Formulario de reembolso para empleados
El formulario de reembolso para empleados es una plantilla estandarizada que un empleado puede utilizar para informar de los gastos pagados en nombre de la empresa mientras busca ser reembolsado. Los elementos reembolsables exactos dependerán estrictamente del acuerdo entre el empleador y el empleado. La ventaja de utilizar un formulario estándar para recopilar dicha información reside en la coherencia de tener los mismos datos en las mismas áreas de un documento, independientemente del empleado que lo presente. La mayoría de los departamentos de contabilidad encontrarán que este nivel de organización es eficiente y fácil de usar cuando llegue el momento de procesar la información presentada. Los departamentos que dispensen este formulario disfrutarán de la estructura básica establecida, ya que les permitirá editar las categorías, según la política de la empresa, con el programa adecuado de forma rápida y sencilla.
Reembolso de kilometraje (IRS) – Estrictamente para el kilometraje según las tarifas actuales del IRS.
Reembolsarse a sí mismo por los gastos de la empresa es un proceso que implica la recopilación de recibos, ya sea en línea o en papel, y la presentación a un empleador con la esperanza de ser reembolsado. Normalmente, estos gastos se producen durante el proceso de realización de cualquier actividad relacionada con la empresa, más comúnmente, los viajes, el alojamiento y la comida.
Paso 1 – Qué se considera un «gasto»
Para una lista completa de lo que se considera un «gasto», según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), se puede encontrar en el Formulario 1040 (Anexo C) Parte II. Los tipos de gastos más comunes que son pagados por los empleados que buscan ser reembolsados son:
- Publicidad – Costos atribuidos a la publicidad del negocio o de las actividades del empleado;
- Suministros de oficina – Como bolígrafos, papel, cartuchos de impresora, etc.
- Reparaciones y mantenimiento – Para la maquinaria o los servicios públicos utilizados por el negocio;
- Impuestos – Como peajes, impuestos sobre las ventas, etc.;
- Viajes – Alojamiento, entretenimiento, comidas, alquiler de vehículos; y
- Servicios públicos – Facturas de teléfono móvil, suscripciones de software, etc.
- Fecha;
- Método – Tarjeta de crédito, efectivo, cheque, etc.; y
- Finalidad & Descripción.
Los tipos de gastos mencionados anteriormente se pueden cargar a la empresa de acuerdo con las normas del IRS, aunque, esto no garantiza que la empresa se lo reembolse al empleado.
Paso 2 – Guarde sus recibos
Los empleadores suelen requerir documentación de las solicitudes de reembolso – por lo que los recibos de las compras permitidas deben guardarse y presentarse con el formulario de reembolso. Aunque no sea posible demostrar el kilometraje, los recibos de la gasolina y el peaje suelen ser suficientes. Si se conduce una distancia importante, también se pueden imprimir y presentar las direcciones de un sitio de mapas en línea como Google Maps para verificar la distancia recorrida. Tenga en cuenta que el IRS establece las tasas estándar de reembolso por kilometraje.
No se pierden todas las esperanzas si ha descartado los recibos. La mayoría de los bancos ponen a disposición en línea los registros de la actividad de las tarjetas de crédito o débito. Inicie sesión en su sitio de banca en línea y revise la sección de «actividad de la cuenta» para encontrar registros electrónicos de las compras.
Paso 3 – Categorice sus gastos
Utilice el formulario de reembolso para empleados (Descargar) para categorizar adecuadamente los gastos. Es importante ser lo más detallado posible enumerando el pago:
Calcule el total general y envíelo directamente al empleador o al departamento respectivo.
Paso 4 – Conseguir el reembolso
La mayoría de los empleadores tienen un programa de reembolso de 30 días, a menos que la empresa dé los reembolsos inmediatamente. Es posible que el empleado tenga que presentar también papeleo adicional de acuerdo con la política de la empresa. Después, el empleado debe recibir un cheque sin impuestos por el importe total de los gastos.
¿Durante cuánto tiempo debo guardar los registros de gastos?
De acuerdo con las normas del IRS, todos los informes de gastos deben ser guardados durante un período de tres (3) años por el empleador y el empleado. Por lo tanto, se requiere un recibo físico para todos los gastos que se pagan en efectivo. Si el empleado ha presentado los recibos necesarios y el papeleo a la empresa, entonces será responsable de proporcionar al IRS si se persigue una auditoría.
Cómo escribir
1 – El formulario utilizado para solicitar el reembolso está disponible para descargar aquí
Esta plantilla está diseñada para adaptarse a la mayoría de las situaciones en las que un empleado debe documentar formalmente sus gastos cuando busca ser reembolsado por su empleador. Sólo los gastos que son elegibles para tal renumeración deben ser reportados aquí y se recomienda encarecidamente que tanto el Empleador como el Empleado tengan claro qué artículos o servicios son reembolsables. Puede utilizar cualquiera de los botones de leyenda asociados a la imagen de vista previa para descargar una copia de esta plantilla en un formato (dobe PDF, Microsoft Word (.docx), Open Document Text (.odt)) compatible con su máquina.
2 – Suministre alguna información estándar al encabezado
El encabezado utilizado para este formulario buscará algunos datos básicos sobre el Empleado y el Empleador. Introduzca el nombre, el segundo nombre y los apellidos del empleado que desea ser remunerado en la línea en blanco denominada «Nombre». A continuación, en la línea vacía que se encuentra justo debajo, registre el «Título» oficial que el Empleado tiene en el Empleador. 
Indique el nombre completo del «Empleador» en la tercera línea en blanco del encabezamiento. Si el Nombre del Empleador es una Corporación o Entidad Comercial similar, asegúrese de incluir cualquier sufijo aplicable que se considere parte del Nombre de la Entidad. 
3 – Detallar cada uno de los gastos que deben ser reembolsados al gastador
La primera área de este documento presentará una tabla en la que podrá enumerar los gastos empresariales del empleado de forma concisa. Se han incluido cuatro líneas en esta tabla para que pueda informar sobre cuatro Gastos individuales. Si hay más de cuatro, puede añadir más líneas con un software compatible o puede adjuntar el resto de este informe como un documento separado. Comience introduciendo la Fecha de Calendario de una Compra realizada por el Empleado en la columna titulada «Fecha de Gasto(s)». 
Después, en la segunda columna («Forma de Pago»), y en la misma línea, informe cómo pagó el Empleado esta compra. Es decir, si se pagó con dinero propio del Empleado o mediante el uso de una Cuenta de Empresa o Tarjeta Corporativa. 
Por último, utilice la tercera columna, etiquetada como «Propósito del Gasto», para proporcionar la razón por la que el Empleado tuvo que hacer la Compra por la que solicita el Reembolso. 
4 – Suministre un Informe Resumido de los Gastos Reembolsables
La siguiente tabla presentada aquí, titulada «Resumen de Gastos», buscará alguna información adicional respecto a los Gastos que puedan requerir más información. Asegúrese de hacer corresponder las Fechas y los Números de Línea de los Gastos que se reportan en ambas tablas siempre que sea posible. Se han suministrado varias columnas para que se pueda presentar un informe más detallado (según se requiera).
La primera columna, designada con el título «Descripción (Fecha, Detalles, Etc.)», requiere la Fecha y el Gasto del Empleado ocurrido así como una descripción (es decir, un Nombre/Número de Cuenta del Cliente). Si no hay suficiente espacio, la columna puede ampliarse con un programa adecuado o puede añadir más líneas en la celda. Si está trabajando con una copia impresa, puede continuar con cualquier información requerida en un anexo debidamente etiquetado. 
A continuación se han suministrado varias columnas para que usted pueda reportar el monto exacto en dólares que el Empleado gastó en «Viajes en avión/ferrocarril», «Transportación terrestre» (Transporte terrestre como un taxi)», «Hospedaje», «Comidas» y «Otros». Si hay gastos varios que se reportan en «Otros» asegúrese de que estén detallados. 
Utilice la última fila («Total del informe de gastos») para documentar el importe total de los gastos del empleado para cada una de las columnas. 
La última columna, «Total», aceptará la suma de todos los Gastos reportados en las cinco columnas anteriores que se acaban de reportar. Sume este total horizontalmente para que el total gastado para la Fecha de Calendario definida (en la primera columna) se muestre en las primeras cuatro filas y el Total de Gastos de cada columna se muestre en la quinta fila.
5 – Verifique estos datos y luego envíelos para su aprobación
El final de este formulario se ha reservado como área de firma para las partes directamente involucradas con su presentación y aprobación. Una vez que el área de firma debajo de las palabras en negrita «Certifico que estos son gastos de negocio válidos» ha sido satisfecha por las partes apropiadas, este formulario debe ser entregado al Departamento o Individuo que revisará y aprobará este documento.
La primera parte de la firma, el Empleado, tendrá que firmar la línea en blanco que lleva la etiqueta «Reembolso/Firma del titular». Debajo de esto, el Empleado deberá imprimir su Nombre en la línea «Reembolso/Nombre del Titular». 
La persona que ha introducido físicamente la información en esta plantilla debe imprimir su Nombre en la línea en blanco que lleva el rótulo «Preparado por (Imprimir)» y, a continuación, debe introducir la Fecha de cumplimentación de este formulario. 
6 – Conserve una copia firmada si es posible
La persona (ya sea en un Departamento o actuando individualmente en nombre del Empleador) que debe aprobar esta presentación, para que el Empleado pueda reclamar su Reembolso debe ubicar la declaración «He revisado estos gastos y creo que son verdaderos y exactos.» La Entidad Aprobadora debe entonces imprimir su Nombre en el espacio en blanco etiquetado como «Aprobado por (letra de imprenta)» y luego suministrar la «Fecha» de Aprobación en la línea adyacente en blanco. 