Employee Reimbursement Form

Il modulo di rimborso del dipendente è un modello standardizzato che un dipendente può utilizzare per segnalare le spese pagate per conto della società mentre cerca di essere rimborsato. Le voci esatte rimborsabili saranno strettamente legate all’accordo tra il datore di lavoro e il dipendente. Il vantaggio di usare un modulo standard per raccogliere tali informazioni risiede nella coerenza di avere le stesse informazioni nelle stesse aree di un documento indipendentemente dal dipendente che lo presenta. La maggior parte dei dipartimenti di contabilità troverà un tale livello di organizzazione efficiente e facile da usare quando è il momento di elaborare le informazioni presentate. I dipartimenti che distribuiscono questo modulo apprezzeranno la struttura di base stabilita in quanto permetterà loro di modificare le categorie, secondo la politica aziendale, con il programma appropriato rapidamente e facilmente.

Rimborso chilometrico (IRS) – Rigorosamente per il chilometraggio secondo le attuali tariffe IRS.

Rimborsi per spese aziendali è un processo che comporta la raccolta di ricevute, sia online che in forma cartacea, e la presentazione a un datore di lavoro nella speranza di essere rimborsati. Tipicamente, queste spese sono sostenute durante il processo di svolgimento di qualsiasi attività legata al business, più comunemente, viaggi, alloggio e cibo.

Step 1 – Cosa è considerato una “spesa”

Per una lista completa di ciò che è considerato una “spesa”, secondo l’Internal Revenue Service (IRS), può essere trovato sul Modulo 1040 (Schedule C) Parte II. I tipi più comuni di spese che sono pagate dai dipendenti che cercano di essere rimborsati sono:

• Pubblicità – Costi attribuiti alla pubblicità del business o delle attività del dipendente;
• Forniture per ufficio – Come penne, carta, cartucce per stampante, ecc.
• Riparazioni e manutenzione – Per macchinari o servizi utilizzati dal business;
• Tasse – Come pedaggi, tasse sulle vendite, ecc;
• Viaggi – Alloggio, intrattenimento, pasti, noleggio di veicoli; e
• Utilità – Bollette del telefono cellulare, abbonamenti a software, ecc

I tipi di spesa di cui sopra possono essere spesi dall’azienda in conformità con le regole IRS, anche se questo non garantisce che l’azienda rimborserà il dipendente.

Step 2 – Conserva le ricevute

I datori di lavoro di solito richiedono la documentazione delle richieste di rimborso – quindi le ricevute per gli acquisti consentiti dovrebbero essere salvate e presentate con il modulo di rimborso. Anche se potrebbe non essere possibile provare il chilometraggio, le ricevute di benzina e pedaggio sono di solito sufficienti. Se si guida per una distanza significativa, si possono anche stampare e presentare le indicazioni da un sito di mappatura online come Google Maps per verificare la distanza percorsa. Si noti che l’IRS stabilisce tassi di rimborso chilometrico standard.

Tutta la speranza non è persa se hai scartato le ricevute. La maggior parte delle banche rende disponibili online le registrazioni delle attività delle carte di credito o di debito. Entra nel tuo sito di online banking e controlla la sezione ‘attività del conto’ per trovare i registri elettronici degli acquisti.

Step 3 – Categorizza le tue spese

Usa il modulo di rimborso per i dipendenti (Download) per categorizzare correttamente le spese. È importante essere il più dettagliato possibile elencando il pagamento:

• Data;
• Metodo – Carta di credito, contanti, assegno, ecc; e
• Scopo & Descrizione.

Calcolare il totale complessivo e presentarlo direttamente al datore di lavoro o al rispettivo dipartimento.

Step 4 – Farsi rimborsare

La maggior parte dei datori di lavoro ha un programma di rimborso di 30 giorni, a meno che l’azienda non dia rimborsi immediatamente. Il dipendente potrebbe anche dover presentare ulteriori documenti in conformità con la politica aziendale. In seguito, il dipendente dovrebbe ricevere un assegno non tassato per l’importo totale speso.

Per quanto tempo devo conservare i registri delle spese?

Secondo le regole dell’IRS tutti i rapporti di spesa devono essere conservati per un periodo di tre (3) anni dal datore di lavoro e dal dipendente. Pertanto, una ricevuta fisica è richiesta per tutte le spese che sono pagate in contanti. Se il dipendente ha presentato le ricevute e i documenti necessari all’azienda, allora sarà responsabile di fornirli all’IRS in caso di controllo.

Come scrivere

1 – Il modulo utilizzato per richiedere il rimborso è disponibile da scaricare qui

Questo modello è progettato per adattarsi alla maggior parte delle situazioni in cui un dipendente deve documentare formalmente le sue spese quando cerca di essere rimborsato dal suo datore di lavoro. Solo le spese che sono ammissibili per tale remunerazione dovrebbero essere riportate qui ed è fortemente raccomandato che sia il datore di lavoro che il dipendente siano chiari su quali articoli o servizi sono rimborsabili. Potete usare uno dei pulsanti di didascalia associati all’immagine di anteprima per scaricare una copia di questo modello in un formato (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) compatibile con la vostra macchina.

2 – Fornire alcune informazioni standard nell’intestazione

L’intestazione usata per questo modulo cercherà alcuni fatti di base riguardanti il datore di lavoro e il dipendente. Inserite il nome, il secondo e il cognome del dipendente che richiede la remunerazione sulla linea vuota etichettata “Nome”. Poi, sulla linea vuota direttamente sotto, registra il “Titolo” ufficiale che il dipendente ha presso il datore di lavoro. Fornire il nome completo del “Datore di lavoro” sulla terza riga vuota dell’intestazione. Se il nome del datore di lavoro è una società o un’entità commerciale simile, assicurarsi di includere qualsiasi suffisso applicabile considerato parte del nome dell’entità.

3 – Indicare ogni spesa che deve essere rimborsata al dipendente

La prima area di questo documento presenterà una tabella dove si possono elencare le spese aziendali del dipendente in modo conciso. Quattro righe sono state incluse in questa tabella in modo da poter riportare quattro spese individuali. Se ce ne sono più di quattro, si possono aggiungere altre righe con un software compatibile o si può allegare il saldo di questo rapporto come documento separato. Iniziare inserendo la data di calendario di un acquisto fatto dal dipendente nella colonna intitolata “Data della spesa(e)”. Poi nella seconda colonna (“Metodo di pagamento”), e sulla stessa riga, riportare come il dipendente ha pagato per questo acquisto. Cioè, se questo è stato pagato con denaro proprio del dipendente o attraverso l’uso di un conto aziendale o di una carta aziendale. Infine, utilizzare la terza colonna, etichettata “Scopo della spesa”, per fornire il motivo per cui il dipendente ha dovuto effettuare l’acquisto per cui chiede il rimborso.

4 – Fornire un rapporto riassuntivo sulle spese rimborsabili

La prossima tabella presentata qui, intitolata “Riassunto delle spese”, cercherà alcune informazioni aggiuntive riguardo alle spese che potrebbero richiedere maggiori informazioni. Assicuratevi di far corrispondere le date e i numeri di riga delle spese riportate in entrambe le tabelle, quando possibile. La prima colonna, designata con il titolo “Descrizione (data, dettagli, ecc.)”, richiede la data e la spesa del dipendente, nonché una descrizione (ad esempio il nome/numero del conto cliente). Se non c’è abbastanza spazio, la colonna può essere espansa con un programma appropriato o si possono aggiungere più righe nella cella. Se state lavorando con una copia cartacea, potete continuare qualsiasi informazione richiesta su un allegato adeguatamente etichettato. In seguito sono state fornite diverse colonne in modo da poter riportare l’esatto importo in dollari che il dipendente ha speso per “Air/Rail Travel”, “Ground Trans” (Trasporto via terra come un taxi), “Lodging”, “Meals”, e “Other”. Se ci sono spese varie che vengono riportate in “Altro”, assicurarsi che siano dettagliate. Utilizzate l’ultima riga (“Totale Rapporto Spese”) per documentare l’importo totale delle spese del dipendente per ciascuna colonna. La colonna finale, “Totale”, accetterà la somma di tutte le Spese riportate nelle cinque colonne precedenti che sono state appena riportate. Aggiungi questo totale orizzontalmente in modo che un totale speso per la Data di Calendario definita (nella prima colonna) sia visualizzato nelle prime quattro righe e il Totale Spese di ogni colonna Totale sia visualizzato nella quinta riga.

5 – Verifica questi fatti poi invia per approvazione

La fine di questo modulo è stata riservata come area di firma per le parti direttamente coinvolte nella sua presentazione e approvazione. Una volta che l’area della firma sotto le parole in grassetto “Certifico che queste sono spese aziendali valide” è stata soddisfatta dalle parti appropriate, questo modulo deve essere consegnato al dipartimento o alla persona che esaminerà e approverà questo documento.

La prima parte firmataria, il dipendente, dovrà firmare la linea bianca che porta l’etichetta “Firma per il rimborso/titolare della carta”. Sotto questo, il dipendente deve stampare il suo nome sulla linea “Reimburse/Cardholder Name”. La persona che ha fisicamente inserito le informazioni in questo modello deve stampare il suo nome sulla riga vuota con l’etichetta “Preparato da (Stampa)”, quindi deve inserire la data di completamento del modulo.

6 – Conservare una copia firmata se possibile

L’individuo (in un Dipartimento o che agisce singolarmente a nome del datore di lavoro) che deve approvare questa presentazione, in modo che il dipendente possa richiedere il suo rimborso, deve individuare la dichiarazione “Ho esaminato queste spese e credo siano vere e accurate”. L’entità che approva deve poi stampare il suo nome nello spazio vuoto etichettato “Approvato da (Stampa)” e fornire la “Data” di approvazione nella riga bianca adiacente.