Pronti a segnare il calendario! Ecco cosa succede se il giorno di paga cade in un giorno festivo

Tra il 50% e il 78% dei lavoratori vivono con la busta paga. Questi dipendenti (e probabilmente tutti i dipendenti) contano di ricevere il loro stipendio alla data di paga prevista. Ma i giorni festivi potrebbero rappresentare un piccolo intoppo. Cosa succede se il giorno di paga cade in un giorno festivo?

Cosa succede se il giorno di paga cade in un giorno festivo – o intorno ad esso?

Anche se ci sono diversi modi per pagare i dipendenti, la maggior parte coinvolge le banche in qualche forma. Di conseguenza, un giorno festivo può mettere una grinza nella vostra linea temporale di elaborazione del libro paga e nella data di pagamento desiderata. Se un giorno di paga cade in un giorno festivo, i tuoi dipendenti devono aspettare fino al giorno lavorativo successivo per accedere ai loro salari – a meno che tu non prenda provvedimenti.

Per esempio, di solito paghi i dipendenti il venerdì. Se c’è un giorno festivo il venerdì, i dipendenti potrebbero non essere in grado di accedere ai loro fondi fino a lunedì, a seconda del loro metodo di pagamento.

I giorni festivi possono anche avere un impatto sul tuo libro paga se sono nello stesso periodo in cui esegui il libro paga o paghi i dipendenti. Se c’è un giorno festivo in qualsiasi momento tra il giorno normale di elaborazione del libro paga e il giorno di paga, potrebbe essere necessario fare delle modifiche.

Diciamo che esegui il libro paga il lunedì per il venerdì, ma c’è un giorno festivo il mercoledì. La festività del mercoledì potrebbe rappresentare un problema per i vostri dipendenti che vengono pagati il venerdì a causa dei tempi di elaborazione.

Il giorno di paga che cade in un giorno festivo influenza per lo più i destinatari del deposito diretto. Ma ci sono alcuni problemi quando si pagano i dipendenti con assegni.

Pagare con il deposito diretto

Pagare i dipendenti con il deposito diretto ha una serie di vantaggi. Per non parlare del fatto che un enorme 82% dei lavoratori riceve lo stipendio tramite deposito diretto.

Il deposito diretto trasferisce il denaro dal tuo conto salariale aziendale e lo deposita nel conto del dipendente. L’Automated Clearing House (ACH) è la rete elettronica che gestisce il deposito diretto.

Quindi, se paghi i dipendenti con il deposito diretto, potresti chiederti: il deposito diretto verrà effettuato durante le vacanze? In breve, la risposta è no. L’ACH elabora solo i trasferimenti di deposito diretto dal lunedì al venerdì. Questo esclude i fine settimana e le vacanze.

Quando il giorno di paga cade in un giorno festivo, i depositi diretti dei dipendenti sono ritardati di un giorno. Di nuovo, quando c’è un giorno festivo in qualsiasi momento tra quando si esegue il libro paga e la data di paga, c’è un ritardo nell’elaborazione del deposito diretto.

Pagare con le buste paga

In passato, la chiusura delle banche significava che i lavoratori non potevano incassare le loro buste paga. Ma ora, molti bancomat permettono ai banchieri di incassare o depositare i loro assegni. Per non parlare del fatto che le applicazioni bancarie hanno opzioni di deposito mobile per gli assegni.

Anche così, i dipendenti che ricevono gli assegni potrebbero avere alcuni ostacoli se il giorno di paga cade in un giorno festivo. In primo luogo, alcuni dipendenti preferiscono incassare i loro assegni di persona piuttosto che attraverso il loro telefono o un bancomat.

In secondo luogo, molte aziende modellano il loro programma di vacanza dopo il programma di vacanza del Federal Reserve System. Di conseguenza, la vostra azienda potrebbe essere chiusa in un giorno festivo, impedendovi di essere in grado di consegnare l’assegno al vostro dipendente il giorno di paga.

Quando sono i giorni festivi?

Gli istituti finanziari e l’ACH seguono il calendario delle vacanze del Federal Reserve System. Le banche celebrano le seguenti feste federali legali:

• New Year’s Day
• Martin Luther King, Jr. Day
• Giorno dei Presidenti
• Memorial Day
• Giorno dell’Indipendenza
• Labor Day
• Columbus Day
• Veterans Day
• Graziamento
• Natale

Alcune feste si svolgono nello stesso giorno numerico mentre altre si verificano nello stesso giorno della settimana (es.g., lunedì). Ecco i giorni in cui il Federal Reserve System è chiuso nel 2020 e nel 2021:

Se una festività cade di domenica, le banche e le filiali della Federal Reserve sono chiuse il lunedì successivo. Se un giorno festivo cade di sabato, rimangono aperte il venerdì precedente.

Gestire il libro paga quando il giorno di paga cade in un giorno festivo o intorno ad esso

C’è un giorno di paga in arrivo che cade in un giorno festivo. Cosa fai?

Ci sono tre opzioni comunemente discusse dai datori di lavoro per gestire il libro paga quando il giorno di paga cade in un giorno festivo o nelle vicinanze:

• Esegui il libro paga normalmente: esegui il libro paga come faresti normalmente, e i dipendenti vengono pagati dopo la vacanza
• Esegui il libro paga prima: Si esegue il libro paga un giorno prima, e i dipendenti vengono pagati prima della vacanza
• Accelerare il processo: Esegui il libro paga come faresti normalmente, e i dipendenti vengono pagati prima delle vacanze perché hai coperto le spese di spedizione

Non c’è nessuna legge che dice che devi pagare i dipendenti il giorno prima di un giorno festivo. Tuttavia, ci sono alcune leggi che potrebbero regolare quando si pagano i dipendenti.

Le leggi federali e statali sul lavoro richiedono giorni di paga coerenti. E molti stati hanno leggi sulla frequenza dei pagamenti, che regolano quanto spesso i dipendenti devono essere pagati (per esempio, almeno due volte al mese). Se un giorno di paga che cade in un giorno festivo mette in pericolo la capacità della tua azienda di soddisfare le leggi sulla frequenza di pagamento del tuo stato, devi pagare i dipendenti in anticipo. Per non parlare del fatto che i calendari delle buste paga della U.S. General Services Administration mostrano che i dipendenti ricevono il loro salario il giorno prima di una festività.

Ecco un riepilogo di ciò che ogni opzione significa per il tuo business:

OK, cosa posso fare per pagare i dipendenti in tempo?

Se vuoi pagare i dipendenti in tempo, hai due opzioni. Puoi eseguire il libro paga un giorno prima, o puoi accelerare il processo. Dai un’occhiata a entrambi i processi, così come a quando il deposito diretto passa in ogni caso.

Eseguire il libro paga prima

Se vuoi pagare i dipendenti prima delle vacanze, esegui il libro paga un giorno lavorativo prima di quanto faresti normalmente. In questo modo, i dipendenti possono ricevere il loro deposito diretto il giorno lavorativo prima della vacanza.

Diciamo che il giorno di paga cade il giovedì di ogni settimana. Devi presentare il libro paga quattro giorni lavorativi prima che i tuoi dipendenti ricevano il loro deposito diretto. Raccogliete i timesheet il giovedì prima del giorno di paga. Il venerdì, invii il tuo libro paga. Poi, il dipendente riceve il suo deposito diretto il giovedì.

Per il giorno del ringraziamento, hai bisogno di cambiare il tuo processo del libro paga. Invece di raccogliere i fogli di lavoro il giovedì prima, li raccoglierai il mercoledì. Poi, invieresti il libro paga il giovedì prima del giorno di paga. I dipendenti riceverebbero quindi il loro salario il giorno prima del Ringraziamento.

Per aiutarti a ricordare, crea un calendario delle festività del deposito diretto. E distribuisci un calendario dei giorni di paga ai dipendenti in modo che sappiano quando aspettarsi il giorno di paga.

Mantieniti organizzato e imposta degli avvisi. In questo modo, saprai quando raccogliere i fogli di lavoro ed eseguire il libro paga prima del normale. Per aiutarvi ulteriormente a rimanere in pista, alcuni servizi di software per le paghe vi inviano un avviso quando c’è un giorno festivo (per esempio, e-mail).

Espandere il processo

Se ti dimentichi che il giorno di paga cade in un giorno festivo, accelerare il processo potrebbe essere la tua migliore soluzione se vuoi che i dipendenti ricevano il loro salario in tempo.

Potresti essere in grado di accelerare il tempo necessario per elaborare l’invio del tuo libro paga. Ma questo tipicamente aggiunge delle tasse ad ogni transazione di deposito diretto che vuoi accelerare.

Per esempio, il tuo servizio di deposito diretto impiega quattro giorni per essere processato. Lei sceglie di accelerare il processo perché c’è una vacanza in arrivo. Ora, ci vogliono solo due giorni tra il momento in cui invii la busta paga e il momento in cui i dipendenti ricevono il loro salario.

Parla con il tuo fornitore di buste paga sulle tue opzioni per accelerare il processo del libro paga a causa di un giorno festivo.

Capiamo che hai molto sul tuo piatto. Ecco perché il libro paga online di Patriot ti avvisa quando c’è un giorno festivo in arrivo. Evita la confusione quando gestisci il libro paga e paghi i tuoi dipendenti. Inizia oggi stesso con una prova gratuita!

Questo articolo è stato aggiornato dalla sua data di pubblicazione originale del 21 agosto 2017.

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