Cómo usar Evernote para organizar tu vida

Encontrar una gran app para tomar notas es como encontrar el par de vaqueros perfecto. Es difícil dar con ellos, pero una vez que lo haces, siempre te quedas con ellos. Lo mismo ocurre con las mejores aplicaciones para smartphones. Puede que algunas personas sigan prefiriendo el viejo e infalible método de tomar apuntes con papel y bolígrafo, pero estamos en la era del móvil, y tener una buena aplicación para tomar apuntes en el teléfono puede ahorrarte constantes molestias. Y para los estudiantes que vuelven a la universidad, la aplicación de apuntes adecuada puede mantenerte organizado y al día.

Por eso Evernote es, con diferencia, mi aplicación favorita para tomar notas que me ayuda a mantener mi vida en orden. Llevo usando la versión gratuita desde principios de 2013. Una de las mejores cosas de Evernote es que funciona prácticamente en todas partes, incluyendo iOS, Android, Mac, Windows y en la web. Si quieres obtener un poco más de Evernote, como más dispositivos para sincronizar, acceso sin conexión o características de almacenamiento más robustas, puedes suscribirte al Plan Plus que comienza en 25 dólares anuales. Personalmente, creo que la versión gratuita está bien, ya que 60 MB de espacio son suficientes para las notas. Pero los precios cambiantes de Evernote son una de las razones por las que Casey Newton, de The Verge, abandonó la aplicación por completo. No obstante, la versión gratuita de Evernote sigue cumpliendo su función. Voy a explicar cómo utilizar Evernote en un escritorio Mac, ya que es principalmente donde accedo a ella. Pero la aplicación es bastante intuitiva y bastante fácil de entender en el móvil, también. Si vas a volver a la escuela, vamos a centrarnos en cómo sacar el máximo provecho de esta aplicación para que puedas mantener tu GPA alto durante todo el año.

Blocs

Lo primero que hay que saber es que Evernote te permite organizar las notas por diferentes «libretas», y «notas» dentro de esas libretas. Para ello, basta con hacer clic en el botón de «nueva libreta» en la esquina superior izquierda de la aplicación. A continuación, puedes elegir si quieres que sea una nota privada o una que se pueda compartir con colaboradores o compañeros de clase. Por ejemplo, digamos que vas a tomar cuatro clases muy diferentes este semestre. Puedes crear un cuaderno para cada una de estas clases -cada una con sus propias notas- y no tendrás que mezclar las notas de todas ellas en un solo lugar. En lugar de llevar varios Moleskins físicos, puedes tenerlo todo en un solo lugar virtual. Eso tiene que ser mejor tanto para ti como para el medio ambiente.

Listas de control

Lo bueno de las notas es que también puedes decidir cómo quieres verlas. Personalmente prefiero la vista de tarjeta, porque te da un pequeño fragmento de tus notas más recientes a la izquierda y una vista de la nota completa que has seleccionado a la derecha. Pero no dudes en probar las otras vistas para ver qué diseño te conviene más. Una vez que creas una nota, hay numerosas formas de organizar la información. Puedes añadir recortes de páginas web, imágenes y grabaciones de audio, todo dentro de una nota. Pero quizá mi función favorita sea la opción de marcar viñetas. Es genial para las listas de tareas, y es un equivalente virtual satisfactorio de tachar cosas de una lista escrita a mano. También puedes personalizar las secciones con diferentes colores y tipos de letra, y separarlas con una línea horizontal. Si estás a punto de empezar una aburrida clase a las 8 de la mañana y has tenido una noche larga, la función de notas de voz de Evernote puede ser muy útil. Cuando no tengas ganas de escribir tus notas, simplemente pulsa el botón del micrófono en el extremo derecho y selecciona grabar. Sólo tienes que sentarte cerca del profesor. En Mac, puedes elegir que las grabaciones de voz se guarden directamente en tu biblioteca de iTunes, y son igualmente fáciles de compartir en otras plataformas. Siempre puedes volver a la grabación más tarde y tomar tus propias notas cuando estés más atento. Definitivamente, las notas de voz pueden ser un salvavidas.

Adjuntos

Hay dos formas de adjuntar archivos a una nota: directamente desde tu ordenador o desde la nube con Google Drive. Para los archivos en tu ordenador, Evernote te lo pone fácil con una sencilla función de arrastrar y soltar. Si eres un aprendiz visual, es fácil soltar diagramas, vídeos, fotos, GIFs y cualquier otra cosa que sea importante para tener una visión completa. Para el elemento «publicar en LG Instagram» de mi lista de control, simplemente coloqué la imagen en la nota para saber exactamente qué foto iba a utilizar. También está el icono del clip en la esquina superior derecha de la nota, donde puedes añadir archivos adjuntos que podrían no estar en tu escritorio. La función de archivos adjuntos de Google Drive es genial porque puedes hacer referencia a una hoja de cálculo o a una presentación que no se puede crear completamente en la versión gratuita de Evernote. En mi caso, tenía una hoja de cálculo muy larga en Google Docs que contenía todas mis confirmaciones de hoteles, vuelos y excursiones para un próximo viaje a España. Dejé el archivo adjunto en mi nota «España» y lo consulté cada vez que necesitaba añadir otro elemento de tareas.

Añadir recortes web

Supongamos que estás investigando para un trabajo y quieres guardar artículos o recortes web, pero no quieres acumular una lista de URLs sin saber qué artículo contiene qué información. Hay dos formas de guardar los recortes web para que puedas tener el artículo completo dentro de una nota. La forma de hacerlo en el escritorio es añadir primero la extensión de Evernote Web Clipper para Chrome o Safari. Una vez que le das al pequeño icono del elefante, puedes seleccionar en qué formato quieres guardar el recorte web. Yo prefiero la opción «artículo simplificado», ya que elimina todos los anuncios y demás basura del sitio. También puedes añadir un comentario, o un título para el clip, y seleccionar a qué cuaderno quieres añadirlo. El proceso es similar para añadir desde tu smartphone. Cuando estés leyendo un artículo, pulsa el botón «compartir» y selecciona la aplicación de Evernote desde allí. Sólo tienes que asegurarte de que el interruptor de Evernote está activado en «Actividades». El mismo menú aparecerá para permitirte añadir una nota.

Crear tablas

Aunque puedes crear tablas dentro de Evernote, la pega es que no funcionan como tu tradicional hoja de cálculo de Excel. No puedes hacer cálculos simples o realmente tener algún formato avanzado. Sin embargo, las tablas son al menos un poco personalizables por el color, el tamaño y el borde.

Compartir

Hay algunas maneras de compartir notas y libretas. Es similar a Google Drive en el sentido de que puedes gestionar los permisos permitiendo que otros vean, editen o ambos, y también añadir una nota para compartir. Esto es genial para pasar las notas a los compañeros de clase sin tener que copiar y pegar en un correo electrónico y perder el formato. La otra opción es compartir una nota en LinkedIn, Facebook o Twitter. No estoy del todo seguro de por qué necesitarías hacer eso, pero está ahí por si acaso.

Configuración de recordatorios

Los recordatorios son particularmente útiles si has estado postergando un proyecto y necesitas un suave empujón para hacerlo. Puedes titular una nota con el nombre de tu proyecto y pulsar el icono del reloj de alarma en la esquina superior derecha. Una vez hecho esto, Evernote te permite añadir una fecha y una hora. Todos tus recordatorios también aparecerán en forma de lista encima de la vista previa de tus notas si estás en la vista de tarjeta. Esto funciona como una lista de control, así que una vez que hayas marcado un recordatorio como completo, Evernote lo tachará como un elemento de tu lista de tareas.

Sincronización

Con la capa gratuita de Evernote, puedes sincronizar hasta dos dispositivos para acceder a tus notas. Para un estudiante universitario, esto es perfecto ya que cubre tanto tu teléfono como tu portátil. Si estás en el metro y te acuerdas de algo en el último momento, puedes abrir la aplicación en tu teléfono y hacer una nota, pero tienes que asegurarte de que está sincronizada para que veas esa nota en tu portátil la próxima vez que la abras. ¿Cómo sabes si tu trabajo se ha sincronizado? Si haces clic en el botón «i» de la esquina superior derecha, puedes editar los metadatos de tu nota y ver la última vez que se sincronizó. Si acabas de actualizar una nota y necesitas sincronizarla, haz clic en el botón de las dos flechas circulares en la parte superior izquierda de la aplicación. Ahora puedes estar seguro de encontrar cualquier actualización de una nota en ambos dispositivos.

Recuperar notas borradas

Una vez, borré accidentalmente una de las notas más importantes que tenía para una próxima presentación y me horroricé de haberla perdido para siempre. Pero no hay que preocuparse, para eso está el icono de la «papelera» en el lado izquierdo. Una vez que haces clic en una nota eliminada en esta carpeta, te da la opción de borrarla para siempre o recuperarla. Los borrados accidentales no serán una catástrofe. Así que comprueba ahí de vez en cuando si se te pierde algo.

Presentación

Por último, si montas una gran presentación o plan dentro de una nota, puedes presentarla realmente entrando en el modo presentación. Se accede a esto pulsando el icono del botón de reproducción en la parte superior derecha junto al icono del reloj de alarma. El modo de presentación hace que todo se vea realmente limpio, y hay algunas opciones para la forma en que se muestra: puedes elegir entre tener la nota dividida en diapositivas con líneas horizontales, eliminar los saltos de pantalla, o ir con un diseño automático.

Se siente como si hubiera un sinfín de maneras de usar Evernote, desde convertirla en tu simple aplicación de notas de todos los días hasta aprender algunas de sus características más sofisticadas. Úsalo para la escuela, el trabajo, la vida y más allá. Pero esperamos que ahora entiendas mejor cómo hacer que la aplicación sea menos abrumadora, y en su lugar hacer que funcione para ti.