Qué hacer si usted'ha perdido su W-2 o 1099
Abril puede ser el mes más cruel cuando se trata de presentar los impuestos sobre la renta. Pero exactamente cuánta molestia será la declaración se decide parcialmente en los primeros meses del año. De enero a marzo, los declarantes deben recibir o reunir documentos importantes como las declaraciones 1099 de ingresos varios y de intereses bancarios, las declaraciones K-1 de sociedades y los recibos de gastos empresariales. Si tiene un W-2 perdido, un 1099 extraviado o no puede localizar cualquiera de los otros documentos necesarios para preparar una declaración, puede llevar a la frustración y al retraso en la presentación de su declaración, así como a posibles sanciones por presentar una declaración incompleta.
Las sanciones
¿Qué tan común es que un declarante se encuentre con un 1099 perdido u otro documento vital necesario para preparar una declaración? «Muy común», dice Cindy Hockenberry, una veterana del negocio de los impuestos que administra el centro de conocimiento de impuestos en la Asociación Nacional de Profesionales de Impuestos en Appleton, Wisconsin. «Todo el mundo pierde algo en un momento u otro».
Desgraciadamente, el Servicio de Impuestos Internos no es necesariamente indulgente con la fragilidad humana. Mientras que una declaración presentada sin un 1099 faltante u otra documentación requerida puede no ser rechazada, también puede no ser considerada correctamente presentada hasta que se proporcionen los documentos requeridos. Así que incluso si envía su declaración a tiempo, podría incurrir en sanciones si está incompleta.
El IRS cobra sanciones por presentación incompleta que varían en función del tamaño de su negocio, pero pueden ser significativas. Si sus ingresos brutos anuales son superiores a 1 millón de dólares, el IRS cobra una multa de 100 dólares cada día que su declaración permanezca incompleta, hasta un máximo de 50.000 dólares. Si sus ingresos son inferiores a 1 millón de dólares, son 10 dólares al día con un límite de 5.000 dólares.
Tenga en cuenta que las sanciones por declaraciones incompletas probablemente sean menores que la sanción del 5% de los impuestos adeudados que se aplica por presentar y pagar tarde. Por lo tanto, su mejor opción es presentar su declaración cuando se debe, incluso si un W-2 perdido, la falta de un 1099 u otra documentación ausente significa que no puede presentar una declaración completa. Si planifica con antelación y se da cuenta de la falta de información antes de la fecha de presentación requerida, hay maneras de reemplazar casi cualquier documento que pueda necesitar para presentar.
Cómo obtener reemplazos
La mejor manera de obtener un reemplazo para un documento perdido es ponerse en contacto con el lugar que lo envió para empezar. Lo mismo ocurre si se supone que el documento fue enviado pero usted nunca lo recibió.
Por ejemplo, si usted tiene salarios y retenciones de impuestos de un empleador, pero carece de la declaración W-2, un reemplazo de W-2 perdido puede ser tan simple como pedir a su empleador un duplicado.
De manera similar, si usted es un consultor autónomo con un 1099 perdido que informa de los ingresos de un compromiso de consultoría, puede ponerse en contacto con el emisor -el cliente que le pagó- para obtener un reemplazo. A menudo, la pérdida de un 1099 puede deberse a que el emisor tiene una dirección incorrecta para usted. Así que es una buena idea llamar si un 1099 no ha llegado a mediados de febrero más o menos para que se corrija el error y el documento esté en camino a la dirección correcta.
Un 1099 perdido por ingresos de intereses emitidos por los bancos también puede ser reemplazado pidiendo al banco que envíe un duplicado. Lo mismo ocurre con las declaraciones K-1 emitidas por sociedades. Los bancos también suelen tener disponibles los 1099 en sus páginas web. Si no se puede contactar con el emisor original o éste no responde, aún se puede acudir a Hacienda en busca de ayuda. «Dado que todas las declaraciones informativas deben presentarse ante el IRS, ellos también tienen copias que pueden enviarse al contribuyente si las solicita», dice Hockenberry.
-Cindy Hockenberry, gerente de la Asociación Nacional de Profesionales de los Impuestos
La declaración del año anterior suele ser necesaria para completar la del año en curso. Por ejemplo, es posible que necesite conocer los detalles de la depreciación realizada en equipos adquiridos anteriormente. Afortunadamente, si una declaración anterior se ha perdido o destruido, puede obtener una copia del IRS. El IRS tiene una herramienta en línea «Get Transcript» en IRS.gov que le permite descargar o recibir por correo electrónico o por correo las transcripciones de su declaración anterior.
Los contribuyentes también pueden solicitar transcripciones de las declaraciones del año anterior enviando por correo una copia completa del formulario 4506 en papel al IRS. El formulario se puede descargar en IRS.gov. «Estas transcripciones incluirán la información de la declaración de impuestos, incluyendo los W-2, 1099, etc.», dice Hockenberry.
Aunque el sistema para la sustitución de los formularios W-2 perdidos es fiable y fácil de usar, no hay una forma similar de sustituir los recibos y otros documentos de apoyo perdidos. Una posible solución es utilizar la descripción de una transacción de una cuenta bancaria o un extracto de tarjeta de crédito en lugar del recibo original en papel. En el caso de los recibos de caja, intente ponerse en contacto con el vendedor para ver si puede obtener una copia del registro de la transacción.
«Todo es reemplazable», declara Hockenberry. Sin embargo, añade, en algunos casos el problema no es sólo que se haya perdido un documento, sino que el declarante no puede recordar exactamente qué se ha perdido. Por ejemplo, un incendio, una inundación u otra catástrofe pueden erradicar los registros de forma tan completa y exhaustiva que el contribuyente no sabe dónde buscar un reemplazo.
«En estos casos, el IRS es sorprendentemente misericordioso», dice Hockenberry. Ella dice que los recaudadores de impuestos a menudo pueden aceptar estimaciones razonables de cantidades importantes basadas en el historial, los registros bancarios y los estados financieros anteriores.
Lo que puede hacer
Como con muchos problemas de negocios, la mejor manera de lidiar con un 1099 perdido o un W-2 perdido es no perderlos para empezar. Por supuesto, no se puede hacer mucho para evitar que los emisores de documentos cometan errores como intentar enviar un formulario de impuestos a la dirección equivocada. Y, dado el olvido humano y el volumen de documentos necesarios para operar un negocio, es probable que algún papeleo perdido sea siempre una característica de la época de impuestos.
Sin embargo, hay mucho que se puede hacer para reducir la frecuencia y la gravedad de las consecuencias de extraviar formularios clave. Escanear y digitalizar los recibos en papel, hacer copias de seguridad de los archivos y utilizar el almacenamiento basado en la nube y los servidores remotos pueden ayudar a evitar que los propietarios de negocios ocasionalmente olvidadizos experimenten algo más que un breve inconveniente por la pérdida de papeleo.
Incluso si una inundación u otra catástrofe borra todos los registros de un negocio, estas prácticas de seguridad de datos pueden evitar que abril sea más cruel de lo necesario. Con esto en mente, Hockenberry aconseja: «Los propietarios de empresas deberían considerar seriamente el almacenamiento fuera de las instalaciones de los documentos importantes».
Una versión de este artículo fue publicada originalmente el 13 de marzo de 2014.
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