Cosa significa azione avversa e come gestirla

Ogni datore di lavoro che esegue controlli sul background si troverà inevitabilmente di fronte a candidati con record negativi. Potreste trovare qualcuno le cui informazioni non sono corrette quando le verificate, qualcuno che ha una fedina penale, o trovare un test antidroga fallito.
Queste scoperte possono portare alla vostra decisione di rifiutare un candidato o di licenziare un attuale dipendente, ma dovete assicurarvi di seguire i regolamenti statali e federali quando utilizzate queste informazioni.

Cosa significa azione avversa?

Nel contesto dei controlli dei precedenti, azione avversa significa che un datore di lavoro ha avuto un impatto negativo sulle prospettive di lavoro di un candidato a causa delle informazioni ottenute dal rapporto.
Ogni azione avversa che si prende come risultato diretto delle informazioni ricevute da un rapporto di controllo dei precedenti che influisce negativamente sullo stato dell’occupazione di qualcuno è un’azione avversa. Questo si verifica ogni volta che un datore di lavoro decide di comportarsi in un modo che metterebbe un gruppo di persone o un individuo in una posizione di svantaggio per quanto riguarda le loro pari opportunità di lavoro implicite quando si applicano per un lavoro.
L’ombrello di azione avversa può coprire qualsiasi cosa, dal negare il trasferimento di un dipendente attuale o la promozione al rifiuto assoluto di un nuovo candidato. Questo può anche includere il declassamento di qualcuno offrendo a un dipendente attuale una posizione inferiore.
Il FCRA, o Fair Credit Reporting Act, così come specifiche giurisdizioni locali e federali richiedono ai datori di lavoro di seguire attentamente le procedure delineate quando si invia una notifica di azione avversa. Assicuratevi di seguire tutti i criteri del processo di azione avversa specificati se vi trovate a rifiutare di assumere o promuovere qualcuno sulla base dei risultati ottenuti dal loro rapporto di background.

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Perché è importante?

Così, dovete rifiutare un candidato. Perché questa è una preoccupazione così seria per un datore di lavoro?
Il processo di azione avversa colpisce intrinsecamente i consumatori in modo negativo, il che lo rende un soggetto frequente per le controversie, nonché un rischio di conformità per voi come datore di lavoro. Se non riuscite a seguire ogni procedura elencata per condurre un’azione avversa equa, potete trovarvi di fronte a una causa collettiva.
Il rischio potenziale di una causa collettiva funge da motivazione significativa per i datori di lavoro per assicurarsi che le loro procedure di controllo dei precedenti siano conformi al FCRA. Le cause per azioni avverse possono risultare in alcuni pagamenti seri. Per esempio, c’è stata una causa nel 2019 che ha portato la grande catena di forniture per animali Petco a pagare al querelante più di 1 milione di dollari perché Petco ha presumibilmente trascurato di fornire ai suoi candidati gli avvisi richiesti come stabilito dal FCRA.
A parte il rischio di conformità, è anche possibile che si verifichi un errore in un rapporto di controllo dei precedenti. Dovreste volere assicurarvi di fare la cosa giusta per i vostri candidati e seguire il processo accuratamente per essere sicuri di utilizzare le informazioni corrette nella vostra considerazione.

Il processo di gestione delle azioni avverse

Per consegnare una notifica di azione avversa, ci sono alcuni passi da seguire per rispettare il FCRA nei casi in cui è richiesta un’azione avversa in relazione a un controllo dei precedenti. Prima ancora che il controllo dei precedenti sia iniziato, i requisiti di autorizzazione e divulgazione del FCRA stabiliscono le procedure necessarie per notificare il dipendente o il candidato e per ottenere il permesso scritto per condurre il controllo.
Questi sono i passi che un datore di lavoro dovrebbe seguire per un processo di azione avversa sicuro:

Passo 1: Fornire informazioni e inviare un avviso di azione pre-avversa

Dopo aver completato un controllo dei precedenti che risulta in risultati che sono motivo di licenziamento di un dipendente attuale o di rifiuto di un candidato, il datore di lavoro deve emettere una lettera di azione pre-avversa. L’invio di questo avviso di azione avversa informerà il candidato che le informazioni ottenute dal suo controllo dei precedenti possono influenzare negativamente la decisione del suo impiego. Questo avviso ha lo scopo di fornire al candidato l’opportunità di assorbire la situazione e rispondere a qualsiasi informazione contenuta nel rapporto.
Assicuratevi di conservare una copia di tutti gli allegati che inviate così come la lettera stessa, documentando la data in cui è stata inviata. Insieme a questo avviso, la società o il datore di lavoro che ha condotto il controllo dei precedenti deve fornire sia una copia del controllo dei precedenti che un riassunto dei diritti del candidato al momento dell’invio al candidato.

Step 2: Il periodo di attesa

Prossimo nel processo di azione avversa, il datore di lavoro deve consentire al candidato una ragionevole quantità di tempo per rivedere i documenti che ha ricevuto in quanto il candidato potrebbe voler contestare l’accuratezza dei vari aspetti del suo rapporto sui precedenti. Il candidato deve poter affrontare qualsiasi informazione che ritiene imprecisa all’interno del rapporto di controllo dei precedenti. Il datore di lavoro deve anche dare al candidato in questione la possibilità di fornire informazioni chiarificatrici per spiegare i risultati all’interno del rapporto o potenzialmente correggere il record. Anche se non c’è un periodo di attesa specifico definito dal FCRA, storicamente i tribunali hanno indicato da cinque a sette giorni come periodo di tempo ragionevole da dedicare a questo processo.

Step 3: Rivedere i risultati del rapporto

Considerare la risposta del candidato e le eventuali correzioni apportate al record. Se, dopo una seconda revisione, il datore di lavoro sta ancora decidendo di non promuovere o assumere il candidato a causa del contenuto del controllo dei precedenti, il datore di lavoro deve rilasciare un avviso di azione avversa per spiegare la sua decisione. Questo avviso può essere consegnato elettronicamente o in forma cartacea.

Step 4: Fornire l’avviso di azione negativa

Tempo di inviare l’avviso di azione negativa. Questo avviso deve informare chiaramente il candidato del suo potere di contestare la vostra decisione e di offrirgli un’altra copia del suo rapporto in qualsiasi momento entro 60 giorni dal ricevimento dell’avviso.
Se il controllo dei precedenti è stato affidato a una società esterna, allora l’avviso di azione avversa deve anche dichiarare che la decisione di assunzione non è stata presa dal contraente ma dal datore di lavoro. Dovrai anche includere il nome e le informazioni di contatto (compreso l’indirizzo) della società a cui hai affidato l’incarico nell’avviso di azione negativa. Tieni una copia di tutto questo per i tuoi archivi, e documenta sempre la data in cui hai inviato i tuoi documenti.

Step 5: Smaltire correttamente le informazioni sensibili

Perché dovrai gestire documenti sensibili, il FCRA richiede che tu, come datore di lavoro, smaltisca questi documenti in modo sicuro. Le copie cartacee dei risultati del controllo dei precedenti devono essere incenerite o distrutte, e qualsiasi copia digitale dei file deve essere cancellata irrimediabilmente.

Cosa succede se un candidato contesta il suo rapporto?

Sia le società di controllo dei precedenti che i datori di lavoro desiderano mantenere la massima trasparenza, accuratezza e correttezza possibile durante il processo di assunzione. Tuttavia, è possibile che le informazioni ottenute da un’agenzia di credito, dai tribunali di contea e da qualsiasi altra fonte contengano errori.
Questi errori potrebbero verificarsi come risultato di:

Furto d’identità
Informazioni obsolete riportate da un’agenzia di credit reporting o da un punteggio di credito
Errori di trascrizione o di battitura nei rapporti dei tribunali
Confusione derivante da un nome comune

A causa della possibilità di errori umani da parte dell’agenzia di credit reporting, dei rapporti dei tribunali e altro, si dovrebbe sempre consigliare a un candidato di esaminare attentamente i risultati del suo rapporto. Se un consumatore crede che ci sia un’imprecisione, dovrebbe contattare immediatamente il suo datore di lavoro o la società di controllo dei precedenti per iniziare il processo di contestazione. È sempre incoraggiato a cercare attivamente di risolvere qualsiasi controversia del consumatore il più presto possibile, nonostante i 30 giorni che una società di controllo dei precedenti si dà per completare un’indagine.

Errori comuni a cui prestare attenzione

Le insidie più comuni che vediamo in un processo di azione avversa sono:

> Il datore di lavoro non emette la notifica di azione pre-avversa

Questo errore è particolarmente comune nei casi in cui un datore di lavoro non si affida a una società di controllo dei precedenti. Se si dimentica di emettere un avviso di pre-azione avversa e si passa direttamente alla notifica dell’azione avversa, al consumatore viene negata la possibilità di contestare qualcosa.

> L’avviso di pre-azione avversa manca di informazioni

Assicuratevi di includere sia una copia del riassunto dei diritti del FCRA che una copia del rapporto completo dei precedenti nelle vostre notifiche di azione avversa. Se uno di questi manca, sarete in violazione del FCRA.

> Il datore di lavoro non aspetta abbastanza a lungo prima di emettere l’avviso di azione avversa

Se un datore di lavoro ha fretta di occupare una posizione, potrebbe affrettarsi nel processo di azione avversa e non aspettare abbastanza a lungo prima di inviare l’avviso ufficiale di azione avversa. Questo è comune nei reclutatori che sono ansiosi di passare a un nuovo candidato.

> Le controversie con i clienti non vengono affrontate in modo tempestivo

Mentre le società di ricerche di background di fronte a una controversia hanno legalmente 30 giorni per indagare sulla richiesta, una buona azienda darà la priorità a questo processo. Non è qualcosa che si vuole mettere in secondo piano e dimenticare prima di inviare la notifica di azione avversa. Se c’è un problema dovuto a un errore dell’agenzia di segnalazione della carta di credito, allora dovreste prendere il consiglio legale di esperti e affrontarlo il più velocemente possibile.

> Il datore di lavoro non segue le leggi sulla Fair Chance Hiring

Le leggi sulla Fair Chance Hiring sono in continua crescita, il che significa che continueremo a vedere cambiamenti nei requisiti delle procedure di azione avversa. È utile lavorare con un consulente esterno per assicurarsi di seguire tutte le procedure corrette e aggiornate.

Conclusione

L’emissione di avvisi di azioni avverse non è mai un piacere, tanto meno per chi riceve l’avviso. Ma è importante rispettare la normativa FCRA a prescindere. Seguire le procedure conformi al FCRA per le azioni avverse (così come qualsiasi legge locale pertinente alla situazione) assicurerà che questo processo rimanga rispettoso, professionale ed equo.
Si raccomanda sempre una consulenza legale esterna quando si tratta di questo argomento nel processo di assunzione. Per ulteriori informazioni su tutto, dalla pre-adverse action agli ultimi ritocchi del processo di adverse action e al fair credit reporting act, contattate oggi stesso un esperto come il nostro team esperto di ScoutLogic.

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ScoutLogic non è uno studio legale. Dovresti sempre consultare un avvocato qualificato prima di apportare qualsiasi modifica al tuo programma di controllo dei precedenti personali. Se hai bisogno di un avvocato qualificato, saremo felici di fare un riferimento per te.