Votre vie entière est sur Gmail. Il est temps de faire le ménage.

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mercredi, 14 h, heure de l’Est : j’en suis à la 9 000e heure de suppression d’e-mails de mon compte Gmail surchargé. Mes globes oculaires s’échappent de ma tête et s’accumulent en une flaque collante sur le tapis de souris de mon ordinateur portable.

Ou du moins, j’en ai l’impression.

Ces dernières semaines, Google m’a envoyé des avertissements répétés m’indiquant que j’approchais de ma limite de stockage Google Drive. J’avais rarement envisagé que Google puisse limiter ma capacité de stockage ; le potentiel de collecte de données de l’entreprise semble infini, incapable d’être neutralisé ou surchargé. Et pourtant, mon compte de messagerie, que j’ai depuis 2014, est finalement fatigué de contenir mon flux incessant de newsletters et de communiqués de presse ; les 15 gigaoctets que Google attribue aux utilisateurs gratuits sont presque pleins.

J’avais espéré écrire cette histoire avec un titre du type « Une astuce simple pour vider votre stockage Google Drive ». Supprimer tous les derniers courriels de votre boîte de réception et repartir à zéro serait l’idéal, mais il y a un tel mélange sauvage de correspondance stockée là – des courriels en chaîne de votre cousin au second degré, des bulletins d’information d’entreprises auxquelles vous avez acheté un pull une fois, des lettres d’amour des premiers jours d’une relation actuelle – que la méthode nuke-and-run n’est recommandée ou possible pour personne, sauf pour ceux qui manquent même d’une goutte de sentimentalité.

Pour tous les autres, il n’y a pas d’astuce unique pour vider votre Suite Google. Il existe des stratégies, que j’aborderai ci-dessous, mais la meilleure chose à faire, j’ai malheureusement découvert, est de rester ordonné au fur et à mesure. Et cela signifie supprimer tous les e-mails dont vous n’avez pas besoin au fur et à mesure que vous les recevez, afin de ne pas vous retrouver dans le désordre que j’ai passé les derniers jours à nettoyer.

Au cours des derniers jours, j’ai expérimenté diverses méthodes pour supprimer mes e-mails et mes documents. L’expérience a été douloureuse : Lire de vieux courriels qui détaillent des situations difficiles et font remonter des souvenirs amers n’est pas la façon dont je préfère passer ma journée de travail (ou mon temps libre), et il n’a pas été facile de déterminer ce que je pouvais justifier de supprimer (courriels avec d’anciens patrons sur des sujets banals) et ce qui devait rester (contrats, vieux courriels d’amis). Mes années de résistance à la suppression de l’un ou l’autre de ces courriels – par nostalgie ou par crainte que je puisse en avoir besoin pour une raison quelconque un jour – tombent comme un seau de ce que les chercheurs considèrent comme de la « thésaurisation numérique ».

La thésaurisation numérique, sur laquelle j’ai déjà écrit, peut sembler quelque peu hyperbolique – après tout, ce n’est pas comme si quelqu’un qui fait des folies compulsives sur les ventes Steam devait ensuite littéralement patauger dans des piles de jeux en allant aux toilettes. Pourtant, des études montrent que l’accumulation numérique peut être stressante et même bouleversante pour ceux qui en font l’expérience. En 2018, des chercheurs ont interrogé 45 de ces soi-disant thésauriseurs numériques et ont constaté que l’impression que l’espace numérique est infini contribuait de manière significative à la tendance des gens à thésauriser. Ils étaient surpris du volume de choses numériques qu’ils avaient accumulées, mais avaient encore du mal à accepter d’en supprimer une grande partie.

Beaucoup de gens ne se souciaient tout simplement pas de l’empilement de documents, d’e-mails, de photos et de musique. « Je ne peux pas m’embêter à tout passer en revue, il y en a trop », a déclaré un participant de 30 ans. « Je l’ai laissé si longtemps maintenant que revenir en arrière et faire le tri n’est pas quelque chose qui me dérange », a déclaré un autre, âgé de 25 ans.

Pour de nombreux participants, la perspective de passer en revue et de supprimer leur merde numérique était anxiogène et stressante. Cela correspond certainement à ma propre expérience : Lorsque j’ai fait face pour la première fois au désordre qu’était mon Google Drive le jour où j’ai accepté cette mission, je me suis sentie paniquée et dépassée par l’ampleur de la tâche qui m’attendait.

Similaire à la terreur qui pourrait précéder le fait de s’asseoir pour frotter les plinthes avec une pile d’éponges, j’étais résistante et en colère avant de me lancer dans le nettoyage de ma suite Google. Mais une fois que j’ai commencé, je n’ai en quelque sorte pas pu m’arrêter. Voir ce petit pourcentage diminuer au fur et à mesure que je parcourais mes e-mails était immensément satisfaisant, comme créer des lignes d’aspiration sur un tapis. Donc, oui, il n’y a pas vraiment d’astuce, et je pense que c’est intentionnel : si organiser et supprimer vos e-mails et vos fichiers est une corvée, vos seules options sont soit a) d’obtenir une nouvelle adresse e-mail (j’y ai légitimement songé), soit b) de payer Google pour plus de stockage, ce qui commence à 1,99 $ par mois pour 100 gigaoctets et va jusqu’à 10 $ par mois pour 2 téraoctets. Et plus vous conservez et accumulez d’emails, plus vous disposez de données délicieuses et juteuses que Google peut collecter.

Ce que vous devez faire d’abord, c’est déterminer où vous stockez la plupart des déchets qui occupent les quelques précieux 15 gigaoctets que Google vous alloue. Pour ce faire, rendez-vous sur One.Google.com et, dans la barre latérale de gauche, cliquez sur « Stockage ». Vous y trouverez une ventilation de l’espace occupé respectivement par Google Drive, Gmail et Google Photos.

À moins que vous ne soyez un photographe ou un grand fan des énormes PDF et des feuilles de calcul lourdes, la plupart de l’action se passe probablement dans votre courrier électronique. La meilleure façon de supprimer les courriels de masse sans regret – ou tristesse, comme je l’ai constaté en feuilletant ces messages déprimants d’il y a cinq ans – est de s’inscrire temporairement à Mailstrom.co.

Mailstrom analyse votre courriel et, théoriquement, permet des options de désabonnement et de suppression rapides et faciles. (Pour ceux qui s’inquiètent – à juste titre – de leur vie privée, Mailstrom dit qu’il ne partagera pas ou ne vendra pas vos données à des fins publicitaires, et il supprime vos données trois mois après l’annulation de votre compte). Mais après avoir supprimé 2 500 e-mails via Mailstrom, votre essai gratuit prend fin et vous devez payer entre 9 et 30 dollars par mois pour continuer à utiliser le service. Si je devais payer, j’achèterais probablement le stockage Google, qui est moins cher, plutôt qu’une méthode de suppression simplifiée. Au lieu de cela, je recommande d’utiliser Mailstrom pour vous montrer quels expéditeurs vous pilonnent avec le plus de déchets :

Une fois que vous avez déterminé le pire expéditeur délinquant, vous pouvez aller dans Gmail, rechercher from:[email protected] (ou quiconque vous envoie des tonnes d’e-mails), et supprimer en masse à partir de là. Une fois que vous regardez les résultats de votre recherche, cliquez sur la case « Sélectionner tout » sur le côté gauche de votre boîte de réception, puis assurez-vous de cliquer sur « Sélectionner toutes les conversations qui correspondent à cette recherche », comme ceci :

De cette façon, vous supprimerez tous les messages envoyés par cet expéditeur particulier, et pas seulement les 50 plus récents.

Cela devrait vous débarrasser d’une partie assez décente de votre encombrement d’emails en un minimum de temps, mais si vous voulez continuer, je vous recommanderais quelques autres pistes d’action :

1. Supprimez tout ce qui se trouve dans vos dossiers Promotions et Social. Allez-y de façon nucléaire sur ces dossiers. Vérifiez les quelques dernières pages pour vous assurer que rien d’important n’atterrit là-dedans, puis sélectionnez tout et supprimez. Il s’agira probablement de milliers, si ce n’est plus, de traînards de marketing et de newsletter que vous n’avez pas attrapés lorsque vous avez utilisé la méthode Mailstrom.
2. Si vous voulez seulement supprimer les emails Promotions ou Social plus anciens qu’une date spécifique, utilisez le terme de recherche suivant : category:promotions , older_than:2y. (Cet espace entre « promotions » et la virgule est intentionnel – la recherche ne fonctionnera pas sans elle). J’ai d’abord fait cela, puis j’ai décidé, peu importe, je n’ai pas besoin de ces cochonneries. Bye!
3. Vous pouvez faire la même chose avec les bulletins d’information avec category:updates , older_than:2y.
4. Recherchez tous vos e-mails plus grands qu’une taille spécifiée, puis passez par là et supprimez manuellement (ou soyez audacieux et « sélectionnez tout » – « supprimez »). Entrez plus grand:10mb pour cette option. Cela prend plus de temps, donc je ne le recommande que si vous avez déjà nuked vos emails marketing et que vous avez encore un bon morceau d’espace à libérer.
5. Il est plus logique de trier et de supprimer les emails plus grands qu’une taille spécifique que les pièces jointes plus grandes qu’une taille spécifique parce que beaucoup d’emails sont gigantesques sans l’aide supplémentaire d’une pièce jointe. Mais si vous voulez vous concentrer sur les pièces jointes, tapez a:pièces jointes plus grandes:10MB (ou n’importe quelle taille) dans la barre de recherche et lâchez-vous.

Vous pouvez trouver d’autres termes de recherche Gmail utiles ici, bien que les termes ci-dessus soient ceux que j’ai trouvés les plus efficaces pour supprimer des pans entiers d’emails en une seule fois.

Parce que Google considère que votre Corbeille fait partie de vos 15 gigaoctets alloués, vous devez la vider avant de savoir combien vous avez vraiment réussi à supprimer. Une fois que vous avez vidé votre corbeille, ces emails sont partis pour toujours, mais je ne recommande pas vraiment de cliquer dessus et de regarder ce qu’il y a dedans, car vous vous retrouverez trois heures plus tard les yeux rouges et extrêmement ennuyés. Appuyez simplement sur supprimer – et admirez vos plinthes propres/placard organisé/carrelage étincelant ou toute autre analogie de nettoyage ménager qui vous donnerait le plus de satisfaction.

Maintenant, avec un peu de chance, vous en êtes au point où vous pouvez recommencer à accumuler des e-mails sans vous inquiéter de manquer d’espace pour les deux prochaines années. Voici où j’en suis maintenant :

Il m’a fallu plusieurs jours pour arriver ici, mais seulement parce que j’ai pris le temps d’essayer toutes les méthodes possibles et imaginables afin de vous livrer, cher lecteur, celles que j’ai trouvées les plus efficaces. Malgré tout, vous devrez probablement y consacrer au moins une heure ou deux de travail, je suis désolé de le dire.

Mais vous n’aurez plus jamais à le faire si vous suivez deux règles très simples à partir de maintenant :

1. Marquez tous les communiqués de presse, les courriels de marketing, et cetera, que vous ne voulez pas voir comme du spam. Si vous voulez être gentil, vous pouvez envoyer un courriel à la société de marketing ou aux représentants des relations publiques et demander respectueusement à être retiré de leur liste de diffusion, mais si vous êtes paresseux ou si vous en recevez simplement trop pour le faire, classez-les dans les spams. Gmail efface automatiquement votre dossier de spam après 30 jours, donc ils sont aussi bons que partis après un mois.
2. Faites-le systématiquement, dès que vous les voyez.
3. Supprimez immédiatement tous les autres e-mails dont vous ne vous souciez pas. Ne les laissez pas là parce que vous les lirez peut-être plus tard. Ne les laissez pas prendre la poussière. Supprimez. Soyez impitoyable, sérieusement. Rien de tel que le présent pour se défaire de votre nature indécise et sentimentale lorsqu’il s’agit de messages de votre association d’anciens élèves ou du sauvetage où vous avez eu votre chien. Bye!

Avec cela, vous devriez rester en tête du jeu, avec un minimum d’efforts, pour les prochaines années au moins. Une fois que vous avez vidé votre Gmail, vous n’avez pas besoin de vous compliquer la vie avec des dossiers, des étiquettes et autres, qui deviennent encombrants si vous en avez trop. (Je n’en ai que deux : un pour les pensées aléatoires que je m’envoie au milieu de la nuit au sujet de mon roman, et un pour les communiqués de presse des publicistes de livres, car je réponds souvent à ceux-ci en masse à une date ultérieure).

En faisant des boutons de spam et de suppression vos meilleurs amis, vous éviterez le désastre que vous vous êtes infligé pendant très, très longtemps.