Comment écrire un courriel poli d’annulation de réunion (avec modèles et exemples)
1. Rédigez un courriel
2. Prévenez à l’avance de l’annulation de votre réunion
3. Fournissez une bonne explication
4. Proposez un moment pour reprogrammer
5. Terminez la lettre par une appréciation
6. Envoyez votre courriel d’annulation
7. Faites un suivi en présentant des excuses personnelles
Bien que tout le monde fasse des plans et fixe des rendez-vous, tout n’est pas toujours faisable. Dans certaines circonstances, que nous les provoquions ou non, nous devons apporter des modifications à nos plans.
Les changements d’horaires supposent que d’autres personnes ajustent également leurs horaires, parfois pas à leur avantage. Parfois, cela pourrait leur causer certains ennuis. Ainsi, chaque fois que nous devons annuler un rendez-vous ou le reprogrammer, nous devons en informer les autres personnes et nous assurer qu’elles sont d’accord avec ces changements. Une façon appropriée de le faire serait d’écrire un email pour annuler la réunion ou l’événement.
Dans cet article, nous couvrirons les principales étapes à suivre pour écrire un email d’annulation de réunion ainsi que de fournir quelques exemples que vous pouvez copier immédiatement. Si vous recherchez des modèles prêts à l’emploi, vous pourriez également trouver utile notre article précédent où nous avons rassemblé les meilleurs emails d’annulation d’événement.
Qu’est-ce qu’un email d’annulation de réunion ?
Un email d’annulation de réunion est une manière polie et officielle de se retirer d’un rendez-vous prévu. Vous l’écrivez dans le but d’annuler ou de reprogrammer votre réunion en ligne ou hors ligne. D’une part, un tel courriel est une formalité ; d’autre part, c’est une façon officielle mais personnelle d’informer le destinataire du changement de plan et de s’excuser à l’avance pour le désagrément.
Quand et pourquoi vous devriez rédiger un email de fin de rendez-vous
Bien que la meilleure façon de mettre fin à un rendez-vous serait un appel téléphonique effectué dès que possible, écrire un email pour annuler une réunion est souvent plus pratique. Voici quelques-unes des situations typiques dans lesquelles vous devriez envoyer un courriel d’annulation de réunion :
- vous ne pouvez pas vous rendre à la réunion parce que vous êtes tombé malade;
- une erreur de programmation s’est produite, et il s’est avéré qu’il n’y a pas de créneau horaire disponible pour la réunion;
- vous ne pouvez pas arriver à l’heure en raison de problèmes de circulation ;
- vos plans ont changé de sorte que le rendez-vous n’est plus pertinent, ou vous devez soudainement être ailleurs en raison de problèmes liés au travail ou à la famille ;
- il n’est pas possible d’assister à la réunion en raison de changements dans votre emploi du temps.
Donc, à chaque fois ou pour quelque raison que ce soit, vous êtes sur le point d’annuler une réunion, l’email est un support parfait pour le faire car tout le monde a une adresse email, et tout le monde vérifie ses emails. De plus, un email n’oblige pas une personne à répondre immédiatement. Il donne à votre destinataire le temps de réfléchir au message.
Contrairement à un appel direct, un email atteindra presque certainement la personne à un moment opportun. Si vous voulez être sûr que votre destinataire a reçu votre message et qu’il y répondra, vous pouvez également lui notifier une révocation de rendez-vous par téléphone. Dans la plupart des cas, l’envoi d’un courriel est suffisant.
Étape par étape : Comment rédiger un courriel d’annulation de réunion
Avant de mettre fin à un rendez-vous, mettez-vous à la place de l’autre. Imaginez tous les désagréments que cela pourrait lui causer et essayez d’atténuer son mécontentement par la politesse et les excuses. Ainsi, les règles clés pour élaborer un modèle d’email d’annulation de réunion sont la politesse, le respect des délais et le caractère raisonnable.
Écrivez vous-même un email.
Tout d’abord, ne laissez pas cette tâche à votre assistant. Il est préférable de consacrer un peu de temps et de le rédiger vous-même, ou du moins depuis votre propre adresse e-mail. Vous pouvez demander à votre assistant de vous rappeler d’écrire un tel e-mail si vous le devez. Si vous êtes novice en matière d’emailing professionnel, consultez ces règles de base pour rédiger des emails efficaces.
Donnez un préavis pour annuler votre réunion.
Deuxièmement, lorsque vous mettez fin à un rendez-vous, vous devez prévenir bien à l’avance. L’annuler une demi-heure avant la réunion prévue est pour le moins mal élevé. Faites en sorte que la personne ait suffisamment de temps pour adapter son emploi du temps. S’il s’agit d’un courriel de dernière minute, vous devez avoir une très bonne raison. Utilisez des planificateurs d’agenda en ligne comme Google Agenda pour ne rien oublier et rester organisé.
3. Fournissez une explication raisonnable sur la raison pour laquelle une réunion doit être reportée.
Vous devez expliquer pourquoi vous ne pouvez pas être présent. Sinon, une personne pourrait penser que vous annulez parce que vous venez de le décider. Par conséquent, elle peut commencer à croire que vous n’êtes pas une personne fiable. Il n’est pas nécessaire de donner une explication très détaillée pour que le message reste bref et direct.
4. Proposez un moment pour reporter le rendez-vous.
Suggérer un nouveau moment signifiera que rencontrer cette personne est toujours important pour vous. Montrez que vous êtes intéressé par le rendez-vous malgré la nécessité d’y mettre fin. Proposez quelques créneaux horaires mais restez ouvert aux contre-propositions.
Donnez aux autres la possibilité d’adapter leur emploi du temps. Incorporez un bouton CTA avec un lien vers votre calendrier à la signature de l’e-mail afin que votre destinataire puisse choisir le meilleur moment disponible. Des outils en ligne comme Newoldstamp peuvent vous aider à incorporer des signatures cliquables professionnelles dans votre correspondance professionnelle.
Il suffit de s’inscrire pour un nouveau compte, d’aller dans les applications de signature, de choisir Planification, de sélectionner l’un des boutons prédéfinis et d’ajouter un lien vers votre application de planification ou votre calendrier.
5. Terminez la lettre par une appréciation.
À la fin de votre courriel, vous devriez remercier la personne pour sa considération de votre situation. Appréciez le fait qu’elle ait trouvé le temps de lire votre courriel et peut-être même de compromettre ses plans en votre faveur. Vous devez comprendre qu’il n’est pas si facile de faire des ajustements dans un planning, surtout pour les gens d’affaires.
6. Envoyez votre courriel d’annulation le plus tôt possible.
Ne vous attardez pas sur votre courriel une fois que vous l’avez rédigé. Plus tôt vous cliquez sur le bouton Envoyer, plus il sera facile pour votre correspondant de modifier son emploi du temps et plus il aura de chances de le faire. En aucun cas vous ne devez reporter l’envoi de votre e-mail d’annulation d’une réunion à la toute dernière minute.
Si vous reprogrammez une réunion avec plusieurs personnes, faites-le bien avant l’heure prévue. Lorsque vous le faites à la dernière minute, gardez à l’esprit qu’il sera excessivement difficile de planifier une réunion à laquelle tous les participants pourront être présents. Il faut beaucoup d’efforts pour se mettre d’accord sur un créneau horaire qui convienne à tous. Il pourrait être utile de demander à chaque participant de suggérer sa date et son heure ou de proposer vous-même quelques ouvertures. Préparez-vous également à faire preuve de souplesse : il peut arriver que tous les créneaux horaires que vous avez suggérés ne conviennent pas aux participants.
Pour gagner du temps en envoyant des courriels à chacun des participants à la réunion séparément, utilisez les options Cc (les destinataires peuvent voir les adresses électroniques des uns et des autres) ou Bcc (vous gardez les destinataires privés) dans votre client de messagerie.
Suivre avec un courriel d’excuses personnelles pour l’annulation d’une réunion.
Lorsque vous annulez un rendez-vous, assurez-vous toujours que l’autre partie a reçu votre message et en a tenu compte. Vous pouvez écrire un suivi d’email d’annulation de réunion plus tard pour voir si la personne a accepté le créneau horaire que vous lui avez suggéré et qu’elle ne vous en veut pas d’avoir mis fin à une rencontre prévue. Dans un tel courriel, vous devez réitérer vos excuses, remercier l’autre personne de sa compréhension et inclure un appel à l’action lui demandant de répondre à ce courriel, de vous appeler ou de RSVP à un événement créé dans le calendrier en ligne.
Plusieurs exemples d’emails d’annulation de réunion
Maintenant que vous avez les conseils essentiels sur l’annulation d’une réunion par email, voyons quelques exemples de la façon d’annuler correctement et poliment un rendez-vous.
Exemple1. Annulation d’une réunion du personnel par un patron
Chère équipe,
Je vous écris pour vous informer qu’en raison d’une situation imprévue et émergente, je n’ai pas d’autre choix que d’annuler notre réunion du personnel prévue demain à 11 heures concernant notre feuille de route.
Veuillez accepter mes sincères excuses pour un préavis aussi court et les désagréments que cela a pu causer. Je sais combien il est important pour vous d’élaborer un plan pour le prochain trimestre.
Je vous écrirai d’ici la fin de la semaine pour vous proposer une nouvelle date de rendez-vous.
Bien à vous,
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Exemple 2. Annuler une réunion : exemple d’email pour des partenaires commerciaux (potentiels)
Chère Madame ,
J’ai le regret de vous informer que je dois annuler notre réunion prévue à 11h le lundi 13 concernant la future collaboration de nos entreprises. Mon assistant m’a informé que je dois effectuer un voyage d’affaires à Tokyo, qui ne peut être reporté. Je m’excuse sincèrement pour tous les désagréments, ainsi que pour mon court préavis. Je vous assure que je vous ai écrit dès que j’ai appris ce changement de plan.
J’espère votre compréhension et me réjouis de notre rencontre, que nous pourrions reprogrammer pour la semaine du 20, une fois que je serai de retour. Par exemple, nous pourrions fixer la date de notre rendez-vous au mercredi 22. Je vous demande de bien vouloir m’envoyer la confirmation que vous avez reçu mon courriel et de suggérer une nouvelle date pour notre rencontre qui vous conviendra.
Merci encore une fois pour votre considération.
Exemple 3. Annulation d’un rendez-vous dans une institution officielle
Cher Monsieur ,
Je suis désolé, mais je dois annuler notre rendez-vous concernant mon plan de retraite prévu à 8h30 le lundi 13 novembre. Ma fille cadette a été hospitalisée pour des complications et je dois être à l’hôpital.
Malheureusement, je ne peux pas vous proposer un nouveau créneau horaire pour le moment car je ne sais pas à quoi nous avons affaire. Je vous contacterai dès que je connaîtrai les détails. Si vous avez besoin d’informations de ma part, n’hésitez pas à m’écrire à cette adresse électronique.
Je vous remercie de votre compréhension et je m’excuse pour les inconvénients que cela a pu vous causer.
Best regards,
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Résumer tout cela
Pour résumer tout ce qui précède, voici les principaux » comment » de la rédaction d’un email d’annulation de réunion :
- Appréciez le temps des autres
- Donnez une bonne raison de mettre fin au rendez-vous
- Merci. la personne pour sa compréhension de votre situation
- Montrez votre intérêt à parler à la personne dans le futur
- Soyez proactif : proposez le nouveau créneau horaire
- Soyez poli et courtois
En général, peu importe avec qui vous deviez avoir une réunion que vous annulez. Si ce sont des personnes professionnelles, elles comprendront que vous ayez fourni une raison décente. Les choses arrivent, les plans changent, les rendez-vous sont annulés. N’abusez pas de votre droit de mettre fin à un rendez-vous. Il est toujours préférable de s’assurer que vous pourrez vous y rendre avant de programmer quoi que ce soit ou d’écrire un e-mail d’annulation d’une réunion.