Come scrivere un’email educata per cancellare una riunione (con modelli ed esempi)

1. Scrivere un’email
2. Dare un preavviso per la cancellazione della riunione
3. Fornire una buona spiegazione
4. Proporre un tempo per riprogrammare
5. Termina la lettera con apprezzamento
6. Invia la tua email di cancellazione
7. Segui con delle scuse personali

Mentre tutti fanno piani e programmano appuntamenti, non tutto è sempre fattibile. In certe circostanze, indipendentemente dal fatto che le causiamo o meno, dobbiamo fare dei cambiamenti ai nostri piani.

I cambiamenti di orario presuppongono che anche le altre persone adattino i loro programmi, a volte non a loro vantaggio. A volte, potrebbe causare loro qualche problema. Così, ogni volta che dobbiamo annullare un appuntamento o riprogrammarlo, dobbiamo avvisare le altre persone e assicurarci che siano d’accordo con questi cambiamenti. Un modo corretto per farlo sarebbe scrivere una e-mail per annullare la riunione o l’evento.

In questo articolo, copriremo i passi principali da seguire quando si scrive una e-mail di annullamento della riunione, nonché fornire alcuni esempi che si possono copiare subito. Se sei alla ricerca di modelli pronti all’uso, potresti anche trovare utile il nostro precedente articolo dove abbiamo raccolto le migliori email di cancellazione di eventi.

Cos’è un’email di cancellazione di una riunione?

Un’email di cancellazione di una riunione è un modo educato e ufficiale per ritirarsi da un appuntamento programmato. La scrivi con lo scopo di annullare o riprogrammare il tuo incontro online o offline. Da un lato, tale e-mail è una formalità; dall’altro, è un modo ufficiale ma personale per notificare al destinatario il cambio di programma e scusarsi in anticipo per l’inconveniente.

Quando e perché dovresti scrivere un’email di disdetta di un appuntamento

Anche se il modo migliore per disdire un appuntamento sarebbe una telefonata fatta il prima possibile, scrivere un’email per cancellare un incontro è spesso più conveniente. Alcune delle situazioni tipiche in cui si dovrebbe inviare un’email di cancellazione di una riunione sono le seguenti:

• non puoi venire alla riunione perché ti sei ammalato;
• si è verificato un errore di programmazione, e si è scoperto che non c’è una fascia oraria disponibile per la riunione;
• non puoi arrivare in tempo a causa di problemi di traffico;
• i tuoi piani sono cambiati in modo che l’appuntamento non è più rilevante, o hai improvvisamente bisogno di essere da qualche altra parte a causa di problemi di lavoro o familiari;
• non è possibile partecipare alla riunione a causa di cambiamenti nel tuo programma.

Quindi, ogni volta che, per qualsiasi motivo, stai per cancellare una riunione, l’email è un mezzo perfetto per farlo perché tutte le persone hanno indirizzi email, e tutti controllano le loro email. Inoltre, un’email non richiede che una persona risponda immediatamente. Dà al tuo destinatario il tempo di pensare al messaggio.

A differenza di una chiamata diretta, un’email raggiungerà quasi certamente la persona in un momento conveniente. Se vuoi essere sicuro che il tuo destinatario abbia ricevuto il tuo messaggio e risponda, puoi anche notificargli una revoca dell’incontro al telefono. Nella maggior parte dei casi, l’invio di un’email è sufficiente.

Passo dopo passo: come scrivere un’email di cancellazione di un incontro

Prima di disdire un appuntamento, mettiti nei panni dell’altro. Immagina tutti i disagi che questo potrebbe causargli e cerca di attenuare la loro insoddisfazione attraverso la cortesia e le scuse. Quindi, le regole chiave per la creazione di un modello di email di cancellazione di una riunione sono la cortesia, la tempestività e la ragionevolezza.

Scrivi un’email tu stesso.

Prima di tutto, non lasciare questo compito al tuo assistente. È meglio dedicare un po’ di tempo e scriverla da soli, o almeno dal proprio indirizzo e-mail. Puoi chiedere al tuo assistente di ricordarti di scrivere un’email di questo tipo, se è necessario. Se sei nuovo nel campo delle email aziendali, vedi queste regole di base per scrivere email efficaci.

Dare un preavviso per cancellare la riunione.

In secondo luogo, quando si termina un appuntamento, si dovrebbe dare un preavviso con largo anticipo. Annullarlo mezz’ora prima dell’incontro programmato è come minimo cattiva educazione. Fate in modo che la persona abbia abbastanza tempo per aggiustare il suo programma. Se si tratta di un’e-mail dell’ultimo minuto, devi avere un’ottima ragione. Usare pianificatori di agenda online come Google Calendar per non dimenticare nulla e rimanere organizzati.

3. Fornire una spiegazione ragionevole sul perché una riunione deve essere rinviata.

Devi spiegare perché non puoi partecipare. Altrimenti, una persona potrebbe pensare che stai cancellando perché hai appena deciso così. Di conseguenza, potrebbe iniziare a credere che non sei una persona affidabile. Non è necessario dare una spiegazione molto dettagliata per mantenere il messaggio breve e mirato.

4. Proponi un tempo per riprogrammare.

Suggerire un nuovo orario significa che incontrare questa persona è ancora importante per te. Mostrate che siete interessati all’appuntamento nonostante la necessità di terminarlo. Proponete alcune fasce orarie ma rimanete aperti alle controproposte.

Date agli altri la possibilità di modificare il loro programma. Incorpora un pulsante CTA con un link al tuo calendario nella firma dell’e-mail in modo che il tuo destinatario possa scegliere il miglior tempo disponibile. Strumenti online come Newoldstamp possono aiutarti a incorporare firme cliccabili professionali nella tua corrispondenza commerciale.

Basta registrarsi per un nuovo account, andare su Signature Apps, scegliere Scheduling, selezionare uno dei pulsanti predefiniti, e aggiungere un link alla tua app di programmazione o calendario.

5. Termina la lettera con l’apprezzamento.

Alla fine della tua email, dovresti ringraziare la persona per la sua considerazione della tua situazione. Apprezzate il fatto che abbiano trovato il tempo di leggere la vostra email e forse anche di compromettere i loro piani in vostro favore. Dovresti capire che non è così facile fare aggiustamenti in un programma, specialmente per gli uomini d’affari.

6. Invia la tua email di cancellazione il prima possibile.

Non soffermarti sulla tua email una volta che l’hai scritta. Prima cliccate sul pulsante Invia, più facile sarà per il vostro corrispondente fare dei cambiamenti nel suo programma, e più possibilità avrà di farlo. In nessun caso dovreste rimandare l’invio della vostra email per cancellare una riunione fino all’ultimo minuto.

Se state riprogrammando una riunione con più persone, fatelo ben prima dell’orario stabilito. Se lo fai all’ultimo minuto, tieni presente che sarà troppo difficile pianificare una riunione a cui tutti i partecipanti possano essere presenti. Ci vuole molto sforzo per concordare la fascia oraria adatta a tutti. Potrebbe essere d’aiuto chiedere ad ogni partecipante di suggerire la sua data e l’ora o proporre voi stessi alcune aperture. Inoltre, preparati ad essere flessibile: può succedere che tutte le fasce orarie da te suggerite non siano adatte ai partecipanti.

Per risparmiare tempo inviando e-mail a ciascuno dei partecipanti alla riunione separatamente, usa le opzioni Cc (i destinatari possono vedere gli indirizzi e-mail degli altri) o Bcc (mantieni i destinatari privati) nel tuo client e-mail.

Follow up con un’email di scuse personali per annullare una riunione.

Quando si annulla un appuntamento, assicurati sempre che l’altra parte abbia ricevuto il tuo messaggio e lo abbia preso in considerazione. Puoi scrivere un’email di follow-up per la cancellazione di un incontro più tardi per vedere se la persona ha accettato la fascia oraria da te suggerita e che non serba rancore per la tua interruzione di un incontro programmato. In una tale e-mail, è necessario ribadire le vostre scuse, ringraziare l’altra persona per la sua comprensione, e includere una chiamata all’azione chiedendo loro di rispondere a questa e-mail, chiamarvi, o RSVP a un evento creato nel calendario online.

I migliori esempi di email di cancellazione di riunioni

Ora che hai i consigli essenziali su come cancellare una riunione via email vediamo alcuni esempi di come annullare correttamente ed educatamente un appuntamento.

esempio1. Annullamento di una riunione dello staff da parte di un capo

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Esempio 2. Annullamento di una riunione: esempio di email per (potenziali) partner commerciali