotsvorlagen für verschiedene Stile und Bedürfnisse.

Dennoch sollten Sie die Vorlage immer anpassen und sorgfältig darüber nachdenken, wie Sie sie strukturieren.

Der Auftraggeber der Ausschreibung wird seine Anforderungen wahrscheinlich in der Reihenfolge ihrer Priorität formulieren. Wenn die Ausschreibung also mit den Spezifikationen beginnt und dann zum Preis übergeht, sollten Sie Ihr Angebot nicht mit dem Preis beginnen. Gehen Sie zuerst auf die Spezifikationen ein. Das macht es für den Auftraggeber einfacher, Ihr Angebot mit seinen Prioritäten abzugleichen und zeigt ihm, dass Sie ein tiefes Verständnis für seine Bedürfnisse haben.

Erinnern Sie sich, dass es um den Kunden geht, nicht um Sie

Wenn Sie ein Angebot schreiben, ist es nicht Ihre Aufgabe, über sich selbst zu sprechen. Es geht darum, zu zeigen, dass Sie das liefern können, was der RFP-Aussteller will. Jeder einzelne Punkt sollte sich auf die Anfrage beziehen.

Angenommen, der Auftraggeber, ein Architekturbüro in Charleston, möchte seine Social-Media-Kennzahlen verbessern.

In der ersten RFP-Antwort heißt es:

Wir haben umfangreiche Erfahrungen mit erfolgreichen Social-Media-Kampagnen in Charleston, South Carolina.

Als Architekturbüro ist es unwahrscheinlich, dass sie die Feinheiten des Social Media Marketings verstehen. Sie kratzen sich wahrscheinlich am Kopf und fragen sich, was zum Teufel Impressionen sind.

Kontrastieren Sie dies mit der zweiten RFP-Antwort:

Wir haben mit mehreren Architekturbüros in der Gegend von Charleston zusammengearbeitet, darunter , und . Unser Ziel ist es, die Bekanntheit Ihrer Marke zu steigern und Likes, Kommentare &Shares zu erhöhen:

Erstellen relevanter Inhalte, die auf Ihren idealen Kunden abzielen
Posting von unternehmensbezogenen Updates
Durchführen von Werbeaktionen
Überwachung von Analysen, um die Resonanz zu messen und unseren Ansatz bei Bedarf zu überarbeiten

Nun, das ist schon besser, oder? Die Antwort zeigt die Kompetenz des Unternehmens, indem sie drei frühere Kunden namentlich erwähnt. Sie umreißt genau, wie sie die Anforderungen der Ausschreibung in einfachem Englisch erfüllen wollen.

Zu guter Letzt: Versuchen Sie nicht zu beeindrucken, indem Sie versuchen, das, was in der Ausschreibung gefordert wird, zu „verbessern“ oder eine andere Richtung einzuschlagen.

50% der Ausschreibungsantworten werden wegen Nichterfüllung der Anforderungen abgelehnt. Seien Sie nicht einer von ihnen. Der Interessent hat sich die Zeit genommen, eine Ausschreibung zu machen. Er weiß ganz klar, was er will. Ihre Aufgabe ist es, ihnen zu zeigen, wie Sie diese Prioritäten erfüllen können.

Key takeaway

Erinnern Sie sich an die Folge von Mad Men? Die, in der Don Draper die rivalisierende Agentur Cutler, Gleason und Chaough von einer Honda-Ausschreibung disqualifiziert, indem er sie dazu bringt, die Regeln zu brechen?

Das zu tun, mag im echten Leben übertrieben sein. Aber es zahlt sich aus, strategisch vorzugehen, wenn Sie Ihre RFP-Antwort auf den Punkt bringen und Ihre Chancen auf den Zuschlag maximieren wollen.