Wie Sie professionell um Zahlung bitten: Mit Vorlagen und Beispielen

Um professionell um eine Zahlung zu bitten, sollten Kleinunternehmer ihre Zahlungsaufforderungen immer höflich, aber direkt formulieren. Geben Sie dem Kunden einen Vertrauensvorschuss und versichern Sie sich zunächst, dass er die betreffende Rechnung erhalten hat. Wenn der Kunde die ausstehende Rechnung immer noch nicht bezahlt, sollte das Unternehmen telefonisch mit dem Kunden sprechen, bevor es in Erwägung zieht, die zukünftige Arbeit für den Kunden einzustellen oder rechtliche Schritte einzuleiten.

Erkunden Sie diese Themen, um zu lernen, wie man professionell um Zahlung bittet:

Wie man professionell um Zahlung bittet

Professionelle E-Mail-Vorlagen für Zahlungsaufforderungen

Wie bekommt man überfällige Zahlungen von Kunden?

Professionelle Zahlungsaufforderung

Um Kunden mit unbezahlten Rechnungen professionell zur Zahlung aufzufordern, sollten kleine Unternehmen diese Schritte befolgen:

Prüfen Sie, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat

Um professionell zur Zahlung aufzufordern, ist es wichtig, zunächst sicherzustellen, dass es keinen Fehler oder eine Fehlkommunikation bezüglich der Rechnung gab. Senden Sie eine höfliche E-Mail an Ihren Kunden, in der Sie erklären, dass die Zahlung nun überfällig ist, und bitten Sie darum, sich zu vergewissern, dass er die ursprüngliche Rechnung erhalten hat und es keine Probleme damit gab.

Senden Sie eine kurze E-Mail mit einer Zahlungsaufforderung

Wenn Sie nach Ihrer ersten Rückmeldung nichts vom Kunden hören oder Ihr Kunde bestätigt, dass er die Rechnung erhalten hat, Sie aber immer noch keine prompte Zahlung erhalten, sollten Sie mit einer kurzen, professionellen E-Mail nachfassen. Nennen Sie das Fälligkeitsdatum der Rechnung und wie viele Tage es her ist, dass sie fällig war. Erinnern Sie den Kunden an die in Ihren Zahlungsbedingungen enthaltenen Säumniszuschläge und teilen Sie ihm mit, dass Sie ihm diese in Rechnung stellen werden, wenn er zu spät zahlt. Erinnern Sie den Kunden an die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten und fügen Sie die Originalrechnung an die E-Mail an, bevor Sie sie an den Kunden senden.

Sprechen Sie mit dem Kunden am Telefon

Es mag unangenehm und einschüchternd erscheinen, aber wenn Ihre Zahlungsaufforderungen per E-Mail den Kunden nicht dazu bringen, Ihre Rechnung zu bezahlen, ist es die beste Vorgehensweise, den Kunden ans Telefon zu holen, um das zugrunde liegende Problem zu klären. Wenn Sie anrufen, geben Sie sich zu erkennen und erklären Sie ruhig und höflich, dass Sie mehrfach per E-Mail auf einen Zahlungsverzug hingewiesen haben. Versuchen Sie, wenn möglich, die Zahlung am Telefon per Kreditkarte oder Direktüberweisung sicherzustellen. Wenn das nicht möglich ist, lassen Sie sich ein festes Datum und eine Zahlungsmethode zusagen. Bleiben Sie während des gesamten Gesprächs professionell und freundlich und bedanken Sie sich für die Zeit, die sich die Person genommen hat.

Können Sie sich vorstellen, die zukünftige Arbeit einzustellen

Wenn das Zahlungsversprechen, das Sie am Telefon eingeholt haben, von Ihrem Kunden nicht eingehalten wird, oder wenn Sie die Zahlung von diesem bestimmten Kunden schon mehrmals einfordern mussten, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Verbindung mit dem Unternehmen zu kappen und die zukünftige Arbeit abzulehnen. Wenn Sie bereits mit der Arbeit an anderen Projekten begonnen haben, sollten Sie die Arbeit einstellen, bevor das Projekt beendet ist, wenn Sie vertraglich dazu in der Lage sind. Wenn Sie die Arbeit unterbrechen, bis Sie Ihre Bezahlung erhalten, kann dies Ihren Kunden motivieren, Sie schnell zu bezahlen, damit die Arbeit, für die er Sie beauftragt hat, auch tatsächlich fertiggestellt wird. Die Unterbrechung der Arbeit kann Sie auch vor zukünftigen Verlusten schützen, wenn Sie nicht mehr davon überzeugt sind, dass der Kunde in der Lage oder willens ist, Sie zu bezahlen. Seien Sie höflich, aber bestimmt, wenn Sie den Kunden wissen lassen, dass Sie weitere Arbeit ablehnen. Erklären Sie in aller Ruhe, warum Sie diesen Schritt tun. Seien Sie sich bewusst, dass selbst wenn Sie diese Situation professionell handhaben, es den Kunden verärgern und die Spannungen eskalieren kann.

Recherchieren Sie nach Inkassobüros

Wenn Ihre bisherigen Versuche, verspätete Zahlungen ausfindig zu machen, erfolglos waren, sollten Sie die Dinge weiter eskalieren, indem Sie ein Inkassobüro beauftragen, das Ihnen hilft, die Zahlung vom Kunden sicherzustellen. Die Beauftragung eines Inkassobüros kann eine teure Option sein, da sie oft bis zu 50 Prozent des Betrages, den sie von einem Schuldner eintreiben, einbehalten, aber einen Teil des Geldes zurückzubekommen kann besser sein, als gar nichts zu bekommen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachforschungen anstellen und ein seriöses Inkassobüro beauftragen, indem Sie die Bewertungen des Better Business Bureau für lokale Agenturen überprüfen und sicherstellen, dass die Agentur Mitglied der Commercial Collection Agency Association ist.

Prüfen Sie Ihre rechtlichen Möglichkeiten

Wenn Sie nach all Ihren Versuchen immer noch nicht in der Lage sind, die Zahlung des Kunden zu sichern, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre rechtlichen Möglichkeiten zu prüfen. Wenn Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag mit dem Kunden haben, in dem die von Ihnen zu erbringende Leistung, der fällige Betrag und die Zahlungsfrist festgehalten sind und der von beiden Seiten unterschrieben wurde, haben Sie gute Chancen auf eine Klage. Bei kleineren ausstehenden Rechnungen können Sie den Kunden vor ein Bagatellgericht bringen, oder wenn der geschuldete Betrag höher ist, können Sie eine Zivilklage gegen den Kunden einreichen.

Professionelle E-Mail-Vorlagen für Zahlungsaufforderungen

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie professionelle Zahlungsaufforderungs-E-Mails an Kunden für überfällige Rechnungen schreiben, können diese Vorlagen als Beispiel dienen:

Erste E-Mail-Vorlage für Zahlungsaufforderungen

Betreff: : Rechnung #001 Überfällig

Hallo ,

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Dies ist eine Erinnerung daran, dass die Rechnung Nr. 001 am Donnerstag, den 30. November fällig war und nun einen Tag überfällig ist. Ich weiß, dass ich die Rechnung zu einer arbeitsreichen Zeit verschickt habe und möchte sicherstellen, dass Sie sie erhalten haben. Ich habe die Originalrechnung an diese E-Mail angehängt.

Sie können die Zahlung per Scheck senden oder per Direktüberweisung bezahlen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen zur Rechnung haben.

Danke,

Zweite E-Mail Zahlungsaufforderung Vorlage

Betreff: : Invoice #001 Past Due

Hallo,

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wende mich an Sie in Bezug auf die Rechnung Nr. 001. Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass die Zahlung am Donnerstag, den 30. November fällig war und nun zwei Wochen überfällig ist. Bitte überweisen Sie den Betrag so schnell wie möglich per Scheck oder Sofortüberweisung.

Nach meinen Zahlungsbedingungen wird Ihnen eine Säumnisgebühr von 2 % pro Monat für überfällige Zahlungen berechnet.

Ich habe die Rechnung zu Ihrer Information an diese E-Mail angehängt. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Fragen haben.

Können Sie bitte bestätigen, dass Sie diese E-Mail erhalten haben? Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Name
Ihre Kontaktdaten

Wie bekommt man überfällige Zahlungen von Kunden?

Um überfällige Zahlungen von Kunden zu bekommen, sollten kleine Unternehmen hartnäckig und dennoch professionell sein, wenn sie die überfällige Zahlung einfordern. Kleine Unternehmen sollten zunächst per E-Mail nachfassen, um die überfällige Zahlung vom Kunden einzufordern. Wenn mehrere Versuche, die Zahlung per E-Mail sicherzustellen, nicht funktionieren, sollten Sie den Kunden telefonisch kontaktieren. Führen Sie ein höfliches Gespräch über die überfällige Rechnung und versuchen Sie, die Zahlung des Kunden telefonisch zu erreichen.

Wenn diese Ansätze nicht funktionieren, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen in Erwägung ziehen:

• Ein Inkassobüro beauftragen
• Alle Verbindungen mit dem Kunden abbrechen
• Einreichen einer Klage beim Bagatellgericht
• Einreichen einer Zivilklage

Um verspätete Zahlungen in Zukunft zu vermeiden, sollten Sie in Erwägung ziehen, Verzugszinsen zu Ihren Zahlungsbedingungen hinzuzufügen und monatliche Zinsen für nicht bezahlte Zinsen zu berechnen. Sie sollten auch darüber nachdenken, rechtsverbindliche Verträge mit all Ihren Kunden abzuschließen, bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen.