Comment utiliser Evernote pour organiser votre vie

Trouver une excellente appli de prise de notes, c’est comme trouver la paire de jeans parfaite. Il est difficile d’en trouver, mais une fois que c’est fait, vous y resterez toujours. Il en va de même pour les meilleures applications pour smartphone. Certaines personnes préfèrent peut-être encore l’ancienne méthode infaillible qui consiste à prendre des notes avec un stylo et du papier, mais nous sommes à l’ère du mobile et le fait d’avoir une bonne application de prise de notes sur votre téléphone peut vous éviter des tracas constants. Et pour les étudiants qui retournent à l’université, la bonne application de prise de notes peut vous garder organisé et sur la bonne voie.

C’est pourquoi Evernote est de loin mon application de prise de notes préférée qui m’aide à garder ma vie en ordre. J’utilise la version gratuite depuis le début de l’année 2013. L’une des meilleures choses à propos d’Evernote est qu’elle fonctionne à peu près partout, notamment sur iOS, Android, Mac, Windows et sur le Web. Si vous voulez obtenir un peu plus d’Evernote, comme plus d’appareils à synchroniser, un accès hors ligne ou des fonctionnalités de stockage plus robustes, vous pouvez vous inscrire au plan Plus qui commence à 25 $ par an. Personnellement, j’ai l’impression que la version gratuite fera l’affaire, car je trouve que 60 Mo d’espace est tout à fait suffisant pour les notes. Mais les prix changeants d’Evernote sont l’une des raisons pour lesquelles Casey Newton, de The Verge, a complètement abandonné l’application. Néanmoins, la version gratuite d’Evernote fait toujours l’affaire. Je vais vous expliquer comment utiliser Evernote sur un ordinateur de bureau Mac, puisque c’est principalement là que j’y accède. Mais l’application est assez intuitive et facile à comprendre sur mobile également. Si vous vous apprêtez à retourner à l’école, concentrons-nous sur la façon de tirer le meilleur parti de cette application afin de maintenir votre moyenne générale élevée tout au long de l’année.

Notebooks

La première chose à savoir est qu’Evernote vous permet d’organiser vos notes par différents  » notebooks « , et  » notes  » au sein de ces notebooks. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton  » nouveau carnet  » en haut à gauche de l’application. Ensuite, vous pouvez choisir d’en faire une note privée ou une note qui peut être partagée avec des collaborateurs ou des camarades de classe. Disons que vous suivez quatre cours très différents ce semestre. Vous pouvez créer un cahier pour chacun de ces cours – chacun avec ses propres notes – et vous n’aurez pas à mélanger les notes de tous ces cours en un seul endroit. Au lieu de vous trimballer avec plusieurs Moleskins physiques, vous pouvez tout avoir en un seul endroit, net et virtuel. C’est forcément mieux pour vous et pour l’environnement.

Listes de contrôle

L’avantage des notes, c’est que vous pouvez aussi décider de la façon dont vous voulez les visualiser. Personnellement, je préfère la vue carte, car elle vous donne un petit extrait de vos notes les plus récentes à gauche et une vue de la note entière que vous avez sélectionnée à droite. Mais n’hésitez pas à les essayer dans les autres vues pour voir quelle disposition vous convient le mieux. Une fois que vous avez créé une note, il existe de nombreuses façons d’organiser vos informations. Vous pouvez ajouter des coupures de pages Web, des images et des enregistrements audio dans une même note. Mais ma fonction préférée est sans doute l’option de pointage par case à cocher. Elle est idéale pour les listes de tâches et constitue l’équivalent virtuel satisfaisant des choses à rayer sur une liste manuscrite. Il est également possible de personnaliser les sections avec des couleurs et des polices différentes et de les séparer par une ligne horizontale. Obtenez votre nerd organisationnel sur!

Notes vocales

Si vous êtes sur le point de donner le coup d’envoi d’un cours ennuyeux à 8 heures du matin et que vous avez eu une nuit tardive, la fonctionnalité de notes vocales d’Evernote pourrait s’avérer très utile. Lorsque vous n’avez pas envie de taper vos notes, il suffit d’appuyer sur le bouton du microphone à l’extrême droite et de sélectionner l’enregistrement. Il suffit de s’asseoir près du professeur. Sur Mac, vous pouvez choisir de sauvegarder les enregistrements vocaux directement dans votre bibliothèque iTunes, et il est tout aussi facile de les partager sur d’autres plateformes. Vous pouvez toujours revenir à l’enregistrement plus tard et prendre vos propres notes lorsque vous êtes plus attentif. Les notes vocales peuvent définitivement vous sauver la vie.

Attaches

Il existe deux façons de joindre des fichiers à une note : directement depuis votre ordinateur ou depuis le cloud avec Google Drive. Pour les fichiers sur votre ordinateur, Evernote vous facilite la tâche avec une simple fonction de glisser-déposer. Si vous êtes un apprenant visuel, il est facile de déposer des diagrammes, des vidéos, des photos, des GIF et tout ce qui est important pour vous donner une image complète. Pour l’élément « poster LG Instagram » de ma liste de contrôle, j’ai simplement déposé l’image dans la note afin de savoir exactement quelle photo j’utiliserais. Il y a aussi l’icône représentant un trombone dans le coin supérieur droit de la note, qui vous permet d’ajouter des pièces jointes qui ne se trouvent peut-être pas sur votre bureau. La fonction de pièce jointe de Google Drive est très utile, car elle permet de référencer une feuille de calcul ou une présentation qui ne peut pas être entièrement créée dans la version gratuite d’Evernote. Dans mon cas, j’avais une feuille de calcul très longue dans Google Docs qui contenait toutes mes confirmations d’hôtel, de vol et d’excursion pour un prochain voyage en Espagne. J’ai déposé la pièce jointe dans ma note « Espagne », et je l’ai référencée à chaque fois que j’avais besoin d’ajouter un autre élément à faire.

Ajouter des coupures web

Disons que vous faites des recherches pour un article et que vous voulez sauvegarder des articles ou des coupures web, mais que vous ne voulez pas accumuler une liste d’URL sans savoir quel article contient quelle information. Il existe deux façons d’enregistrer des coupures de presse Web afin d’avoir l’article entier dans une note. Sur le bureau, il faut d’abord ajouter l’extension Evernote Web Clipper Chrome ou Safari. Une fois que vous avez cliqué sur l’icône du petit éléphant, vous pouvez sélectionner le format dans lequel vous souhaitez enregistrer la coupure de presse. Je préfère l’option « article simplifié » car elle supprime toutes les publicités et autres cochonneries du site. Vous pouvez également ajouter une remarque, ou un titre pour le clip, et sélectionner le bloc-notes auquel l’ajouter. Le processus est similaire pour l’ajout depuis votre smartphone. Lorsque vous lisez un article, vous appuyez sur le bouton « Partager » et sélectionnez l’application Evernote à partir de là. Il suffit de s’assurer que le bouton Evernote est activé sous « Activités ». Le même menu apparaîtra pour vous permettre d’ajouter une note.

Créer des tableaux

Bien que vous puissiez créer des tableaux au sein d’Evernote, le hic est qu’ils ne fonctionnent pas comme votre feuille de calcul excel traditionnelle. Vous ne pouvez pas faire de calculs simples ou vraiment avoir un formatage avancé. Cependant, les tableaux sont au moins quelque peu personnalisables par la couleur, la taille et la bordure.

Le partage

Il existe plusieurs façons de partager des notes et des carnets. C’est similaire à Google Drive en ce sens que vous pouvez gérer les autorisations en permettant aux autres soit de visualiser, soit de modifier, soit les deux, et également ajouter une note pour votre partage. C’est idéal pour transmettre des notes à des camarades de classe sans avoir à les copier-coller dans un e-mail et à perdre la mise en forme. L’autre option consiste à partager une note sur LinkedIn, Facebook ou Twitter. Je ne suis pas tout à fait sûr de la raison pour laquelle vous auriez besoin de faire cela, mais c’est là au cas où.

Définir des rappels

Les rappels sont particulièrement utiles si vous avez procrastiné sur un projet et que vous avez besoin d’un coup de pouce doux pour le faire. Vous pouvez intituler une note du nom de votre projet, et appuyer sur l’icône du réveil en haut à droite. Une fois que vous avez fait cela, Evernote vous permet d’ajouter une date et une heure. Tous vos rappels s’affichent également sous forme de liste au-dessus de l’aperçu de vos notes si vous êtes dans la vue carte. Cela fonctionne comme une liste de contrôle, donc une fois que vous avez marqué un rappel comme complet, Evernote le rayera comme un élément de votre liste de choses à faire.

Synchronisation

Avec le volet gratuit d’Evernote, vous pouvez synchroniser jusqu’à deux appareils pour accéder à vos notes. Pour un étudiant, c’est parfait car cela couvre à la fois votre téléphone et votre ordinateur portable. Si vous êtes dans le métro et que vous vous souvenez de quelque chose à la dernière minute, vous pouvez ouvrir l’application sur votre téléphone et prendre une note, mais vous devez vous assurer qu’elle est synchronisée pour que vous puissiez voir cette note sur votre ordinateur portable la prochaine fois que vous l’ouvrez. Comment savoir si votre travail a été synchronisé ? Si vous cliquez sur le bouton « i » dans le coin supérieur droit, vous pouvez modifier les métadonnées de votre note et voir la dernière fois qu’elle a été synchronisée. Si vous venez de mettre à jour une note et que vous devez la synchroniser, cliquez sur les deux flèches circulaires en haut à gauche de l’application. Maintenant, vous pouvez être sûr de trouver toute mise à jour d’une note sur les deux appareils.

Récupération de notes supprimées

Une fois, j’ai accidentellement supprimé l’une des notes les plus importantes que j’avais pour une présentation à venir et j’étais horrifié de l’avoir perdue à jamais. Mais pas d’inquiétude, c’est à cela que sert l’icône « corbeille » sur le côté gauche. Lorsque vous cliquez sur une note supprimée dans ce dossier, vous avez la possibilité de la supprimer définitivement ou de la récupérer. Les suppressions accidentelles ne seront pas une catastrophe. Vérifiez donc de temps en temps si quelque chose manque.

Présentation

Enfin, si vous avez mis en place une grande présentation ou un plan à l’intérieur d’une note, vous pouvez réellement la présenter en entrant dans le mode présentation. Vous y accédez en appuyant sur l’icône du bouton de lecture en haut à droite à côté de l’icône du réveil. Le mode présentation rend tout vraiment propre, et il y a quelques options pour la façon dont il est affiché : vous pouvez choisir entre avoir la note divisée en diapositives avec des lignes horizontales, supprimer les pauses d’écran, ou aller avec une mise en page automatique.

On a l’impression qu’il y a une infinité de façons d’utiliser Evernote, que ce soit pour en faire votre application de notes simple et quotidienne ou pour apprendre certaines de ses fonctionnalités plus sophistiquées. Utilisez-le pour l’école, le travail, la vie, et au-delà. Mais espérons que vous y allez maintenant avec une meilleure compréhension de la meilleure façon de rendre l’application moins accablante, et au contraire de la faire travailler pour vous.