Come chiedere un pagamento in modo professionale: Con modelli ed esempi

Per chiedere il pagamento in modo professionale, le piccole imprese dovrebbero sempre formulare le loro richieste di pagamento usando un linguaggio educato ma diretto. Date al cliente il beneficio del dubbio e assicuratevi prima che abbia ricevuto la fattura in questione. Le piccole imprese dovrebbero seguire brevemente via e-mail per richiedere il pagamento e se il cliente continua a non pagare la fattura in sospeso, l’azienda dovrebbe parlare con il cliente per telefono prima di considerare di interrompere il lavoro futuro per il cliente o intraprendere un’azione legale.

Esplora questi argomenti per imparare come chiedere il pagamento in modo professionale:

Come chiedere il pagamento in modo professionale

Modelli professionali di richiesta di pagamento via e-mail

Come ottenere pagamenti in ritardo dai clienti?

Come chiedere il pagamento in modo professionale

Per chiedere il pagamento in modo professionale ai clienti con fatture non pagate, le piccole imprese dovrebbero seguire questi passi:

Controllare che il cliente abbia ricevuto la fattura

Per chiedere il pagamento in modo professionale, è importante prima assicurarsi che non ci siano stati errori o comunicazioni errate sulla fattura. Invia un’email educata al tuo cliente spiegando che il pagamento è ormai scaduto e chiedi di assicurarti che abbiano ricevuto la fattura iniziale e che non ci siano stati problemi con essa.

Invia una breve email di richiesta di pagamento

Se non hai notizie dal cliente dopo il tuo primo controllo o il tuo cliente riconosce di aver ricevuto la fattura ma tu non ricevi ancora un pagamento immediato, segui con una breve email professionale. Delinea la data di scadenza della fattura e quanti giorni fa era prevista. Ricorda al cliente di qualsiasi tassa di ritardo inclusa nei tuoi termini di pagamento e fagli sapere che gli farai pagare il ritardo. Ricorda loro i diversi modi in cui possono inviare il pagamento e riallega la fattura originale all’email prima di inviarla al cliente.

Parlare al cliente per telefono

Può sembrare imbarazzante e intimidatorio, ma se le tue richieste di pagamento via email non riescono a convincere il cliente a pagare la tua fattura, la cosa migliore da fare è chiamare il tuo cliente al telefono per risolvere il problema sottostante. Quando chiami, identificati e spiega con calma e gentilezza che hai seguito più volte via e-mail un ritardo nel pagamento. Se possibile, cerca di assicurarti il pagamento al telefono con carta di credito o bonifico diretto. Se non è possibile, prendi un impegno fermo sulla data e sul metodo di pagamento. Rimani professionale e amichevole durante tutta la telefonata, ringraziando la persona per il suo tempo.

Considera di interrompere il lavoro futuro

Se la promessa di pagamento che ti sei assicurato per telefono non viene rispettata dal tuo cliente, o se hai dovuto inseguire il pagamento da questo particolare cliente diverse volte in precedenza, potresti voler considerare di tagliare i legami con l’azienda e rifiutare il lavoro futuro. Se hai già iniziato a lavorare su altri progetti, potresti voler smettere di lavorare prima che il progetto sia finito, se sei contrattualmente in grado di farlo. Interrompere il lavoro fino a quando non ricevi il pagamento può motivare il tuo cliente a pagarti velocemente, così il lavoro per cui conta su di te viene effettivamente finito. Interrompere il lavoro può anche proteggerti da perdite future se non sei più sicuro che il cliente sia capace o disposto a pagarti. Sii cortese ma fermo quando fai sapere al cliente che stai rifiutando ulteriori lavori. Spiega con calma perché stai facendo questo passo. Sii consapevole che anche se gestisci questa situazione in modo professionale, potrebbe far arrabbiare il cliente e aumentare le tensioni.

Ricerca agenzie di recupero crediti

Se i tuoi precedenti tentativi di rintracciare i pagamenti in ritardo non hanno avuto successo, potresti voler intensificare ulteriormente le cose assumendo un’agenzia di recupero crediti per aiutarti a ottenere il pagamento dal cliente. Assumere un’agenzia di recupero crediti può essere un’opzione costosa, dato che spesso prendono fino al 50% dell’importo che raccolgono da un debitore, ma recuperare un po’ di denaro può essere meglio che non ottenere nulla. Assicuratevi di fare la vostra ricerca e di assumere un’agenzia di raccolta rispettabile controllando le recensioni del Better Business Bureau delle agenzie locali e assicurandovi che l’agenzia sia membro della Commercial Collection Agency Association.

Rivedere le vostre opzioni legali

Se, dopo tutti i vostri tentativi, non siete ancora in grado di assicurare il pagamento dal cliente, potrebbe essere il momento di considerare le vostre opzioni legali. Se hai un contratto legalmente vincolante con il cliente che delinea il lavoro che eri obbligato a completare, l’importo del pagamento dovuto e la scadenza per il pagamento e include entrambe le vostre firme, hai un buon caso per una causa legale. Per le fatture in sospeso più piccole, puoi portare il cliente in tribunale per le controversie di modesta entità, o se l’importo dovuto è maggiore, puoi intentare una causa civile contro il cliente.

Modelli professionali di richiesta di pagamento via email

Se non sei sicuro di come scrivere email professionali di richiesta di pagamento da inviare ai clienti per fatture scadute, questi modelli possono servire da esempio:

Modello di richiesta di pagamento via email

Soggetto: : Invoice #001 Past Due

Hi ,

Spero che tu stia bene. Questo è un promemoria che la fattura #001 era scaduta giovedì 30 novembre e ora è scaduta da un giorno. So che ho inviato la fattura in un momento molto impegnativo e voglio assicurarmi che l’abbiate ricevuta. Ho allegato la fattura originale a questa email.

Puoi inviare il pagamento con un assegno o pagare con un trasferimento diretto. Fammi sapere se hai qualche domanda sulla fattura.

Grazie,

Seconda email di richiesta di pagamento

Soggetto: : Invoice #001 Past Due

Hi ,

Spero che tu stia bene. Ti sto contattando per quanto riguarda la fattura #001. Questo è un promemoria amichevole che il pagamento doveva essere effettuato giovedì 30 novembre ed è ora scaduto da due settimane. Si prega di inviare il pagamento il più presto possibile tramite assegno o bonifico diretto.

Come per i miei termini di pagamento, vi sarà addebitata una tassa di ritardo del 2% al mese per il pagamento in ritardo.

Ho allegato la fattura a questa e-mail per il vostro riferimento. Fammi sapere se hai qualche domanda.

Puoi confermare che hai ricevuto questa e-mail?

Saluti cordiali,
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Come si ottiene il pagamento in ritardo dai clienti?

Per ottenere il pagamento in ritardo dai clienti, le piccole imprese dovrebbero essere persistenti ma professionali nel richiedere il pagamento in ritardo. Le piccole imprese dovrebbero iniziare a seguire via e-mail per richiedere il pagamento in ritardo da parte del cliente. Se diversi tentativi di assicurarsi il pagamento via e-mail non funzionano, allora seguite il cliente per telefono. Fate una conversazione educata sulla fattura scaduta e cercate di assicurarvi il pagamento da parte del cliente per telefono.

Se questi approcci non funzionano, le aziende dovrebbero considerare le seguenti azioni:

• assumere agenzie di raccolta
• Togliere tutti i legami con il cliente
• Presentare una causa in tribunale per le controversie di modesta entità
• Presentare una causa civile

Per evitare ritardi di pagamento in futuro, considerare l’aggiunta di commissioni di ritardo ai vostri termini di pagamento, facendo pagare interessi mensili per interessi non pagati. Dovresti anche pensare di stabilire contratti legalmente vincolanti con tutti i tuoi clienti prima di iniziare a lavorare su un progetto.