Que faire si vous'avez perdu votre W-2 ou 1099
Avril peut être le mois le plus cruel en matière de déclaration de revenus. Mais le degré de difficulté de la déclaration est en partie déterminé au cours des premiers mois de l’année. De janvier à mars, les déclarants devraient recevoir ou rassembler des documents importants tels que les déclarations 1099 de revenus divers et d’intérêts bancaires, les déclarations K-1 de partenariat et les reçus de dépenses professionnelles. Si vous avez un W-2 perdu, un 1099 manquant ou si vous ne parvenez pas à localiser l’un des autres documents nécessaires à la préparation d’une déclaration, cela peut entraîner une frustration et un retard dans la production de votre déclaration, ainsi que d’éventuelles pénalités pour avoir produit une déclaration incomplète.
Les pénalités
Combien est-il fréquent qu’un déclarant soit confronté à un 1099 perdu ou à un autre document vital nécessaire à la préparation d’une déclaration ? « Très courant », répond Cindy Hockenberry, une vétérante de la fiscalité qui gère le centre de connaissances fiscales de l’Association nationale des professionnels de la fiscalité à Appleton, dans le Wisconsin. « Tout le monde perd quelque chose à un moment ou à un autre. »
Malheureusement, l’Internal Revenue Service ne pardonne pas forcément la fragilité humaine. Si une déclaration déposée sans 1099 manquant ou autre document requis peut ne pas être rejetée, elle peut également ne pas être considérée comme correctement déposée jusqu’à ce que les documents requis soient fournis. Ainsi, même si vous envoyez votre déclaration dans les délais, elle peut entraîner des pénalités si elle est incomplète.
L’IRS applique des pénalités pour dépôt incomplet qui varient en fonction de la taille de votre entreprise, mais qui peuvent être importantes. Si vos recettes annuelles brutes sont supérieures à 1 million de dollars, l’IRS prélève une pénalité de 100 dollars chaque jour où votre déclaration reste incomplète, jusqu’à un maximum de 50 000 dollars. Si vos recettes sont inférieures à 1 million de dollars, c’est 10 $ par jour, avec un plafond de 5 000 $.
Ne perdez pas de vue que les pénalités pour les déclarations incomplètes sont probablement inférieures à la pénalité de 5 % de l’impôt dû qui est prélevée pour les déclarations et les paiements tardifs. Votre meilleur pari est donc généralement de déposer votre déclaration à l’échéance, même si un W-2 perdu, un 1099 manquant ou d’autres documents absents signifient que vous ne pouvez pas déposer une déclaration complète. Si vous planifiez à l’avance et que vous vous rendez compte des informations manquantes avant la date de dépôt requise, il existe des moyens de remplacer presque tous les documents dont vous pourriez avoir besoin pour déposer votre déclaration.
Comment obtenir des remplacements
La meilleure façon d’obtenir le remplacement d’un document perdu est de contacter l’endroit qui vous l’a envoyé pour commencer. Il en va de même si le document était censé avoir été envoyé, mais que vous ne l’avez jamais reçu.
Par exemple, si vous avez des salaires et des retenues d’impôt d’un employeur, mais qu’il vous manque le relevé W-2, le remplacement d’un W-2 perdu peut être aussi simple que de demander à votre employeur un duplicata.
De même, si vous êtes un consultant indépendant avec un 1099 manquant signalant le revenu d’une mission de conseil, vous pouvez contacter l’émetteur – le client qui vous a payé – pour obtenir un remplacement. Souvent, une 1099 perdue peut l’être parce que l’émetteur a une mauvaise adresse pour vous. C’est donc une bonne idée d’appeler si une 1099 n’est pas arrivée à la mi-février environ pour que l’erreur soit corrigée et que le document soit en route vers la bonne adresse.
Une 1099 manquante pour des revenus d’intérêts émis par des banques peut aussi être remplacée en demandant à la banque d’envoyer un duplicata. Il en va de même pour les déclarations K-1 émises par les sociétés de personnes. Les banques ont également souvent des 1099 disponibles sur leurs sites web. Si l’émetteur d’origine ne peut être contacté ou ne répond pas, vous pouvez toujours demander de l’aide à l’IRS. « Comme toutes les déclarations de renseignements doivent être déposées auprès de l’IRS, ils ont également des copies qui peuvent être envoyées au contribuable sur demande », dit Hockenberry.
Cindy Hockenberry, directrice, National Association of Tax Professionals
Une déclaration de l’année précédente est souvent nécessaire pour remplir la déclaration de l’année en cours. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin de connaître les détails de l’amortissement pratiqué sur des équipements achetés précédemment. Heureusement, si une déclaration antérieure a été perdue ou détruite, vous pouvez en obtenir une copie auprès de l’IRS. L’IRS dispose d’un outil en ligne « Get Transcript » sur IRS.gov qui vous permet de télécharger ou de recevoir par e-mail ou par courrier les transcriptions de votre déclaration antérieure.
Les contribuables peuvent également demander des transcriptions des déclarations de l’année précédente en envoyant par courrier une copie complétée du formulaire 4506 papier à l’IRS. Ce formulaire peut être téléchargé sur le site IRS.gov. « Ces transcriptions comprendront des informations sur les déclarations de revenus, y compris les W-2, les 1099, etc. », précise M. Hockenberry.
Si le système de remplacement des formulaires W-2 perdus est fiable et simple à utiliser, il n’existe pas de moyen similaire pour remplacer les reçus et autres pièces justificatives perdus. Une solution de contournement potentielle consiste à utiliser la description d’une transaction d’un compte bancaire ou d’un relevé de carte de crédit à la place du reçu papier original. Pour les reçus en espèces, essayez de contacter le vendeur pour voir si une copie de l’enregistrement de la transaction peut être obtenue.
« Tout est remplaçable », déclare Hockenberry. Cependant, ajoute-t-elle, dans certains cas, le problème n’est pas seulement qu’un document a été perdu, mais que le déclarant ne peut pas se rappeler exactement ce qui a été perdu. Par exemple, un incendie, une inondation ou une autre catastrophe peut éradiquer des documents de manière si complète et si exhaustive qu’un contribuable ne sait pas où chercher pour les remplacer.
« Dans de tels cas, l’IRS est étonnamment clément », déclare Mme Hockenberry. Elle ajoute que les percepteurs d’impôts peuvent souvent accepter des estimations raisonnables des montants importants sur la base des antécédents, des relevés bancaires et des états financiers antérieurs.
Ce que vous pouvez faire
Comme pour de nombreux problèmes commerciaux, la meilleure façon de traiter un 1099 manquant ou un W-2 perdu est de ne pas les perdre pour commencer. Bien sûr, on ne peut pas faire grand-chose pour empêcher les émetteurs de documents de faire des erreurs, comme tenter d’envoyer un formulaire fiscal à la mauvaise adresse. Et, compte tenu de l’oubli humain et du volume de documents nécessaires au fonctionnement d’une entreprise, il est probable que certaines pertes de documents seront toujours une caractéristique de la période des impôts.
Cependant, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour réduire la fréquence et la gravité des conséquences de l’égarement des formulaires clés. La numérisation et le scannage des reçus papier, la sauvegarde des fichiers et l’utilisation du stockage en nuage et des serveurs distants peuvent tous contribuer à empêcher les propriétaires d’entreprise occasionnellement oublieux de subir plus qu’un bref désagrément dû à la perte de documents.
Même si une inondation ou une autre catastrophe efface tous les dossiers d’une entreprise, ces pratiques de sécurité des données peuvent empêcher qu’avril soit plus cruel que nécessaire. Dans cette optique, Hockenberry conseille : » Les propriétaires d’entreprises devraient sérieusement envisager le stockage hors site des documents importants. «
Une version de cet article a été initialement publiée le 13 mars 2014.
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