Employee Reimbursement Form

Das Employee Reimbursement Form ist eine standardisierte Vorlage, die ein Mitarbeiter verwenden kann, um Ausgaben zu melden, die er im Namen des Unternehmens bezahlt hat und die er zurückerstattet haben möchte. Die genauen erstattungsfähigen Posten hängen ausschließlich von der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab. Der Vorteil der Verwendung eines Standardformulars zur Erfassung solcher Informationen liegt in der Konsistenz der gleichen Informationen in den gleichen Bereichen eines Dokuments, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter es einreicht. Die meisten Buchhaltungsabteilungen werden einen solchen Organisationsgrad als effizient und einfach zu verwenden empfinden, wenn es an der Zeit ist, die vorgelegten Informationen zu verarbeiten. Abteilungen, die dieses Formular ausgeben, werden die etablierte Grundstruktur zu schätzen wissen, da sie es ihnen ermöglicht, Kategorien entsprechend den Unternehmensrichtlinien mit dem entsprechenden Programm schnell und einfach zu bearbeiten.

Kilometergeld (IRS) – Streng nach den aktuellen IRS-Sätzen.

Sich selbst für Unternehmensausgaben zu entschädigen, ist ein Prozess, der das Sammeln von Belegen, entweder online oder in Papierform, und die Vorlage beim Arbeitgeber in der Hoffnung auf eine Rückerstattung beinhaltet. Typischerweise entstehen diese Ausgaben bei der Durchführung von geschäftlichen Aktivitäten, am häufigsten bei Reisen, Unterkunft und Verpflegung.

Schritt 1 – Was gilt als „Ausgabe“

Eine vollständige Liste dessen, was laut Internal Revenue Service (IRS) als „Ausgabe“ gilt, finden Sie im Formular 1040 (Schedule C) Teil II. Die häufigsten Arten von Ausgaben, die von Mitarbeitern gezahlt werden, die erstattet werden möchten, sind:

• Werbung – Kosten, die der Werbung für das Unternehmen oder die Aktivitäten des Mitarbeiters zugeschrieben werden;
• Bürobedarf – wie Stifte, Papier, Druckerpatronen, etc.
• Reparaturen und Wartung – für Maschinen oder Betriebsmittel, die vom Unternehmen genutzt werden;
• Steuern – wie Mautgebühren, Umsatzsteuern usw.;
• Reisen – Unterkunft, Unterhaltung, Mahlzeiten, Anmietung von Fahrzeugen; und
• Betriebsmittel – Handyrechnungen, Software-Abonnements usw.

Die oben genannten Kostenarten dürfen gemäß den IRS-Regeln vom Unternehmen abgerechnet werden, allerdings ist dies keine Garantie dafür, dass das Unternehmen dem Mitarbeiter die Kosten erstattet.

Schritt 2 – Belege aufbewahren

Arbeitgeber verlangen in der Regel eine Dokumentation der Erstattungsansprüche – daher sollten Belege für zulässige Einkäufe aufbewahrt und mit dem Erstattungsformular eingereicht werden. Auch wenn es nicht immer möglich ist, den Kilometerstand nachzuweisen, sind Benzin- und Mautquittungen in der Regel gut genug. Wenn Sie eine größere Strecke gefahren sind, können Sie auch eine Wegbeschreibung von einer Online-Kartenseite wie Google Maps ausdrucken und einreichen, um die zurückgelegte Strecke zu überprüfen. Beachten Sie, dass das Finanzamt Standardsätze für die Kilometererstattung festlegt.

Es ist nicht alles verloren, wenn Sie Quittungen weggeworfen haben. Die meisten Banken stellen Aufzeichnungen von Kredit- oder Debitkartenaktivitäten online zur Verfügung. Loggen Sie sich in Ihr Online-Banking ein und überprüfen Sie den Abschnitt „Kontoaktivitäten“, um elektronische Aufzeichnungen über Einkäufe zu finden.

Schritt 3 – Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben

Verwenden Sie das Formular für die Mitarbeitererstattung (Download), um die Ausgaben richtig zu kategorisieren. Es ist wichtig, die Zahlung so detailliert wie möglich aufzulisten:

• Datum;
• Methode – Kreditkarte, Bargeld, Scheck, etc.; und
• Zweck & Beschreibung.

Berechnen Sie die Gesamtsumme und reichen Sie diese direkt beim Arbeitgeber oder der entsprechenden Abteilung ein.

Schritt 4 – Erstattung erhalten

Die meisten Arbeitgeber haben ein 30-Tage-Rückerstattungsprogramm, es sei denn, das Unternehmen gewährt die Erstattung sofort. Möglicherweise muss der Mitarbeiter gemäß den Unternehmensrichtlinien auch zusätzliche Unterlagen einreichen. Danach sollte der Mitarbeiter einen unversteuerten Scheck in Höhe des gesamten Ausgabenbetrags erhalten.

Wie lange sollte ich Spesenabrechnungen aufbewahren?

Nach den IRS-Regeln sollten alle Spesenabrechnungen für einen Zeitraum von drei (3) Jahren vom Arbeitgeber und Mitarbeiter aufbewahrt werden. Daher ist für alle Ausgaben, die in bar bezahlt werden, ein physischer Beleg erforderlich. Wenn der Mitarbeiter die notwendigen Quittungen und Papiere bei der Firma eingereicht hat, ist er dafür verantwortlich, sie dem IRS vorzulegen, falls eine Prüfung durchgeführt wird.

Wie man schreibt

1 – Das Formular, das für die Erstattung verwendet wird, kann hier heruntergeladen werden

Diese Vorlage ist für die meisten Situationen geeignet, in denen ein Mitarbeiter seine Ausgaben formell dokumentieren muss, wenn er eine Erstattung von seinem Arbeitgeber wünscht. Nur Ausgaben, die für eine solche Erstattung in Frage kommen, sollten hier angegeben werden, und es wird dringend empfohlen, dass sich sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer darüber im Klaren sind, welche Gegenstände oder Dienstleistungen erstattungsfähig sind. Sie können eine der mit dem Vorschaubild verbundenen Schaltflächen verwenden, um eine Kopie dieser Vorlage in einem mit Ihrem Rechner kompatiblen Format (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) herunterzuladen.

2 – Geben Sie einige Standardinformationen in die Kopfzeile ein

Die für dieses Formular verwendete Kopfzeile fragt einige grundlegende Fakten zum Arbeitnehmer und Arbeitgeber ab. Tragen Sie in die leere Zeile „Name“ den Vor-, Mittel- und Nachnamen des Arbeitnehmers ein, der eine Vergütung erhalten soll. In der leeren Zeile direkt darunter tragen Sie dann den offiziellen „Titel“ ein, den der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber innehat. Der vollständige Name des „Arbeitgebers“ ist auf der dritten Leerzeile in der Überschrift anzugeben. Handelt es sich bei dem Namen des Arbeitgebers um eine Kapitalgesellschaft oder ein ähnliches Unternehmen, achten Sie darauf, alle zutreffenden Suffixe anzugeben, die als Teil des Namens des Unternehmens gelten.

3 – Führen Sie jede Ausgabe auf, die dem Spender erstattet werden soll

Im ersten Bereich dieses Dokuments finden Sie eine Tabelle, in der Sie die Betriebsausgaben des Mitarbeiters übersichtlich auflisten können. In dieser Tabelle sind vier Zeilen vorgesehen, damit Sie vier einzelne Ausgaben auflisten können. Wenn es mehr als vier sind, können Sie entweder mit kompatibler Software weitere Zeilen hinzufügen oder den Rest dieses Berichts als separates Dokument anhängen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Kalenderdatums eines vom Mitarbeiter getätigten Einkaufs in der Spalte „Datum der Ausgabe(n)“. Dann geben Sie in der zweiten Spalte („Zahlungsmethode“), und zwar in derselben Zeile, an, wie der Mitarbeiter diesen Einkauf bezahlt hat. D.h., ob der Mitarbeiter mit eigenem Geld oder mit einem Geschäftskonto oder einer Firmenkarte bezahlt hat. Schließlich geben Sie in der dritten Spalte „Verwendungszweck“ den Grund an, warum der Mitarbeiter den Kauf tätigen musste, für den er eine Rückerstattung wünscht.

4 – Erstellen Sie einen zusammenfassenden Bericht über die erstattungsfähigen Ausgaben

Die nächste Tabelle mit der Überschrift „Zusammenfassung der Ausgaben“ soll einige zusätzliche Informationen zu den Ausgaben liefern, die möglicherweise weitere Angaben erfordern. Achten Sie darauf, dass die Daten und Zeilennummern der zu berichtenden Ausgaben in beiden Tabellen möglichst übereinstimmen. Die erste Spalte mit der Überschrift „Beschreibung (Datum, Details, etc.)“ benötigt das Datum und die aufgetretene Ausgabe des Mitarbeiters sowie eine Beschreibung (z.B. Name/Nummer des Kundenkontos). Wenn der Platz nicht ausreicht, kann die Spalte mit einem entsprechenden Programm erweitert werden oder Sie fügen weitere Zeilen in der Zelle hinzu. Wenn Sie mit einem Ausdruck arbeiten, können Sie alle erforderlichen Informationen auf einem ordnungsgemäß beschrifteten Anhang fortführen. Als Nächstes sind mehrere Spalten vorgesehen, damit Sie den genauen Dollarbetrag angeben können, den der Mitarbeiter für „Flug-/Bahnreisen“, „Bodentransport“ (z. B. Taxi), „Unterkunft“, „Mahlzeiten“ und „Sonstiges“ ausgegeben hat. Wenn es verschiedene Ausgaben gibt, die unter „Other“ (Sonstiges) angegeben werden, stellen Sie sicher, dass diese einzeln aufgeführt werden. In der letzten Zeile („Expense Report Total“) dokumentieren Sie den Gesamtbetrag der Mitarbeiterausgaben für jede der Spalten. Die letzte Spalte („Total“) nimmt die Summe aller Ausgaben auf, die in den vorherigen fünf Spalten berichtet wurden. Addieren Sie diese Summe horizontal, so dass in den ersten vier Zeilen die Gesamtausgaben für das definierte Kalenderdatum (in der ersten Spalte) angezeigt werden und in der fünften Zeile die Gesamtsumme der Ausgaben jeder Spalte.

5 – Überprüfen Sie diese Fakten und reichen Sie sie dann zur Genehmigung ein

Das Ende dieses Formulars ist als Unterschriftsbereich für die Parteien reserviert, die direkt an der Einreichung und Genehmigung beteiligt sind. Sobald der Unterschriftsbereich unter den fettgedruckten Worten „Ich bestätige, dass es sich um gültige Geschäftsausgaben handelt“ von den entsprechenden Parteien ausgefüllt wurde, sollte dieses Formular der Abteilung oder Person übergeben werden, die dieses Dokument überprüft und genehmigt.

Die erste Unterschriftspartei, der Mitarbeiter, muss die leere Zeile mit der Aufschrift „Erstattung/Karteninhaberunterschrift“ unterschreiben. Darunter muss der Mitarbeiter seinen Namen in die Zeile „Reimburse/Cardholder Name“ schreiben. Die Person, die die Informationen auf dieser Vorlage physisch eingegeben hat, muss ihren Namen in die leere Zeile mit der Beschriftung „Prepared By (Print)“ drucken und dann das Datum des Ausfüllens dieses Formulars eintragen.

6 – Bewahren Sie eine unterschriebene Kopie auf, wenn möglich

Die Person (entweder in einer Abteilung oder allein im Namen des Arbeitgebers), die diese Vorlage genehmigen muss, damit der Arbeitnehmer seine Erstattung beantragen kann, sollte die Erklärung „Ich habe diese Ausgaben überprüft und glaube, dass sie wahr und genau sind.“ anbringen. Die genehmigende Stelle muss dann ihren Namen in das leere Feld mit der Aufschrift „Genehmigt von (Druck)“ schreiben und das „Datum“ der Genehmigung in die angrenzende Leerzeile eintragen.