Q & A: FCRA’s Pre-Adverse & Adverse Action Process 19 Mar 2017

Definizione di Pre-Avvisi di azioni avverse e avverse: Nel processo di assunzione, azione avversa significa che una società sta considerando di non assumere il candidato. L’azione avversa è un’azione che le aziende intraprendono in base alle informazioni contenute in un rapporto di controllo dei precedenti che influisce negativamente sull’impiego del candidato. Questo potrebbe significare negare l’assunzione, ma può anche implicare il rifiuto di una promozione o di un trasferimento. Gli avvisi di Pre-Adverse e Adverse Action sono processi che informano il candidato che l’azienda sta considerando di non andare avanti con il processo di assunzione.

Hai mai eseguito un controllo dei precedenti di un candidato e ottenuto informazioni negative? Cosa avete fatto? Molti di voi potrebbero pensare che la domanda non sia un problema. Cosa farebbe chiunque? Non rifiutereste il candidato e passereste al candidato successivo? Se lo fate, rischiate una causa legale. Aspettate. Cosa?

Se siete come la maggior parte dei datori di lavoro, avete usato una terza agenzia di Credit Reporting (CRA). Se l’avete fatto, indovinate un po’? Dovete seguire il Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ci sono tre passi fondamentali da seguire. Abbiamo già scritto del primo qui. Ora parleremo dei passi 2 e 3 – gli avvisi di preadesione e di azione avversa. Qui sotto ci sono le nostre risposte alle domande che incontriamo di più.

Domanda: So che avete appena detto che dovremmo seguire il Fair Credit Reporting Act, ma cos’è? Voglio dire, non si applica solo ai controlli del credito?

Risposta: Siamo contenti che tu abbia fatto questa domanda. È sempre bene sapere qualcosa sulla legge a cui si dice di obbedire. Il Fair Credit Reporting Act (FCRA) è uno statuto federale che è stato emanato per promuovere la correttezza, l’accuratezza e la privacy delle informazioni sui consumatori.

Domanda: Cos’è una Consumer Reporting Agency?

Risposta: Il FCRA definisce una Consumer Reporting Agency (CRA) come “qualsiasi persona che, per compensi monetari, quote, o su una base cooperativa senza scopo di lucro, si impegna regolarmente in tutto o in parte nella pratica di assemblare o valutare informazioni di credito sui consumatori o altre informazioni sui consumatori allo scopo di fornire rapporti sui consumatori a terzi, e che utilizza qualsiasi mezzo o struttura del commercio interstatale allo scopo di preparare o fornire rapporti sui consumatori”. Leggete il nostro articolo intitolato “Diffidate delle società di Background Screening online non-FCRA” per saperne di più!

Domanda: Cos’è un avviso di azione pre-avversa?

Risposta: Prima di intraprendere un’azione avversa contro un candidato sulla base di informazioni negative nel suo rapporto di background, devi inviargli una lettera. La lettera dice al candidato che potrebbe essere necessario intraprendere un’azione negativa (ne parleremo più avanti). Questa lettera è nota come Pre-Adverse Action Letter (o Notice). Insieme a quella lettera, devi anche inviare una copia del rapporto di background e una copia di “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act.”

Domanda: Una volta che ho inviato una Pre-Adverse Action Notice con il rapporto e il Summary of Rights, posso andare avanti e rifiutare il richiedente? Non ancora. Devi dare al richiedente il tempo di contestare l’accuratezza o la completezza delle informazioni nel rapporto.

Domanda: Secondo il FCRA, quanto tempo è ragionevole?

Risposta: È divertente che tu lo chieda. Il FCRA stesso non dice quanto tempo è “ragionevole”. Tuttavia, la Federal Trade Commission (FTC) che, insieme al Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) fa rispettare il FCRA, dice che un minimo di 5 giorni lavorativi è ragionevole. Alcuni tribunali dicono 10 giorni. Il vostro stato, comune o contea potrebbe avere una legge che parla ulteriormente di questo punto, quindi controllate sempre anche lì: Perché è necessario dare a un candidato un “tempo ragionevole” per contestare il controllo dei precedenti?

Risposta: Una probabile ragione è quella di evitare che un candidato subisca un’azione negativa per l’occupazione basata su informazioni imprecise nel controllo dei precedenti. Il candidato ha l’opportunità di fornire alcune prove che le informazioni sono sbagliate. Se il candidato è altrimenti qualificato per il lavoro, non dovrebbe essere soggetto a un’azione negativa per l’occupazione basata su informazioni imprecise nel controllo dei precedenti del candidato.

Domanda: Cosa succede se il candidato sostiene che le informazioni nel suo rapporto sono sbagliate, ma non offre alcuna prova?

Risposta: La legge dice che devi dare al candidato l’opportunità di spiegare/confutare le informazioni. Dovete anche permettere al richiedente di presentare una controversia alla CRA. Non vi proibisce di rifiutare il richiedente se trovate la sua spiegazione insufficiente. Qualsiasi reclamo di inesattezza sarà investigato dalla CRA che ha riportato le informazioni. Se la CRA trova degli errori, vi sarà fornita una copia aggiornata del controllo dei precedenti del candidato.

Domanda: Lei ha usato il termine “adverse employment action” alcune volte. Non state davvero parlando di rifiutare un candidato?

Risposta: Non necessariamente. Le azioni avverse possono anche includere licenziamenti, o il rifiuto di promuovere o trasferire qualcuno. Se gestite un’agenzia di collocamento del personale e collocate dipendenti temporanei in certe posizioni con specifici requisiti di autorizzazione, potreste avere un candidato il cui controllo dei precedenti non soddisfa quei requisiti, ma che potrebbe comunque essere qualificato per altre posizioni. Non state rifiutando di assumere quel candidato, ma non potete collocarlo nella posizione per la quale il candidato era stato originariamente considerato. Anche questa è un’azione avversa all’impiego nel significato del FCRA.

Domanda: L’avviso di azione avversa preliminare deve essere in forma scritta e includere un riassunto o i diritti? Tecnicamente, no, ma lo consigliamo vivamente. Se vi limitate a dare al richiedente le stesse informazioni oralmente, potreste avere problemi a dimostrare che avete rispettato questa parte del FCRA. Perché volete correre questo rischio? Secondo noi, vale la pena spendere qualche minuto in più e le spese postali per inviare una lettera, insieme alla copia del rapporto e al Sommario dei diritti. Non dimenticate, dovete dare al richiedente la copia del rapporto e il riassunto dei diritti anche se fornite l’avviso di azione preadversa oralmente.

Domanda: Ho inviato l’avviso di azione preventiva, con il rapporto e il riassunto dei diritti, e, dopo 5 giorni lavorativi, non ho avuto risposta. Posso andare avanti e rifiutare il candidato adesso?

Risposta: Sì. Ma c’è ancora un altro passo che deve seguire o sarà in violazione del FCRA. Ora deve inviare un avviso di azione negativa.

Domanda: OK, cos’è l’avviso di azione negativa?

Risposta: Rispetto alla Notifica di Azione Pre-Avversa, la Notifica di Azione Avversa è l’ultimo dei tre passi che devi fare per essere in conformità con il FCRA. Se, dopo un ragionevole lasso di tempo, il vostro candidato non ha fatto ricorso contro la Lettera di Pre-Adverse Action o non ha fornito una spiegazione ragionevole delle informazioni contenute nel rapporto, dovete fornire una notifica scritta, contenente le seguenti informazioni:

– Dichiarazione che l’azione negativa è basata in tutto o in parte su informazioni contenute nel rapporto di background fornito dalla CRA;

– Avviso del diritto del candidato di contestare l’accuratezza o la completezza delle informazioni fornite;

– Nome, indirizzo e numero verde della CRA utilizzata;

– Dichiarazione che la CRA che ha fornito il rapporto sui precedenti non ha avuto alcun ruolo nella decisione di intraprendere un’azione negativa e non può fornire ragioni specifiche per essa;

– Avviso del diritto del richiedente ad un altro rapporto gratuito sul consumatore. Questo viene fornito su richiesta della CRA entro 60 giorni.

Ricordate, dovete – e allo stesso tempo, potete fornire l’avviso di azione avversa solo dopo aver seguito il processo di azione pre-avversa e dato al candidato una ragionevole opportunità di contestare le informazioni contenute nel rapporto. Anche se, tecnicamente, l’avviso potrebbe essere dato oralmente, al fine di fornire la prova della conformità FCRA, è necessario fornire un avviso scritto.

Domanda: Qual è la differenza tra un Avviso Pre-Adverse e un Avviso di Azione Avversa?

Risposta: In verità, non molto. L’unica vera differenza è che l’avviso di azione pre-avversa dice al richiedente che avete intenzione o potreste rifiutarlo (o prendere altre misure avverse) sulla base delle informazioni contenute nel rapporto. Tuttavia, l’avviso di azione avversa avvisa che avete preso una decisione finale in tal senso.

Domanda: Gli avvisi di pre-azione negativa e di azione negativa non sono ridondanti? Devo davvero fare entrambi i passi?

Risposta: Sì, è necessario farli entrambi. Il FCRA richiede entrambi i passi. Inoltre, i tribunali che decidono i casi FCRA hanno permesso riconoscimenti di danni per milioni di dollari per queste violazioni apparentemente tecniche. Si prega di fare riferimento alla nostra discussione sul perché la Pre-Adverse Action Notice è obbligatoria. È interessante notare che la stessa ragione si applica alla fornitura della notifica di azione negativa.

Domanda: Cosa succede se un richiedente decide di contestare le informazioni contenute nel rapporto?

Risposta: Il richiedente deve presentare una contestazione alla CRA che ha fornito il rapporto. La CRA prende poi dei provvedimenti per indagare.

Domanda: Quanto tempo ci vuole? Devo aspettare che la CRA finisca di indagare?

Risposta: Il CRA ha 30 giorni per indagare. Il FCRA non richiede di aspettare il completamento dell’indagine prima di continuare con il processo di azione avversa. Tuttavia, potrebbe essere saggio consultare il vostro avvocato prima di rifiutare un candidato con una controversia aperta. Non è una sorpresa che ci siano state alcune cause recenti che si concentrano su questo argomento.

Domanda: Quindi se faccio questi tre passi, nessuno mi farà causa?

Risposta: Il rispetto di questi passi vi metterà al riparo da una causa federale per aver violato le sezioni di divulgazione, autorizzazione e azione negativa del FCRA. Ricordate, molti stati, e anche alcune città, hanno le loro leggi di reporting di credito equo che possono imporre ulteriori requisiti. Questo è il motivo per cui dovete assicurarvi di conoscere e rispettare le leggi sul reporting del credito equo di tutti gli stati in cui assumete persone. Inoltre, assicuratevi di controllare le linee guida dell’EEOC e altre leggi federali, statali e locali riguardo alle informazioni che potete usare. Inoltre, fate attenzione a come potete usarle nel prendere le vostre decisioni di assunzione. Il tempo e lo spazio non ci permettono di discuterne qui e ora, però. Questo dovrà essere il soggetto di uno o più post successivi.

Domanda: Mi è venuta l’idea degli avvisi Pre-Adverse e Adverse Action. Siamo a posto per ora?

Risposta: Beh, visto che vi abbiamo buttato un sacco di materiale, sì, abbiamo finito – per ora. Prevediamo di pubblicare altro sull’uso dei controlli dei precedenti nelle assunzioni, quindi tornate presto a trovarci!