Wat te doen als u'uw W-2 of 1099 kwijt bent
April kan de wreedste maand zijn als het gaat om het indienen van inkomstenbelastingen. Maar hoe moeilijk het is om belastingaangifte te doen, wordt deels al in de eerste maanden van het jaar bepaald. In januari tot en met maart moeten indieners belangrijke documenten ontvangen of verzamelen, zoals 1099-overzichten van diverse inkomsten en bankrente-inkomsten, K-1-partnerschapsoverzichten en kwitanties voor zakelijke uitgaven. Als u een W-2 kwijt bent, een 1099 mist of geen van de andere documenten kunt vinden die nodig zijn om een aangifte op te stellen, kan dit leiden tot frustratie en vertraging bij het indienen van uw aangifte, evenals mogelijke boetes voor het indienen van een onvolledige aangifte.
De boetes
Hoe vaak komt het voor dat een indiener wordt geconfronteerd met een verloren 1099 of een ander belangrijk document dat nodig is om een aangifte op te stellen? “Heel vaak,” zegt Cindy Hockenberry, een veteraan in de belastingwereld die het belastingkenniscentrum beheert bij de National Association of Tax Professionals in Appleton, Wisconsin. “Iedereen verliest wel eens iets.”
Helaas is de Internal Revenue Service niet per se vergevingsgezind tegenover menselijke broosheid. Een aangifte zonder ontbrekende 1099 of andere vereiste documenten wordt weliswaar niet geweigerd, maar ook niet als correct ingediend beschouwd zolang de vereiste documenten niet zijn verstrekt. Dus zelfs als u uw aangifte op tijd verstuurt, kan deze nog steeds boetes oplopen als deze onvolledig is.
De IRS berekent boetes voor onvolledige aangifte die variëren afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, maar aanzienlijk kunnen zijn. Als uw jaarlijkse bruto-ontvangsten meer dan $ 1 miljoen bedragen, legt de IRS een boete op van $ 100 per dag dat uw aangifte onvolledig blijft, tot een maximum van $ 50.000.
Bedenk dat de boetes voor onvolledig ingediende aangiften waarschijnlijk lager zijn dan de boete van 5 procent van de verschuldigde belasting die wordt geheven voor te laat indienen en betalen. Het is dus meestal het beste om uw aangifte op tijd in te dienen, zelfs als een verloren W-2, ontbrekende 1099 of andere afwezige documentatie betekent dat u geen volledige aangifte kunt doen. Als u vooruit plant en zich bewust wordt van ontbrekende informatie vóór de vereiste indieningsdatum, zijn er manieren om bijna elk document te vervangen dat u nodig hebt om in te dienen.
Hoe kunt u vervanging krijgen
De beste manier om een vervanging voor een verloren document te krijgen, is om contact op te nemen met de plaats die het u in eerste instantie heeft toegestuurd. Hetzelfde geldt als het document had moeten worden verzonden, maar u het nooit hebt ontvangen.
Als u bijvoorbeeld loon en belastinginkomsten van een werkgever hebt, maar de W-2 verklaring ontbreekt, kan een vervanging voor een verloren W-2 zo eenvoudig zijn als het vragen van een duplicaat aan uw werkgever.
Ook als u een zelfstandige consultant bent met een ontbrekende 1099 die inkomsten uit een consultancy-opdracht rapporteert, kunt u contact opnemen met de verstrekker – de klant die u heeft betaald – voor een vervanging. Vaak kan een vermiste 1099 komen doordat de verstrekker het verkeerde adres van u heeft. Het is dus een goed idee om te bellen als een 1099 halverwege februari nog niet is aangekomen, zodat de fout kan worden hersteld en het document naar het juiste adres kan worden gestuurd.
Een ontbrekende 1099 voor rente-inkomsten die door banken zijn uitgegeven, kan ook worden vervangen door de bank te vragen een duplicaat te sturen. Hetzelfde geldt voor K-1 aangiften die zijn afgegeven door partnerschappen. Banken hebben ook vaak 1099’s beschikbaar op hun websites. Als de oorspronkelijke verstrekker niet kan worden gecontacteerd of niet reageert, kunt u nog altijd naar de IRS gaan voor hulp. “Aangezien alle informatieaangiften bij de belastingdienst moeten worden ingediend, hebben zij ook kopieën die op verzoek naar de belastingbetaler kunnen worden gestuurd”, aldus Hockenberry.
-Cindy Hockenberry, manager, National Association of Tax Professionals
Een aangifte van het voorgaande jaar is vaak nodig om de aangifte van het huidige jaar te kunnen invullen. U kunt bijvoorbeeld gegevens nodig hebben over de afschrijving van eerder aangeschafte apparatuur. Gelukkig kunt u, als een eerdere aangifte verloren is gegaan of is vernietigd, een kopie krijgen van de IRS. De IRS heeft een online tool “Get Transcript” op IRS.gov waarmee u afschriften van uw vorige aangifte kunt downloaden of per e-mail of post kunt ontvangen.
Belastingbetalers kunnen ook afschriften van aangiften van voorgaande jaren aanvragen door een ingevuld exemplaar van het papieren formulier 4506 naar de IRS te sturen. Het formulier kan worden gedownload op IRS.gov. “Deze afschriften zullen belastingaangifte-informatie bevatten, waaronder W-2’s, 1099’s, enz.,” zegt Hockenberry.
Hoewel het systeem voor het vervangen van verloren W-2-formulieren betrouwbaar en eenvoudig te gebruiken is, is er geen vergelijkbare manier om verloren ontvangstbewijzen en andere ondersteunende documenten te vervangen. Een mogelijke oplossing is om de beschrijving van een transactie van een bankrekening- of creditcardafschrift te gebruiken in plaats van het originele papieren bonnetje. Voor kassabonnen kunt u contact opnemen met de verkoper om te zien of een kopie van het transactiedocument kan worden verkregen.
“Alles is vervangbaar,” verklaart Hockenberry. Maar, voegt ze eraan toe, in sommige gevallen is het probleem niet alleen dat een document verloren is gegaan, maar ook dat de indiener zich niet meer precies kan herinneren wat er verloren is gegaan. Bijvoorbeeld, een brand, overstroming of andere ramp kan records zo volledig en uitgebreid uitwissen dat een belastingbetaler niet weet waar te zoeken naar een vervanging.
“In dergelijke gevallen is de IRS verrassend barmhartig,” zegt Hockenberry. Ze zegt dat belastinginners vaak redelijke schattingen van belangrijke bedragen kunnen accepteren op basis van het verleden, bankgegevens en eerdere financiële overzichten.
Wat u kunt doen
Zoals met veel zakelijke problemen, is de beste manier om met een ontbrekende 1099 of verloren W-2 om te gaan, om ze in eerste instantie niet kwijt te raken. Natuurlijk kan er niet veel worden gedaan om te voorkomen dat uitgevers van documenten fouten maken, zoals proberen een belastingformulier naar het verkeerde adres te sturen. En, gezien de menselijke vergeetachtigheid en de hoeveelheid documenten die nodig zijn om een bedrijf te runnen, is het waarschijnlijk dat wat verloren papierwerk altijd een kenmerk van de belastingtijd zal zijn.
Echter, er is veel dat u kunt doen om de frequentie en de ernst van de gevolgen van het misplaatsen van belangrijke formulieren te verminderen. Het scannen en digitaliseren van papieren bonnetjes, het maken van back-ups van bestanden en het gebruik van cloud-gebaseerde opslag en externe servers kunnen er allemaal voor zorgen dat soms vergeetachtige ondernemers niet meer dan kortstondig ongemak ondervinden van verloren papierwerk.
Zelfs als een overstroming of een andere ramp alle administratie van een bedrijf wegvaagt, kunnen deze gegevensbeveiligingspraktijken voorkomen dat april wreder wordt dan nodig is. Met dat in gedachten adviseert Hockenberry: “Ondernemers moeten serieus overwegen om belangrijke documenten off-site op te slaan.”
Een versie van dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 13 maart 2014.
Lees meer artikelen over belastingen.